M t ti n trình x lý t t khi t&t c các output c a nó c n s d ng t&t c các thành t d li u cung c&p cho nó; hay nói cách khác, không th b% b&t k thành t d li u nào u vào c a ti n trình mà không làm nh hư ng n u ra (d li u cung c&p cho ti n trình không b dư th#a).
N u có 2 x lý cùng c p nh t m t n i dung d li u gi ng nhau trên Data store như trong hình 3.15, ta bi t r-ng ã có s trùng l*p gi a 2 x lý này (c p nh t d li u D). i u này c.ng tư ng t như hai ngư(i nhân viên cùng c p nh t (thêm, xóa, s a) m t h s chung. Do ó, phân nh trách nhi m rõ ràng gi a nh ng ngư(i nhân viên, ho*c chu)n hóa các x lý thì c p nh t d li u ư c mô t b-ng m t x lý riêng (3.0), và x lý 3.0 s+ ư c m t ngư(i ho*c máy tính th c hi n.
3.4.2D" li u l u tr"
l&y m t n i dung d li u nào ó t# Data store thì ph i có m t x lý nào ó ưa d li u này vào. Như v y, t ng c ng các dòng d li u i vào Data store cho ta bi t n i dung d li u ư c lưu tr c a h th ng (c s d li u); t ng các dòng d li u i ra kh%i các Data store cho ta bi t c s d li u c a h th ng c n ph i có nh ng gì; vì d li u ư c l&y ra ph i có s1n trong Data store. N u như d li u ưa vào Data store nhi u h n d li u ư c l&y ra thì h th ng ang b lãng phí d li u. Ngư c l i, hi u qu lưu tr c a h th ng s+ cao h n n u d li u ư c tham kh o (l&y ra) cho nhi u x lý khác nhau, ho*c t n su&t c d li u cao.
N u có nhi u Data store cùng lưu tr m t vài n i dung d li u gi ng nhau thì h th ng lưu tr có th b lãng phí do trùng l*p d li u. Trong ví d v quy trình tính lư ng hình 3.5, n u phòng t ch c có lưu tr (copy) các b ng ch&m công theo dõi trách nhi m c a nhân viên trong công vi c hàng ngày thì d li u ch&m công s+ lưu hai n i: phòng t ch c và phòng k toán. N u lư c này ư c dùng xây d ng h th ng thông tin qu n lý b-ng máy tính (và m ng máy tính) thì d li u lưu 2 n i s+ b lãng phí ho*c không nh&t quán, có th c i ti n l i như trong hình 3.16:
Hình 3.16 Dòng d li u tính lư ng & qu n lý nhân viên trong t ch c D li u ch&m công D li u ch&m công 1.1 Ch m công Tính l ơng Qu n lý L 1.2 1.3 D1 H@ SƠ NV D li u ch&m công 1.0 P1 2.0 P2 D1 DATA D D 1.0 P1’ 2.0 P2’ D1 DATA D D 3.0 Update D D Hình 3.15. Phân l p các x lý gi ng nhau
3.4.3Tái c u trúc các ti n trình (Business Process Reengineering)
phân tích cách tái c&u trúc các ti n trình h th ng, chúng ta hãy xem ví d v h th ng xét duy t h p ng mua hàng c a công ty IBM (trư c n m 1993). H th ng nguyên th y ư c th c hi n qua 5 bư c:
1. Nhân viên bán hàng g i yêu c u *t mua hàng s lư ng l n n công ty. M t nhân viên c a công ty ti p nh n yêu c u và chu)n b h s cho khách hàng (Log Request),
2. H s chuy n n nhân viên khác ki!m tra kh n ng tài chính c a khách (Check Credit), 3. H s chuy n n nhân viên cho vay n xác nh chính sách tr góp (Modify Loan Agr.), 4. H s chuy n n nhân viên khác quy t nh lãi su&t tr góp (Determine Interest Rate), 5. H s chuy n n ngư(i qu n lý l p h p ng g i n nhân viên bán hàng.
Toàn b ti n trình x lý c a h th ng ư c v+ trong lư c DFD hình 3.17.
