2. Thực trạng công tác quản trịcungứng nguyên vật liệu hàng may mặc tại công ty cổ
2.3.3. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
- Sau khi hàng về đến công ty, Chuyên viên nhập khẩu tiến hành làm thủ tục nhập kho. Chứng từ làm thủ tục nhập kho gồm:
+ Tờ khai hải quan Nhập khẩu (02 bản)
+ Commercial Invoice (hợp đồng thương mại)(02 bản) + Packing list detail (02 bản)
+ B/L (hoặc AWB) (vận đơn đường biển hoặc đường hàng không)(02 bản) + Hợp đồng nhập khẩu (02 bản sao y)
- Tại công ty mọi NVL về đến kho đều phải qua khâu kiểm định chất lượng và số lượng. Các bộ phận đảm nhiệm công việc tiếp nhận nguyên vật liệu: bộ phận kho-ĐHM, Phòng QLCL. PhòngĐHM làm phiếu nhập kho (Phụlục 17) khi có hàng về, nhân viên kho chịu trách nhiệm quản lý vềsố lượng và phòng QLCL có trách nhiệm quản lý về chất lượng.
Tiếp nhận nguyên vật liệu
Đ ối với NVL nh ập khẩu:
- Tiếp nhận nguyên liệu:
+ Nhận thông báo nhập nguyên liệu, Invoice, Packing list từphòng KHXNK May. + Lập sơ đồ vị trí các màu/lot vải để xếp nguyên liệu từ container vào kho. + Kiểm tra seal và kiểm tra sơ bộ nguyên liệu trong container.
+ Bốc dỡ vải theo đúng sơ đồ vị trí của các màu/lot.
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng cây vải/màu/lot so với packing list. + Nhập số liệu và lưu hồ sơ.
- Tiếp nhận vật liệu:
+ Nhận thông báo nhập vật liệu, packing list từ phòng KHXNK May. + Mở container, xe tải kiểm tra sơ bộvật liệu bên trong.
+ Bốc dỡ, sắp xếp vật liệu vào kho theo hướng dẫn của nhân viên nhận vật liệu. + Đối chiếu số lượng kiện so với packing list.
- Cập nhật số liệu và lưu hồ sơ.
Với NVL trong nước:khi nguyên vật liệuđược nhà cungứng vận chuyển đến kho của công ty, bộ phận kho sau khi nhận được hóađơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định
chấp nhận hay không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì bộ phận kho làm thủ tục tiến hành nhập kho.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn
NHÀ CUNG CẤP
NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀO KHO
CHUẨN BỊ KIỂM VẢI CHUẨN BỊ KIỂM PHỤ LIỆU
KI MỂ TRA 10% ĐẠT KIỂM TRA SỐ LƯỢNG TỔNG QUÁT KHÔNG ĐẠT
KIỂM TRA CHÁT LƯỢNG
THỬ NGHIỆM KHÔNG ĐẠT
KIỂM THÊM 10% PHỤLIỆU PHỤLIỆU
ĐẠT KIỂM 100%
NẾU CÓ YÊU CẦU LẬP BÁO CÁO
C PẤ PHÁT KIỂM ĐẾM VÀ
PHÂN LOẠI 100%
Sơ đồ3. Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho của công ty.
SVTH: Lê Thị Thúy Diễm 76
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Khắc Hoàn
77
SVTH: Lê Thị Thúy Diễm
Kiểm tra nguyên liệu (báo cáo chất lượng nguyên liệu trong vòng 7 ngày kể từngày nhận nguyên liệu).
- Kiểm tra nguyên liệu sẽdo nhân viên kho nguyên liệu-phòngĐHM, nhân viên kiểm tra, thửnghiệm chất lượng NVL-phòng QLCL, nhân viên kiểm soát sản xuất may phòng QLCL đảm nhiệm.
Kiểm tra sốlượng vải lấy kiểm:
+ Dựa vào tài liệu (Invoice, Packing list, bảng kê chi tiết…) đểxác định sốlượng lấy kiểm, theo quy định của công ty vải nhập khẩu kiểm ít nhất 10% theo từng lot, vải do nhà máy Dệt nhuộm sản xuất kiểm 100%; vải gia công trong nước kiểm từ30% đến 100%.
