IV. Yêu cầu đối với ngƣời quản lý
2. Yêu cầu về năng lực tổ chức quản lý
Đây là yêu cầu có tính đặc trƣng đối với “nghề quản lý”. Về mặt phân công lao động xã hội, quản lý cũng là một loại nghề nghiệp và là nghề nghiệp có tính đặc thù. Ngƣời quản lý là ngƣời đề ra mục tiêu và tổ chức thực hiện mục tiêu thông qua các cộng sự. Do đó, yêu cầu ngƣời quản lý phải có bản lĩnh, có khả năng nhạy cảm, linh hoạt, khả năng quan sát nắm các nhiệm vụ từ tổng thể đến chi tiết để tổ chức hệ thống hoạt động đồng bộ, có hiệu quả. Ngƣời quản lý phải biết phân công, tổ chức lao động, có khả năng “dùng ngƣời”. Ngoài ra, nhà quản lý còn phải xử lý tốt mối quan hệ bên trong và bên ngoài hệ thống.
Năng lực tổ chức quản lý của ngƣời quản lý phải đƣợc rèn luyện thông qua đào tạo, bồi dƣỡng. Một số ngƣời có thể có “năng khiếu” tổ chứcquản lý, tuy nhiên muốn cán bộ quản lý làm việc hiệu quả, nhất thiết không thể coi nhẹ khâu đào tạo bồi dƣỡng. Ngƣời quản lý cần đƣợc đào tạo bài bản, có hệ thống và đƣợc bồi dƣỡngđịnh kỳ để cập nhật kiến thức-kỹ năng quản lý. Trong đó, những năng lực cụ thể sau đây càn đƣợc đặc biệt chú trọng:
2.1 Năng lực truyền thông:
+ Truyền thông không chính thức:
- Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có đƣợc các thông tin phản hồi, lắng nghe và thiết lập những cuộc trò chuyện thân mật;
- Hiểuđƣợc tình cảm của ngƣời khác;
- Thiết lập các mối quan hệ cá nhân mạnh mẽ với mọi ngƣời + Truyền thông chính thức:
- Thông báo các hoạtđộng và các sự kiện liên quan đến mọi ngƣời, giúp họ cập nhật các sự kiện, hoạt động;
- Tạo ra khả năng thuyết phục, trình bày gây ấn tƣợng trƣớc công chúng và kiểm soát vấnđề tốt;
- Viết rõ ràng, súc tích và hiệu quả; sử dụng các nguồn dữ liệu trên máy tính.
- Thay mặt nhóm đểđàm phán một cách hiệu quả về vai trò và nguồn lực; - Rèn luyện kỹ năng phát triển các mối quan hệ và xử lý tốt các mối quan hệ với cấp trên;
- Thực hiện các hành động quyếtđoán và công bằng với thuộc cấp.
2.2 Năng lực hoạch định và điều hành:
+ Thu thập, phân tích thông tin và giải quyết vấnđề:
- Kiểm soát và sử dụng thông tin để xác định rõ các dấu hiệu, các vấn đề và những giải pháp có thể có;
- Đƣa ra quyếtđịnh kịp thời;
- Tính toán những rủi ro và tiên liệu kết quả. + Hoạchđịnh và tổ chức thực thi các dự án:
- Phát triển các kế hoạch và tiếnđộđểđạtđƣợc mục tiêu một cách hiệu quả; - Phân định các ƣu tiên trong thực thi nhiệm vụ và phân quyền để chịu trách nhiệm.
- Xác định, tổ chức và phân bổ các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
+ Quản lý thời gian:
- Kiểm soát các vấnđề chung và các dự án theo thời gian;
- Giám sát và duy trì công việc theo tiếnđộ hoặc thực hiện những thay đổi về tiếnđộ nếu cần;
- Thực hiện công việc một cách hiệu quả dƣới áp lực thời gian. + Hoạchđịnh ngân sách và quản lý tài chính:
- Hiểu rõ ngân sách, các dòng chu chuyển tiền mặt, các báo cáo tài chính và biết cách sử dụng chúng để ra các quyết định;
- Ghi chép đầyđủ và chính xác các sổ sách tài chính;
- Phác thảo các nguyên tắc tổng quát về ngân sách và làm việc với mọi ngƣời trên những nguyên tắc này.
2.3 Năng lực làm việc nhóm:
+ Thiết kế nhóm:
- Thiết lập các mục tiêu rõ ràng để khích lệ thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm;
- Cơ cấu thành viên của nhóm một cách hợp lý, lƣu ý đến giá trị của các ý tƣởngđa dạng và các kỹ năng kỹ thuật cần thiết;
- Xác định trách nhiệm chung cho cả nhóm và ấn định nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng thành viên của nhóm một cách thích hợp.
