VII. Sự tham gia của các thành viên vào quá trình ra quyết định
4 cách giải quyết vấn đề hiệu quả của người lãnh đạo
Dù bạn là lãnh đạo một doanh nghiệp lớn hay chỉ là chủ doanh nghiệp nhỏ, dưới đây là 4 cách giải quyết vấn đề hiệu quả nhất mà tạp chí Forbes nhắc bạn cần chú ý.
Minh bạch truyền thông là điều kiện tiên quyết để giải quyết mọi khúc mắc
1. Minh bạch truyền thông:
Giải quyết vấn đềđòi hỏi truyền thông phải minh bạch, nơi mọi vấn đề của nhân viên cũng như quan điểm của họ cần được tự do thể hiện. Kinh nghiệm cho thấy nhiều vấn đề sẽ không được giải quyết nếu chưa đi đến được tận gốc của chúng, khi mọi người không nói ra. Truyền thông là sự cần thiết cơ bản. Nhưng nhiều khi những người liên quan lại ngại nói ra vì sợ ảnh hưởng tới công việc của mình, vì thế họ che dấu những sai lầm của bản thân hay của những đồng nghiệp. Tiến trình giải quyết vấn đề do vậy sẽ như là một cuộc săn tìm kho báu. Truyền thông chỉ thực sự hiệu quảđối với những vấn đề cần giải quyết khi người lãnh đạo có khả năng chú ý lắng nghe, tạo điều kiện cho các cuộc đối thoại cởi mở bằng cách đảm bảo một môi trường an toàn cho người đối thoại, để người đối thoại nói ra vấn đề và đưa ra các cách giải quyết phù hợp.
Một khi tất cả các tiếng nói được lắng nghe, và tất cả các quan điểm được xem xét và nhìn nhận đúng mức, người lãnh đạo (và nhóm làm việc của mình) có thể vẽ ra một con đường hành động tin cậy và bền vững.
Đừng lúc nào cũng giả tưởng rằng những người quanh bạn đã được tạo điều kiện thoải mái để chia sẻý nghĩ của họ. Mà người lãnh đạo cần phải tin tưởng vào bản thân và trực giác của mình để thách thức toàn nhóm làm việc thực thi nhiệm vụ một cách đàng hoàng và tìm được một giải pháp hợp lý cho thách thức đó.
2. Triệt hạ các thành lũy
Truyền thông minh bạch đồng nghĩa với việc bạn dỡ bỏđược các thành lũy, tạo ra được một tổ chức không biên giới trong đó, văn hóa doanh nghiệp cần tập trung vào việc xây dựng một tập thểđầy sức mạnh. Những chướng ngại vật bất ngờ sẽ khiến lịch làm việc của bạn xáo trộn. Vì vậy, hãy tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả bằng sự hợp tác giữa các bộ phận với nhau, và tự giải quyết được các vấn đề nảy sinh.
Cách tổ chức công việc kiểu co cụm, khu trú các bộ phận rất dễ tạo ra các vấn đề và rất nhiều người không thể giải quyết triệt đểđược các vấn đề nảy sinh nếu cứ giữ khư khư cách tổ chức công việc này.
Đây là lý do tại sao hiện nay, không gian làm việc mới luôn là nơi truyền bá tinh thần doanh nghiệp trong đó nhân viên được tự do di chuyển và hợp tác chéo với nhau để giải quyết các vấn đề tồn đọng. Nhân viên cũng có thể khám phá những người đang quan tâm tới mình và giao tiếp với nhau.
Khi bạn hiểu được các giới hạn của không gian làm việc của mình thì bạn sẽ có khả năng mở rộng hơn tầm ảnh hưởng của mình. Điều này sẽ không xảy ra đối với các không gian trong đó khu trú, hạn chế các vị trí làm việc của mỗi người. Tại một nơi làm việc mà chỉ có các vị trí biệt lập với nhau, việc giải quyết các vấn đề chung sẽ khó hơn vì mỗi người tham gia phải dựa vào nỗ lực cá nhân chứ không phải là cách giải quyết tập thể, nhóm.
Khi tổ chức công việc kiểu các ‘ốc đảo’, bạn rất dễ biến mỗi người thành một ‘ngôi sao’. Điều này khiến mỗi người cảm thấy khó khăn hơn khi giúp đỡ ai đó hoặc làm điều gì đó cho ai. Phá bỏ các rào cản ‘ốc đảo’ cho phép người lãnh đạo dễ dàng ‘thổi lửa’ vào nhân viên để cùng xắn tay giải quyết các vấn đề chung. Không chỉ giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức tìm nhanh hơn các giải pháp cho những vấn đề khó khăn, cách tổ chức công việc ‘không biên giới’ còn giúp bản thân doanh nghiệp được vững bền hơn.
