58. Vào cuối ngày, hãy xem xét cách bạn đã sử dụng thời gian hiệu quả như thế nào.
Thời gian là tài sản giá trị nhất của mỗi con người. Do đó, sử dụng thời gian một cách hữu ích sẽ cải thiện rất nhiều đến hiệu quả làm việc của bạn. Bạn hãy bắt đầu bằng việc phân tích cách sử dụng thời gian của mình, nếu cần nên có những thay đổi để đảm bảo hiệu quả công việc luôn ở mức cao nhất.
PHÂN TÍCH VIỆC SỬ DỤNG THỜI GIAN
59. Liệt kê những công việc phải làm trong ngày theo một thứ tự ưu tiên rồi hoàn thành từng việc một.
Bạn thường cho rằng phần lớn thời gian trong ngày đều dành cho những công việc hữu ích, nhưng nếu lập một bản theo dõi chi tiết, bạn sẽ rất ngạc nhiên khi thấy phần lớn đều là những công việc không cần thiết. Thông thường chúng ta tốn nhiều thời gian vào các công việc như xem thư, báo, tán gẫu… thay vì làm các công việc quan trọng hơn. Hãy xem xét lại cách bạn phân chia thời gian trong ngày như thế nào. Bạn có ưu tiên cho những việc quan trọng, khẩn cấp không hay làm những việc yêu thích trước? Bạn có lãng phí thời gian của mình không?
PHÂN BỔ THỜI GIAN
Phần lớn công việc của bạn có thể chia thành ba nhóm: công việc thường nhật (ví dụ như viết báo cáo ngày), công việc không thường xuyên (ví dụ như tổ chức một buổi gặp mặt), và các công việc mang tính chiến lược (ví dụ như bố trí một buổi gặp đối tác mới). Để đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần dành 60% thời gian của mình cho những công việc quan trọng nhất thuộc nhóm 3; 25% cho nhóm 2; và chỉ 15% cho nhóm 1. Nếu bạn đang phân bổ thời gian theo hướng ngược lại, hãy cố gắng tổ chức lại ngày làm việc của mình sao cho phù hợp, hiệu quả và đạt được kết quả tốt hơn.
CÂU HỎI DÀNH CHO BẠN
? Bạn có dành đủ thời gian và nguồn lực để hoạch định chiến lược và giám sát tổng thể không?
? Kế hoạch làm việc của bạn còn nhiều công việc chưa hoàn thành không?
? Bạn có dành đủ thời gian để đổi mới và sáng tạo không?
? Bạn có giao những công việc thường nhật nhưng cần thiết cho nhân viên không?
? Bạn có dành đủ thời gian để thiết lập các mối quan hệ mới không?
? Bạn có dành quá nhiều thời gian cho hội họp không?
GIAO VIỆC
Bằng cách phân bớt việc cho người khác, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng nhất. Hãy chia công việc của bạn thành ba nhóm: những việc mà
bạn hay những nhân viên không cần làm; những việc có thể làm và nên giao cho người khác; những việc phải tự mình hoàn thành. Hãy lấy bảng phân chia này làm cơ sở để giảm thiểu những hoạt động không cần thiết, phân bớt công việc, và tập trung vào những công việc chỉ bạn mới có thể hoàn thành.
TẬN DỤNG THỜI GIAN
Đôi khi bạn thường bỏ phí những khoảng thời gian dài rảnh rỗi, chẳng hạn khi đang đi trên đường hay trong lúc chờ họp. Nên tìm một công việc khác để làm trong thời gian này. Nếu phải đi một quãng đường dài để tới chỗ làm, bạn nên tận dụng cơ hội này để đọc tài liệu. Nếu đi tàu, bạn có thể đọc sách hoặc lập kế hoạch trước cho ngày hôm đó. Những tiến bộ vượt bậc trong công nghệ thông
tin cho phép chúng ta có thể liên lạc với công ty hay đồng nghiệp từ bất kỳ nơi nào trên thế giới. Hãy trang bị cho mình những thiết bị tiên tiến nhất để giảm lượng thời gian không cần thiết.
Δ TẬN DỤNG MỌI KHOẢNH KHẮC
Tận dụng tối đa thời gian khi thực hiện cuộc hành trình dài bằng cách viết báo cáo, nghiên cứu tài liệu, hoặc đọc sách báo. Máy tính xách tay sẽ giúp bạn tận dụng những khoảng thời gian này.