Kiểm tra chất lượng:
+ Trực tiếp kiểm tra một sốchỉtiêu nhưkiểm tra lổi vải, khổvải, xiên canh, chiều dài, trọng lượng g/m2, màu sắc… hoàn tất các báo cáo kiểm vải, báo cáo tổng hợp chất lượng cảlô vải theo đúng thời gian qui định.
Kiểm tra lỗi ngoại quan:
- Xác định sốlượng vải lấy kiểm→Cân trọng lượng cây vải và ghi thông tin trên tem vào báo cáo→Kiểm tra khổvải→Cắt mẫu kiểm tra các chỉtiêu khác→Kiểm tra bềmặt vải→ Đánh dấu vịtrí lỗi→Ghi thông tin vào báo cáo kiểm vải (phụlục 12).
Kiểm trađộxiên canh:
- Chuẩn bịdụng cụ, tài liệu→Xác định dạng xiên canh→Xác định canh ngang thực tế→ Đo độxiên canh→Ghi báo cáo (phụlục 13).
Kiểm tra trọng lượng vải:
- Chuẩn bịtài liệu & dụng cụ→Cắt mẫu→Cân mẫu và ghi vào báo cáo→Kiểm tra báo cáo→Lưu mẫu (phụlục 14).
Kiểm tra màu sắc:
- Giữa các phần trên cùng một cây vải, giữa các cây vải trong cùng một lot, giữa các lot với nhau, giữa các lot với mẫu chuẩn, sửdụng tủ đèn so màu dưới nguồn sáng UL3500, D65, UL3000, CWF, TL84, UV, F02 theo yêu cầu cụthểcủa từng khách hàng. (phụlục 15).
→Chất lượng của mỗi cuộn vải được đánh giá dựa vào tổng số điểm lỗi trên 100m2 (hoặc 100 yard vuông) cuộn vải đó. Kích thước của mỗi lỗi phát hiện trong quá trình kiểm tra được qui thành điểm lỗi theo bảng qui định sau:
Kích thước của lỗi Qui thành điểm lỗi
Nhỏ hơn 3 inches 1 điểm
Từ 3.1 inches đến 6 inches 2 điểm Từ6.1 inches đến 9 inches 3 điểm
Lớn hơn 9 inches 4 điểm
(Nguồn: Kho nguyên liệu-phòngĐHM)
- Với vải do công ty sản xuất: Các cuộn vải sau khi kiểm tra và qui đổi lỗi ra điểm lỗi trên 100m2 (hoặc yard vuông) sẽ được phân loại theo bảng sau:
Tổng số điểm lỗi trên 100m2 Phân loại
Dưới 15 điểm A (chấp nhận)
Từ 15 điểm đến 25 điểm B (chấp nhận)
Trên 25 điểm C (không chấp nhận)
(Nguồn: Kho nguyên liệu-phòngĐHM)
- Vải nhập khẩu (đơn hàng FOB hoặc vải do khách hàng cung cấp):
+ Vải chính của các đơn hàng người lớn: qui định 04 điểm lỗi tương đương 01 yard vải không đạt yêu cầu
+ Vải chính của các đơn hàng trẻem qui định: 01 điểm lổi tương đương 01 chi tiết chính của sản phẩm không đạt yêu cầu. Căn cứvào định mức đểqui đổi ra chiều dài sốvải không đạt yêu cầu của cây vải (Tổng chiều dài vải không đạt yêu cầu = tổng số điểm lổi của cây vải x chiều dài định mức của chi tiết chính).
+ Vải phối: qui định 01 điểm lỗi tương đương 01 chi tiết khôngđạt yêu cầu, căn cứvào định mức của nhà máy May đểqui đổi ra chiều dài vải phối không đạt yêu cầu của cây vải (Tổng chiều dài vải phối không đạt yêu cầu = tổng số điểm lỗi của cây vải x chiều dài định mức của chi tiết phối)
Kiểm tra vật liệu(báo cáo chất lượng vật liệu trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận vật liệu).
