Bán hàng (ho*c d ch v ) là ho t ng c b n c a t&t c các doanh nghi p nh-m th c hi n ch c n ng liên k t gi a s n xu&t và tiêu dùng. Ho t ng bán hàng, d tr hàng, trao i hàng ư c g i chung là lưu chuy n hàng hóa nh-m t o ra l i nhu n cho doanh nghi p. K toán quá trình kinh doanh là ph n ánh tình hình lưu chuy n hàng hóa v m*t giá tr và hi n v t (nh p kho, xu&t kho và tiêu th ), và xác
nh k t qu kinh doanh.
6.4.8K toán u t xây d ng cơ b n
u tư xây d ng c b n là quá trình chuy n m t ph n ngu n v n c a doanh nghi p (g i là v n u tư XDCB) thành tài s n c nh (c a hàng, m*t b-ng, v n phòng,… do doanh nghi p s h u) b-ng các d án u tư, t o ra n ng l c s n xu&t m i c n thi t cho ho t ng SXKD ho*c ph c v cho (i s ng c a ngư(i nhân viên trong doanh nghi p. Do ó, k toán u tư xây d ng c b n ph n ánh v n u tư xây d ng c b n và quy t toán v n u tư khi d án, công trình ã ư c nghi m thu, bàn giao.
6.4.9K toán các lo i ngu n v n trong doanh nghi p
B&t c doanh nghi p nào khi mu n ti n hành ho t ng s n xu&t kinh doanh c.ng u c n ph i có tài s n. Tài s n ư c t o ra t# ngu n v n c a doanh nghi p; t ng giá tr tài s n và t ng giá tr ngu n v n t o ra tài s n ch' là s th hi n trên hai m*t khác nhau c a m t lư ng tài s n duy nh&t c a doanh nghi p ( ư c th hi n b-ng nhau trên b ng cân i). Tuy nhiên, ngu n v n này ư c hình thành t# nhi u cách khác nhau như vay ti n, phát hành trái phi u, hay v n ch s h u; m$i lo i hình v n có chi phí s d ng khác nhau (vay ng"n h n, vay dài h n u ph i tr ti n l(i) do ó, vi c phân b t' l c a m$i lo i ngu n v n này như th nào t hi u qu u tư cao nh&t là r&t c n thi t.
6.5 H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ VFN PHÒNG
H th ng thông tin qu n lý v n phòng là m t h th ng qu n lý c s h t ng thông tin c a t ch c; nó có m c ích chính là làm cho các công vi c c a t ch c ư c th c hi n m t cách có hi u l c, có hi u qu và có ki!m soát.
Tính hi u l c th hi n m c tuân th và ch&p hành t&t c các yêu c u *t ra cho công vi c khi
công vi c ã ư c nh ngh a. i u này có liên quan n ph m vi trách nhi m, quy n h n c a ngư(i th#a hành c.ng như ng l c cho công vi c ư c th c hi n d a trên nh n th c c a ngư(i th#a hành và b n ch&t úng "n có tính thuy t ph c c a công vi c.
Tính hi u qu c a công vi c th hi n s cân i gi a l i ích t# công vi c và chi phí cho chính công
vi c ó. L i ích thu ư c t# công vi c là giá tr góp ph&n làm th%a mãn các m c tiêu ã ho ch nh c a t ch c. Tính hi u qu c a công vi c liên quan n cách nh ngh a công vi c (ví d : xác nh m c ưu tiên c a công vi c, yêu c u c a công vi c, k t qu c n ph i t, thông tin tr giúp), trách nhi m và quy n h n c a ngư(i th#a hành c.ng như cách t ch c, ph i h p các ngu n l c t o ra k t qu t i ưu.
Tính ki"m soát th hi n kh n ng có th giám sát, o lư(ng, i u khi n m i tr ng thái di!n bi n c a
công vi c. i u này ph thu c vào cách thi t l p các báo cáo công vi c và cách x lý các báo cáo c a ngư(i qu n lý.
t ư c m c ích này, h th ng thông tin v n phòng th c hi n các ch c n ng c b n như sau:
6.5.1Qu n lý các kênh thông tin trong t ch c
Kênh thông tin trong t ch c bao g m kênh thông tin hình th c và kênh thông tin phi hình th c liên l c bên trong t ch c và gi a t ch c v i môi trư(ng bên ngoài.
