Cách t ch c th c hi n công vi c (lu ng công vi c, workflow) trong t ch c quy t nh hi u qu x lý và th(i gian áp ng yêu c u c a t ch c i v i xã h i. Các h th ng thông tin thay th các x lý nhân công b-ng các x lý ã ư c chu)n hóa trên máy tính, ng th(i gi m gi&y t( và các bu c th c hi n trong các quy trình x lý tránh sai sót ch quan, c"t gi m chi phí, và rút ng"n th(i gian th c hi n.
2.5.4Gia t1ng tính linh ho t cho t ch c
Các h th ng thông tin qu n lý giúp cho t ch c có thêm nhi u phư ng án áp ng các yêu c u a d ng t# xã h i: yêu c u v m t s n ph)m *c thù c a khách hàng có th ư c chuy n giao m t ph n ho*c toàn b cho i tác có nhi u n ng l c h n th c hi n (outsourcing).
2.5.5C i ti n các ho t ng kinh doanh
H th ng thông tin qu n lý có th tr giúp ngư(i qu n lý nh v ư c các ti n trình kém hi u qu c i ti n. Các h th ng thông tin còn giúp cho t ch c làm ư c nh ng vi c mà trư c ây không th th c hi n ư c: cung c&p d ch v “s hóa” 24/24 gi( cho khách hàng trên toàn th gi i qua h th ng thư ng m i i n t (e-commerce).
TÌNH HU NG 6 NGHIÊN C U
1. UPS (United Parcel Service) c nh tranh toàn c u b7ng công ngh thông tin.
“D ch v t t nh&t v i chi phí th&p nh&t” là công th c ư c UPS s d ng thành công trong h n 90 n m qua. Ngày nay UPS giao nh n h n 13 tri u ki n hàng và bưu ph)m m$i ngày t i Hoa k và h n 200 qu c gia khác. Hãng ã duy trì v trí hàng u trong d ch v chuy n bưu ki n gói nh%, c nh tranh v i Federal Express và Airborne Express b-ng cách u tư l n vào công ngh thông tin. H n m t th p k qua, UPS ã chi h n 1 t' USD m$i n m nâng cao d ch v khách hàng trong khi v,n duy trì chi phí
m c th&p.
S d ng máy tính c m tay g i là DIAD (Delivery Information Acquisistion Device), nh ng tài x v n chuy n hàng cho UPS ghi nh n ch ký c a khách hàng cùng v i thông tin v th(i gian, giao ho*c nh n vào máy, sau ó h *t máy vào thi t b giao ti p trên xe t i - là m t thi t b truy n tin trên m ng i n tho i di ng. Thông tin v chuy n hàng ư c chuy n n m ng máy tính c a UPS lưu tr và x lý trên các máy ch Mahwah, bang New Jersey, và Alpharetta, bang Georgia. T# ó, thông tin có th ư c truy xu&t trên kh"p th gi i v các ki n hàng ã ư c giao ho*c nh n.
Qua h th ng theo v t ki n hàng t ng, UPS có th giám sát các gói xuyên su t quá trình giao hàng. / các i m giao nh n khác nhau trên l trình t# ngư(i g i n ngư(i nh n, máy c mã v ch quét thông tin v n chuy n hàng trên nhãn ki n hàng; thông tin sau ó ư c n p vào máy ch . Nh ng ngư(i nhân viên giao d ch khách hàng có th ki!m tra tình tr ng c a b&t k gói hàng nào t# máy tính bàn n i m ng v i UPS. Khách hàng c a UPS c.ng có th truy xu&t thông tin này t# website c a công ty b-ng máy tính ho*c i n tho i di ng c a h .
Nh ng khách hàng có ki n hàng c n chuy n i có th vào Website c a UPS bi t l trình, tính toán chi phí v n chuy n, xác nh th(i i m giao hàng và l p k ho ch giao nh n. Các doanh nghi p có th dùng Website dàn x p các chuy n hàng và thanh toán chi phí v i UPS qua tài kho n ho*c th4 tín d ng. D li u t# Website ư c chuy n n máy ch x lý và thông tin s+ quay v khách hàng sau khi x lý. UPS c.ng thi t l p d ch v chuy n tài li u chuy n các tài li u b-ng m ng Internet. D ch v này cung c&p kh n ng b o m t cao l,n theo v t cho các tài li u quan tr ng.
