Trước hết, mỗi phòng, ban, đơn vị chuyên môn thuộc UBND thị xã Sơn Tây cần phải xác định việc phân tích công việc, xác định vị trí việc làm là một nhiệm vụ quan trọng của đơn vị mình. Phải thấy rõ được lợi ích, vai trò của việc phân tích công việc, xây dựng vị trí việc làm là để bố trí, sắp xếp, tuyển dụng đúng người, góp phần đảm bảo số lượng, chất lượng công chức để nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan đơn vị chứ không phải với mục tiêu chính là tinh giản biên chế.
UBND thị xã cần phối hợp với Sở Nội vụ thành phố, để có được bản hướng dẫn xác định việc làm một cách chi tiết và định lượng hơn. Việc xác định vị trí việc làm phải được tiến hành trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao của đơn vị. Phải trên cơ sở đó xác định xem tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã phải làm những công việc gì, xác định rõ quy trình để tiến hành các công việc. Trên cơ sở đó mới tiến hành phân tích công việc, xác định vị trí việc làm cho từng công việc để thực hiện được các chức năng, nhiệm vụ được giaọ Việc phân tích công việc, xác định vị trí việc làm phải dựa trên quan điểm việc tìm người chứ không phải người tìm việc. Chỉ khi có công việc mới phát sinh thì mới tiến hành tìm người phù hợp cho công việc
đó. Đối với UBND thị xã Sơn Tây do việc phân tích công việc, xác định vị trí việc làm được thực hiện với những công việc đã có người đảm nhận rồi thì việc xác định vị trí việc làm trên cơ sở người trực tiếp thực hiện công việc đó tự thống kê các công việc của mình, rồi tự ước tính thời gian và số lượng công việc hoàn thành trong năm. Bảng thống kê công việc cá nhân này bị ảnh hưởng nhiều bởi cá nhân mỗi công chức làm việc. Dó đó, để việc thống kê công việc cá nhân của công chức được khách quan và chính xác nhất thì bảng Thống kê công việc cá nhân cần phải cụ thể hơn, thời gian thực hiện công việc cần phải rõ ràng hơn, đồng thời đối với từng công việc phải nêu rõ quy trình để có thể thực hiện một công việc và mỗi bước để thực hiện công việc cần phải lượng hóa cụ thể. Từ đó, tính ra thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước của công việc và của cả công việc đó. Trên cơ sở, các bản thống kê công việc cá nhân thì cần có sự đối chiếu giữa các cá nhân cùng thực hiện một công việc để xác định được thời gian trung bình để hoàn thành công việc. Đồng thời, để đảm bảo việc thống kê công việc cá nhân, với việc ước tính thời gian hoàn thành và tính toán số lượng đầu ra của công việc có hiệu quả thì người quản lý trực tiếp công chức phải giám sát thật chặt chẽ thời gian thực hiện đểđảm bảo việc thống kê là chính xác và hợp lý.
Đối với các yếu tố ảnh hưởng cần định lượng hay làm rõ sự tác động của các yếu tố này đến thời gian hoàn thành công việc, số lượng công việc hoàn thành, chứ nhiều yếu tố ảnh hưởng rất chung chung dẫn đến không xác định rõ nó ảnh hưởng trực tiếp như thế nào đến tiến độ, số lượng công việc được hoàn thành thì khi đó mới xác định được chính xác số vị trí việc làm cần có.
UBND thị xã cần phải xác định việc xác định vị trí việc làm sẽ phải có tăng, có giảm biên chế. Đối với chỗ nào cần tăng thì đề xuất với UBND thành phố để tăng người để thực hiện nhiệm vụ, chứ không phải vì đang thực hiện chủ trương tinh giản biên chế, không để tăng biên chế mà không xin thêm
người, phải xin người để làm việc vì yêu cầu của công việc, đồng thời với đó thì chỗ nào thừa thì phải kiên quyết sắp xếp bố trí lại, có thể điều chuyển sang chỗ thiếu hoặc thực hiện tinh giản biên chế để đảm bảo phù hợp với số lượng theo vị trí việc làm. Việc xác định vị trí việc làm cần phải tiến hành trên cơ sở trung thực, khách quan không vì các yếu tố tác động mà ảnh hưởng đến sự chính xác của việc phân tích công việc, xác định vị trí việc làm.