+ Tạo lập một môi trƣờng khích lệ, hỗ trợ:
- Tạo lập môi trƣờng mà trong đó sự hợp tác hiệu quả luôn đƣợcđánh giá kịp thời, khích lệ và khen thƣởng;
- Hỗ trợ nhóm trong việc xác định và sử dụng nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu;
+ Quàn lý sự năng động của nhóm:
- Hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm để khai thác các điểm mạnh của họ nhằm hoàn thành những nhiệm vụ cơ bản của nhóm;
- Cởi mở đối với những mâu thuẫn và bất đồng, xử lý tốt chúng để nâng cao kết quả công việc;
- Chia sẻ sự tin cậyđối với mọi ngƣời.
2.4 Năng lực hành động chiến lược:
+ Hiểu rõ về ngành mà tổ chức hoạtđộng:
- Hiểu rõ về ngành hoạt động và nhận ra một cách nhanh chóng những thay đổi trong ngành có thể tạo ra đƣợc những cơ hội và nhữngđe doạ gì;
- Biết đƣợc các hành động của các đối thủ cạnh tranh và các đối tác chiến lƣợc;
- Có thể phân tích các xu hƣớng chung xảy ra trong ngành và các tác động của chúng trong tƣơng lai.
+ Thấu hiểu tổ chức:
- Hiểu rõ sự quan tâm của các giới hữu quan;
- Hiểu rõ những điểm mạnh và giới hạn của từngđơn vị kinh doanh/ - Nắm vững các năng lực khác biệt trong tổ chức.
+ Thực hiện các hành động chiến lƣợc:
- Phân định các ƣu tiên và đƣa ra các quyết định sứ mệnh của tổ chức và các mục tiêu chiến lƣợc;
- Nhận thức rõ những thách thức quản lý của từng phƣơng án chiến lƣợc và khắc phục chúng;
- Thiết lập các chiến thuật và các mục tiêu tác nghiệp giúp cho việc thực hiện chiến lƣợc dễ dàng.
2.5 Năng lực nhận thức toàn cầu:
+ Hiểu biết và có kiến thức về văn hoá:
- Hiểu biết và cập nhật các khuynh hƣớng và các sự kiện chính trị, xã hội và kinh tế trên phạm vi toàn cầu;
- Nhận thức rõ sự tác động của các sự kiện quốc tế đến tổ chức; - Hiểu, đọc và nói thông thạo hơn 1 ngoại ngữ
+ Cởi mở và nhạy cảm về văn hoá:
- Hiểu rõ những đặc trƣng khác biệt về quốc gia, dân tộc và văn hoá và nên cởi mở khi xem xét những khác biệt này một cách khách quan và trung thực;
- Nhạy cảm đối với những xử sự văn hoá riêng biệt và và có khả năng thích nghi một cách nhanh chóng với các tình huống mới;
- Điều chỉnh hành vi một cách thích hợp khi giao tiếp với những ngƣời có nền tảng dân tộc, chủngtộc và văn hoá khác.
2.6 Năng lực tự quản:
- Có những chuẩn mực cá nhân rõ ràng đảm bảo tạo nên nền tảng cho việc duy trì cách cƣ xử trung thực và có đạođức;
- Sẵn lòng thừa nhận những sai lầm;
- Chịu trách nhiệm về các hành động của mình. + Nghị lực và nỗ lực cá nhân:
- Có trách nhiệm và tham vọng cũng nhƣđộng lực để hoàn thành mục tiêu; - Làm việc chăm chỉđể hoàn thành công việc;
- Bền chí để đƣơng đầu với những trở ngại và biết cách vƣơn lên (có khả năng hồi phục) từ thất bại;
+ Cân bằng giữa công việc và cuộc sống:
- Thiết lập một sự cân bằng hợp lý giữa công việc và các khía cạnh khác của cuộc cống sao cho không có vấnđề nào của cuộc sống bị xao lãng;
- Có khả năng tự chăm sóc bản thân cả về thể xác lẫn tinh thần, biết cách giảm và loại bỏ căng thẳng;
- Biết xử lý và tự thiết lập các mục tiêu liên quan giữa công việc và cuộc sống.
+ Tự nhận thức và phát triển:
- Có những mụcđích nghề nghiệp và cá nhân rõ ràng;
- Sử dụng những điểm mạnhđể tạo lợi thế và tìm cách cải thiện hoặc bù đắp nhữngđiểm yếu;
- Biết phân tích và học hỏi từ những kinh nghiệm trong công việc và cuộc sống2
.