Các u vào, x$ lý, u ra c a h th ng này là gì ? Nh ng công ngh nào c s$ d ng ? nh ng công ngh này liên h th nào n chi n l c kinh doanh c a UPS ?
2. H th ng thông tin c a Cisco.
Có tr s chính t i San Jose, California, Cisco vư t tr i các i th trong l nh v c kinh doanh thi t b nh tuy n (router) và chuy n m ch cho m ng Internet/Intranet. Chìa khóa cho s thành công c a Cisco là s d ng m ng Internet t i a: các ho t ng c a Cisco h u như ư c th c hi n trên m ng Internet.
Khách hàng, nhà cung c&p, nhà phân ph i và nh ng i tác khác làm vi c v i Cisco ch y u là trên Website c a nó: H n 90 % h p ng mua bán ư c th c hi n trên Internet, và ¾ s s n ph)m c a Cisco ư c s n xu&t theo n *t hàng th c. Khách hàng vào Website c&u hình cho h th ng mà h mong mu n và *t hàng v i Cisco. n *t hàng ư c chuy n tr c ti p n các hãng s n xu&t cho Cisco, như Flextronics International Singapore, làm ra s n ph)m và tr c ti p g i cho khách hàng. Website c a Cisco liên k t v i Website c a Federal Express (FedEx) và UPS, nên khách hàng còn có th theo dõi tr c ti p các chuy n hàng ã g i. V i phư ng pháp này, Cisco c"t gi m 70% th(i gian chuy n giao nh( gi m b t kho v t tư c a riêng nó.
D ch v khách hàng c.ng ư c th c hi n trên m ng, ti p nh n kho ng 800000 lu t truy v&n m$i tháng, và 85% s ó ư c khách hàng hài lòng, chi phí gi m ư c kho ng 600 tri u USD trong n m 2000. Cisco c.ng cung c&p d ch v tư v&n qua i n tho i 24 gi( m$i ngày, nh( v y m c hài lòng c a khách hàng t ng ư c 25% n m 1995.
i v i ch c n ng tài chính k toán, các máy tính c p nh t các giao d ch thanh toán ti n 3 l n trong ngày, và s li u ư c cung c&p y cho các nhà qu n lý tùy theo yêu c u. Giám c i u hành có th xem t ng thu nh p, l i nhu n, các n *t hàng và các chi phí. Vì dùng Internet nh n và lưu s li u, công ty có th khóa s (k t toán) trong vòng 24 gi( vào cu i m$i quý.
Tư ng t , ch c n ng qu n lý nhân l c c.ng ư c th c hi n trên m ng. Cisco nh n ư c kho ng 25000 n xin vi c m$i tháng t# Website. Nhân viên c a Cisco s d ng Website báo cáo chi phí, ho*c ngh thay i các ti n nghi cho phù h p. Công ty c.ng chuy n 80% n i dung hu&n luy n nhân viên lên Website và r&t hài lòng v i u này. Cisco c.ng giúp cho nhân viên yên tâm v con cái c a h khi ang làm vi c: các b c ph huynh có th theo dõi con cái c a h qua m ng máy tính và camera ư c g"n trung tâm gi tr4.
M ng Internet ã tác ng n s thay i t ch c và qu n lý c a Cisco nh th nào ?
TÓM T&T N'I DUNG
H th ng thông tin qu n lý là h th ng thu th p, x lý, lưu tr và phân ph i thông tin h tr ra quy t nh, ph i h p ho t ng, và i u khi n các ti n trình trong t ch c, ư c xây d ng t# 3 l nh
v c ki n th c: qu n lý, t ch c và công ngh , trong ó giá tr c a h th ng ư c quy t nh b i ki n th c qu n lý và ki n th c t ch c. Công ngh (thông tin) là phư ng ti n tr giúp cho t ch c khai thác 2 lo i ki n th c trên. Vì l i ích to l n c a công ngh thông tin i v i vi c thu th p, x lý, lưu tr và phân ph i thông tin, công ngh thông tin c.ng làm thay i c phư ng pháp t ch c và qu n lý. H th ng thông tin qu n lý ư c hình thành t# nhu c u qu n lý t ch c, giúp cho t ch c duy trì ư c m c ích t n t i lâu dài c a nó. M t t ch c ư c xem như m t h th ng m i v i môi trư(ng, nó nh n ngu n l c t# môi trư(ng, chuy n i các lo i ngu n l c này và t o ra k t qu dùng ư c cho môi trư(ng. T ch c u c i u khi n b i ngư(i qu n lý óng vai trò là ngư(i quy t nh các ho t ng c a t ch c d a trên thông tin cung c&p t# h th ng thông tin qu n lý và các tiêu chu)n c a t ch c.