- Nhân viên vật liệu phòngĐHM và nhân viên thử nghiệm phòng QLCL có trách nhiệm kiểm tra tất cả các lô vật liệu nhập kho trước khi đưa vào sản xuất.
Ki ểm tra số lượng:
- Kiểm tra số lượng tổng của cả lô vật liệu và kiểm tra số lượng của từng loại vật liệu:
+Đối với các loại vật liệuđếm được tiến hành đếm số lượng.
+ Đối với vật liệu không đếm được và các vật liệu như cườm, bao bì, nút, hạt size dùng cân điện tử để kiểm tra trọng lượng và cân số lượng còn lại của kiện từ đó tính ra số lượng của cả kiện.
+ So sánh, đối chiếu kết quả kiểm tra với tem nhận dạng và packing list. Nếu đạt thì tiến hành nhập kho chuyển bộ phận kiểm tra chất lượng, nếu có sai lệch lớn hơn 1% về số lượng thì phải báo lại chuyên viên cungứng làm việc lại với nhà cungứng.
Bảng 14. Bảng vật liệuđếm được và không đếm được
VẬT LIỆUĐ ẾM ĐƯỢC VẬT LIỆU KHÔNG ĐẾM ĐƯỢC
DÂY KÉO DÂY LUỒN
NÚT CHỈ
BAO NILON DÂY VIỀN
THÙNG CARTON DÂY TRÀNG TRÍ
GIẤY/ TẤM LÓT DÂY DỆT
GHIM CÀI/ ĐẠN NHỰA DÂY TAPE
MÓC TREO BĂNG KEO
HẠT SIZE DÂY ĐAI KIỆN
HẠT TRANG TRÍ KEO/ MEX DỰNG
(Nguồn: Kho vật liệu-phòngĐHM)
Ki ểm tra chất lượng:
-Đối với vật liệuđếm được: Kiểm tra chất lượng theo AQL 0.65 (phụ lục 16) kiểm tra lỗi ngoại quan, độ kết dính của các loại vật liệu ép nhiệt, độ co rút của các loại dây thun, dây dệt, dây ruy băng, các chỉ tiêu khác… Sau khi kiểm tra chất lượng vật liệu theo AQL 0.65 để nghiệm thu lô hàng. Nếu đạt thì tiếp tục phân tách và kiểm tra 100% về số lượng, chất lượng theo size/màu/PO và lưu giữ ở các ngăn riêng theo chủng loại/khách hàng.
-Đối với vật liệu không đếm được: lấy kiểm 10% đơn hàng theo tiêu chuẩn 4 điểm. Số điểm lỗi chấp nhận tính theo yard là 20 điểm/100yards còn theo mét là 22 điểm/100 mét.
→Nhìn chung NVL khi vềkho còn xảy ra lỗi nhiều, tình trạng sai cả về số lượng và chất lượng so với đơn hàng xảy ra thường xuyên. Nếu thiếu, thì bộ phận kho-phòng ĐHM có trách nhiệm báo cáo cho phòng KHXNKđể yêu cầu nhà cung cấp cung ứng đủ. Nếu có sai sót về chất lượng thì nhân viên phòng QLCL có trách nhiệm lập biên bản gửi cho chuyên viên đảm nhiệm mua hàng yêu cầu nhà cung cấp đưa ra phương án giải quyết thích hợp.
Trường hợp cụ thể đối với vải của đơn hàng PO# UG1242-UG1248-UG1261- SU1859-SU28497-SU26546-SU26548- SU26573 STYLE CGBF80F6.
- Sau quá trình kiểm tra chất lượng vải, chuyên viên đảm nhiệm kiểm vải viết báo cáo thống kê tình trạng vải, các dạng lỗi và gửi báo cáo này cho chuyên viên cungứng phòng KHXNK –May để tiến hành trao dổi với nhà cung cấp yêu cầu đền bù vải hỏng.
