VII. Sự tham gia của các thành viên vào quá trình ra quyết định
16 Lời khuyên thiết thực để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn
vấn đề của bạn
Trong công việc, cuộc sống chúng ta luôn phải tìm cách để giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày. Khi đối mặt với vấn đề, chúng ta cần phải tìm ra giải pháp để giải quyết những vấn đềđó. Có một vài lời khuyên mà chúng tôi muốn chia sẻđể giúp nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức tránh những sai lầm thường gặp và nhanh chóng tìm ra giải pháp hữu ích:
1. Chấp nhận vấn đề.
Đây là một trong những cố gắng đầu tiên cần làm khi một vấn đề phát sinh. Khi bạn chấp nhận rằng vấn đề đã tồn tại và ngăn chặn việc chống lại thì bạn cũng đỡ tốn năng lượng nhiều hơn vào các vấn đề. Và bạn có thể tập trung năng lượng bạn để tìm giải pháp sáng tạo, thách thức để giải quyết vấn đề.
2. Hãy tự hỏi mình: “Những gì là tồi tệ nhất có thể xảy ra?”
Đây là một câu hỏi cần làm sớm. Bạn có thể dễ dàng sử dụng tâm trí của bạn để thổi bay tất cả các vấn đề không tương xứng. Bằng cách hỏi câu hỏi này, bạn có thể sẵn sàng chấp nhận bất cứ kết quả nào có thể xảy ra. Và nhận ra rằng trường hợp xấu nhất - nếu bạn thực sựđịnh nghĩa nó như vậy - có lẽ là không dễ chịu gì nhưng bạn có thể xử lý và giải quyết vấn đề sớm hơn.
3. Thu thập một số kiến thức cần thiết.
Thông tin về vấn đề của bạn được cập nhật thường xuyên có thể làm giảm sự lo lắng và sợ hãi chúng ta phải đối mặt khi phát sinh vấn đề. Kiến thức làm dịu đi những đám mây của sự sợ hãi xung quanh một vấn đề. Và chúng ta thường thấy rằng tình hình vấn đề không tệ như chúng ta nghĩ.
Đây là một cái gì đó bạn có thể làm trước khi vấn đề phát sinh. Đó là sự chuẩn bị. Khi bạn nghiên cứu - như mô tả trong phần 3 - hãy cố gắng tìm hiểu những gì người khác đã gặp phải trong tình trạng tương tự, những thách thức mà họ phải đối mặt. Đề nghị mọi người chia sẻ những gì họđã làm. Nếu bạn không có ai để hỏi thì những cuốn sách, diễn đàn và blog là nguồn tài nguyên tốt để thu thập kinh nghiệm cá nhân của người khác. Ngoài ra, bạn có thể tra Google và xem những gì bạn tìm thấy. Nếu bạn giữ cho đôi mắt và đôi tai của bạn mở rộng bạn có chắc để tìm một cái gì đó hữu ích.
5. Yêu cầu giúp đỡ.
Bạn có thể yêu cầu mọi người cho lời khuyên về những việc cần làm và những gì họđã làm trong những tình huống tương tự như của bạn. Nhưng bạn cũng có thể yêu cầu giúp đỡ thực tế hơn. Bạn không phải phải giải quyết mọi vấn đề một mình và đôi khi bạn cảm thấy tốt hơn khi có một ai đó ở bên cạnh bạn, ngay cả khi chỉđể hỗ trợ tinh thần.
6. Mở rộng tâm trí.
Mở rộng tâm trí của bạn đến với giải pháp có thể thực hiện được và thử nó thay vì chỉ ngồi xét đoán dựa trên rất ít thông tin và kinh nghiệm. Việc xét đoán quá lâu và không hành động có thể khiến bạn bỏ qua những giải pháp có thể hiệu quả.
7. Hãy cho ra nhiều hơn một giải pháp.
Bạn có biết những gì thực sự sẽ hiệu quả trước khi bạn thử nó? Những gì có vẻ như một giải pháp tốt trong lý thuyết thường không hiệu quả trong thực tế. Vì vậy, hãy lên kế hoạch với ít nhất một số giải pháp. Nếu công việc không xuôn sẻ lần đầu tiên, hãy thử với những cách tiếp theo tiếp theo.