3.2.2. Nâng cao hiệu quảviệc tuyển dụng công chức
Ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Sơn Tây, trước hết cần phải rà soát lại số lượng công chức hiện có của đơn vị, bố trí lại các công chức bố trí không phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ của họ (19.2% công chức không được bố trí phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ, Biểu đồ 2.3), sắp xếp lại các công chức trong các phòng, ban. Sau khi đã bố trí sắp xếp lại các công chức hiện có thì tiến hành thật tốt việc phân tích công việc, xác định vị trí việc làm để cho ra được bản phân tích công việc, xác định vị trí việc làm sát thực tế nhất, trên cơ sở đó mới tiến hành đăng ký chỉ tiêu tuyển dụng. Chỉ đăng ký tuyển dụng ở những phòng, ban nào còn thiếu người trong khi khối lượng công việc thì lớn trên cơ sở bản phân tích công việc, xác định vị trí việc làm, không tiến hành tuyển dụng tràn lan, tuyển dụng thêm vào những phòng, ban đã đủ chỉ tiêu biên chế. Nội dung, hình thức, quy trình tuyển dụng phải đảm bảo khách quan, trung thực, chặt chẽ, công khai, minh bạch, cạnh tranh, đúng pháp luật.
Để có cơ sở rộng rãi cho việc lựa chọn, tuyển dụng được nhiều công chức tốt, có năng lực, tạo sự chủ động về nguồn công chức, UBND thị xã cần mở rộng diện công chức nguồn, có nguồn tại chỗ, nguồn trực tiếp, nguồn từ xa, nguồn lâu dài, cần tạo lập thị trườnglao động riêngổn định cho thị xã. Có chính sách thu hút số sinh viên suất sắc ở các trường đại học; lập số liệu, thống kê, tổng hợp số lượng những học sinh giỏi của thị xã tốt nghiệp cao
đẳng, đại học, sau đại học ở trong nước và quốc tế về làm việc tại thị xã. Đây là một nguồn rất quan trọng nếu thu hút được về với thị xã thì sẽ rất tốt vì họ được sinh ra và lớn lên tại thị xã nên tình cảm với quê hương là rất lớn, đồng thời họ được sinh sống và làm việc gần gia đình thì sự gắn bó, tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ sẽ tốt hơn những người ở xa đến làm việc tại thị xã.
Đã đến lúc cần nghiên cứu lại việc có nên để cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức tổ chức thi tuyển như hiện nay hay phân cấp cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tuyển dụng tổ chức thi tuyển vì chỉ có cơ quan trực tiếp sử dụng đơn vị mới nắm được mình cần gì cho phù hợp với đơn vị mình, trong đó chú trọng thi vấn đáp, thi ứng xử tình huống để tuyển công chức cho cơ quan, đơn vị mình. Đồng thời cần tăng cường việc ứng dụng công nghệ tin học vào thi tuyển, thi nâng ngạch công chức. Hình thức thi này đảm bảo được nguyên tắc cạnh tranh khách quan, công bằng, minh bạch, thực tài và hạn chế được tiêu cực trong thi cử. Cùng với đó nên bổ sung khâu phỏng vấn trong thi tuyển để lựa chọn được người phù hợp nhất vào cơ quan. Bởi vì hoạt động công vụ của công chức bao gồm cả các kỹ năng giao tiếp, ứng xử giữa công chức với công chức cùng và khác cấp hành chính, giữa công chức với nhân dân, tổ chức. Do vậy, thông qua phỏng vấn mới có thể nhận biết, lựa chọn được ứng viên có phẩm chất, năng lực, kỹ năng thực sự trong quan hệ giao tiếp, ứng xử phù hợp nhất cho vị trí việc làm cụ thể cần tuyển dụng. Đồng thời đối với các đề thi đặc biệt là đề thi môn chuyên ngành cần phải ra đề bám sát vào những nội dung công việc mà người dự tuyển đăng ký để đánh giá xem họ có am hiểu về công việc mà họ đăng ký tuyển dụng không, họ có năng lực để thực hiện các công việc đó không, cùng với đó, trong đề thi cần có thêm các bài tập tình huống để xem khả năng xử lý vấn đề của người dự tuyển ra saọ
Có thể nghiên cứu áp dụng chế độ hợp đồng lao động trong những trường hợp cần thiết. Bên cạnh việc thực hiện chế độ tuyển dụng lâu dài vào
nền công vụ, thực hiện chế độ ký hợp đồng đối với những người có đủ điều kiện tiêu chuẩn để làm những công việc phù hợp trong những trường hợp cần thiết mà vẫn đảm bảo không tăng biên chế. Theo đó, thực hiện việc tuyển dụng công chức theo hình thức hợp đồng lao động có thời hạn để đáp ứng các giai đoạn phải thực hiện các nhiệm vụ có khối lượng công việc lớn, phạm vi phục vụ rộng. Thẩm quyền tuyển dụng công chức hợp đồng lao động và thực hiện việc ký hợp đồng lao động nên giao cho người đứng đầu đơn vị.
