Các c i ti n (thay i) ư c ưa ra sau khi phân tích là m c tiêu c a các d án xây d ng h th ng thông tin m i, nên các c i ti n ph i có tính kh thi. Tính kh thi c a các thay i ư c xem xét trên 3 khía c nh t ng quát như sau:
Hình 3.18 Phư ng pháp th c hi n c a IBM trư c (a) và sau (b) khi tái c&u trúc
X lý 2.0 X lý 3.0 X lý 4.0 X lý 5.0 X lý 2.0 X lý 3.0 X lý 4.0 X lý 5.0 Yêu c u 1 Yêu c u 2 H p ng 1 H p ng 2 X lý 1.0 X lý 1.0 NV.1 NV.2 NV.3 NV.4 NV.5 X lý 2.0 X lý 3.0 X lý 4.0 X lý 5.0 X lý 2.0 X lý 3.0 X lý 4.0 X lý 5.0 X lý 1.0 X lý 1.0 NV.1 NV.2 (a) (b) Yêu c u 1 Yêu c u 2 H p ng 1 H p ng 2
Hình 3.19 DFD-0 c a h th ng sau khi tái c&u trúc các ti n trình
1.0 X lý h p ng D2 HS TÍN DDNG Yêuc u H p ng D1 HS TI?N LÃI NV BÁNHÀNG CVIÊN T5 V8N Rate Tr ng thái D li u h tr
3.5.1N1ng l c c a h th ng m i i v i các k ho ch phát tri n t ch c.
Các t ch c c n phát tri n h th ng thông tin h tr cho các k ho ch t ng th và tích h p các h th ng qu n lý v i ho ch nh c&p cao. Các m c tiêu phát sinh t# m c ích c a t ch c là thành qu ph i t ư c t# các k ho ch c a t ch c, và h th ng thông tin óng vai trò là m t công c , phư ng ti n tr giúp th c hi n các k ho ch này b-ng cách ch' ra r-ng nó làm ư c nh ng gì giúp cho t ch c t ư c các m c tiêu theo k ho ch ã *t ra.
3.5.2Kh n1ng th8a mãn các tiêu chí ánh giá m c thành công (CSFs) c a t ch c
CSFs ư c hình thành t# l nh v c ho t ng c a t ch c, t# môi trư(ng mà t ch c ho t ng và t# phư ng pháp qu n lý c a các nhà qu n lý. Các CSFs là c s thi t l p các chu)n (standards) và quy t"c qu n lý trong t ch c. H th ng thông tin qu n lý m i c n làm th%a mãn t i a các CSF này.
3.5.3Ph m vi nh h ng c a h th ng thông tin m i trong t ch c.
H th ng thông tin m i thư(ng làm thay i trong cách qu n lý t ch c như thay i quy trình, ch c n ng c a h th ng ho*c các m i quan h gi a các h th ng. H th ng thông tin m i có th thành công v phư ng di n k thu t, nhưng có th gây ra nhi u v&n qu n lý ph c t p (như nh m c lao ng, tái b trí nhân l c có chuyên môn), làm cho t ch c ho t ng kém hi u qu . Các thay i có nhi u m c , t# vi c c i ti n nh% n c i ti n nh y v t. Các c i ti n nh% ít gây ra bi n ng (r i ro) trong t ch c, xác
su&t thành công cao nhưng mang l i nh ng thành t u c i ti n không áng k . Hình 3.20 di!n t 4 m c nh hư ng n t ch c c a h th ng thông tin m i: t ng hóa, h p lý hóa, tái c&u trúc ti n trình và chuy n d ch c c&u t ch c, liên quan n r i ro và thành t u t ư c.
a) T ng hóa
=ng d ng nguyên th y c a các h th ng thông tin d a trên máy tính là tr giúp cho ngư(i nhân viên th c hi n công vi c c a h m t cách có hi u qu và có n ng su&t cao, như:
- n gi n hóa các công vi c, làm gi m chi phí nhân công. - M0 r ng kênh bán hàng (ví d : *t hàng qua Website). - Rút ng"n th(i gian áp ng yêu c u.