3. Đầu óc thoáng
Dỡ bỏ các rào cản vô hình và đẩy mạnh truyền thông nội bộ giúp mọi người có đầu óc thoáng hơn. Điều này sẽ tạo điều kiện để mọi người làm việc tập thể thoải mái với nhau hơn, giúp tổ chức và các thành viên trong đó hoạt động hiệu quả hơn.
Ngược lại, nếu bạn cho phép mọi người làm việc theo kiểu ‘mạnh ai nấy làm’, ‘không ai biết đến ai’ thì việc giải quyết các vấn đề nảy sinh sẽ lâu hơn và con đường dẫn tới thành công sẽ mù mịt hơn.
Rất nhiều người trong khi làm việc đã vô tình tạo ra những sự ‘hỗn loạn’ không cần thiết trong khi đó sự trơ ì, thiếu hiệu quả trong công việc của họ lại ít bị chú ý.
Có những dạng người thường làm cho những vấn đề trở nên trầm trọng hơn, khó giải quyết hơn bởi họ hay phức tạp hóa vấn đề.
Hãy khám phá những người linh hoạt và có các nhân tố tiềm năng lãnh đạo trong doanh nghiệp/tổ chức của mình và bạn sẽ nhận thấy ví dụ về các lợi ích của người có đầu óc thoáng đạt. Thường thì những người này luôn có khả năng đưa ra các phát kiến hoặc ý tưởng rất nhanh để giải quyết vấn đề. Những người có đầu óc hẹp hòi thường luôn nhìn ra các trở ngại và những nguy cơ luôn là người đồng hành đối với họ. Những người thiển cận thường nhìn những thứ xung quanh mình như những vướng mắc chứ không nghĩ chính những khó khăn lại là cơ hội để họ thể hiện mình tốt hơn.
Như vậy, hãy chú ý quan sát hành động của những người khác mỗi khi bạn thấy có vấn đề hoặc khúc mắc cần giải quyết nhé.
4. Chiến lược nền tảng vững chắc
Nếu không có chiến lược, sự thay đổi chắc chắn chỉ là sự thay thế chứ không phải là phát triển. Một chiến lược vững chắc được đưa ra phải tính đến việc giải quyết mọi vấn đề nảy sinh. Rất nhiều nhà lãnh đạo muốn mổ xẻ vấn đề khi nó xảy ra chứ không phải là thay đổi chiến lược theo vấn đề nảy sinh đó. Những nhà lãnh đạo hiệu quả luôn là người biết cách giải quyết vấn đề. Họ cũng luôn là những người biết tập hợp con người, nguồn lực, ngân sách và kiến thức cần thiết từ các kinh nghiệm sẵn có để giải quyết một vấn đề nảy sinh nào đó. Họ biết truyền cảm hứng vào trò chơi để mọi người cùng tham gia và giải quyết theo cách sáng tạo và nhanh nhất. Đối với họ, mỗi khi có vấn đề xảy ra, đó cũng là cơ hội để mọi người gần với nhau hơn. Bạn chắc chắn sẽ không thể hiểu rõ được tiềm năng của ai đó, nếu như không gắn họ vào một vấn đề cần giải quyết tập thể.
Người lãnh đạo thực tế là người biết kết nối các cá nhân trong một tập thể, từđó vạch ra trước kế hoạch hành động. Họ có chiến lược để giải quyết các vấn đề, thông qua cách tiếp cận và xử lý vấn đềđó. Họ có thể dựđoán được vấn đề và huy động sức mạnh tập thể để đảm bảo nguồn nhân lực của mình có khả năng đảm bảo chiến lược tìm được giải pháp bền vững cho mọi vấn đề.
Học hỏi người Nhật kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong cuộc sống năng động như hiện nay việc gặp phải những vấn đề phát sinh trong cuộc sống là điều không thể tránh khỏi. Chính vì thế kỹ năng giải quyết vấn đề được xem như một trong những kỹ năng sống quan trọng bậc nhất mà ai cũng cần phải sở hữu.
Tất nhiên trong phạm vi bài viết này sẽ không hướng dẫn bạn làm sao phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của mình hay chỉ cho bạn từng bước giải quyết vấn đề gặp phải trong cuộc sống ra sao. Bài viết này chỉ là một câu chuyện nhỏ nhưng đầy ý nghĩa nói về cách giải quyết vấn đề của người Nhật. Nó sẽ truyền cho bạn niềm tin rằng không có một vấn đề hóc búa nào trong cuộc sống mà không tìm ra giải pháp. Điều quan trọng là đừng tự giới hạn bản thân, hãy tin rằng thử thách chỉ là bài test để bạn hoàn thiện mình hơn.
