2.1 Hoàn thiện hệthốngđịnh mức tiêu dùng nguyên vật liệu
Cơ sở lý lu ậ n
-Đối với mọi doanh nghiệp sản xuất, công tác xây dựngđịnh mức nguyên vật liệu là rất quan trọng nóảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định nhu cầu NVL và hoạt động cungứng NVL...vì vậy định mức phải được xây dựng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh mới đem lai hiệu quảcao. Bộphận định mức cần phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá, hoàn thiện định mức đểtiết kiệm tối đa nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quảsửdụng nguyên vật liệu.
Cơ sở th ự c ti ễ n
-Ở công ty, việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn nhiều vấn đề đáng quan tâm,định mứcđược đưa ra chưa bám sát với thực tế sản xuất chính vì vậy trong thời gian qua thường xuyên xảy ra tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất gây tốn kém thời gian và tiền bạc cho công ty.
+ Cán bộ xây dựng định mức chưa có kinh nghiệm và trìnhđộ cao, chưa bám sát thực tế sản xuất để đưa rađịnh mức phù hợp.
+ Nói vềnguyên nhân vượt định mức có rất nhiều nguyên nhân có thểkể đến như: NVLđầu vào kém chất lượng, máy móc thiết bịxuống cấp, tay nghềcông nhân chưa cao, hay không loại trừnguyên nhân bịthất thoát trong quá trình sản xuất do quản lý chưa chặt.
+ Việc sửdụng thấp hơn so với nhu cầu nhập NVL là do đặc thù sản xuất, công ty thường phải nhập dư nguyên vật liệu đềphòng sản phẩm bịlỗi, hỏng nên định mức được xây dựng cao hơn với thực tếsản xuất gây dư thừa NVL.Định mức hao hụt nguyên liệu chỉlà con sốtương đối, có thểtăng hoặc giảm tùy thuộc vào tay nghề công nhân, trìnhđộquản lý, máy móc…
N ộ i dung
- Khi xác định được nguyên nhân, thì sẽ đưa ra được biện pháp xửlý, tránh lãng phí, thất thoát nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.Định mức càng sát thực tếthì càng tiết kiệm nguyên vật liệu tránhứ đọng hay thiếu hụt làmảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Do vậy trước tiên công ty phải nâng cao trìnhđộbộphận cán bộxây dựng định mức đểviệc xây dựng định mức ngày càng hoàn thiện và chính xác hơn:
- Công ty nên chú trọng, quan tâm nhiều hơnđến công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, đưa cán bộ đi học, nghiên cứu các khóa học xây dựngđịnh mức đểtừ đó có thểcập nhật kịp thời, cải tiến cách xây dựng định mức tốt hơn tiết kiệm nguyên vật liệu sửdụng nhưng vẫn đem lại hiệu quảcao.
+ Công ty nên thường xuyên tổchức các chương trìnhđào tạo nâng cao năng lực cho chuyên viên xây dựng định mức hay có thểmời các chuyên gia về để truyền dạy kinh nghiệm cho các chuyên viênđặc biệt là tạo mọi điều kiện cho cán bộ định mức đi học tập, nghiên cứuởnước ngoài đểkhông ngừng cập nhật các phương pháp mới, cải tiến.
+ Cán bộxây dựngđịnh mức phải thường xuyên theo dõi quá trình sản xuất thực tế ởnhà máy đểxem xét việc thực hiệnđịnh mứcởtừng côngđoạn sản xuất mới biết được rõ lượng sửdụng thực tếvà mức độhao phí thực tếtừ đó xây dựngđịnh mức cho từng NVL sát với thực tếhơn.
-Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1 đơn vịsản phẩm thực tếtăng so với kế hoạch đềra là do trìnhđộtay nghềcủa công nhân chưa cao và không có ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu chính vì thếcông ty cần chú trọng đếnđào tạo tay nghềvà ý thức cho công nhân:
+ Công ty nên có chính sách đào tạo, huấn luyện cho công nhân đểnâng cao trìnhđộvà tay nghềcủa họ, như thếsẽgóp phần giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, góp phần làm giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu trên 1 đơn vịsản phẩm, giảm tỉlệhao hụt sản phẩm sản xuất đến mức tối thiểu nhưng vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.
+ Xây dựng các chế độkhen thưởng hay các cuộc thi cho cá nhân, tập thểvềviệc tiết kiệm nguyên vật liệu sẽkích thích được tinh thần, ý thức tựtiết kiệm và ý thức thực hiện đúng theo định mức sửdụng, hạn chếhao hụt nâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh.