- C i ti n ch&t lư ng thi t k s n ph)m (ví d : s d ng AutoCAD thi t k ).
b) H$p lý hóa
T ng hóa thư(ng gây ra hi n tư ng t i ưu c c b : công vi c các b ph n có tr giúp c a máy tính ư c th c hi n nhanh h n các b ph n khác. N u có m t n i b t"c ngh+n c chai trên dây chuy n t o ra giá tr thì hi u qu x lý c a h th ng c.ng không cao. H p lý hóa là s"p x p l i các công vi c trên dây chuy n s n xu&t, nh-m t n d ng t i a k t qu t o ra t# m$i công vi c, b% b t nh ng công vi c dư th#a.
R I R O T ng hóa H p lý hóa Tái c&u trúc ti n trình Chuy n d ch c c&u Th&p Cao Cao Th&p THÀNH T U Hình 3.20. T m nh hư ng n t ch c
c) Tái c u trúc ti n trình
Là vi c phân tích, ch n l a phư ng pháp th c hi n có hi u qu cao h n và vư t tr i h n so v i các phư ng pháp ã t#ng ư c áp d ng trong t ch c. Khi thay i cách th c hi n m c tiêu c a t ch c, các ti n trình và ngu n l c (con ngư(i, phư ng pháp, công c ) c n ph i s"p x p l i cho phù h p v i tính ch&t c a công vi c m i. Nhà sách Amazon.com chuy n h u h t các công vi c buôn bán sách truy n th ng sang bán sách i n t ; các công vi c chính trên dây chuy n bán sách u th c hi n trên máy tính thay cho các công vi c nhân công trư c ây. Nh( ó, nhà sách ã t n d ng thêm ư c hai ngu n l c m i t# xã h i ó là công ngh thông tin và m ng Internet. S tái c&u trúc ti n trình mang l i nhi u l i ích to l n, nhưng c.ng gây ra nhi u thách th c trong cách t ch c th c hi n: (1) c n nhân l c có chuyên môn phù h p, (2) c n th trư(ng ón nh n hình th c buôn bán này và (3) vư t qua nh.ng khó kh n v k thu t (website ho t ng b n b', áng tin c y) và pháp lý (lu t b n quy n cho sách i n t , thanh toán b-ng ti n i n t ).
d) Chuy n d ch cơ c u t ch c
Là thay i m c tiêu c a t ch c t p trung ngu n l c vào th m nh c a t ch c và h p tác v i nh ng i tác có n ng l c cao cùng t o ra s n ph)m d ch v vu t tr i. Thay vì s n xu&t toàn b s n ph)m, doanh nghi p ch' làm m t ph n c a s n ph)m mà nó có ưu th , ph n còn l i c a s n ph)m ư c chuy n sang các i tác có n ng l c cao h n. Như v y, s n ph)m và d ch v làm ra s+ có nhi u ưu th h n bình thư(ng ch&t lư ng và giá thành. Ví d , v i s tr giúp c a h th ng thông tin c ng tác (inter-organizational system, IOS), chi n lư c liên minh v i các i tác Flextronics International, Federal Express (FedEx) và UPS ã giúp cho Cisco tr thành m t doanh nghi p r&t thành công hi n nay. C.ng như các hãng s n xu&t thi t b công ngh cao khác như HP, IBM, Intel, và Nokia, Cisco không s n xu&t toàn b s n ph)m mà chuy n h u h t quy trình công ngh s n xu&t cho các hãng s n xu&t các nư c ang phát tri n như Trung Qu c, Malaysia và ài loan, t n d ng ngu n nhân l c r+ và th trư(ng ang phát tri n nhanh.
TÓM T&T N'I DUNG
Nh n th c hi n tr ng, mô hình hóa x lý, mô hình hóa d li u, phân tích các quy t"c qu n lý và ánh giá kh thi cho các c i ti n là nh ng n i dung chính trong chư ng 3.
Tìm hi u hi n tr ng là quá trình khám phá cách mà h th ng t o ra giá tr c ng thêm c a nó cho t ch c ho*c môi trư(ng qua các x lý và n i dung d li u ư c x lý. Vi c tìm hi u h th ng có th th c hi n b-ng nhi u cách khác nhau, và m i cách có ưu khuy t i m khác nhau trong t#ng hoàn c nh áp d ng. T&t c các kh o sát u ph i t o ra mô t chính xác và y v hi n tr ng và mong mu n c a ngư(i s d ng làm c s cho vi c phân tích c i ti n h th ng.
l p tài li u mô t cho h th ng ng th(i chia s+ s hi u bi t v h th ng v i nh ng ngư(i c ng tác phát tri n h th ng, k t qu kh o sát c n ph i h th ng hóa b-ng các lư c như DFD, ERD, kèm theo các mô t b sung như ngôn ng có c&u trúc gi n lư c, cây quy t nh, b ng quy t nh hay t#
i n d li u.