Trong quy trình này, áp ng cho m t yêu c u t# ngư(i ti p th viên thì h th ng ph i th c hi n tu n t 5 công vi c, m$i vi c do m t ngư(i th c hi n và trong th c t , hoàn t&t toàn b các th t c ph i m&t 6 ngày. Công vi c c a m$i ngư(i trong chu i công vi c trên s+ g m c hi u h s và gi i quy t công vi c trong ph m vi chuyên môn ư c giao. N u b% qua th(i gian chuy n h s t# ngư(i này sang ngư(i khác (k t# khi h s ư c chuy n i cho n khi nh n ư c), thì h n ch c a quy trình là nhi u ngư(i ph i l*p l i công vi c c hi u t#ng h s . H n n a, do s phân chia l nh v c chuyên môn, các nhân viên không th chia s+ công vi c v i nhau ư c. N u có m t nút th"t c chai trong chu i công vi c trên, nhi u h s b ách t"t cho dù có nhi u nhân viên ang rãnh.
1.0 Ti p nh n yêu c u D2 H@ SƠ TÍN DDNG Yêu c u H s yêu c u Lãi su&t Xác nh lãi su&t tr góp 4.0 Xác nh chính sách tr góp 3.0 Ki!m tra tình tr ng tín d ng 2.0 5.0 Phát sinh h p ng H p ng D1 H@ SƠ TI?N LÃI NV BÁNHÀNG NV BÁNHÀNG H s yêu c u Tr ng thái H s yêu c u H s yêu c u
kh"c ph c các khuy t i m, IBM quy t nh thay i c&u trúc th c hi n các ti n trình như trong hình 3.18(b). Thay vì m$i nhân viên ph trách th c hi n m t x lý, m$i ngu(i s+ th c hi n toàn b quy trình t# khi nh n yêu c u n khi l p h p ng. Theo cách này, s chuy n giao và c l i h s s+ không c n thi t n a, và th(i gian gi i quy t cho t#ng h s gi m áng k . Nhi u nhân viên có th chia s+ công vi c v i nhau vì t&t c m i ngư(i u làm gi ng nhau. Tuy nhiên, công vi c c a m t ngư(i nhân viên bây gi( s+ trãi r ng trên 5 l nh v c chuyên môn mà có th t#ng ngư(i nhân viên chưa trình gi i quy t tr n v3n, do ó s h tr t# các chuyên gia (specialists) là r&t c n thi t. S h tr này s+ không thư(ng xuyên vì sau m t th(i gian ki n th c c n thi t cho công vi c s+ d n d n ư c ngư(i nhân viên l nh h i y . T# phân tích này cho chúng ta lư c m i cho h th ng ư c v+ trong hình 3.19.
3.5 ÁNH GIÁ TÍNH KH THI C0A CÁC C I TI3N
Các c i ti n (thay i) ư c ưa ra sau khi phân tích là m c tiêu c a các d án xây d ng h th ng thông tin m i, nên các c i ti n ph i có tính kh thi. Tính kh thi c a các thay i ư c xem xét trên 3 khía c nh t ng quát như sau:
Hình 3.18 Phư ng pháp th c hi n c a IBM trư c (a) và sau (b) khi tái c&u trúc
X lý 2.0 X lý 3.0 X lý 4.0 X lý 5.0 X lý 2.0 X lý 3.0 X lý 4.0 X lý 5.0 Yêu c u 1 Yêu c u 2 H p ng 1 H p ng 2 X lý 1.0 X lý 1.0 NV.1 NV.2 NV.3 NV.4 NV.5 X lý 2.0 X lý 3.0 X lý 4.0 X lý 5.0 X lý 2.0 X lý 3.0 X lý 4.0 X lý 5.0 X lý 1.0 X lý 1.0 NV.1 NV.2 (a) (b) Yêu c u 1 Yêu c u 2 H p ng 1 H p ng 2
Hình 3.19 DFD-0 c a h th ng sau khi tái c&u trúc các ti n trình
1.0 X lý h p ng D2 HS TÍN DDNG Yêuc u H p ng D1 HS TI?N LÃI NV BÁNHÀNG CVIÊN T5 V8N Rate Tr ng thái D li u h tr
3.5.1N1ng l c c a h th ng m i i v i các k ho ch phát tri n t ch c.
Các t ch c c n phát tri n h th ng thông tin h tr cho các k ho ch t ng th và tích h p các h th ng qu n lý v i ho ch nh c&p cao. Các m c tiêu phát sinh t# m c ích c a t ch c là thành qu ph i t ư c t# các k ho ch c a t ch c, và h th ng thông tin óng vai trò là m t công c , phư ng ti n tr giúp th c hi n các k ho ch này b-ng cách ch' ra r-ng nó làm ư c nh ng gì giúp cho t ch c t ư c các m c tiêu theo k ho ch ã *t ra.