3.2.3. Nâng cao hiệu quả sử dụng công chức
Chủ tịch Hồ Chí Minh dạy: phải khéo dùng cán bộ, không ai cái gì cũng tốt, cái gì cũng haỵ Vì vậy, chúng ta phải khéo dùng người, sửa chữa những khuyết điểm cho họ, giúp đỡ ưu điểm của họ. Thường chúng ta không biết tùy tài mà dùng ngườị Thí dụ: thợ rèn thì bảo đi đóng tủ, thợ mộc thì bảo đi rèn đaọ Thành thử hai người đều lúng túng. Nếu biết tùy tài mà dùng người, thì hai người đều thành công. Bác còn chỉ rõ: phải biết sử dụng, cất nhắc, đề bạt công chức một cách cho đúng[29,tr.274].
Lựa chọn người tài đã khó, làm sao để khai thác được hết năng lực, khả năng, sở trường của họ lại càng khó hơn. Hiện tại, tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Sơn Tây theo khảo sát cho thấy có 19.2% công chức không được bố trí đúng chuyên môn nghiệp vụ, điều này làm cho công chức không phát huy được hết tài năng, năng lực, sở trưởng… Vì vậy, UBND thị xã cần thường xuyên đổi mới, rà soát để bảo đảm việc bố trí, sử dụng, luân chuyển công chức đúng tiêu chuẩn, phù hợp năng lực, sở trường, trên cơ sở bản phân tích công việc và vị trí việc làm đảm bảo sự khách quan, công bằng. Không để tình trạng công chức được bố trí không đúng ngạch, không đúng chuyên môn nghiệp vụ.
Để đảm bảo công chức các cơ quan chuyên môn có chất lượng, thị xã Sơn Tây vừa phải quan tâm tính ổn định, kế thừa; đồng thời kết hợp đổi mới
với luân chuyển công chức. Muốn vậy cần bố trí kết hợp ba độ tuổi, kết hợp hài hòa giữa công chức trẻ với công chức lớn tuổi để bổ sung cho nhau kinh nghiệm. Công chức trẻ tuy chưa có nhiều kinh nghiệm như công chức lớn tuổi nhưng họ lại hăng hái, nhạy cảm với cái mới, chịu khó học tập nên có kiến thức và tiến bộ nhanh. Cần rèn luyện họ khiêm tốn học hỏi các công chức lớn tuổi có kinh nghiệm. Những công chức lớn tuổi giàu bản lĩnh và kinh nghiệm công tác có trách nhiệm giúp đỡ, truyền đạt kỹ năng, kinh nghiệm lãnh đạo, quản lý, xử lý tình huống, phương pháp công tác cho công chức trẻ. Khéo léo kết hợp công chức như vậy sẽ tạo thành sức mạnh tổng lực “trẻ xông pha, già kinh nghiệm”, đồng thời phải làm tốt công tác quy hoạch công chức, chuẩn bị công chức kế cận một cách chủ động cho cơ quan.
