Ki m toán ho t đ ng lƠ m t lo i hình ki m toán, do v y, các ph ng pháp đ c s d ng trong ki m toán ho t đ ng bao g m các ph ng pháp ki m toán chung đ c s d ng trong ki m toán. NgoƠi ra, ki m toán ho t đ ng có đ i t ng ki m toán t ng đ i ph c t p, nên đ đ m b o r i ro ki m toán m c đ có th ch p nh n đ c thì c n có nh ng ph ng pháp ki m toán đ c thù riêng có nh sau:
3.2.1. Ph ng pháp 6 b c
Các b c ph bi n đ c s d ng đ thu th p b ng ch ng ki m toán đ c g i lƠ ph ng pháp 6 b c, c th nh sau:
B c 1. LƠm rõ m c tiêu ki m toán
Tr c khi xem xét l a ch n các ph ng pháp thu th p b ng ch ng khác nhau, b c đ u tiên chúng ta c n ph i lƠm sáng t m c tiêu ki m toán vƠ xác đ nh m c tiêu quan tr ng nh t. M c tiêu khác nhau yêu c u nh ng k ho ch thu th p vƠ s d ng ph ng pháp thu th p khác nhau.
B c 2. Xơy d ng các tiêu chí phù h p
B c ti p theo đ thi t l p khung c a m t cu c ki m toán đó lƠ đ t ra nh ng cơu h i c n đ c tr l i đ đ t đ c m c tiêu ki m toán. B ng ch ng ki m toán ph i đ c thu th p d a trên các m c tiêu vƠ tiêu chí ki m toán. Do đó, vi c xác đ nh vƠ hi u rõ m c tiêu vƠ tiêu chí ki m toán giúp ki m toán viên l p k ho ch vƠ l a ch n đ c các ph ng pháp thu th p b ng ch ng phù h p. Hai b c đ u tiên nƠy c b n đƣ đ c xác đ nh vƠ hoƠn thi n trong giai đo n l p k ho ch ki m toán.
B c 3. Xác đ nh lo i d li u s tr l i cho các tiêu chí
ắD li uẰ đ mô t ngu n ti m n ng c a thông tin vƠ b ng ch ng. D li u tr thƠnh thông tin sau khi đ c phơn tích vƠ đánh giá, khi đó chúng phù h p đ đ c s d ng thƠnh b ng ch ng. Thông th ng, có th có nhi u s l a ch n đ xác đ nh d li u nƠo giúp đ a ra cơu tr l i cho các tiêu chí, tuy nhiên, ki m toán viên ph i xác đ nh ngu n vƠ đ tin c y c a các d li u nƠy.
B c 4. Mô t các ngu n vƠ các lo i d li u
D li u có th đ c thu th p t các ngu n s c p (do chính ki m toán viên tr c ti p khai thác vƠ phát hi n) ho c t ngu n th c p (do đ n v đ c ki m toán cung c p
ho c do bên th ba cung c p). Tr ng h p có m t s ngu n d li u đ l a ch n thì b ng ch ng c n đ c thu th p d a trên vi c đánh giá v s chính xác, đ tin c y, s s n có vƠ chi phí thu th p. Hai b c t ng đ i g n nhau, c b n đƣ đ c phác th o trong k ho ch thu th p b ng ch ng vƠ ch ng trình ki m toán trong giai đo n l p k ho ch ki m toán, ti p t c c p nh t, b sung trong giai đo n th c hi n ki m toán.
B c 5. Thu th p d li u
Vi c thu th p d li u c n đ c l p k ho ch vƠ th c hi n theo k ho ch, tránh tình tr ng thu th p đ c quá ít d li u (d n đ n vi c ph i ti p t c sau đó) ho c quá nhi u d li u (lƣng phí). Tr c khi ti n hƠnh thu th p d li u, c n đ t cơu h i xem khi d li u chuy n thƠnh thông tin thì thông tin s đ c s d ng nh th nƠo đ ph c v cho vi c l p báo cáo ki m toán.
B c 6. Th c hi n các phơn tích c n thi t vƠ báo cáo
M t s k thu t phơn tích vƠ t o giá tr cho d li ucó th đ c s d ng. M c đ vƠ lo i hình phơn tích ph thu c vƠo nh ng cơu h i, v n đ đang đ c nghiên c u vƠ thu th p b ng ch ng.