3.5.2Kh n1ng th8a mãn các tiêu chí ánh giá m c thành công (CSFs) c a t ch c
CSFs ư c hình thành t# l nh v c ho t ng c a t ch c, t# môi trư(ng mà t ch c ho t ng và t# phư ng pháp qu n lý c a các nhà qu n lý. Các CSFs là c s thi t l p các chu)n (standards) và quy t"c qu n lý trong t ch c. H th ng thông tin qu n lý m i c n làm th%a mãn t i a các CSF này.
3.5.3Ph m vi nh h ng c a h th ng thông tin m i trong t ch c.
H th ng thông tin m i thư(ng làm thay i trong cách qu n lý t ch c như thay i quy trình, ch c n ng c a h th ng ho*c các m i quan h gi a các h th ng. H th ng thông tin m i có th thành công v phư ng di n k thu t, nhưng có th gây ra nhi u v&n qu n lý ph c t p (như nh m c lao ng, tái b trí nhân l c có chuyên môn), làm cho t ch c ho t ng kém hi u qu . Các thay i có nhi u m c , t# vi c c i ti n nh% n c i ti n nh y v t. Các c i ti n nh% ít gây ra bi n ng (r i ro) trong t ch c, xác
su&t thành công cao nhưng mang l i nh ng thành t u c i ti n không áng k . Hình 3.20 di!n t 4 m c nh hư ng n t ch c c a h th ng thông tin m i: t ng hóa, h p lý hóa, tái c&u trúc ti n trình và chuy n d ch c c&u t ch c, liên quan n r i ro và thành t u t ư c.
a) T ng hóa
=ng d ng nguyên th y c a các h th ng thông tin d a trên máy tính là tr giúp cho ngư(i nhân viên th c hi n công vi c c a h m t cách có hi u qu và có n ng su&t cao, như:
- n gi n hóa các công vi c, làm gi m chi phí nhân công. - M0 r ng kênh bán hàng (ví d : *t hàng qua Website). - Rút ng"n th(i gian áp ng yêu c u.
- C i ti n ch&t lư ng thi t k s n ph)m (ví d : s d ng AutoCAD thi t k ).
b) H$p lý hóa
T ng hóa thư(ng gây ra hi n tư ng t i ưu c c b : công vi c các b ph n có tr giúp c a máy tính ư c th c hi n nhanh h n các b ph n khác. N u có m t n i b t"c ngh+n c chai trên dây chuy n t o ra giá tr thì hi u qu x lý c a h th ng c.ng không cao. H p lý hóa là s"p x p l i các công vi c trên dây chuy n s n xu&t, nh-m t n d ng t i a k t qu t o ra t# m$i công vi c, b% b t nh ng công vi c dư th#a.
R I R O T ng hóa H p lý hóa Tái c&u trúc ti n trình Chuy n d ch c c&u Th&p Cao Cao Th&p THÀNH T U Hình 3.20. T m nh hư ng n t ch c
c) Tái c u trúc ti n trình
Là vi c phân tích, ch n l a phư ng pháp th c hi n có hi u qu cao h n và vư t tr i h n so v i các phư ng pháp ã t#ng ư c áp d ng trong t ch c. Khi thay i cách th c hi n m c tiêu c a t ch c, các ti n trình và ngu n l c (con ngư(i, phư ng pháp, công c ) c n ph i s"p x p l i cho phù h p v i tính ch&t c a công vi c m i. Nhà sách Amazon.com chuy n h u h t các công vi c buôn bán sách truy n th ng sang bán sách i n t ; các công vi c chính trên dây chuy n bán sách u th c hi n trên máy tính thay cho các công vi c nhân công trư c ây. Nh( ó, nhà sách ã t n d ng thêm ư c hai ngu n l c m i t# xã h i ó là công ngh thông tin và m ng Internet. S tái c&u trúc ti n trình mang l i nhi u l i ích to l n, nhưng c.ng gây ra nhi u thách th c trong cách t ch c th c hi n: (1) c n nhân l c có chuyên môn phù h p, (2) c n th trư(ng ón nh n hình th c buôn bán này và (3) vư t qua nh.ng khó kh n v k thu t (website ho t ng b n b', áng tin c y) và pháp lý (lu t b n quy n cho sách i n t , thanh toán b-ng ti n i n t ).
