II. TÍCH HỢP CHUỖI CUNG ỨNG
5. Nâng cao mức độ tích hợp chuỗi cung ứng
5.1. Những vấn đề với chuỗi cung cấp không liên tục
Những hoạt động này về mặt truyền thống được quản lý tách biệt nhau và chúng ta dễ dàng nhận thấy khi phân tích cơ cấu tổ chức của chúng. Ở các công ty này, chúng ta sẽ thấy bộ phận thu mua, bộ phận vận chuyển, nhà kho… tách biệt nhau. Thực không may là khi phân chia các hoạt động quản trị chuỗi cung cấp theo cách thức này sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề.
Bộ phận thua mua sẽ tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy nhất, thực hiện việc kiểm soát tồn kho với các sản phẩm giá trị thấp, thực hiện hoạt động kho bãi đối với những sản phẩm có vòng tồn kho lớn, quản trị nguyên vật liệu theo cách thức dễ dàng xử lý, tiến hành chất đầy hàng lên phương tiện rồi mới chuyển bánh…Tất cả những mục tiêu này dường như giá trị, vì thế điều quan trọng để nhận biết mỗi hoạt động là phải đánh giá thành tích riêng của nó theo cách thức thích hợp nhất. Thực không may là chúng ta chỉ nhận ra hoặc phân tích chúng khi những mục tiêu này mâu thuẫn với nhau. Ví dụ việc quản trị kho bãi có thể tiết kiệm tiền bằng cách giảm tồn kho nguyên vật liệu và chuyển hàng nhanh đến khu vực vận chuyển. Tương tự, hoạt động thu mua có thể giảm chi phí quản lý về mặt hành chính nếu gởi những ít đơn hàng với khối lượng lớn hơn cho nhà cung cấp; nhưng điều này có thể làm gia tăng mức tồn kho và dẫn đến tăng tiền đầu tư cho kho bãi. Sử dụng vận tải đường biển cắt giảm đáng kể chi phí vận tải so với vận tải đường không, nhưng nó dẫn đến việc gia tăng tổng số tồn kho trong vận tải so với vận tải đường không và dẫn đến việc gia tăng tổng số tồn kho trong chuỗi cung cấp. Trong thực tế, các hoạt động khác nhau của quản trị chuỗi cung cấp liên quan mật thiết với nhau, và chắc chắn rằng những chính sách đối với một bộ phận sẽ tác động đến hoạt động của các bộ phận khác.
Chuỗi cung cấp tách biệt còn gây ra khó khăn cho việc phối hợp dòng thông tin xuyên suốt các hệ thống khác nhau. Giả sử rằng bộ phận sản xuất biết rằng nó sẽ thiếu hụt nguyên vật liệu và cần điền khuyết bởi đơn hàng mới. Thông tin này sẽ được chuyển trực tiếp cho bộ phận thu mua. Tuy nhiên nếu thông tin này được chuyển từ hệ thống này
sang hệ thống khác sẽ tạo điều kiện gây ra những sai lỗi, tạo ra sự không chắc chắn, trì hoãn và không hiệu quả, và kết quả gây chậm trễ trong việc giao hàng, xử lý các đơn hàng cấp bách, tăng chi phí và gây nên thiếu hụt.
Tóm tắt những vấn đề này, phân nhỏ chuỗi cung cấp thành các bộ phận khác nhau có nhiều hạn chế:
• Tạo ra những mục tiêu khác nhau và thường mâu thuẫn với nhau trong một tổ chức
• Trùng lắp nỗ lực và giảm hiệu suất
• Truyền thông khó khăn và phát sinh vấn đề về dòng thông tin giữa các bộ phận • Giảm sự hợp tác giữa các bộ phận, dẫn đến hiệu quả thấp, chi phí cao và dịch vụ khách hàng kém
• Mức độ không chắc chắn và trì hoãn tăng cao • Làm cho công tác hoạch định trở nên khó khăn hơn
• Tạo ra những bước đệm không cần thiết giữa các bộ phận, chẳng hạn như tồn kho trong quá trình, công tác vận tải và chi phí quản lý hành chính.
• Làm mờ đi các chi phí quan trọng, chẳng hạn như tổng chi phí của chuỗi cung cấp.
• Khiến cho bộ phận quản lý chuỗi cung cấp có vị trí thấp trong tổ chức.