- Điền lờn (Up), xuống (Down), sang phải (Right) và trỏi (Left)
107 Lờ Minh Lợi 01.009
3.4.SẮP XẾP DỮ LIỆU
Tương tự như chức năng Table/ Sort của Word, lệnh Data/ Sort cho phộp sắp xếp cỏc hàng hoặc cỏc cột trong vựng được chọn theo thứ tự tăng dần (thứ tự ABC đối với chuỗi, hoặc số tăng dần) hay giảm dần (thứ tự ZYX đối với chuỗi, hoặc số giảm dần) tương ứng khoỏ sắp xếp được chỉ định, vựng sắp xếp phải chọn tất cả cỏc ụ cú liờn hệ với nhau, nếu khụng sẽ xảy ra tỡnh trạng “rõu ụng này cắm cằm bà kia”.
Cỏch thực hiện:
Giả sử cần sắp xếp cơ sở dữ liệu BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT ở trờn theo MANG tăng dần, nếu cựng MANG thỡ sắp theo BAC giảm dần.
− Chọn vựng dữ liệu cần sắp xếp.
Khoa Cụng nghệ thụng tin Khúa sắp xếp chớnh Khúa sắp xếp thứ hai Khúa sắp xếp thứ ba Vựng CSDL đó chọn cú dũng tiờu đề hay khụng Hỡnh 18.6: Sắp xếp dữ liệu − Chọn cú/ khụng cú dũng tiờu đề.
− Chọn cỏc khúa sắp xếp và thứ tự sắp tương ứng với khúa. − Click chọn OK để sắp xếp dữ liệu trong bảng.
Ghi chỳ:
Sắp xếp theo thứ tự tăng dần Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Nếu muốn sắp theo hàng thỡ chọn nỳt lệnh Options của hộp thoại Sort, sau đú chọn mục Sort left to right.
Nếu muốn sắp xếp nhanh theo cột nào đú thỡ đặt trỏ vào ụ bất kỳ của cột đú và Click chọn nỳ trờn thanh Standard để sắp theo chiều tăng dần, hoặc
để sắp theo chiều giảm dần.
3.5.TỔNG HỢP THEO TỪNG NHểM (SUBTOTALS)
Xột CSDL BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT ở trờn. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để biết được tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhúm ngạch lương (MANG), hay tổng hợp số nhõn viờn theo bậc (BAC), …Lệnh Data/Subtotals sẽ giỳp bạn thực hiện được những cụng việc trờn.
Cỏch thực hiện:
Giả sử cần tổng hợp và tớnh tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhúm ngạch lương (MANG) trong CSDL BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT ở trờn.
− Dựng lệnh Data/ Sort để sắp xếp cỏc mẫu tin theo MANG, mục đớch để cỏc mẫu tin cú cựng MANG thỡ nằm liền kề nhau.
− Chọn vựng CSDL cần tổng hợp với tiờu đề là một hàng. − Vào menu Data/ Subtotals, xuất hiện hộp thoại sau:
Tin học Văn phũng - 127 -
Khoa Cụng nghệ thụng tin
+At each change in: chọn tờn trường cần
tổng hợp nhúm.
+Use function: chọn hàm sử dụng tớnh toỏn
hay thống kờ.
+Add subtotal to: Chọn tờn trường chứa dữ
liệu cần thực hiện tớnh toỏn hay thống kờ.
+ Replacecurrent subtotals: Thay thế
cỏc dũng tổng hợp cũ để ghi dũng tổng hợp mới.
+ Page break between groups: Tạo ngắt
trang giữa cỏc nhúm.
+ Summarybelow data: Thờm dũng tổng
hợp sau mỗi nhúm. Hỡnh 18.7: Tổng hợp theo nhúm
Một số hàm trong hộp liệt kờ thả Use function:
Hàm Sum Tớnh Count Average Max Min Product Mụ tả tổng cỏc số trong nhúm. Đếm số ụ khụng rỗng trong nhúm.
Tớnh giỏ trị trung bỡnh cỏc số trong nhúm. Tỡm giỏ trị lớn nhất trong nhúm.
Tỡm giỏ trị nhỏ nhất trong nhúm. Tớnh tớch cỏc số trong nhúm. Count Nums Đếm số ụ kiểu số trong nhúm.
Hỡnh 18.8: Kết quả tổng hợp dữ liệu theo nhúm (Mức 3)
Làm việc với màn hỡnh kết quả sau khi tổng hợp nhúm
-Click vào cỏc nỳt
Khoa Cụng nghệ thụng tin
+ : Chỉ hiển thị tổng chớnh (Grand Total Only).
+ : Hiển thị tổng chớnh và tổng phụ (Grand Total And Subtotal). + : Hiển thị chi tiết tất cả cỏc mẫu tin cựng cỏc tổng hợp (All Record).
- Click vào để hiển thị hoặc để che dấu cỏc mẫu tin trong nhúm con.
Hỡnh 19.9: Kết quả tổng hợp dữ liệu theo nhúm (Mức 2)
Ghi chỳ: để loại bỏ tổng hợp nhúm, bạn chọn Data/ Subtotals, sau đú chọn nỳt lệnh
Tin học Văn phũng - 129 -
Khoa Cụng nghệ thụng tin