+Đưa ra các quy định phạt tài chính đối với việc sửdụng vượt định mức ban hành đểmọi công nhân đều tuân thủ đúng đảm bảo hiệu quảsản xuất. Đồng thời bộ phận giám sát cần nghiêm khắc hơn trong khâu giám sát để đảm bảo công nhân sử dụng NVLđúng định mức ban hành, phù hợp với nhu cầu được cấp phát tránh gây tình trạng thiếu hụt trong quá trình sản xuất.
- Áp dụng khoa học-kĩ thuật bằng việc sửdụng máy móc, thiết bịhiện đại, đồng bộnhằm hỗtrợcho công tác xây dựng định mức và công ty nên thường xuyên cải tiến trang thiết bịvà áp dụng kỹthuật, công nghệtiên tiến đểgiảm định mức tiêu hao NVL trong quá trình sửdụng.
2.2 Hoàn thiện công tác tổchức mua sắm nguyên vật liệu
Cơ sở lý lu ậ n
- Nhà cungứng là một trong năm yếu tốcạnh tranh theo mô hình Micheal Porter, vì vậy nó quyết định khá lớn đến sựthành bại của công ty. Một nhà cungứng tốt thật sựlà một tài nguyên vô giá, bởi chính nhà cungứng sẽgóp phần trực tiếp vào thành công của doanh nghiệp. Nhà cungứng tốt không chỉgiao hàng đúng chất lượng, đủsố lượng, kịp thời gian, với giá cảhợp lý… mà còn hỗtrợkhách hàng phát triển sản phẩm, phân tích giá trị... Lựa chọn nhà cungứng tốt và quản lý được nhà cungứng là
điều kiện tiên quyết giúp tổchức có được sản phẩm, dịch vụchất lượng như mong muốn với giá cảhợp lý, đủsức cạnh tranh trên thịtrường.
Cơ sở th ự c ti ễ n
- Mặc dù công ty không phải mất thời gian tìm kiếm, nghiên cứu thịtrườngđể lưa chọn nhà cung cấp NVLđầu vào tuy nhiênđó cũng là một bất lợi lớnđối với công ty, bởi công ty luôn phải phụthuộc trước những gì nhà cungứngđưa ra, dù giá cảcao hơn so với thịtrường hay cách đàm phán không hợp tác, không phù hợp với công ty thì công ty cũng phải chấp nhận bởi đó nhà cungứngđược khách hàng chỉ định.
- Trong công tác mua sắm NVL chuyên viên cungứng được giao nhiệm vụphải hoàn thành quy trình nhập NVL vềkho trong vòng 3 tháng nên nếu sau khi hoàn thành quá trìnhđặt hàng nhà cungứng báo nguyên vật liệu đã sẵn sàng giao thì sẽ được đưa vềcông ty tuy nhiên khi NVL vềkho thì khôngđược tiếp nhận bởiđơn hàng này chưa đến hạn sản xuất sẽlàm lưu kho chiếm chỗ, dễthiệt hại do tồn kho lâu gây thiệt hại cho công ty.
N ộ i dung
- Ngày nay, việc mua được nguyên vật liệu với giá cảchấp nhận được từnhà cungứng ngày càng trởnên khó khăn. Đểcó thểgiảm chi phí liên quan đến việc mua hàng và tăng lợi nhuận mà không phải tăng sản lượng bán hoặc giảm chất lượng của sản phẩm, thì quản trị mối quan hệnhà cung ứng là một cách tốt nhât. Vì thếcông ty cần quan tâm hơn nữa đến việc tạo mối quan hệtốt đẹp với nhà cungứng, công ty phải thường xuyên gửi thư thăm hỏi, tặng quà…đểtạo mối quan hệhữu nghị, làm ăn lâu dài đôi bên cùng có lợi.
- Bên cạnh đó với một sốtrường hợp nếu công ty nhận những đơn hàng lập lại nhà cungứng mà công ty đã làm việc trước đây, biết được cách làm việc không tốt, không đem lợi lợi ích cho công ty thì ngay lập tức công ty phải phản hồi lại với khách hàng, thuyết phục khách hàng thayđổi nhà cungứng phù hợp hơn vềgiá cả, thời gian giao hàng, đổi hàng… đểtránh mất thời gian và đảm bảo thuận lợi cho công ty trong quá trình mua hàngđem lại hiệu quảcao.
-Đặc biệt công ty cầnđưa ra quy định rõ ràng vềthời gianđặt và nhận hàngđể chuyên viên có thểphối hợp với nhà cungứng đưa hàng vềkhođúng lúc cần dùng phù hợp với tiến độsản xuất, lên chuyền của các nhà máy mà không bịlưu kho, giảm chi
phí dựtrữvà giảm hao hụt trong quá trình bảo quản. Công ty cũng nên kiểm soát việc tiến hành mua hàng yêu cầu các nhân viên phải thực hiện theo đúng quy trình,đúng thời gian, tránh đểtình trạng nguyên vật liệu vềtrễso với thời gian lên chuyềnảnh hưởng đến tiến độsản xuất, trường hợp có vấn đềphát sinh phải báo cáo, trình bày với ban lãnhđạo công ty đểcó biện pháp xửlý.
