VII. Chủ đề 6: Đánh giá và phân tích ảnh hưởng của quy mô đến cấu trúc tổ chức công
2. Phân tích ảnh hưởng của quy mô đến cấu trúc tổ chức công ty:
2.1 Sự chính thức hóa:
Công ty có quy mô lớn, phòng ban nhiều nên các hoạt động của công ty mang tính chính thức hóa cao tức là nhiều quy định, thủ tục, các văn bản viết nhiều hơn được thể hiện thành các thủ tục, quy định, tiêu chuẩn mà các nhân viên ít trao đổi bằng lời thay vào đó dựa trên những quy định và tiêu chuẩn mà thực hiện công việc.
Tại công ty có các phòng ban riêng do đó công ty cần có các quy định, thủ tục để kiểm soát chặt chẽ hơn các hoạt động của nhân viên của họ. Với quy mô lớn đòi hỏi các phòng ban phải chuyên sâu hơn, chuyên môn hóa tăng cao, công việc nhiều hơn, làm cho sự liên kết giữa các phòng ban cũng ngày càng phức tạp hơn.
Trong công ty ban hành nhiều văn bản chính thức như: các báo cáo tài chính thường niên, các quy định thủ tục đối với các thành viên trong hội đồng cổ đông, thủ tục kiểm soát quá trình kinh doanh, thủ tục bổ nhiệm phó giám đốc của công ty, Biên bản thanh lý hợp đồng với khách hàng theo giấy uỷ quyền của Tổng giám đốc, Tổng Công ty.
Hồ sơ pháp lý: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0401687823 ngày 13 tháng 07 năm 2015 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp.
Ngoài ra công ty còn dựa vào các quy định, thủ tục trong việc lưu trữ hồ sơ của nhân viên, thủ tục ghi chép chuyển giao ca, số lượng hàng nhập kho và xuất kho, số lượng sản phẩm sản xuất ra trong ngày….
2.2 Sự phân quyền:
Sự phân quyền ở Công ty Cổ phần Alico: các quyết định có khuynh hướng được các vị trí cấp cao đưa ra, và vận hành từ trên xuống
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Nhìn vào sơ đồ, ta thấy sự phân quyền hành trong công ty rất cao. Các quyết định quan trọng được các nhà quản trị cấp cao đưa ra và các quyết định này lần lượt đưa từ trên xuống nhà quản trị cấp cao sẽ thông báo quyết định được đưa ra qua các phòng ban để các quyết định được đi đến các cấp dưới trong tổ chức và nhân viên.
Mỗi vị trí chuyên môn sẽ phải chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp, hướng dẫn, chỉ đạo ở mỗi lĩnh vực chuyên môn riêng. Hơn thế nữa, mỗi ngày sẽ có những vấn đề nảy sinh và cần giải quyết thậm chí là ngay lập tức do đó, đòi hỏi cần có sự phân quyền cho những nhân viên để tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong các hoạt động.
- Ban giám đốc: gồm có giám đốc và phó giám đốc
- Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của Công ty và là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
- Phó giám đốc : Phó GĐ là người chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban được giao theo đúng chức năng chuyên môn, chịu sự quản lý của Tổng Giám đốc.
Phòng tổ chức - hành chính: Là bộ phận tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, hợp đồng, các quy chế áp dụng cho công ty.
- Tham mưu về cách tổ chức các phòng ban, nhân sự theo mô hình công ty. - Lên kế hoạch tuyển dụng và phát triển nhân lực.
- Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ quan trọng.
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ và gửi cho khách hàng - Đón tiếp khách, đối tác.
- Quản lý tài sản cố định và bảo dưỡng tài sản của công ty.
- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra các công tác liên quan đến trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh…
Phòng kế hoạch – kỹ thuật: Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty, thực hiện các công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm.
- Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
- Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh. - Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD.
- Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng.
- Xây dựng các chiến lược PR, marketing cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.
- Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu.
Phòng thiết kế - giám sát: Là bộ phận thực hiện việc thiết kế và kiểm tra chất lượng các công đoạn trong quá trình sản xuất để loại bỏ những khiếm khuyết về vật tư ở đầu vào cũng như những sản phẩm kém chất lượng ở đầu ra của dây chuyền sản xuất.
- Lập kế hoạch kiểm tra.
- Trực tiếp quản lý các tài liệu liên quan tới mua, bán hàng, nghiệm thu và quản lý chung.
- Hướng dẫn áp dụng, đôn đốc các đơn vị thực hiện tài liệu chất lượng (quy trình, quy định, biểu mẫu…) mới ban hành.
- Thường xuyên kiểm tra giám sát các công đoạn của quá trình sản xuất. - Lưu hồ sơ các hạng mục kiểm tra.
- Lập các báo cáo về sự không phù hợp xảy ra trong quá trình kiểm tra. - Lập các báo khắc phục và phòng ngừa trong quá trình sản xuất, kiểm tra. - Liên lạc với khách hàng để giám sát tình hình chất lượng sản phẩm.
Phòng tài vụ - kế toán: Là bộ phận tham mưu giúp Ban Giám đốc trong công việc thực hiện chức năng quản lý kế toán tài chính, hạch toán kế toán, thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, kiểm soát hoạt động tài chính kế toán tại công ty.
- Ghi chép và hạch toán, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với quy định của Nhà nước và quy chế quản lý tài chính của Công ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu, nộp thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn;
Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, quy định của Nhà nước, Công ty.
- Phổ biến chính sách, chế độ quản lý tài chính của Nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành SXKD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tê tài chính phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành.
- Quan hệ với nhân hàng và các tổ chức tín dụng … trong hoạt động vay vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh cho Ban giám đốc Công ty. -Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo yêu cầu.
* Chức năng của bộ phận trực tuyến:
Công ty có các đội thi công: Là bộ phận có chức năng thi công, quản lý, bảo trì các trang thiết bị, các phương tiện vận chuyển,… Đảm bảo việc thi công, vận chuyển sản phẩm đến cho khách hàng một cách nhanh chóng và đảm bảo chất lượng.
2.3 Sự liên kết:
Liên kết dọc: công ty có 3 cấp quản trị. Đứng đầu là Ban giám đốc chịu trách nhiệm giám sát hoạt động kinh doanh của công ty, điều hành trực tiếp các phòng ban chức năng. Tiếp theo là các phòng ban chức năng và cuối cùng là các đội thi công.
Liên kết ngang: Công ty có 4 phòng ban - Phòng tổ chức - hành chính.
- Phòng kế hoạch – kỹ thuật. - Phòng thiết kế - giám sát. - Phòng tài vụ - kế toán.