+ Với vải chính màu peacoat: tiếp nhận số lượng 1324 yard, đã tiến hành kiểm 363 yard thì có 97.2% vải đạt chất lượng và 27,4% không đạt chất lượng do mắc lỗi xơ màu 0.6%, lỗi đứt sợi 1.4%, lỗi đường ngang 0.8%. Sau khi tính toán theo bảng quy định đưa ra thì yêu cầu nhà cungứng đền bù 37 yard vải.
+ Tương tự với những màu còn lại của vải chính.
Bảng 15. Thông báo tình hình kiểm tra chất lượng vải STYLE CGBF80F6
Fabric Color
Q'ty (yard) Result
Received Checked
% %
Pass Fail
checked Kind of defectQ'ty need replace due to defect yard MAIN PEACOAT 1324 363 27.4% 97.2% 2.8% 37 0.6% FIBER COLOR 1.4% BROKEN YARN 0.8% HORIZONTAL LINE MAIN CAVIAR 1203 248.5 20.6% 96.2% 3.8% 45.7 1.8% DIRTY 2.0% HORIZONTAL LINE
MAIN FUCHSIA 790 190 24.0% 97.9% 2.1% DIRTY 16.6
BROKEN YARN
MAIN JASMINE GREEN 154 154 100.0% 97.4% 2.6% 4
1.8% DIRTY
0.5% BROKEN YARN
0.5% SPOTS COLOR
MAIN BRILLIANT WHITE 1014 416 41.0% 97.7% 2.3% DIRTY 23.3
Quản lý kho nguyên vật liệu
- Sau quá trình kiểm tra, nguyên vật liệuđạt yêu cầu kiểm nghiệm sẽ được nhập khođể chờ sản xuất. NVL thuộc kho nào thì thủ kho có trách nhiệm chỉ đạo nhân viên xếp hàng vào kho.
- Hiện nay công ty có hai kho chứa vải và một kho chứa vật liệu. Các kho được bố trí phân tán, gần các nhà máy mayđể tiện cho quá trình sản xuất. Cụ thể kho nguyên liệu 1 và kho vật liệuđược đặt gần với nhà máy 1 và đặt cách xa so với kho nguyên liệu 2, nhà máy may 1 và nhà má may 2.
Cách s ắp xếp:
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của nhà máy để nhận NVL theo từng mã hàng. Trước khi NVL xuống bộ phận kho CBCNV kho sắp xếp kệ, vệ sinh sạch sẽ kho trước khi nhập NVL sau đó tổ chức tiếp nhận, tiến hành tháo dỡ cuộn, kiện NVL từ phương tiện vận chuyển và sắp xếp vào kệ theo từng mã hàngđãđược ghi sẵn trên pallet (Trên một Pallet có bảng theo dõi nguyên vật liệu: style, PO#, số lượng, khách hàng, kệ số)
B ảo quản nguy ên v ật liệu :
- NVL trong kho được bảo quản theo nhiệt độ, độ ẩm thích hợp và thường xuyên được kiểm tra, theo dõiđể kịp thời phát hiện sai hỏng hạn chế xảy ra rủi ro và có biện pháp xử lý kịp thời. Kiểm tra về số lượng sẽdo bộ phận kho đảm nhận và chịu trách nhiệm còn về chất lượng là do phòng QLCL kiểm tra. Trước khi nhập NVL vào kho, bộ phận QLCL có trách nhiệm kiểm tra, còn trong quá trình lưu kho hoạt động kiểm tra ít khi được thực hiện. QLCL chỉ kiểm tra khi có đề nghị của thủ kho hoặc khi thấy hiện tượng bất thường của NVL.
- Phương thức được sử dụng khi kiểm tra chất lượng là phương pháp kiểm tra mẫu. Trong số các NVL thì nhân viên QLCL chọn một mẫu nhất định để kiểm tra để phát hiện lỗi. Còn kho khi kiểm tra số lượng vẫn sử dụng phương thức kiểm kê số lượng.
- Công ty đã trang bịmáy móc, thiết bịtiên tiến nhằm bảo quản NVL hạn chếbị hư hỏng trong quá trình sản xuất.