2.3 Hoàn thiện công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
Cơ sở lý lu ậ n
- Chất lượng NVLđầu vào giữ vai trò vô cùng quan trọng đối với quá trình sản xuất. Nếu không kịp thời phát hiện sai hỏng về chất lượng và thiếu vềsố lượng NVL trước khi nhập kho sẽ gây ra nhiều rủi ro đặc biệt là khâu cấp phát nguyên vật liệu sẽ bị ảnh hưởng lớn, việc cấp phát NVL không đảm bảo chất lượng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm làm giảm uy tín của doanh nghiệp. Do đó, cần phải thực hiện quy trình kiểm tra chất lượng cũng như số lượng NVLđầu vào một cách kĩ càngđể đảm bảo hiệu quả nhất.
Cơ sở th ự c ti ễ n
- NVL ngay khi về nhà máy sẽ được bộ phận QLCL kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho. NVLđược kiểm tra bằng máy móc, thiết bịvà theo quy trình của công ty ra và bộ phận kho tiến hành kiểm tra về sốlượng, khối lượng nguyên vật liệu nếu đạt yêu cầu mới tiến hành thủ tục để nhập kho. Nếu không đạt thì lập báo cáo cho đơn vịcó liên quan giải quyết. Tuy làm theo một quy trình nhấtđinh nhưng thực tế vẫn chưa đạt hiệu quả cao, NVL nhập kho lâu ngày mới phát hiện sai hỏng hay cấp phát để sản xuất mới phát hiện lỗi gây ra tình trạng dừng chuyền, tốn kém thời gian tiền bạc để xử lý.
N ộ i dung
- Công ty cần đầu tư, nâng cấp máy móc, thiết bị kiểm tra NVLđểcó thểphát hiện những sai hỏng khó phát hiện bằng mắt thường hay những sai hỏng nằm ở vị trí khó thấy nhằmđảm bảo NVL nhập kho một cách hiệu quả,đảm bảo nhất.
- Công tác tiếp nhận NVL phải đảm bảo thực hiện đúng quy trình,đúng tiến độ và các cán bộnhân viên đảm nhận vai trò này phải có sổsách ghi chép rõ ràng tiếp nhận và kiểm tra đầy đủNVL nhập vềtheo các chừng từ, hóa đơn…đểtránh sai sót về số lượng và chất lượng trong quá trình kiểm tra.Đặc biệt trong quá trình kiểm tra, bộ
phận giám sát phải giám sát kĩ càng, chặt chẽ quá trình kiểm tra đểmọi nhân viên kiểm tra thực hiện nghiêm túc công việc của mình.
- Công ty nên có các quy định xử phạt rõ ràng với các cá nhân, bộ phận không làm tròn trách nhiệm, lơ là trong khâu kiểm tra chất lượng và số lượng trước khi nhập kho. Bên cạnh đó công ty cũng nên khen thưởng, tuyên dương cán bộ đã có sự kiểm định chất lượng tốt, làm đúng quy trìnhđược đưa ra đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuấtđể nâng cao tinh thần, trách nhiệm của họ.
- Trong công việc kiểm tra chất lượng thì trìnhđộ của cán bộ công nhân viên là rất quan trọng. Các nhân viên lâu năm có trìnhđộ và kinh nghiệm cao thì dễ dàng phát hiện lỗi, sai hỏng của sản phẩm trong quá trình kiểm tra tuy nhiên các nhân viên lâu năm thì ít mà số lượng đơng hàng phải kiểm hằng ngày thì rất nhiều chính vì thế công ty cần có chính sách đào tạo, nâng cao tay nghề cho tất cả các nhân viênđểquá trình kiểm tra được diễn ra hiệu quả.
2.4 Hoàn thiện hệ thống kho bãi của công ty
Cơ sở lý lu ậ n
- Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên, vật liệu, thiết bị máy móc trước khi đưa vào sản xuất, đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ. Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau do đó cũng sẽ có các kho khác nhau phù hợp với từng loại đối tượng dữ trữ. Việc sắp xếp hợp lý vật tư trong kho có ý nghĩa rất quan trọng vì nó tạo điều kiện thuận lợi để quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả diện tích kho.