Lư c DFD dùng mô hình hóa các x lý c a h th ng hi n t i ho*c h th ng s+ xây d ng d a trên k thu t phân tích thi t k c&u trúc t# ngoài vào trong; lư c t ng quát nh&t là lư c ng c nh c a toàn h th ng ư c v+ trư c, sau ó là các lư c phân rã chi ti t hoá d n t#ng x lý c a h th ng. Các quy t"c v+ DFD và quy t"c phân rã DFD c n ph i tuân th khi t o lư c .
Lư c ERD dùng mô hình hóa d li u c a h th ng b-ng khái ni m th c th và quan h gi a các th c th . M$i th c th tư ng trưng cho m t nhóm i tư ng trong th gi i th c có chung m t s thu c tính mà h th ng c n lưu tr và x lý (th hi n c a th c th ). Các th c th có liên k t logic v i nhau hình thành m i quan h gi a các th c th ; là c s thi t l p các ràng bu c toàn v3n d li u c a h th ng.
Phân tích các quy t"c qu n lý c a t ch c là tìm ra ưu khuy t i m trong cách thi t l p các x lý, lưu tr d li u và cách nh ngh a quy trình x lý trong h th ng.
ánh giá kh thi cho các c i ti n là ki!m soát các ho t ng c i ti n (thay i) h th ng nh-m phòng tránh r i ro, kém hi u qu i v i t ch c, ho*c không ngu n l c th c hi n.
CÂU H(I ÔN T)P
1. Hãy cho bi t ý ngh a c a vi c phân tích h th ng i v i vi c phát tri n t ch c ? 2. Hãy cho bi t vai trò c a vi c nh n th c hi n tr ng i v i vi c phân tích h th ng ? 3. Công vi c kh o sát hi n tr ng c n th%a mãn nh ng i u ki n gì ?
4. Hãy phân bi t gi a phư ng pháp ph%ng v&n nhóm và phư ng pháp JAD (joint Application Design).
5. Hãy cho bi t nh ng y u t nào giúp Amazon.com thành công trong l nh v c bán sách i n t thay vì bán sách truy n th ng ?
6. Hãy cho bi t n i dung chính trong vi c phân tích thi t k hư ng c&u trúc là gì ? 7. Th c th khác v i th hi n nh ng i m nào ?
8. Khóa c a th c th là gì ?
9. Hãy phân bi t gi a quan h và th c th quan h .
CH*N CÂU TR L+I ÚNG
10.Nh ng ho t ng nào không ph i là tìm hi u (nh n th c v ) hi n tr ng c a h th ng a) Tìm hi u các quy t"c qu n lý ang ư c áp d ng
b) Tìm hi u các công vi c ang ư c th c hi n bên trong h th ng
c) Tìm hi u các yêu c u ho*c mong mu n c a nh ng ngư(i làm trong h th ng d) Tìm ki m các công ngh m i c i ti n h th ng
11.Khuy t i m chính c a phư ng pháp làm m,u th là
a) Ngư(i s d ng can thi p quá sâu vào công vi c thi t k h th ng b) Khó l*p ư c k ho ch th c hi n
c) Ngư(i s d ng *t ra quá nhi u yêu c u chi ti t
d) Khó xác nh ư c các x lý ti m )n - không th hi n trên các giao di n
12.Công vi c phân tích ưu khuy t i m c a h th ng s+ ư c b"t u th c hi n vào lúc nào ? a) Sau khi có DFD m c v t lý cho h th ng hi n t i
b) Sau khi có DFD m c lu n lý cho h th ng hi n t i c) Sau khi có DFD m c lu n lý cho h th ng tư ng lai
d) Sau khi có DFD m c v t lý cho h th ng tư ng lai
13.Phân tích h th ng s n xu&t kinh doanh c a m t doanh nghi p là các ho t ng … a) Phân tích các ti n trình bán hàng
b) Phân tích các ti n trình s n xu&t c) Phân tích các ti n trình qu n lý
d) Phân tích các ti n trình góp ph n t o ra giá tr cho doanh nghi p
14.Vai trò c a các lư c DFD, ERD i v i vi c phát tri n h th ng thông tin trong t ch c là a) chia s+ s hi u bi t v m t h th ng thông tin gi a nh ng ngư(i tham gia phát tri n h
th ng thông tin ó
b) h th ng hóa ki n th c hi u bi t c a m$i cá nhân v m t h th ng thông tin c) h n ch s d ng các o n v n mô t dài dòng.