3.2.2. K thu t thu th p b ng ch ng ki m toán
a) Ph ng v n
Ph ng v n lƠ m t k n ng quan tr ng đ c ki m toán viên th ng xuyên s d ng. Ph ng v n c ng lƠ ph ng ti n giúp k t n i gi a ki m toán viên v i đ n v đ c ki m toán c ng nh các bên có liên quan khác. B ng ch ng ki m toán thu đ c t ph ng v n lƠ b ng ch ng d ng s c p do ki m toán viên tr c ti p thu th p. Ph ng v n th c hi n trong ki m toán lƠ có tính m c đích, nh m: Thu th p thông tin v th c tr ng so v i tiêu chí ki m toán; xác nh n thông tin thu đ c t n i khác ho c thông qua các ph ng ti n khác hay tìm hi u nguyên nhơn c a các thi u sót c ng nh h qu c a chúng.
K thu t ph ng v n đ c s d ng trong su t cu c ki m toán, t nh ng b c đ u tiên c a giai đo n l p k ho ch cho đ n các b c trao đ i, th o lu n v i nhƠ qu n lỦ. Ch t l ng b ng ch ng ph thu c vƠo k n ng c a ki m toán viên trong ph ng v n. Ki m toán viên c n l u Ủ đ tránh bi n cu c ph ng v n tr thƠnh cu c ch t v n. Do đó, ph ng v n hi u qu lƠ m t ngh thu t vƠ ph thu c nhi u vƠo k n ng c a ki m toán viên th c hi n.
Trong giai đo n l p k ho ch, ph ng v n đ c s d ng đ thu th p tƠi li u, Ủ ki n vƠ Ủ t ng nh m giúp ki m toán viên tìm hi u v đ n v vƠ xác đ nh các v n đ ti m tƠng. Trong giai đo n th c hi n ki m toán, chúng có th đ c s d ng đ thu th p d li u ho c tƠi li u liên quan đ n m c tiêu ki m toán; nh m xác nh n th c t vƠ ch ng th c d li u t các ngu n khác nhau; hay đ tìm các ki n ngh ti m n ng. Ph ng v n c ng th ng lƠ m t ph n quan tr ng c a các k thu t thu th p vƠ phơn tích d li u khác
nh s đ dòng ch y, phơn tích chi phí - l i nhu n vƠ đi u tra. Các cu c ph ng v n riêng l đ c bi t h u ích khi thu th p các thông tin đ nh tính v i vi c s d ng cơu h i d ng ắđóng - m Ằ nh m thu th p đ c các gi i thích, quan đi m vƠ Ủ ki n chi ti t. Tuy nhiên, chúng không th đ a ra b ng ch ng d ng đ nh l ng vƠ nhi u cu c ph ng v n riêng l không th thay th m t cu c đi u tra t ng th .
Khi ti n hƠnh ph ng v n, ki m toán viên c n duy trì th n tr ng ngh nghi p. Vi c l a ch n ng i đ c ph ng v n c ng lƠ m t d ng l y m u có m c đích vƠ ph i th c hi n trên c s xét đoán chuyên môn, do đó, lỦ do l a ch n c ng c n ph i đ c ghi chép l i. có đ c m t cu c ph ng v n hi u qu , đi u quan tr ng lƠ ng i đ c ph ng v n ph i có quan đi m phù h p vƠ có c s v ng ch c, đ ng th i có ki n th c c th v v n đ đang nghiên c u. Do đó, ki m toán viên c n ph i chu n b đ y đ các thông tin v ch đ vƠ ng i đ c ph ng v n. Các cơu h i ph ng v n c n đ m b o th ng nh t v i m c tiêu ki m toán, đ ng th i đ c xơy d ng vƠ th nghi m tr c.
