II. TÍCH HỢP CHUỖI CUNG ỨNG
5. Nâng cao mức độ tích hợp chuỗi cung ứng
5.2. Phối hợp các hoạt động
Sách lược rõ ràng để tránh những vấn đề phát sinh này là xem xét chuỗi cung cấp không phải bao gồm nhiều hoạt động riêng biệt, mà đó chính là một bộ phận chức năng tích hợp. Khi đó tất cả hoạt động sẽ đóng góp vào kết quả chung cho tổ chức. Điều này giải thích tại sao mà Sheehy, nguyên là chủ tịch của tập đoàn BAT phát biểu “ Tôi tin rằng khi hệ thống chuỗi cung cấp được thiết kế hợp lý thì đây chính là yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp”.
Về mặt thực tế sẽ rất khó khăn khi tích hợp tất cả các hoạt động của chuỗi cung cấp trong một tổ chức. Chuỗi cung cấp gồm nhiều họat động khác nhau, với nhiều loại tác nghiệp khác nhau, sử dụng nhiều hệ thống khác nhau và trải dài trên khu vực địa lý. Cách tiếp cận thông dụng chính là phát triển sự tích hợp theo thời gian. Một bộ phận có thể sẽ quá tải khi xử lý tất cả các khía cạnh của đặt hàng và nhận nguyên vật liệu. Một phòng ban khác có thể quá tải khi đảm đương mọi thủ tục trong việc phân phối thành
phẩm đến khách hàng. Vì thế một số tổ chức không thực hiện việc tích hợp nữa khi đạt đến giai đoạn này và họ tập trung vào hai chức năng:
• Quản trị nguyên vật liệu, tương ứng với sản xuất và quản lý dòng dịch chuyển nguyên vật liệu khi đến lẫn trong quá trình sản xuất;
• Phân phối hàng hóa vật chất, tương ứng với hoạt động của bộ phận marketing và xem xét sự dịch chuyển ra ngoài của thành phẩm. Tuy nhiên điều này dẫn đến sự bỏ ngỏ trong tiến trình liên tục trong việc đáp ứng khách hàng. Hiển nhiên là chúng ta cần có sự kết nối hai hoạt động trên trong một bộ phận chức năng chịu trách nhiệm đối với việc dịch chuyển nguyên vật liệu đến, trong quá trình sản xuất và ra khỏi tổ chức. Tiến trình này chính là sự tích hợp nội bộ hoạt động chuỗi cung ứng của một tổ chức.
Mặc do những lợi ích đương nhiên của chuỗi cung cấp tích hợp, vẫn còn nhiều khó khăn trong việc áp dụng chúng trong thực tế. Có lẽ vấn đề xuất phát từ việc tìm một người có đầy đủ kiến thức, đồng cảm, có khả năng quyền hành để thực hiện những thay đổi cần thiết. Điều này yêu cầu một nhà quản trị thâm niên, người có quyền lực cần thiết để tạo ra sự thay đổi, có tầm ảnh hưởng và lan tỏa đến tất cả các cấp độ cũng như các bộ phận trong một tổ chức. Những hoạt động và mối quan hệ xuất phát từ những cá nhân làm việc cùng với nhau, từ đó phát triển văn hóa dựa trên nền tảng nhóm và sự hợp tác hơn là tư lợi và mâu thuẫn cá nhân.
Một nhân tố quan trọng khác đối với việc tích hợp chính là sự sẵn sàng của thông tin tích hợp và hệ thống kiểm tra. Các nhà quản trị cần một hệ thống để thu thập, lưu trữ, phân tích, phân phối và giới thiệu thông tin lên xuống giữa mục tiêu chiến lược của tổ chức đến cấp thấp hơn và đến những giao dịch cụ thể. Hầu hết tổ chức đều sử dụng mạng nội bộ hoặc intranet cho hoạt động này, nhưng Internet ngày càng được xem là phương thức hữu hiệu đối với thông tin chuỗi cung ứng. Hệ thống kiểm tra sử dụng thông tin này và tiến hành đánh giá tình huống hiện tại, ra quyết định và bổ sung kết quả. Hệ thống thông tin có thể nhận diện khi nào tồn kho xuống thấp hơn mức cho phép và hệ thống kiểm tra sử dụng thông tin này để đặt hàng cho nhà cung cấp.