8. Xác định lại thất bại.
Đây là điều quan trọng để xử lý nỗi sợ thất bại cho toàn bộ vấn đề và để giúp bạn bắt đầu cố gắng có giải pháp khác nhau mà không có quá nhiều do dự. Định
nghĩa của thất bại, chúng tôi được đưa lên với trong xã hội có thể không phải là tốt nhất và hữu ích nhất để có. Nếu bạn nhìn vào những người thành công nhất bạn nhanh chóng nhận thấy rằng họ có một phản ứng khác nhau để thất bại hơn so với những người bình thường. Họ không quá sợ thất bại. Họ biết rằng đó không phải là sự kết thúc nếu họ thất bại. Thay vào đó họ xem thất bại và nhìn thấy một phần tốt đẹp về: những gì họ có thể học hỏi từ nó và cải thiện thời gian tiếp theo. Xác định lại thất bại như thông tin phản hồi và là một phần tự nhiên của sự thành công.
9. Chia các vấn đề thành nhiều phần nhỏ hơn.
Hoàn thành một nhiệm vụ hay giải quyết một vấn đề có vẻ quá to lớn và không thể nếu bạn phải làm trong cùng một lúc. Để giảm sự lo lắng hãy nghĩ cố gắng rõ ràng hơn để chia nhỏ các vấn đề. Sau đó tìm ra một giải pháp thiết thực, và làm từng phần một. Hãy thử những giải pháp. Sau đó bạn cố gắng áp dụng những giải pháp khác cho đến khi tất cả các vấn đề nhỏđó được xử lý.
10. Sử dụng quy tắc 80/20.
Sử dụng 80 phần trăm thời gian của bạn để tìm giải pháp và chỉ có 20 phần trăm để phàn nàn, lo lắng. Có thể không phải luôn luôn dễ dàng, nhưng bạn sẽ tập trung năng lượng, thời gian và suy nghĩ theo cách có lợi nhiều hơn cho bạn và những người khác thay vì làm ngược lại.
11. Sử dụng Luật Parkinson.
Luật này nói rằng một nhiệm vụ sẽ mở rộng theo thời gian và dường như sự phức tạp tùy thuộc vào thời gian bạn dành cho nó. Ví dụ, nếu bạn nói với chính mình rằng bạn sẽ đưa ra một giải pháp trong vòng một tuần sau đó vấn đề sẽ có vẻ phát triển khó khăn hơn khi bạn hạn định ít thời gian hơn. Kết hợp Luật này với quy luật 80/20 để tìm ra giải pháp một cách nhanh chóng. Tập trung thời gian vào việc tìm kiếm giải pháp. Sau đó chỉ cần cho mình một giờ (thay vì cả ngày) hoặc ngày (thay vì cả tuần) để giải quyết vấn đề. Điều này sẽ buộc tâm trí của bạn để tập trung vào các giải pháp và hành động.
12. Tìm thấy những bài học hay cơ hội trong những vấn đề.
Đó gần như luôn luôn là một mặt tốt của một vấn đề. Có lẽ nó cảnh báo chúng ta đến một cách tuyệt vời để cải thiện công việc, kinh doanh. Hoặc dạy chúng ta cách sống của chúng ta có lẽ là không tệ như chúng ta nghĩ. Việc tìm kiếm này một phần tích cực hơn của vấn đề làm giảm tác động tình cảm tiêu cực của nó và thậm chí bạn có thể bắt đầu để xem tình hình như là một cơ hội tuyệt vời cho bạn. Khi bạn đang phải đối mặt với một vấn đề hãy tự hỏi: Làm thế nào tôi có thể có lợi từ vấn đề này? Điều tốt về việc này là gì?Tôi có thể học được gì từ điều này? Tôi có thể tìm thấy những gì cơ hội ẩn trong vấn đề này?
13. Thực sự nói về những vấn đề và giao tiếp rõ ràng.
Nhiều vấn đề phát sinh do một người nào đó hiểu sai những gì người khác nói. Một cách để đảm bảo rằng bạn và mọi người khác có giải thích cùng một ví dụ một dự án là phải có người nhắc lại quan điểm của họ về dự án và một phần của họ trong đó. Xem và xem trận đấu của họ của bạn. Nếu một cuộc xung đột phát sinh thì có lẽ bạn cần phải chỉ cần nói nó ra, giải tỏa cảm xúc và căng thẳng thay vì tất cả mọi người đóng gói nó lại. Sau đó các cuộc thảo luận có thể phát triển hơn. Và nó trở nên dễ dàng hơn để giao tiếp rõ ràng và đạt được một giải pháp tốt cho tất cả mọi người tham gia.