Khi th c hi n ph ng v n, vi c đ a tr c các cơu h i ho c v n đ đ nh ph ng v n cho ng i đ c ph ng v n giúp giai đo n chu n b đ c t t h n, các cơu tr l i s đ c chu n b vƠ đ tin c y s t ng lên. Trong quá trình th c hi n ph ng v n, ki m toán viên c ng c n duy trì s quan tơm đ n nh h ng t các cơu h i c a mình. M t s cơu h i có th nh y c m đ i v i ng i đ c h i, đ c bi t lƠ n u h th y có nh h ng không t t đ n công vi c c a h . Trong m t s tr ng h p, ki m toán viên nên d ki n cơu tr l i cho nh ng cơu h i c a mình nh m đ m b o r ng mình hi u đ y đ v các cơu h i, đ ng th i qua đó c ng tìm ki m nh ng b ng ch ng mơu thu n, trái ng c nhau. Ki m toán viên c ng c n ki m tra các thông tin thu đ c trong ph ng v n vƠ xác đ nh có c n cu c ph ng v n ti p theo hay không. Ki m toán viên c ng có th th c hi n ph ng v n m t ng i nh t đ nh m t cách th ng xuyên n u th y c n thi t cho vi c thu th p thông tin c a mình.
M t quy trình ph ng v n chu n c n đ c th c hi n tu n t theo các b c sau: (1) t o b u không khí v i ng i đ c ph ng v n; (2) gi i thi u vƠ tóm t t n i dungchính v i ng i đ c ph ng v n; (3) thu th p thông tin c b n v ng i đ c ph ng v n; (4) đ t cơu h i; (5) tóm t t vƠ ch gi i; (6) k t thúc ph ng v n v i ng i đ c ph ng v n; (7) ghi chép.
b) Xem xét tài li u
B ng ch ng d ng tƠi li u b ng b n c ng ho cb n m m lƠ hình th c ph bi n nh t c a b ng ch ng ki m toán. Các b ng ch ng nƠy có th t bên ngoƠi ho c bên trong đ n v đ c ki m toán. B ng ch ng tƠi li u t bên ngoƠi có th bao g m các th tín ho c biên b n ghi nh đ n v ki m toán nh n đ c, các hóa đ n c a ng i cung c p, h p đ ng thuê, các h p đ ng khác, các cu c ki m toán n i b vƠ ki m toán đ c l p vƠ các báo cáo khác, c ng nh các xác nh n c a bên th ba. B ng ch ng tƠi li u trong đ n v
đ c t o ra trong ph m vi đ n v đ c ki m toán. B ng ch ng nƠy g m các tƠi li u nh s k toán, b n copy c a các v n b n g i đi, các b n mô t công vi c, k ho ch, b ng ngơn sách, báo cáo vƠ b n ghi nh n i b , th ng kê tóm t t ho t đ ng vƠ các chính sách, th t c n i b .
Vi c s d ng các tƠi li u lƠm b ng ch ng đ c th c hi n trong giai đo n l p k ho ch ki m toán vƠ giai đo n th c hi n ki m toán. Trong giai đo n l p k ho ch ki m toán, ki m toán viên xem xét nh ng tƠi li u s n có đ xác đ nh các n i dung c n th c hi n ki m toán d a trên t m quan tr ng vƠ r i ro. TƠi li u đ c xem xét có th lƠ các v n b n pháp lỦ liên quan đ n đ n v , báo cáo ho t đ ng c a đ n v vƠ thông tin trên ph ng ti n truy n thông ho c m t báo cáo c a c quan ki m toán, thanh tra tr c đó. Các v n b n pháp lu t vƠ quy đ nh, chính sách vƠ th t c c a đ n v s giúp ki m toán viên xơy d ng các tiêu chí ki m toán.
Trong giai đo n th c hi n ki m toán, khi đƣ có các tiêu chí ki m toán, ki m toán viên tìm ki m vƠ ki m tra đ i v i các tƠi li u giúp cung c p b ng ch ng cho th y các tiêu chí đƣ đ c đáp ng ho c có thi u sót đáng k . Các tƠi li u d i d ng nh báo cáo, các nghiên c u hay đánh giá v ho t đ ng c a đ n v đ u lƠ b ng ch ng d ng th c p. Do v y, vi c xác nh n vƠ ch ng th c b ng ch ng trong giai đo n th c hi n ki m toán lƠ r t c n thi t. Các thông tin vƠ k t lu n đ a ra trong các tƠi li u trên có th thi u sót do ph ng pháp lu n không chu n, d li u thi u vƠ mang tính ch quan c a ng i vi t. Xác nh n b ng ch ng đ c th c hi n b ng cách ki m tra ngu n thông tin, ph ng pháp vƠ các gi y t lƠm vi c khác đ đ m b o tƠi li u mô t chính xác th c tr ng. Ch ng th c lƠ vi c s d ng b ng ch ng khác đ xác nh n thông tin tƠi li u đ a ra nh ph ng v n, đi u tra ho c phơn tích.