LÀM VIỆC HIỆU QUẢ HƠN
Sau khi phân bổ thời gian một cách hiệu quả, bạn hãy cố gắng đảm bảo rằng mình đang làm việc một cách hiệu quả nhất trong khoảng thời gian đó. Tìm cách đánh giá hiệu quả công việc, đặt ra những mục tiêu cao hơn và cải tiến phương cách làm việc để đạt được mục tiêu đó.
ĐÁNH GIÁ NĂNG SUẤT LÀM VIỆC
60. Hãy nhớ rằng mọi việc bạn làm đều có thể làm tốt hơn.
61. Nhờ đồng nghiệp giúp bạn duy trì những cải tiến trong năng suất làm việc của mình. Bạn hoàn toàn có thể đánh giá năng suất và hiệu quả công việc của mình. Trả lời điện thoại nhanh như thế nào? Có thường xuyên đúng giờ không? Bạn có dọn dẹp bàn làm việc vào mỗi buổi tối không? Sau khi chọn được phương pháp đánh giá phù hợp với hình thức công việc, bạn hãy suy xét lại tiến trình thực hiện công việc đó để xem có thể cắt giảm hay đẩy nhanh tốc độ ở một công đoạn nào không. Mọi người thường làm việc theo thói quen mà không đặt câu
hỏi về hiệu quả của chúng. Vì vậy, nên thay đổi những thói quen này sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn. Đừng chần chừ nữa!
ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG
Chất lượng là cần thiết. Năng suất cao nhưng chất lượng thấp thì cũng không đem lại hiệu quả. Ví dụ như phúc đáp thư từ một cách nhanh chóng sẽ không có giá trị gì nếu những bức thư đó viết rất tồi, không rõ ràng và sai nội dung. Nguyên tắc này đúng với mọi công việc của bạn. Trước khi bắt tay thực hiện bất cứ việc gì, dành ra ít thời gian để chọn lựa phương cách thực hiện tốt nhất và mục tiêu cần đạt được, trong đó việc bạn muốn đạt được là gì và công việc sẽ được thực hiện như thế nào? Trong nhiều trường hợp, nên khôn ngoan gạt qua một bên những vấn đề khó khăn thay vì làm đình trệ toàn bộ công việc, sau đó quay lại những vấn đề này khi công việc cơ bản hoàn thành.
Δ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ NHẤT
Trước khi kết thúc công việc, cần chắc chắn rằng bạn thực sự hài lòng với kết quả đạt được. Hãy nghiêm khắc với chính mình, luôn dành thời gian để xem xét và điều chỉnh lại nếu cần thiết.
THỰC HIỆN NHỮNG CẢI TIẾN
Một cách đơn giản để cải thiện hiệu năng công việc là tập trung vào những công việc thuộc sự kiểm soát của bạn, thay vì làm những việc không liên quan đến mình. Hãy đặt ra những mục tiêu mới, cao hơn để nâng cao năng suất làm việc - ví dụ nếu bạn thường đi họp trễ, hãy cố đến đúng giờ. Hãy xem xét cách bạn tổ chức công việc trong ngày dưới góc độ hiệu quả công việc. Nếu bạn thường xuyên cảm thấy mệt mỏi vào cuối buổi chiều, đừng nên làm các công việc nặng nhọc, phức tạp trong quãng thời gian này bởi hiệu quả thu được sẽ rất thấp. Thay vào đó, hãy giải quyết các công việc phức tạp này vào đầu buổi sáng.
CÂU HỎI DÀNH CHO BẠN
? Những thước đo chính đối với hiệu quả công việc của bạn là gì?
? Bạn đã thiết lập những mục tiêu để tự cải thiện bản thân mình chưa?
? Bạn có đang tối đa hóa đầu ra nhưng lại hạn chế đầu vào không?
? Bạn có giữ bàn làm việc sạch sẽ và sắp xếp giấy tờ một cách ngăn nắp không?
? Bạn có chắc chắn rằng mình đang cải thiện hiệu năng làm việc theo các phương pháp có thể đánh giá được không?
∇ TĂNG HIỆU NĂNG CÔNG VIỆC
62. Luôn yêu cầu mọi người đặt chất lượng lên hàng đầu.
Bàn làm việc sạch sẽ, sắp xếp khoa học và khả năng tập trung ngay vào công việc thể hiện tầm mức cao trong hiệu quả công việc. Thường xuyên xem xét lại cách thức làm việc của bạn và đặt ra những mục tiêu mới để đảm bảo rằng những tiêu chuẩn cao này không bị bỏ qua.