14. Tạo ra ít vấn đề hơn.
Rất nhiều vấn đề của chúng tôi được tạo ra bởi chính mình. Bạn sẽ tránh cho mình rất nhiều rắc rối bằng cách chủ động, suy nghĩ trước khi bạn nói chuyện và cố gắng để tránh việc tạo ra hoặc làm phức tạp vấn đề hơn mức cần thiết. Một cách để giảm vấn đề là làm theo như câu nói khôn ngoan của Dale Carnegie: "Không bao giờ phán xét, phàn nàn hay lên án". Nhiều vấn đề được xử lý bằng cách kết nối với các mối quan hệ với người khác như vậy là một cách tốt để tạo ra ít vấn đề hơn là và nó sẽ cải thiện kỹ năng xã hội của bạn.
Tâm trí của chúng ta đáp ứng nhiều hơn ta có thể nghĩ đến những gì từ được dùng để mô tả một cái gì đó. Một vấn đề là một từ mang năng lượng âm. Để làm cho nó dễ dàng hơn trong việc xử lý các vấn đề, hãy sử dụng các từ thách thức hay các từ tích cực để thay thế. Điều này nghe có vẻ chỉ như một lời khuyên vô ích. Nhưng, thực tế, lời nói có sức mạnh lớn hơn bạn tưởng.
16. Giữđộng lực cho bạn.
Việc giải quyết vấn đề dễ gây nản lòng, đặc biệt là nếu bạn sợ thất bại khi giải pháp đầu tiên và thứ hai của bạn đến một công việc, hay một vấn đề không hiệu quả. Bạn có thể cảm thấy như muốn từ bỏ, dù bạn có thể cảm thấy như tất cả hy vọng đã biến mất. Hãy thử một vài trong số các kỹ thuật tạo động lực cho bản thân. Thay đổi trạng thái tinh thần của bạn đến một trạng thái tích cực hơn và có động lực hơn để có thể tạo ra sự khác biệt. Nó sẽ giữ cho bạn vững bước tiến lên.
Tư Duy "Bên Ngoài Chiếc Hộp" Để Sáng Tạo & Giải Quyết Vấn Đề
Tư duy vượt giới hạn (thinking outside the box – hay còn được gọi theo cách khác là thinking out of the box, thinking outside the square ) là cách để nói về những tư duy, suy nghĩ khác bình thường, không theo các lối mòn và thể hiện theo hướng mới mẻ.
Khái niệm xuất hiện khi những nhà quản lý thấy cách giải quyết vấn đề hay những ý tưởng thông thường không đáp ứng được yêu cầu. Tư duy này cũng xuất hiện trong những nhóm làm việc sau khi tổng hợp ý kiến của mọi thành viên mà vấn đề cũng chưa được giải quyết.
Tư duy “bên trong chiếc hộp”
Năm 1899, Charles H. Duell, trưởng Văn phòng cấp bằng sáng chế Hoa Kỳ từng nói: “Mọi thứ có thể phát minh được đã được phát minh hết rồi”. Rõ ràng khi nói câu này, tư duy của ông vẫn nằm trong giới hạn hiểu biết lúc đó.
Những người có tư duy chỉ nằm trong “chiếc hộp” thường gặp phải khó khăn khi tìm kiếm những ý tưởng độc đáo và mới lạ. Hiếm khi họ đầu tư thời gian, công sức hoặc dám theo đuổi những ý tưởng không giống người khác.
Theo đánh giá của những người làm quản lý lâu năm, tư duy bên trong “chiếc hộp” là vũ khí hữu hiệu để huỷ hoại những ý tưởng hay và sức sáng tạo. Trong đầu những người này thường có những tư tưởng “điều đó không thể thành sự thật”, “không thể làm được” hoặc “quá mạo hiểm để thực hiện”.
Những người này cũng tin rằng mọi vấn đề chỉ có một giải pháp khắc phục. Vì vậy, tìm ra giải pháp thứ hai thật là lãng phí thời gian và công sức. Câu nói cửa miệng của họ là “Không có thời gian cho giải pháp khác”.
Ngay cả những người vốn có khả năng sáng tạo nhưng sau một thời gian ngừng đào sâu và khai thác khả năng sáng tạo của mình cũng trở thành người có tư duy bên trong “chiếc hộp”.
Bạn hãy thử nghiệm bài test của một công ty khi tuyển dụng nhân viên.
01.Với tập hợp 12 điểm tròn và chỉ với 3 đường thằng nối nhau, bạn hãy tìm cách để 3 đường thẳng trên đi qua hết 12 chấm tròn.