d) C a, b và c u úng
BÀI T)P
Bài t p DFD 1. M t c a hàng bán qu n áo mu n thi t l p m t h th ng giám sát bán hàng. C a hàng s d ng b n copy c a các biên lai thu ti n ư c giao khách hàng c p nh t h s hàng ã bán (Goods Sold File), h s hàng t n kho (Inventory File), và h s doanh thu (Sales Total File). C a hàng s d ng các h s này phát sinh báo cáo *t mua thêm hàng cho nhà kho và báo cáo cho ngư(i qu n lý. Hãy v+ lư c ng c nh và DFD level 0 cho h th ng.
Bài t p DFD 2. Công ty Wonder Widget (WWC) có m t h th ng giám sát các n *t hàng t# khách hàng. WWC l&y mã s c a các món hàng ư c yêu c u t# danh m c hàng (Master Item Number List), l&y n giá c a món hàng t# h s giá (Master Price List), và ki!m tra m c tín d ng c a khách hàng trong h s tín d ng (Credit Rating File). Các phi u *t hàng ư c ch&p nh n s+ lưu trong h s *t hàng ư c ch&p nh n (Accepted Orders File), các phi u *t hàng b t# ch i ư c lưu trong h s *t hàng b t# ch i (Rejected Orders File). H th ng kho ư c ki!m tra xem s lư ng hàng có cho các phi u *t hàng ư c ch&p nh n không. N u , phi u *t hàng ư c phê duy t và g i n trung tâm giao hàng. N u không , phi u s+ b t# ch i và ưa vào h s *t hàng b t# ch i. H s *t hàng b t# ch i ư c dùng phát sinh báo cáo phi u *t hàng b t# ch i cho giám c c a WWC. Hãy v+ lư c ng c nh và DFD level 0 cho h th ng.
Bài t p DFD 3. Yukky Yuk's Burger là m t qu y Kiosque bán bánh mì ham-burger và nư c ng t cho khách vãng lai. Khi khách hàng *t mua bánh t i c a s *t hàng, cô nhân viên ti p tân ghi vào phi u và *t nó lên k mua hàng. Cô u b p c phi u l&y t# k mua hàng và chu)n b các nguyên li u c n thi t. N u c n nguyên li u, cô ta s+ l&y chúng t# t l nh. N u t l nh h t nguyên li u, cô ta s+ l&y chúng t# nhà kho b sung cho t l nh. Khi th c n ư c n&u xong, cô ta s+ gói l i và *t chúng lên khai ch a. Cô nhân viên ph c v c phi u t# k mua hàng, l&y th c n t# khai ch a, l&y nư c ng t t# t l nh và b% t&t c vào túi chuy n cho cô nhân viên bán hàng thu ti n và giao th c n cho khách hàng t i qu y thu ti n. N u t l nh h t nư c ng t, cô nhân viên ph c v s+ b sung thêm t# nhà kho. Hãy v+ lư c ng c nh và DFD level 0 cho h th ng.
Bài t p DFD 4. Project Inc. là m t công ty máy tính có kho ng 500 l p trình viên và phân tích viên. Công ty lưu h s v t&t c nhân viên, k n ng c a h , d án ư c giao, và n i ang làm vi c. Nhân viên m i ư c tuy n d ng b i trư ng phòng nhân s , d a trên d li u trong n xin vi c và báo cáo ánh giá t# ngư(i qu n lý ã ph%ng v&n các ng c viên. Các ng c viên có n ng l c có th n p n xin vi c b&t k lúc nào, n c a h ư c lưu vào h s . Khi có m t công vi c m i m t trung tâm, trư ng trung tâm thông báo cho trư ng phòng nhân s và g i b n *c t công vi c n ó. Trư ng