II. GIAI ĐOẠN 2– LẬP KẾ HOẠCH.
1. Bƣớc 4: Lên kế hoạch thực hiện.
Trên thực tế, người ta thường lập kế hoạch chi tiết cho một chương trình truyền thông vào giai đoạn cuối cùng (sau khi đã đi đến thông nhất PTTT, thông điệp, thời gian trình diễn sản phẩm…). Tuy nhiên, như vậy thường gặp phải vấn đề: đôi khi chương trình bị phụ thuộc quá nhiều vào các nguồn lực bên ngoài (kinh phí, nhân lực, vật lực…), hoặc bị gò bó, ép buộc nội dung trong các phương tiện đã chọn lựa trước…
Trong bước này cần xác định:
Lực lƣợng tham gia: Truyền thông viên, cộng tác viên truyền thông,
khách mời, sự tham gia của các cấp chính quyền, đoàn thể, lực lượng tình nguyện, lực lượng đảm bảo an ninh trật tự, chuyên gia y tế, các nhà khoa học, chính trị, nghệ sỹ, các chuyên viên kỹ thuật, người hướng dẫn tham quan, tổ chức hội thảo…
Vật lực: Phương tiện chuyên chở, phương tiện kỹ thuật, dụng cụ, hội
trường…
Cần lưu ý rằng nguồn lực phải tương xứng với quy mô và thời gian của chương trình. Trong bước này, người/nhóm lập kế hoạch cũng cần xác định thời gian, địa điểm, quy mô của chương trình một cách đầy đủ, chi tiết.
Thời gian:
+ Chương trình bắt đầu vào khi nào? + Chương trình kéo dài bao nhiêu ngày?...
Chương trình nên tổ chức vào các ngày sự kiện (ngày Môi trường thế giới, ngày quốc tế lao động,…), nếu mục tiêu của chương trình có liên quan trực tiếp với nội dung của ngày sự kiện đó. Trong trường hợp chương trình tổ chức không trùng ngày sự kiện thì hải tránh các ngày kỵ (có thể là ngày thời tiết không thuận lợi, ngày lễ, tết, thời vụ đánh bắt hải sản, vụ làm nương, mùa ôn thi của sinh viên…).
Địa điểm:
+ Cần ở gần khu vực dễ tập trung sự chú ý của công chúng.
+ Ở nơi có vấn đề bức xúc về môi trường hoặc ở nơi có thành tích về bảo vệ môi trường (truyền thông theo mô hình).
+ Địa điểm ra quân ở nơi có sự kiện, liên quan đến ngày sự kiện, để gắn kết nội dung truyền thông với nội dung của ngày sự kiện.
Vấn đề cần chú ý khi chọn địa điểm là:
+ Đủ chỗ cho các lực lượng tham gia.
+ Thuận tiện cho việc triển khai các hoạt động đi kèm (tổ chức trò chơi, trồng cây, dọn vệ sinh, tái tạo nguồn lợi…).
+ Có chỗ giữ phương tiện. + Không cản trở giao thông.
+ Dễ bảo đảm an ninh trật tự.
Quy mô: Xác định rõ quy mô cấp nào: Xã, huyện, tỉnh, vùng, quốc
gia…. Quy mô của chương trình phải đáp ứng mục tiêu và mục tiêu đó phải phản ánh nhu cầu đồng nhất của cộng đồng - đối tượng truyền thông trong toàn bộ phạm vi của chiến dịch.