3.2.4. Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức
Đào tạo, bồi dưỡng công chức phải gắn với việc bố trí, sử dụng; tránh tình trạng đào tạo không đúng chuyên ngành, chuyên môn nghiệp vụ. Xác định rõ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng công chức. Cần xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng khoa học, cụ thể cho phù hợp với công chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Sơn Tây, với từng vị trí việc làm.
Tại thị xã Sơn Tây, UBND thị xã cần quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cho công chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã những kiến thức về lý luận chính trị, về lãnh đạo, quản lý nhà nước, về khoa học xã hội, nhân văn, những kiến thức chuyên môn phù hợp với công việc được giao, những kỹ năng cần thiết trong giải quyết công việc. Tuy nhiên, không phải công chức nào cũng được đào tạo như nhau mà căn cứ theo yêu cầu của từng vị trí việc làm mà đào tạo cho phù hợp. Về trình độ chuyên môn thì công chức thuộc vị trí việc làm nào thì đào tạo theo đúng yêu cầu của vị trí việc làm đó, công chức ở phòng Kinh tế phải được đào tạo kiến thức về kinh tế, công chức ở
phòng Tài nguyên và môi trường phải được đào tạo, bồi dưỡng về các kiến thức liên quan đến tài nguyên và môi trường…Về trình độ lý luận chính trị và quản lý nhà nước thì tùy theo từng chức vụ đảm nhận mà đào tạo cho phù hợp, như các vị trí Trưởng, phó phòng thì trình độ lý luận chính trị cần phải đạttrung cấp lý luận chính trị trở lên và trình độ quản lý nhà nước đạt chuyên viên chính và tương đương trở lên, còn nhân viên và công chức không giữ chức vụ quản lý thì cần có trình độ chuyên viên trở lên về quản lý nhà nước và sơ cấp về lý luận chính trị trở lên để đảm bảo thực hiện công việc.
Ngoài những nội dung đào tạo, bồi dưỡng về trình độ kiến thức thì UBND thị xã cũng cần tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng làm việc cho công chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã. Trong đó đặc biệt là kỹ năng làm việc nhóm mà theo các công chức tự đánh giá thì có tới 30% công chức tựđánh giá kỹ năng này của mình chỉ ở mức trung bình và kém, ngoài ra với các kỹ năng rất quan trọng như kỹ năng giao tiếp, truyền đạt thông tin, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng viết báo cáo, tổng hợp báo cáo, kỹ năng thu thập và xử lý thông tin, kỹ năng triển khai thực hiện các chính sách…nhiều công chức còn tự đánh giá mình ở mức khá và trung bình. Trong việc bồi dưỡng kỹ năng cũng cần phải thực hiện đào tạo, bồi dưỡng cho phù hợp với từng vị trí. Đối với những kỹ năng cốt lõi mà mọi công chức cần phải có như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng thu thập và xử lý thông tin, kỹ năng làm việc nhóm… thì cần phải ưu tiên và tập trung đào tạo để đảm bảo mọi công chức không phân biệt là trưởng phòng hay nhân viên đều phải sử dụng thành thạo, theo kết quả đánh giá thì các kỹ năng trên của các công chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Sơn Tây có từ 40-50% chỉ đạt ở mức khá mà thôị Đối với các kỹ năng về chuyên môn thì cần mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng riêng cho từng vị trí việc làm thuộc từng phòng, ban theo yêu cầu công việc của từng vị trí việc làm. Đối với các kỹ năng quản lý
như kỹ năng ra quyết định, kỹ năng lãnh đạo…thì chỉ cần tập trung đào tạo, bồi dưỡng cho các công chức giữ các vị trí lãnh đạo, quản lý. Trong ba nhóm kỹ năng này thì do ngân sách của thị xã còn hạn chế nên UBND thị xã Sơn Tây cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trong đào tạo, bồi dưỡng theo hướng tập trung nhiều vào các kỹ năng cốt lõi còn đối với các kỹ năng còn lại thì tùy vào ngân sách của thị xã mà tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho phù hợp.
Cùng với việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ lý luận chính trị, trình độ quản lý nhà nước và các kỹ năng thì UBND thị xã