63. Để những công việc có thể trì hoãn được thành một tập hồ sơ rồi giải quyết sau.
Quản lý thời gian hiệu quả liên quan đến việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của bạn. Bạn không thể làm tất cả mọi việc cùng một lúc, do đó thực hiện theo danh sách thứ tự ưu tiên có ý nghĩa rất quan trọng đảm bảo hiệu quả công việc của bạn. Ngoài ra, ưu tiên phát triển trình độ và kỹ năng trong lĩnh vực chuyên môn của mình cũng có tầm quan trọng không kém.
XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ QUAN TRỌNG
64. Cố gắng hoàn thành từng việc một trước khi chuyển sang một công việc mới.
∇ SO SÁNH THỨ TỰ ƯU TIÊN
Xem xét một cách cẩn thận cách phân bổ công việc của bạn. Sắp xếp hợp lý là đặt tương lai lên trên quá khứ và làm các công việc khó trước. Sắp xếp không hợp lý là để quá khứ trước tương lai và trì hoãn những công việc có yêu cầu cao.
Công việc thường được phân thành bốn nhóm: rất quan trọng, quan trọng, hữu ích, và không quan trọng. Những công việc này đều có giới hạn về thời gian: khẩn cấp (càng sớm càng tốt), tương đối khẩn (phải hoàn thành trước thời hạn), không khẩn cấp (có thể trễ một chút), và tùy chọn (không bị sức ép thời gian). Loại công việc và thời hạn hoàn thành là tiêu chí quyết định việc gì phải ưu tiên làm trước và việc gì để sau cùng. Ước lượng thời gian cho mỗi công việc rồi lập kế hoạch làm việc hàng ngày, hàng tuần theo hướng những công việc quan trọng nhất được thực hiện trước tiên, sau đó đến những công việc khác.
ỨNG PHÓ VỚI THỜI HẠN HOÀN THÀNH
Đừng nên theo cách làm việc của các nhà báo: tuy bị quy định chặt chẽ về thời hạn, song lại thường để công việc đến phút cuối mới làm. Khi bạn đưa ra hoặc chấp nhận một hạn định về thời gian, hãy đảm bảo rằng việc làm này thực sự cần thiết. Trong trường hợp này, không hoàn thành đúng hạn là không thể chấp nhận được, do đó hãy coi việc này là ưu tiên hàng đầu. Hoặc tính ngược lại từ thời hạn cuối cùng của công việc chính để xem những công việc phụ nào phải hoàn thành trước và vào thời gian nào. Nếu có thể, bạn hãy dành thời gian dự phòng trong trường hợp công việc không đúng tiến độ. Đôi khi bạn sẽ thấy việc dự phòng này rất hữu ích. Nếu không thể hoàn thành đúng thời hạn, bạn hãy đề nghị được gia hạn càng sớm càng tốt. Đừng làm cho mọi người bị bất ngờ ở phút cuối.
Δ ĐỪNG ĐỂ PHẢI VỘI VÀNG TRONG NHỮNG PHÚT CUỐI
Đặt ra những thời hạn nhỏ để hoàn thành các công việc phụ trợ góp phần hoàn thành đúng thời gian công việc chính. Bằng cách này, bạn có thể xác định được tiến độ của đề án ở các mốc thời gian. Đừng để nước đến chân mới nhảy!
CHỌN CHUYÊN MÔN PHÙ HỢP
65. Nếu đã đặt ra mốc thời gian kết thúc công việc, hãy đảm bảo rằng bạn hoàn thành đúng thời hạn.
66. Đừng trông cậy vào thâm niên công tác, mà hãy vươn lên bằng kiến thức và trình độ chuyên môn của mình.
Lựa chọn đúng ưu tiên cũng giúp ích rất nhiều để bạn cải thiện khả năng làm việc của bản thân. Năng lực chung sẽ đem lại cho bạn nhiều cơ hội, tuy nhiên dành ưu tiên trau dồi một lĩnh vực chuyên môn để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đó cũng đem lại những ích lợi thiết thực. Trước tiên, bạn sẽ nổi bật so với đồng nghiệp của mình bằng những hiểu biết toàn diện về chuyên môn. Những kiến thức này sẽ giúp bạn có được một vị trí quan trọng trong các dự án lớn hay các cuộc thương thảo chiến lược. Thứ hai, bản thân sở hữu những kiến thức sâu rộng về một chuyên ngành cộng thêm việc có thể toàn quyền quyết định trong lĩnh vực này sẽ giúp bạn tự tin hơn và có năng lực trí óc mạnh mẽ hơn. Đừng chọn lĩnh vực mà bạn ít khi sử dụng, nên chọn những ngành chủ đạo, những ngành là nền tảng cho hoạt động kinh doanh của công ty bạn, ví dụ như tổ chức nghiên cứu thị trường hoặc thiết lập một hoạt động kinh doanh mới.