02. Với tập hợp 9 điểm tròn. Hãy cố gắng nối chúng lại với nhau bằng 4 đường thẳng liền nhau.
Tư duy “bên ngoài chiếc hộp”
Bạn đã thử bài test trên chưa? Rõ ràng với phần lớn mọi người, mặc nhiên họ sẽ dựng cho mình một chiếc hộp bao quanh những chấm tròn. Điều này tương tự bạn đã tự xây cho mình một giới hạn về tư duy. Nếu chỉ quanh quẩn với “cái hộp” đó, bạn sẽ không bao giờ tìm được câu trả lời.
Chắc bạn sẽ thấy ngạc nhiên. Nhưđã nói, chúng ta phải mạnh dạn vượt qua giới hạn của “chiếc hộp”. Bạn hãy coi đường thẳng đó không bị giới hạn, kéo dài mãi, khi kéo càng dài thì việc quét hết các chấm tròn càng rõ ràng. Đây là điều mà những nhà quản lý cần nhân viên của mình tư duy và bản thân các nhà quản lý cũng cần phát triển tư duy như vậy. Hãy nhớ, tư duy không có rào cản.
Tư duy ngoài “chiếc hộp” cần những tố chất sau:
• Sẵn sàng đón nhận những nhiệm vụ mới hàng ngày • Sẵn sàng làm những việc khác nhau và dám làm theo những cách chưa ai làm • Tập trung tìm hiểu những ý kiến mới và theo đuổi những ý kiến đó Tìm ra những giá trị mới của vấn đề cũ mà chưa ai thấy • Biết lắng nghe người khác
• Biết hỗ trợ và tôn trọng người khác khi họđưa ra những ý kiến khác lạ, thậm chí là “điên rồ”
Những người có tư duy ngoài “chiếc hộp” thường là những người dám đón nhận cái mới, nhìn nhận công việc bằng những lăng kính mới, sẵn sàng bỏ thăm dò và tìm hiểu những điều mới mẻ đó. Họ tin rằng những ý tưởng mới dù có thể chưa thuyết phục được phần đông nhưng họ vẫn nuôi dưỡng và ủng hộý tưởng của mình. Họ nhận thấy rằng có được ý tưởng là điều tốt nhưng thực hiện ý tưởng còn quan trọng hơn nhiều.
Tư duy bên ngoài “chiếc hộp” chưa bao giờ là việc đơn giản và không phải ai cũng có thể có được, có thể theo đuổi. Thành công chỉđến với những người dám nghĩ và dám làm.
Nhiều người trong chúng ta đã từng nghe nói đến Copernicus là người đưa ra học thuyết trái đất quay xung quanh mặt trời còn Gallileo dám mạnh dạn ủng hộ quan điểm này ngay cả khi chết với câu nói: “Dù sao thì trái đất vẫn quay”. Vào thời điểm đó, có thể ông là một trong những người, thậm chí là người duy nhất
dám vượt rào cản của cả hệ thống tư duy thời bấy giờ khi tất cả đều thừa nhận mặt trời quay xung quanh trái đất.
Nếu không có tư duy vượt giới hạn cả về không gian và thời gian, không dám theo đuổi ý tưởng của mình thì không biết đến bao giờ loài người mới thoát khỏi ảo tưởng trái đất là trung tâm của vũ trụ.
Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, trong một tổ chức và đối với những nhà quản lý, hoạch định chính sách. Ngoài việc phải nỗ lực tìm kiếm ý tưởng, họ phải biết tạo dựng một môi trường nuôi dưỡng ý tưởng, sẵn sàng chấp nhận mạo hiểm với ý tưởng.
Việc tư duy theo lối mòn sẽ huỷ hoại thành công đã tạo dựng của bạn. Bạn cần phải biết thay đổi. Phải biết rằng không có gì là tốt nhất. Có thể điều gì đó với bạn lần này là tốt nhất nhưng lần sau sẽ tốt hơn. Và lần sau nữa, điều đó còn tốt hơn nữa. Người Mỹ có câu nói nổi tiếng: “Sống là để thay đổi”.
Hẳn nhiều người trong chúng ta biết đến Michael Dell, người sáng lập đồng thời là Chủ tịch hội đồng quản trị Tập đoàn sản xuất máy tính nổi tiếng thế giới Dell. Dell Computer được thành lập với số vốn ban đầu chỉ 1.000 USD và một ý tưởng chưa từng có: bán các chương trình trực tiếp cho người tiêu dùng, bỏ qua khâu