Cơ sở th ự c ti ễ n
- Hiện nay,ở công ty cổ phần Dệt May Huếcó ba kho chứa nguyên vật liệu, một kho vảiđược đặt gần nhà máy may một và một kho vải đặt gần nhà máy may ba; một kho vật liệuđược đặt gần nhà máy 1 và đặt cách xa so với nhà máy may một và hai. Các khođược trang bị đầy đủcác thiết bị đựng hàng,được bảo quản ở nhiệt độ và độ ẩm thích hợp …
- Tuy nhiênở nhà máy may một và hai vẫn chưa có kho vật liệu nên thường mất thời gian và khó khăn trong việc tiếp nhận nguyên vật liệu sản xuất đặc biệt là vào mùa mưa bão quá trình vận chuyển sẽ dễ gây hư hỏng NVL trước khi về đến nhà máy. Bên cạnh đó khoảng thời gian từ tháng 10 đến tháng 12 số lượng đơn hàng của công ty
khá lớn nên NVL nhập về để sản xuất không đủ kho để chứa gây ra tình trạng nguyên vật liệu sắp xếp chồng chất trên kệ, dưới sàn gây ra tình trạng hư hỏng NVL nên việc cấp phát cũng gặp khó khăn. Chính vì thế công ty nên xem xét để xây dựng thêm một kho chứa nguyên vật liệu.
N ộ i dung
- Việc nâng cấp quy mô hệ thống kho tàng sẽ có tác động lâu dài đến hoạt động dự trữ NVL, hàng hóa, do đó xây dựng các phương án nâng cấp hệ thống kho tàng sẽ mang lại hiệu quả cao, tuy nhiên với hệ thống kho NVL hiện tại của công ty vẫn còn giá trị khai thác tốt, thoáng mát, sạch sẽ, các kệ đựng NVL chất lượng nên hiện tại công ty chưa cần nâng cấp.
- Xét thấy công ty có khá nhiều diện tích đất trống kết hợp với tình hình tài chính ổn định thì công ty nên xây dựng thêm một kho để chứa NVL hoặc dành riêng kho đó chứa những nguyên vật liệu có giá trị. Biện pháp này có tác dụng giải quyết vấn đề thiếu diện tích dự trữ.
- Công ty nênđầu tưxây dựng kho chứa mới đặt gần nhà máy haiđể đảm bảo thuận tiện trong quá trình cấp phát NVL khi mỗi nhà máy sẽ có một kho chứa riêng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà máy.
- Khi xây dựng kho mới phải chú trọng đến việc thiết kế kho, thiết kếsao cho phù hợp dự trữ được nhiều loại NVLđồng thời phải đầu tưthiết bịhiệnđại có chất lượng tốt, chi phí hợp lý nhằm phục vụ một cách hiệu quả công tác bảo quản, kiểm kê, nhập, xuất NVL.
- Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nhằm mục tiêu đápứng kịp thời yêu cầu sản xuất với tổng chi phí kinh doanh mua sắm, vận chuyển và lưu kho tối thiểu. Việc xây dựng kho tàng phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản như diện tích kho tàng phải đủ lớn, kho tàng phải sáng sủa, dễ quan sát, yêu cầu bảo đảm an toàn về nhiệt độ và độ ẩm bởi nguyên vật liệu của công ty thường xuyên hư hỏng dođộ ẩm không phù hợp.
- Bố trí cách sắp xếp hàng trong kho một cách hợp lýđể dễ quản lý cũng như kiểm soát được mứcđộ hư hỏng của nguyên vật liệu, tránh đặt nguyên vật liệu sát mặt đất như ở kho một và kho ba do ngăn đầu tiên của ballet hơi sát mặt sàn và sắp xếp
nguyên liệu trong kho giống như cách công ty vẫn sắp xếp theo mã hàng, đơn đặt hàng và xem xét đơn hàng để dễ dàng cấp phát cho nhà máy.
- Phải xây dựng được hệ thống nội quy và quy chế quản lý kho rõ ràng từ nội quy ra vào đến quy trình bảo quản, nhập xuất kho, nội quy phòng cháy chữa cháy và không quên tổ chức kiểm tra NVLđịnh kỳ.Đối với những NVL thường xuyên được sử dụng thì có thể thực hiện kiểm tra khi đưa vào sản xuất. Đối với NVL có thời gian dự trữ lâu thì nên tiến hành kiểm tra định kìđể kịp thời phát hiện hư hỏng không đáng có từ đó có giải pháp khắc phục kịp thời.
2.5 Hoàn thiện việc xây dựng và thực hiện phần mềm BRAVO
- Hiện tại thì công ty vẫn đang sử dụng phần mềm BRAVO cho các bộ phận đặc biệt là các bộphận liên quan đến công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Căn cứ vào hạn chế đang gặp phải đối với phần mềm BRAVO để đưa ra một số giải pháp như sau:
- Công ty cần phối hợp lại với công ty cung cấp phần mềm BRAVO để bàn về phương hướng giải quyết cho những vấn đề đang gặp phải trong quá trình sử dụngở công ty, yêu cầu họ xem xét và điều chỉnh để quá trình nhập liệu đơn giản và dễ dàng