A. Các kênh thông tin hình th c trong t ch c ư c t o ra giúp cho các nhà qu n lý có thông tin áng tin c y ra quy t nh, ng th(i truy n t các quy t nh n các b ph n th#a hành. Kênh thông tin hình th c mang n i dung công vi c (ban hành quy t nh, phân công ho*c báo cáo) c n ph i
ư c quy nh trư c trên các thành t sau:
1. Ph ng ti n truy n tin, thư(ng là h th ng lưu chuy n v n thư (b-ng gi&y) truy n t n i dung thông tin mang tính pháp lý cao; ho*c có th là m ng máy tính, thư i n t , i n tho i, ho*c cu c h p có biên b n. Tùy theo tính ch&t yêu c u c a công vi c (“bình th ng”, “kh%n”, “m t”,…),
phư ng ti n truy n tin tư ng ng ph i tho mãn ư c các yêu c u này.
2. Khuông m.u cho thông tin. M$i công vi c thư(ng òi h%i các khuông m,u trình bày thích h p và
áp d ng th ng nh&t trong t ch c. Ví d , các báo cáo th ng kê cho các công vi c thư(ng xuyên l*p l i thư(ng có d ng b ng; các báo cáo t ng h p cho nhà lãnh o c&p cao thư(ng th hi n d ng bi u ; ho*c các lo i công v n thư(ng có t a , s công v n, n i dung tóm t"t, n i phát hành và ngư(i ký.
3. Trách nhi m x$ lý thông tin. M c ích c a vi c quy nh trách nhi m x lý thông tin là t ng
cư(ng tính ch&t hi u l c c a các yêu c u công vi c th hi n trên các kênh thông tin hình th c. Trách nhi m x lý thông tin thư(ng ư c ban hành cùng v i các tiêu chu)n x lý thông tin, ngư(i
g i và ngư(i nh n, ví d : th(i h n x lý, ch báo cáo k t qu theo nh k ho*c báo cáo t xu&t khi có r i ro.
4. Quy trình x$ lý. Quy trinh x lý ư c ban hành ch' rõ trình t x lý t#ng ph n c a công vi c qua ó t ch c quy nh cho các b ph n cùng ph i h p th c hi n công vi c m t cách t ng mà không c n ph i xin ý ki n ch' th . Quy trình ư c áp d ng th ng nh&t cho các công vi c thư(ng l*p l i, qua ó t ch c có th ki!m soát tr ng thái di!n bi n c a công vi c và c i ti n quy trình. B. Các kênh thông tin phi hình th c thư(ng ư c thi t l p qua các cu c h i th o, h i ngh ho*c các bu i h p không có biên b n. M c ích c a các kênh thông tin này là giúp ngư(i tham d có thêm thông tin c n thi t cho công vi c. cu c h p di!n ra t t 3p, h th ng thông tin v n phòng c n tr giúp x p l ch h p, g i thư m(i h p và g i các tài li u tham kh o trư c.
6.5.2Xác th c thông tin và phát hành tài li u
H u h t các kênh thông tin c n qu n lý trong t ch c là kênh thông tin hình th c – các tài li u c n ph i ư c xác nh n ngu n g c phát hành (ví d : ký tên, óng d&u).
6.5.3Phân ph i thông tin, tài li u
M t tài li u thư(ng ư c ph bi n n nhi u n i trong t ch c b-ng hình th c phát hành b-ng nhi u b n có n i dung gi ng nhau hoàn toàn (photocopy). Thông tin, tài li u là tài s n c a t ch c, do ó vi c phân ph i thông tin g"n li n v i trách nhi m c a ngư(i nh n thông tin, nên các tài li u ph i ư c phân ph i có ki!m soát - ch' nh ng ngư(i có trách nhi m m i ư c phép c. Tài li u ôi khi c n ph i ư c chuy n giao g&p gi i quy t công vi c c&p bách, do ó vi c phân ph i tài li u thư(ng g"n kèm v i các quy nh chuy n giao như kh)n, m t.