d) Chuy n d ch cơ c u t ch c
Là thay i m c tiêu c a t ch c t p trung ngu n l c vào th m nh c a t ch c và h p tác v i nh ng i tác có n ng l c cao cùng t o ra s n ph)m d ch v vu t tr i. Thay vì s n xu&t toàn b s n ph)m, doanh nghi p ch' làm m t ph n c a s n ph)m mà nó có ưu th , ph n còn l i c a s n ph)m ư c chuy n sang các i tác có n ng l c cao h n. Như v y, s n ph)m và d ch v làm ra s+ có nhi u ưu th h n bình thư(ng ch&t lư ng và giá thành. Ví d , v i s tr giúp c a h th ng thông tin c ng tác (inter-organizational system, IOS), chi n lư c liên minh v i các i tác Flextronics International, Federal Express (FedEx) và UPS ã giúp cho Cisco tr thành m t doanh nghi p r&t thành công hi n nay. C.ng như các hãng s n xu&t thi t b công ngh cao khác như HP, IBM, Intel, và Nokia, Cisco không s n xu&t toàn b s n ph)m mà chuy n h u h t quy trình công ngh s n xu&t cho các hãng s n xu&t các nư c ang phát tri n như Trung Qu c, Malaysia và ài loan, t n d ng ngu n nhân l c r+ và th trư(ng ang phát tri n nhanh.
TÓM T&T N'I DUNG
Nh n th c hi n tr ng, mô hình hóa x lý, mô hình hóa d li u, phân tích các quy t"c qu n lý và ánh giá kh thi cho các c i ti n là nh ng n i dung chính trong chư ng 3.
Tìm hi u hi n tr ng là quá trình khám phá cách mà h th ng t o ra giá tr c ng thêm c a nó cho t ch c ho*c môi trư(ng qua các x lý và n i dung d li u ư c x lý. Vi c tìm hi u h th ng có th th c hi n b-ng nhi u cách khác nhau, và m i cách có ưu khuy t i m khác nhau trong t#ng hoàn c nh áp d ng. T&t c các kh o sát u ph i t o ra mô t chính xác và y v hi n tr ng và mong mu n c a ngư(i s d ng làm c s cho vi c phân tích c i ti n h th ng.
l p tài li u mô t cho h th ng ng th(i chia s+ s hi u bi t v h th ng v i nh ng ngư(i c ng tác phát tri n h th ng, k t qu kh o sát c n ph i h th ng hóa b-ng các lư c như DFD, ERD, kèm theo các mô t b sung như ngôn ng có c&u trúc gi n lư c, cây quy t nh, b ng quy t nh hay t#
i n d li u.
Lư c DFD dùng mô hình hóa các x lý c a h th ng hi n t i ho*c h th ng s+ xây d ng d a trên k thu t phân tích thi t k c&u trúc t# ngoài vào trong; lư c t ng quát nh&t là lư c ng c nh c a toàn h th ng ư c v+ trư c, sau ó là các lư c phân rã chi ti t hoá d n t#ng x lý c a h th ng. Các quy t"c v+ DFD và quy t"c phân rã DFD c n ph i tuân th khi t o lư c .
Lư c ERD dùng mô hình hóa d li u c a h th ng b-ng khái ni m th c th và quan h gi a các th c th . M$i th c th tư ng trưng cho m t nhóm i tư ng trong th gi i th c có chung m t s thu c tính mà h th ng c n lưu tr và x lý (th hi n c a th c th ). Các th c th có liên k t logic v i nhau hình thành m i quan h gi a các th c th ; là c s thi t l p các ràng bu c toàn v3n d li u c a h th ng.
Phân tích các quy t"c qu n lý c a t ch c là tìm ra ưu khuy t i m trong cách thi t l p các x lý, lưu tr d li u và cách nh ngh a quy trình x lý trong h th ng.
ánh giá kh thi cho các c i ti n là ki!m soát các ho t ng c i ti n (thay i) h th ng nh-m phòng tránh r i ro, kém hi u qu i v i t ch c, ho*c không ngu n l c th c hi n.
CÂU H(I ÔN T)P
1. Hãy cho bi t ý ngh a c a vi c phân tích h th ng i v i vi c phát tri n t ch c ?