Vi c nh ngh a các thành ph n c a h th ng thông tin ph thu c vào m c ích phân rã: quan i m phân rã theo ch c n ng là xác nh h th ng c n ph i làm gì, quan i m phân rã theo tính ch&t v t lý là xác nh n ng l c c n thi t c a h th ng.
H th ng thông tin qu n lý u c v n hành theo 2 cách: v n hành theo chu k m (có s tham gia tr c ti p c a môi trư(ng) và v n hành theo chu k óng, c hai phư ng th c v n hành này u c n thi t cho t ch c.
Do nhu c u qu n lý ngày càng quan tr ng, các h th ng thông tin qu n lý d a trên máy tính và m ng máy tính ư c phát tri n a d ng: h TPS h tr x lý t ng hóa kh i lư ng l n công vi c d ng th(i là ngu n d li u áng tin c y cho các h th ng MIS, DSS và EIS. MIS mang thông tin n cho ngư(i qu n lý t&t c các c&p, DSS h tr tìm gi i gi i pháp cho t#ng v&n c th và EIS tr giúp nh v phát hi n các v&n cho ngư(i qu n lý c&p cao.
i v i t ch c, h th ng thông tin qu n lý d a trên máy tính có 5 l i ích quan tr ng: làm gi m b t c&p qu n lý trung gian, tách r(i công vi c v i n i làm vi c, t ch c l i các lu ng công vi c, gia t ng tính linh ho t cho t ch c và c i ti n phư ng th c qu n lý.
CÂU H(I ÔN T)P
1. Hãy cho bi t s hình thành HTTTQL trong t ch c.
2. Trên vòng h i ti p mang 3 lo i thông tin. Hãy cho bi t vai trò c a t#ng lo i thông tin này. 3. Phân bi t s khác nhau gi a cách v n hành theo chu k óng và chu k m , và ích l i c a
chúng.
4. Vai trò và *c i m c a h th ng x lý giao d ch (TPS) i v i t ch c là gì ? 5. Vai trò và *c i m c a h th ng thông tin qu n lý (MIS) i v i t ch c là gì ? 6. MIS khác v i TPS và DSS nh ng i m nào ?
7. Vai trò và *c i m c a h th ng h tr ra quy t nh (DSS) i v i t ch c là gì ?
8. Hãy cho bi t các thành ph n c b n c a DSS. Thành ph n nào có vai trò quan tr ng nh&t và t i sao ?
9. DSS khác v i EIS/ESS nh ng i m nào ? 10.Mô t m i quan h gi a TPS, MIS, DSS và ESS.
11.Ích l i c b n c a các h th ng thông tin qu n lý i v i t ch c là gì ?
12. gi m b t các c&p qu n lý trung gian nhưng v,n th%a mãn cho yêu c u qu n lý, t ch c c n ph i làm nh ng vi c gì ?
CH*N CÂU TR L+I ÚNG
13.Vai trò c a thông tin trên vòng h i ti p là
a. Liên k t hi n tr ng v i bài toán giúp ngư(i qu n lý tìm ra phu ng án kh thi b. Mô t trung th c nh ng s v t hi n tư ng có liên quan n bài toán
c. Ch' th , hư ng d,n, quy nh các hành ng gi i quy t bài toán d. làm thư c o tính ch&t hoàn thi n c a các công vi c
14.Chu)n, ngư(i qu n lý và b ph n x lý thông tin là 3 thành t c b n c a a. H ý ni m
b. H v t lý c. H chuyên gia d. T&t c các h trên
15.M t khách hàng *t mua 2 s n ph)m, và thông báo v vi c thay i a ch' lưu trú. Nh p các lo i d li u này vào h th ng ư c xem như là ho t ng c b n c a:
a. H th ng x lý giao d ch (TPS) b. H th ng thông tin qu n lý (MIS) c. H th ng h tr ra quy t nh (DSS) d. T&t c các h th ng trên.