6.5.4Ki>m soát hi u l c c a tài li u
Thông tin có th(i gian s ng c a nó (th(i gian có giá tr s d ng, không ch' tham kh o) do ó i v i các lo i tài li u mang tính ki!m soát (như quy trình, v n b n ang trong th(i h n có hi u l c), h th ng qu n lý thông tin v n phòng c n ph i qu n lý ư c s thay i n i dung c a các lo i tài li u này qua các phiên b n ư c phát hành.N u m t tài li u h t hi u l c, nó c n ph i ư c thu h i ng th(i thông báo trong t ch c tránh hi u l m cho nh ng ngư(i ang ho*c s+ s d ng.
6.5.5Theo dõi k t qu x% lý c a các tài li u
Các kênh thông tin hình th c thu(ng mang yêu c u n ngư(i x lý. K t qu x lý m t yêu c u ôi khi s+ phát sinh m t yêu c u khác, như c i ti n công vi c ho*c s a sai, t o thành m t chu i công vi c c n th c hi n hoàn thi n yêu c u ban u. Do ó, vi c theo dõi k t qu th c hi n là giúp ngư(i qu n lý nh n th c ư c t c x lý công vi c trong t ch c ưa ra các bi n pháp phù h p.
6.5.6L u tr" thông tin, tài li u
H u h t các lo i thông tin (hình th c l,n phi hình th c) có giá tr s d ng lâu dài trong t ch c u c n ph i lưu tr trên các v t lưu tin như h s gi&y, t p tin, c s d li u trên máy và c qu n lý theo th(i gian s d ng c a các n i dung thông tin ư c lưu tr . Các phư ng pháp lưu tr có cùng nguyên t"c chung là ph i tìm u c n i dung thông tin ang ư c lưu tr m t cách nhanh chóng khi c n, và m$i phư ng pháp lưu tr thông tin ph i có phư ng pháp ph c h i thông tin tư ng ng.
TÓM T&T N'I DUNG
H th ng thông tin ti p th bán hàng
M i ho t ng ti p th bán hàng u liên k t v i nhu c u c a khách hàng trong th trư(ng m c tiêu, và sau ó là c g"ng làm th%a mãn các yêu c u này t t h n các i th c nh tranh. Thông tin t# môi trư(ng n t ch c và ngư c l i là c s ti n hành các ho t ng ti p th bán hàng.
Nghiên c u th trư(ng là xác nh m i quan h gi a ngư(i tiêu dùng, s n ph)m, phư ng pháp ti p th bán hàng, và ngu n l c th c hi n, phát hi n c h i kinh doanh, ánh giá n ng l c c a th trư(ng, và l p k ho ch ti p th . Phân khúc th trư(ng là cách ph bi n phân tích m i quan h gi a khách hàng và s n ph)m.
D báo nhu c u t p trung vào vi c xác nh s n ph)m m i là gì, s lư ng s+ ư c tiêu th là bao nhiêu và m c tiêu th s+ di!n bi n như th nào theo th(i gian d a trên 4 y u t : m c tiêu th s n ph)m, kh n ng cung c&p s n ph)m, *c tính s n ph)m và môi trư(ng c nh tranh.
Thi t l p quan h v i khách hàng là duy trì m i quan h t t 3p v i khách hàng có ư c ngu n l c c ng tác lâu dài b-ng nhi u cách: Làm tho mãn khách hàng khi khách hàng c n doanh nghi p, làm khách hàng trung thành v i doanh nghi p b-ng các chính sách ch m sóc khách hàng, t o ra ni m tin khách hàng, t o ra s n ph)m riêng bi t ph c v cho t#ng i tư ng.
Kênh bán hàng ph c v tr c ti p cho vi c bán hàng; h th ng c n h tr nh v n i bán hàng và áp d ng chính sách giá và chính sách ch m sóc khách hàng h p lý.
H th ng thông tin qu n lý s n xu t
Mua s"m v t tư nguyên li u không ch' là vi c mua bán, mà nó còn liên quan n qu n lý m c tiêu dùng v t tư tránh lãng phí, ch n nhà cung c&p phù h p v i k ho ch s n xu&t, àm phán có ư c giá và ch&t lư ng c a s n ph)m d ch v úng như mong mu n, và qu n lý các i u kho n h p
ng nh n bi t và ng phó v i r i ro.
