II. Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề
c. Biểu đồ xương cá
2.6 Bước 6: Giám sát và đánh giá
Thẩm tra tính hiệu quả của một quyết định đòi hỏi một cách tiếp cận từ hai phía. - Một là, bạn phải đánh giá qui trình trên cơ sởđang diễn ra: Việc thực hiện
có được tiến hành theo đúng trình tự của kế hoạch hay không? Bạn có đạt được những kết quả mong muốn hay không?
- Hai là, bạn nên thẩm tra tính hiệu quả của toàn bộ quyết định và cả quá trình lấy quyết định nữa
Việc đánh giá quyết định đang được thực hiện có thể tiến hành tốt nhất ở 2 mức độ: chính thức và không chính thức.
- Việc xem xét lại một cách chính thức nên được dự kiến vào những ngày còn trong quá trình thực hiện quyết định, và có thể được thực hiện nhờ những cơ chế kiểm tra chuẩn mực như các cuộc họp, kiểm tra đầu ra, biên bản và báo cáo sản xuất.
- Việc xem xét lại không chính thức thường xuyên xảy ra bao gồm việc quan sát và nói chuyện với thân viên tham gia vào quá trình thực hiện: “Công việc diễn ra như thếnào?”, “Đến nay có vấn đề gì không?”. Các loại tình huống này cũng đưa ra những cơ hội lý tưởng để khuyến khích và giữ nhân viên tiếp tục nhiệm vụ của họ.
- Đánh giá và tổng kết kế hoạch: Đây là bước rất quan trọng nhưng nhiều người lại không nhận thức đúng hoặc làm nó một cách qua loa. Sau mỗi lần ra quyết định, bạn cần căn cứ lại các tiêu chí mình đã đưa ra, kết quả mà bạn mong muốn để đánh giá kết quả mà bạn đã đạt được. Hãy thẳng thắn rút ra những kinh nghiệm và bài học để lần sau mình thực hiện tốt
hơn. Hai câu hỏi cơ bản của một quá trình ra quyết định hiệu quả bạn cần ghi nhớ là: Cái gì đã tốt rồi và cái gì cần tốt hơn?
Tóm tắt chương
Bạn vừa nghiên cứu xong những nội dung cơ bản về vấn đề và cách giải quyết vấn đề. Sau đây là những điều cơ bản bạn cần nhớ lại:
Hiện tượng và vấn đề có thể là đồng nhất. Tuy nhiên ta không thể mặc nhiên xem rằng hiện tượng mà ta phải quyết chính là vấn đề cần giải quyết. Ta cần phải dành đủ thời gian cần thiết để tìm hiểu kỹ về hiện tượng đó nhằm phát hiện ra những nguyên nhân sâu xa có thể tạo ra hiện tượng như vậy trước khi thực sự bắt tay vào giải quyết chúng. Phương pháp “5 Tại Sao” là phương pháp đơn giản giúp bạn truy tìm nguyên nhân sâu xa của vấn đề một cách nhanh chóng. 2 phương pháp khác là “5W và 2H” và “Biểu đồ xương cá” là những phương pháp giúp bạn có cái nhìn tổng thể về vấn đề hiện tại.
Để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất, ta cần thực hiện theo từng bước trong quy trình 6 bước giải quyết vấn đề và không nên bỏ qua hay làm qua loa đại khái bất kỳ bước nào trong quy trình. Làm việc theo quy trình là phương pháp làm việc giúp bạn không bỏ sót những sự việc quan trọng, từ đó giúp bạn có được những kết quả tốt hơn so với làm theo kinh nghiệm, thói quen.
CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH Mục tiêu chương
Ra quyết định liên quan đến giải quyết vấn đề và giải quyết vấn đề cần phải ra quyết định. Vì vậy, chúng ta không nhất thiết phải tách hai từ này ra. Chúng ta sẽđồng thời xem xét việc giải quyết vấn đề và việc ra quyết định.
Một câu hỏi đặt ra là khi nào thì con người phải ra quyết định? Vào khoảng lức tuổi nào thì bạn phải ra một quyết định mang cho cá nhân mình? Khi hỏi điều này với các bạn sinh viên, chúng tôi thường nhận được câu trả lời rằng, đó là lúc thi đại học, chọn ngành nghề cho tương lai. Thật ra, từ khi rất bé, một đứa bé vài tháng tuổi đã có thể từ chối một món ăn bằng cách lắc đầu, mím chặt môi hay từ chối không đi cùng với một người lạ. Lớn hơn một chút, đó là quyết định chơi hay không chơi với người bạn nào, kế hoạch tổ chức một buổi văn nghệ hay vui chơi thế nào là hợp lý cho lớp của mình… Như vậy, quyết định không phải chỉ dành cho những ai đã “lớn” hay chỉ những vấn đề quan trọng mới cần phải ra quyết định. Ra quyết định là một nhiệm vụ của con người từ khi nhận thức được những vấn đề rất sơđẳng của cuộc sống.
