2. Thực trạng công tác quản trịcungứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổ
2.2 Phần mềm BRAVO (ERP-VN)
-Đểquản trịquá trình cungứng NVL sao cho hợp lý, hiệu quảthì mớiđây (tháng 12/ 2017) công ty đã tìm hiểu, nghiên cứu vàđưa vào sửdụng phần mềm BRAVO (ERP-VN). Hệthống được xây dựng với mục đích trợgiúp cho doanh nghiệp giải quyết các vấn đềvềquản trịvà vận hành các quy trìnhđã xây dựng trên phần mềm. Các bộphận cùng sửdụng trên một hệthống phần mềm theo một quy trình khép kín, cho phép sựliên kết và kếthừa dữliệu giữa các bộphận (dữliệu đầu ra của bộ phận này là dữliệu đầu vào của một bộphận khác) đểphục vụcông tác quản lý và hỗ trợthao tác nghiệp vụcho từng bộphận được nhanh chóng, chính xác nhằm cải thiện và tối đa hiệu quảsản xuất kinh doanh.
đồ2. Hệthống tổchức dữliệu
S
(Nguồn: Trang web phần mềm Bravo)
2) (3) : Đi sơ đồ, xây dựng định mức
- Các bộphận hỗtrợvà tác nghiệp: Bộphận Kếhoạch – Kinh doanh, Bộphận kỹthuật. - Các công việc chính trong quy trình:
+Xây dựng định mức (kỹthuật): Nhân viên kỹthuật dựa trên sơ đồtác nghiệp, import định mức may thửtừphần mềm vẽsơ đồvào phần mềm Bravo theo định dạng file excel quyước.
+Đàm phán với khách hàng: Bộphận kỹthuật chuyển định mức may thửcho bộ phận Kinh doanh - Kếhoạch làm việc với khách hàng→ Điều chỉnh thông tin(nếu có sựthay đổi từphía khách hàng), phục vụcho công việc lập định mức sản xuất.
+ Xây dựng định mức sản xuất: Bộphận kỹthuật xây dựng định mức sản xuất(định mức nguyên liệu và định mức vật liệu):
Định mức nguyên liệu: bao gồm thông tin chính nhưxác định sản phẩm cần bao nhiêu nguyên liệu. Trong phần này, kỹthuật chỉnắm thông tin vềmã, art, size chung cho tất cảcác màu.
Định mức vật liệu: bao gồm thông tin vật liệu như dây kéo, nút, chỉ… Trong phần này, kỹthuật chỉnắm thông tin vềmã, art, size chung.
+ Xây dựng định mức (theo màu): Bộphận kinh doanh- kếhoạch tiếp nhận định mức sản xuất từBộphận Kỹthuật, bổsung màu và hoàn thiện định mức sản xuất.
(
4a) (4b) (4c) : Xây dựng cân đối nguyên vật liệu, quản lý nhập mua NVL
- Các bộphận hỗtrợvà tác nghiệp: bộphận kinh doanh- kếhoạch, bộphận kho, bộphận QA-QC, bộphận Kếtoán.
- Các công việc chính trong quy trình:
+ Xây dựng bảng cân đối nguyên vật liệu: bộphận kinh doanh- kếhoạch dựa vào bảng định mức sản xuất đã bổsung màu và xác định có lên cân đối hay không
+ Tiến hành cân đối NVL.
+ Cập nhật hệsốquy đổi, tính toán tổng sốlượng NVL cần nhập mua.
+ Bộphận kinh doanh- kếhoạch cân đối NVL tổng hợp đểphục vụcông tác mua hàng.
+ Bộphận kinh doanh-kếhoạch cân đối NVL chi tiết đểphục vụcông tác sản xuất.
+Xây dựng kếhoạch đặt mua NVL: bộphận kếhoạch tiến hành lập kếhoạch đặt mua NVL cho từng PO.
+Cập nhật đơn đặt hàng/ hợp đồng mua:Bảng tính giá thành định mức chi tiết cho từng PO có khai báo thông tin nhà cung cấp tươngứng với từng loại NVLđặt mua, hệthống hỗtrợcập nhật đơn đặt hàng mua/ hợp đồng mua hàng(tự động xác định đối tượng là nhà cung cấp trong nước/ nước ngoài đểtạo lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua tươngứng, dựa trên thông tin đãđược xác định và khai báo trong “Danh mục nhà cung cấp”).
+Theo dõi tiến độmua hàng: Cập nhật và theo dõi tiến độhàng nhập vềkho. + Nhập kho NVL:Bộphận Kho tiến hành nhập NVL vềkho. Đồng thời Bộphận QA-QC kiểm soát và đánh giá chất lượng NVL và Bộphận Kếtoán hạch toán hàng nhập kho.
- Các bộphận hỗtrợvà tác nghiệp: bộphận kếhoạch, bộphận sản xuất, bộphận kho, bộphận QA-QC.
- Các công việc chính trong quy trình:
+ Lập lệnh sản xuất: bộphận kếhoạch cập nhật lệnh sản xuất, xưởng sản xuất căn cứtrên thông tin nàyđểyêu cầu kho xuất nguyên vật liệu, vật tư phục vụsản xuất. Đồng thời lên kếhoạch sản xuất chi tiết.
+Xuất kho NVL: tiếp nhận lệnh sản xuất từbộphận kếhoạch đểxuất kho NVL, phục vụsản xuất tại mỗi xí nghiệp/ xưởng sản xuất, kiểm tra và xuất kho NVL, tiếp nhận yêu cầu cấp nguyên vật liệu từXí nghiệp/ Xưởng sản xuất đểtheo dõi xuất kho phục vụsản xuất.
+ Sản xuất: bộphận sản xuất tiến hành quy trình sản xuất dựa trên định mức sản xuất(thừa kếthông tin từBộphận Kinh doanh)và kếhoạch sản xuất chi tiết đãđược lập.
(10): Quản lý kếtoán
- Các công việc chính trong quy trình:
-Kếtoán mua hàng & công nợphải trả
+ Theo dõi dữliệu đơn đặt hàng/ hợp đồng mua từbộphận kếhoạch, hạch toán phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuếnhập khẩu, GTGT vào phần mềm.
+ Theo dõi công nợhạn thanh toán, báo cáo hạn thanh toán, nhắc nhởthanh toán trên phần mềm.
+ Theo dõi bù trừcông nợ. - Kếtoán hàng tồn kho:
+ Hạch toán nhập mua, phiếu nhập thành phẩm, phiếu xuất kho…
+ Theo dõi dữliệu hàng tồn kho thông qua các báo cáo nhập - xuất - tồn từKho. →Quy trình cụthể ứng dụng quản lý NVL phần mềm BRAVOởcông ty cổ phần Dệt May Huế(Phụlục 2).