16.Ch c n ng nào sau ây là c a h th ng thông tin MIS: a. Ghi v t chi ti t các s ki n mua bán
b. Thông báo v các s n ph)m ư c bày bán b i các i th c nh tranh c. Tr giúp thi t k m t chi n d ch khuy n mãi
d. Xác nh nguyên nhân (ph m vi trách nhi m) làm cho s n ph)m b t n ng quá m c
TÀI LI U THAM KH O
1. Information System Concepts, Raymond McLEOD, 1994, Prentice Hall: Chư ng 4 (Business Oranisations & systems).
2. Management Information System, Kenneth C.Laudon, Jane P.Laudon, 2002, Prentice Hall:
Chư ng 1 (Managing The Digital Firm), Chư ng 2 (Information System In The Enterprise) và Chư ng 3 (Information Systems, Organisations, Management and Strategy).
3. Decision Support Systems in the 21st century, George M. Marakas, 1999, Prentice Hall:
Ch ng 3:
PHÂN TÍCH H TH NG THÔNG TIN
Phân tích h th ng thông tin là m t chu i ti n trình có t ch c ư c dùng nh ngh a m t h th ng thông tin h p lý nh&t cho t ch c. M c ích c a vi c phân tích h th ng thông tin là nh-m tìm ra ư c ưu khuy t i m c a h th ng thông tin hi n có trên dây chuy n t o ra giá tr cho t ch c (hình 2.6 trang 24) t# ó nh ngh a ra các x lý c n thi t cho h th ng thông tin m i; lo i b% ho*c thay th các x lý không phù h p.
hi u dây chuy n t o ra giá tr c a t ch c, ta hãy xem toàn b ho t ng c a t ch c là m t ti n trình l n có u vào là nh ng gì nó nh n ư c t# bên ngoài, ví d như nguyên v t li u mua t# các nhà cung c&p. Bên trong t ch c, nguyên v t li u và ngu n l c c a t ch c ư c tích h p theo cách nào ó t o ra các s n ph)m và d ch v cung c&p cho khách hàng, là u ra c a ti n trình. Trên dây chuy n, m$i ho t ng chính (primary activities) làm gia t ng giá tr c ng thêm vào s n ph)m ho*c góp ph n làm th%a mãn m c tiêu c a t ch c, nhưng nó c.ng làm tiêu t n th(i gian, chi phí và kèm theo r i ro. Các ho t ng qu n lý (support activities) làm gia t ng giá tr cho dây chuy n b-ng cách phân b ngu n l c h p lý cho công vi c, i u khi n và ph i h p các công vi c gi m t i a th(i gian, chi phí và r i ro.
T ch c là m t h th ng liên k t nhi u h th ng; do ó phân tích m t h th ng là xem xét ánh giá m t cách có h th ng v các ti n trình x lý trong h th ng ó theo quan i m làm gia t ng giá tr cho dây chuy n t o ra giá tr c a t ch c ch không ch' c i ti n cho h th ng ư c phân tích. Như v y, vi c phân tích h th ng c n ph i ư c ti n hành có trình t t# t ng quát trên toàn b t ch c cho n chi ti t trên t#ng ch c n ng x lý.
Các ho t ng phân tích h th ng ư c b"t u t# vi c nh n th c hi n tr ng c a h th ng hi n t i, mô hình hóa hi n tr ng b-ng các lư c (DFD, ERD), phân tích ưu khuy t ' m c a h th ng d a trên các lư c và mong mu n c a ngư(i s d ng nh ngh a các x lý c n thi t trong h th ng m i, và sau cùng là ánh giá kh thi cho các c i ti n.
Vì ch&t lư ng c a các ho t ng phân tích h th ng ph thu c vào 2 nhân t chính: (1) ki n th c t ch c, qu n lý và công ngh c a nh ng ngư(i phân tích, và (2) hi n tr ng c a h th ng trong t ch c,