Các tƠi li u lƠ s n ph m c a h th ng ki m soát qu n lỦ (nh h th ng k toán) s c n đ c đánh giá cùng v i h th ng ki m soát n i b ho t đ ng. có th tin c y vƠo các b ng ch ng nƠy, ki m toán viên c n có thông tin v đ m nh c a h th ng ki m soát n i b c ng nh các danh m c h s c n thu th p t h th ng v n b n c a đ n v . NgoƠi ra, thông tin h s c a nh ng v n đ liên quan đ n l nh v c ho t đ ng c th có th đ c tìm th y t i đó. Các h s có th thu c các n i dung nh tƠi li u v qu n lỦ hƠnh chính, tƠi li u ho t đ ng vƠ k ho ch kinh doanh, c th nh : K ho ch chi n l c vƠ k ho ch ho t đ ng; ki m soát qu n tr ; các biên b n cu c h p ban đi u hƠnh; khi u n i vƠ t cáo; vƠ các biên b n ki m tra vƠ ki m toán.
Xem xét tƠi li u lƠ k thu t c n nhi u th i gian chuyên sơu vƠ th ng không th ki m tra đ c t t c các tƠi li u. Các xét đoán chuyên môn ph i s d ng đ ki m tra xem các m u ch n ng u nhiên hay các m u đ c l a ch n đƣ d a trên m c đích c a cu c ki m tra hay ch a. Thông th ng, các ph ng pháp ti p c n m i s đ c áp d ng nh ng n u đ th i gian s ti n hƠnh ki m tra m u ch n ng u nhiên c a các h s .
c) Quan sát tr c ti p
M t trong nh ng cách t t nh t đ theo dõi vƠ tìm hi u v m t ho t đ ng th c s đang di n ra đó lƠ quan sát tr c ti p ho t đ ng đó. Ph ng pháp quan sát giúp ki m toán viên thu th p đ c các b ng ch ng d ng v t ch t. Ph ng pháp nƠy th c s h u ích khi c n thu th p b ng ch ng v vi c ng i th c hi n có tuơn th đúng quy trình hay không.
B ng cách quan sát th n tr ng, ki m toán viên c g ng hình thƠnh Ủ ki n s b v m t ho t đ ng hay hƠnh vi đ c ki m tra. Ki m tra v m t quy trình khi nó đang trong quá trình v n hƠnh s giúp ki mtoán viên hi u bi t đ y đ v quy trình, t đó t o đ tin c y khi th o lu n v n đ v i đ n v đ c ki m toán. Quan sát còn giúp ki m toán viên phơn tích v nh ng v n đ vƠ m c đ nghiêm tr ng c a các h u qu n u tiêu chí ki m toán không đ c đáp ng. i u ki n quan sát đ c s so sánh v i tiêu chí ki m toán vƠ k t qu đ c phơn tích. Tuy nhiên, l u Ủ r ng n u ch có quan sát ch mang tính th i đi m nên khó có th đ a ra đ c k t lu n v v n đ đƣ x y ra trong m t th i k .
Trong c giai đo n l p k ho ch vƠ th c hi n ki m toán, quan sát đ u lƠ ph ng pháp h u ích vƠ th ng đ c s d ng nhi u nh t so v i các ph ng pháp khác.
Trong giai đo n kh o sát, quan sát v ho t đ ng c a đ n v giúp ki m toán viên hi u th c s v nh ng gì đang di n ra. Các ki n th c ban đ u giúp vi c đ a ra các v n đ quan tr ng d dƠng h n vƠ vi c l a ch n v n đ ki m toán c ng có đ tin c y h n v i các nhƠ qu n lỦ.
Trong giai đo n th c hi n ki m toán, quan sát tr c ti p lƠ cách t t nh t đ ch ng