Phần Tư Vấn Thiết Kế Và Xây Dựng Alico:
1. Liên hợp thông tin dọc:
Hệ thống liên hợp dọc là để phối hợp hoạt động giữa cấp cao và cấp thấp trong tổ chức. Sơ đồ tổ chức nhân sự theo mô hình quản lý và điều hành liên hợp thông tin dọc từ trên xuống theo trình tự và không có sự vượt cấp hoặc bỏ cấp. Hệ thống phân cấp dựa trên vai trò, trách nhiệm được xác định rõ ràng. Giám đốc có vị trí cao nhất, là người tổ chức điều hành, quản lí mọi hoạt động kinh doanh của công ty, ra quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển tổ chức, họ sẽ trao quyền hành cho những nhà lãnh đạo ở cấp thấp hơn, ở đây là trưởng phòng, trưởng đội thi công trong công ty ALICO, họ sẽ là người quản lí chung để khi có xảy ra vấn đề nào đó mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được thì chính người trưởng phòng sẽ có trách nhiệm giải quyết (chuỗi quyền hành trong công ty). Nhân viên ở các đội thi công là cấp thấp nhất trong tổ chức của công ty, là người nếu như công việc nằm ngoài năng lực thì báo lên cấp trên để cấp trên giải quyết.
Sơ đồ tổ chức của Công ty ALICO 1.1. Sự chỉ dẫn theo cấp bậc
Cách thức dễ dàng nhận thấy nhất và phổ biến dùng để liên hợp thông tin ở ALICO là hệ thống cấp bậc, chuỗi quyền hành được thể hiện bằng một mô hình theo chiều dọc trong Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Khi nảy sinh một vấn đề nào đó mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được thì người ở cấp cao hơn (trưởng phòng/trưởng đội) có trách nhiệm giải quyết.
Giám đốc do Ban Giám đốc bổ nhiệm, chịu sự giám sát của Ban Giám đốc, thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, là người điều hành chính trong việc tổ chức, triển khai các kế hoạch phát triển của công ty. Là người đại diện tư cách pháp nhân để giải quyết các vấn đề có liên quan đến tư cách pháp nhân và tổ chức triển khai các hoạt động của công ty.
Dưới Ban Giám đốc là các Phòng ban khác nhau chịu sự chỉ đạo của họ. Người nhận lệnh trực tiếp và báo cáo kết quả là lãnh đạo các phòng ban và họ phân công nhiệm vụ cho các nhân viên cấp thuộc phòng ban của mình.
1.2. Các quy tắc và kế hoạch:
Các quy tắc: Theo như sơ đồ trên thì Ban Giám đốc sẽ đưa ra những chiến lược dài hạn và định hướng con đường đi lâu dài cho doanh nghiệp. Và Ban Giám đốc sẽ dựa vào những chiến lược đó để xây dựng các chiến lược ngắn hạn. Sau đó ban hành xuống Ban giám đốc cùng phối hợp để lên kế hoạch cho các Trưởng phòng ban khác nhau, Trưởng phòng lên kế hoạch đưa ra gợi ý về những thông tin chuẩn để cho nhân viên dễ hiểu nhất có thể và nhờ đó họ sẽ chủ động thực hiện công việc một cách hiệu quả trong giới hạn nguồn lực cho phép, phân nhỏ công việc cụ thể cho từng nhân viên cấp dưới để hoàn thiện công việc.
Kế hoạch: Các Phó Tổng giám đốc sau khi nghe kế hoạch chiến lược từ cấp trên thì phân rã công việc cụ thể cho các bộ phận để thực hiện đúng kế hoạch đề ra.
1.3. Phân bổ thêm chức vụ vào hệ thống cấp bậc:
Vì công ty có khá ít phòng ban nên cấp dưới đa phần là không thể tự quyết định công việc của mình khi không có chỉ đạo của cấp trên. Tuy nhiên bên cạnh đó với bộ phận kinh doanh (Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật) thì được cấp trên bổ nhiệm với quyền quyết định các vấn đề cấp thiết xảy ra trong lúc giao dịch với khách hàng mà không cần quyết định của cấp trên.
1.4. Hệ thống thông tin dọc:
ALICO là công ty với quy mô nhỏ, mặc dù vậy Ban giám đốc vẫn không thể trực tiếp đến từng nơi gặp từng người để tiếp nhận và cùng kiểm tra báo cáo định kỳ. Việc phát triển hệ thống thông tin dọc bằng cách gửi email báo cáo cho các Phó giám đốc với đầy đủ thông tin cần thiết sẽ làm cho việc liên lạc lên cấp trên hoặc xuống cấp dưới hiệu quả hơn. Tiết kiệm thời gian, chi phí của công ty. Đồng thời, hệ thống thông tin trong tổ chức sẽ giải quyết nhanh các vấn đề về số lượng khách đặt trước, chuyển các thông tin này tới các phòng ban liên quan thì việc chuẩn bị, giải quyết sẽ nhanh và hiệu quả hơn.
2. Liên hợp thông tin ngang:
Để xây dựng hệ thống liên hợp ngang vững chắc thì công ty đã thiết lập một người chịu nhiệm vụ chung cho các bộ phận liên kết ngang đó là trong công ty có trưởng phòng chung theo chiều ngang cho các bộ phận để họ có thể phối hợp với nhau nhịp nhàng hơn. Mỗi phòng ban, bộ phận có một Trưởng phòng như là người đại diện của phòng ban đó, có nhiệm vụ là tập hợp tất cả các thông tin của phòng ban mình trao đổi thông báo với phòng ban khác đồng thời nhận thông tin từ tất cả các phòng ban khác để cập nhật liên tục thông tin, tạo ra dòng thông tin thống nhất trong tổ chức tạo nên hiệu quả cao trong quá trình hoạt động.
3. Đánh giá:
3.1 Ưu điểm:
- Số lượng các phòng ban tương đối hợp lý phù hợp và đầy đủ.
- Từng bộ phận tập trung được nhân lực để hoạt động chuyên sâu, chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp.
3.2 Nhược điểm:
- Với mô hình doanh nghiệp này có nhược điểm là không thể thích nghi kịp theo các thay đổi của thị trường, đòi hỏi có sự phối hợp giữa nhiều chức năng. Mô hình theo chức năng thường khó xây dựng được mối quan hệ hiệu quả giữa việc sáng tạo tri thức với việc ra quyết định nhằm tạo điều kiện cho chức năng Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật phối hợp được với phòng Tổ chức - Hành chính. Cơ chế quản lý theo chiều dọc của mô hình theo chức năng là một chuỗi dài mệnh lệnh trải ở nhiều cấp, khiến cho việc ra quyết định phải dịch chuyển chậm vì thông tin phải trải rộng tới hầu khắp các cấp bậc cần xử lý thông tin.