M c ích c a qu n lý kho là gi m t i a chi phí (lưu kho l,n *t hàng) trong khi v,n áp ng ư c yêu c u s d ng nguyên v t li u; c hai phư ng pháp ‘xác nh m c t n kho an toàn’ và ‘xác nh m c *t hàng kinh t ’ u hư ng n m c ích này.
nh ngh a s n ph)m, thi t k s n ph)m, l p k ho ch s n xu&t và qu n lý ch&t lư ng s n xu&t là nh ng công vi c c b n bi n i nguyên li u thành s n ph)m cho th trư(ng. H th ng c n cung c&p phư ng ti n khách hàng t nh ngh a *c tính s n ph)m làm h hài lòng. Thi t k cho s n ph)m theo hư ng l"p ráp các mô un chu)n t o ra ưu th c nh tranh như giá r+, s d ng l i mô un ã thi t k , ít l$i và s n xu&t nhanh.
H th ng thông tin qu n lý ngu n nhân l c
Nhân l c là ngu n l c *c bi t trong t ch c v i 3 nguyên nhân (1) Quan h gi a ngư(i lao ng và ngư(i s d ng lao ng là quan h h p tác bình ng, (2) Nhân l c là ngu n l c có th t ng trư ng và (3) Hi u qu s d ng nhân l c ph thu c vào s k t h p hài hòa gi a nhu c u cá nhân và yêu c u c a t ch c; do ó các ch c n ng qu n lý nhân l c có nh ng i m *c thù như sau:
- Trong su t quá trình s d ng l o ng, h s v ngư(i nhân viên ph i ư c ghi nh n y làm c s cho vi c s d ng h p lý n ng l c c a ngư(i nhân viên qua quá trình công tác có b trí công tác và ánh giá k t qu , ng th(i phù h p v i nguy n v ng chính áng c a ngư(i nhân viên theo nguyên t"c rõ ràng, công b-ng và công khai.
- nh hư ng ngh nghi p và ào t o t o i u ki n cho ngư(i nhân viên phát huy t i a n ng l c c a mình cho t ch c và cho cá nhân
- Duy trì ngu n nhân l c hi n có b-ng các chính sách nhân s h p tình, h p lý, h p pháp tránh lãng phí do ph i tuy n d ng và ào t o nhân viên thay th .
H th ng thông tin tài chính k toán
H th ng thông tin tài chính k toán là h th ng ph n ánh chi ti t s bi n i c a tài s n trong t ch c, ư c th hi n b-ng thư c o ti n t , ngư(i qu n lý nh n th c ư c th c tr ng và di!n bi n c a các ho t ng trong t ch c. H th ng thông tin tài chính k toán d a trên k toán chi ti t và k toán t ng h p. K toán chi ti t s d ng ch ng t# ph n ánh chi ti t các nghi p v kinh t , và th hi n các phân tích vào trong h th ng các tài kho n b-ng bút toán nh kho n và ghi s kép. D a trên h th ng các tài kho n, k toán t ng h p th hi n k t qu phân tích quá trình s d ng ngu n v n m c t ng quát b-ng b ng cân i k toán, và báo cáo k t qu ho t ng kinh doanh. Các nghi p v k toán ph n ánh chi ti t s bi n i c a t#ng lo i tài s n theo các ho t ng c a t ch c, như tài s n c
nh, nguyên v t li u, ti n lư ng, chi phí, thành ph)m, tiêu th thành ph)m, kinh doanh,…
H th ng thông tin qu n lý v1n phòng
H th ng thông tin v n phòng qu n lý c s h t ng thông tin c a t ch c công vi c c a t ch c ư c th c hi n m t cách có hi u l c, có hi u qu và có ki!m soát. Các kênh thông tin hình th c trong t ch c giúp cho các nhà qu n lý có thông tin áng tin c y ra quy t nh, ng th(i truy n t các quy t nh n các b ph n th#a hành. Phư ng ti n truy n tin, khuông m,u cho thông tin, trách nhi m x lý tin, và quy trình x lý ph i ư c nh ngh a rõ trên kênh này.
CÂU H(I ÔN T)P
1. Hãy cho bi t ý ngh a và vai trò c a h th ng thông tin ti p th bán hàng i v i m t doanh nghi p. 2. Hãy cho bi t các i tư ng nghiên c u c a h th ng thông tin ti p th bán hàng.
3. Phân khúc th trư(ng là gì, và x lý trên phân khúc th trư(ng là gì.
4. Hãy so sánh ưu khuy t i m c a các phư ng pháp dùng phi u th m dò, dùng Email và dùng