Tại gia đình các nước phương Tây, chúng ta thường thấy cách thức cha mẹ giáo dục con cái phải có trách nhiệm với một quyết định mà chúng đưa ra, như muốn mua một món đồ chơi đắt tiền nằm vượt mức cho phép, thì đứa trẻđó phải “lao động trả công” bù lại cho khoản tiền mà nó đã phải “vay” của ba mẹ để thực hiện quyết định là vẫn mang món đồ chơi đó về nhà. Hay như trong tác phẩm Hai Số phận, William là một đứa trẻ nhà giàu, mỗi tuần được gia đình cho một khoản tiền là 1 USD, cao hơn bất kỳđứa trẻ nào vào thời điểm đó, nhưng cậu bé này đã chi vài việc gì, như thế nào phải có trách nhiệm liệt kê và “giải trình” nếu đó là khoản chi bất hợp lý. Ra quyết định là trách nhiệm của mỗi cá nhân. Ý thức được điều này không chỉ giúp các bạn có những bước đi rất cẩn thận, vững chắc
trong nghề nghiệp, trong cuộc sống của mình mà còn là cơ sở xây dựng một nhân cách khỏe mạnh.
Những bước trong chương này là để giúp bạn học được cách đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.
I. Ra quyết định
1.1 Tại sao phải ra quyết định?
Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, đó là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định. Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của bạn. Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một thà quản trị thực sự có hiệu quả
Có những quyết định nếu thực hiện đúng thời điểm sẽ tạo nên thành công cho một công ty, đồng thời có thể duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, cũng có những quyết định sai lầm, làm tổn thật hàng triệu đô la, nhưng quan trọng hơn là phá sản và thương hiệu biến mất khỏi thương trường.
Ví dụ:
Quyết định tung quảng cáo với hình ảnh đại diện là diễn viên hay ca sĩ
nào luôn là sự tính toán, cân nhắc của các nhà kinh doanh. The Face Shop là một nhãn hiệu nổi tiếng tại Hàn Quốc, vẫn thường sử dụng những hình ảnh nam diễn viên để trở thành hình ảnh đại diện. Đương nhiên những “ngôi sao” đó phải hội tụ các yếu tố về sự nổi tiếng, nhiều người yêu thích và có vẻđẹp đáp ứng tiêu chí của The Face Shop như Bae Yong Joon, Kwon Sang Woo,… Khoảng năm 2010, The Face Shop đã quyết
định ký hợp đồng với nam diễn viên mới nổi lúc bấy giờ là Kim Hyun Joong với số tiền khổng lồ tương đương với 30 tỷđồng Việt Nam. Có rất nhiều quan điểm trái chiều về sự việc này vì khi đó nam diễn viên này mới chỉ thành công qua một vi diễn trong bộ phim Vườn Sao Băng và hiện
đang là một thành viên của một nhóm nhạc Hàn Quốc. Sau 3 năm ký hợp
đồng, có thể khẳng định đây là một quyết định hoàn toàn đúng đắn của thương hiệu mỹ phẩm này với sự gắn liền với hình ảnh nam diễn viên nói
trên bởi vẻđẹp trong sáng, tự nhiên là sự thích hợp với chiến lược “vẻ đẹp tự nhiên” của thương hiệu này đang hướng tới.
Trong khi đó, cũng có những quyết định tệ hại và vì thế thường kéo theo những hậu quá đắt giá. Năm 1995, Walt Disney tuyển Michael Ovitz vào vị trí Chủ tịch. Đây là một quyết định sai làm và chỉ 14 tháng sau khi nhậm chức, Michael Ovitz bị buộc thôi việc. Sau đó, Walt Disney đã phải
đền bù một số tiền khổng lồ cho quyết định sa thải ngài CEO này với tổng thiệt hại hơn 140 triệu đô la. Điều đáng nói là sự kiện này khiến cho nhiều cổđông mất lòng tin với hội đồng quản trị và dẫn đến nhiều vụ kiện tụng sau đó.
Bài tập:
Bạn đã từng phải ra một quyết định gì khiến bạn ấn tượng nhất? Bạn đã ra quyết định đó ra sao? Và kết quả của quyết định đó như thế nào?
1.2 Phân loại các quyết định