Khi nhắc tới tinh thần người Nhật có thể bạn đã từng được nghe tới ý chí, quyết tâm và sự đoàn kết của cả một dân tộc. Nước Nhật tuy nhỏ bé, ít tài nguyên, thiên tai thường xuyên xảy ra nhưng chính những khó khăn bất lợi đó mới sản sinh ra được một ý chí, tinh thần Nhật Bản khiến cả thế giới phải ngưỡng mộ. Tác phong làm việc nghiêm túc chuyên nghiệp, ý chí kiên cường, văn hóa khiến bất cứ quốc gia nào cũng phải học tập là điều đã được khẳng định. Và bây giờ hãy cùng trải nghiệm thêm tinh thần không chịu khuất phục khó khăn của người Nhật qua mẩu chuyện dưới đây. Nó có thể mang lại bài học có giá trị to lớn cho bạn.
Người Nhật rất thích ăn cá tươi nhưng biển gần bờđã không còn cá nữa.
Để đáp ứng nhu cầu, người Nhật đóng tàu to hơn và chuyển sang đánh bắt xa bờ. Càng xa bờ, càng tốn nhiều thời gian hơn để mang cá về. Nếu chuyến đi mất vài ngày, cá không còn tươi nữa.
Người Nhật không thích cá ươn. Các công ty đánh bắt bèn lắp đặt tủđông trên tàu đánh cá, cá được làm đông ngay tại chỗ. tủđông giúp tàu đi xa hơn và đánh bắt lâu hơn.
Tuy nhiên, vị thịt cá đông lạnh không thể ngon như cá tươi sống, cá đông lạnh bị sụt giá. Các công ty liền đưa các bể nuôi lên tàu. Họ bắt cá và nhốt vào bể. Sau một thời gian dồn lắc chật chội, lũ cá mệt lử nhưng vẫn còn sống. Người tiêu dùng Nhật phát hiện sự khác biệt: cá bị nhốt trong nhiều ngày thịt của chúng mất đi vị tươi ngon.
Các công ty Nhật đã làm thế nào để giải quyết vấn đề này?
Họ thả thêm một con cá mập nhỏ vào bể trên tàu. Cá mập chén một số cá trong đó, số cá còn lại vẫn sống khoẻ và thịt vẫn rất thơm ngon khi vào đến bờ. Thử thách là những gì giữ cho chúng ta luôn tươi mới. Thay vì tránh né chúng, hãy nhảy vào cuộc và đôi mặt với thách thức. Nếu thử thách quá nhiều hoặc quá lớn, hãy sắp xếp lại, kết lại thành một khối, huy động tối đa các nguồn lực và không chịu đầu hàng.
Nếu bạn đã đạt được mục tiêu, hãy đặt ra mục tiêu lớn hơn. Nếu bạn đã đáp ứng được nhu cầu của bản thân, của gia đình, hãy chuyển hướng sang nhóm của bạn, cho xã hội và cho loài người. Đừng tạo thành công rồi dừng lại và ru mình trong đó.
Bạn có một nội lực, kỹ năng giải quyết vấn đề và hoàn toàn có khả năng để tạo nên điều khác biệt. Hãy thả cá mập vào bể nước của bạn và xem bạn có thể bơi xa đến đâu!
Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh và hiệu quả
Mong muốn kết quả học được tốt hơn, chúng ta thường quan tâm đến cách làm thế nào để học nhanh hơn, nhiều hơn với công sức ít nhất. Nhưng kỹ năng giải quyết vấn đề thì không được lưu tâm đúng mức.
Vì thế, hầu hết các phương cách để học được hổ trợ với kỹ thuật hiện đại chỉ chú trọng giúp bạn thu thập kiến thức nhiều hơn, có thể học nhanh hơn nhưng ít xem xét đến cách học như thế nào để bạn có thể suy nghĩ nhanh hơn, hiệu quả hơn khi giải quyết vấn đề.
Nhiều người trong chúng ta nhớ biết được rất nhiều thứ, nhưng chưa bao giờ cho nó cơ hội để thử xem chúng ra sao. Vậy cách học nào là cách học cần quan tâm thêm để chúng ta có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn, hiệu quả hơn?
Học phải đi đôi với hành:
Khi bạn thực hành điều đã học, bạn được học thông qua kinh nghiệm trực tiếp, có được cảm giác thực sự về các tình huống, hiểu rõ và nắm bắt được các chi tiết tinh vi, có đươc sự tự tin…mà cái học lý thuyết hiếm khi nào có được.
Khi thực hành, bạn phải mất thời gian cho thực tập để nhớ một kỹ năng, nhưng sau đó nó được lưu trữ vĩnh viễn. Như vậy, càng có nhiều kinh nghiệm, bạn càng học được nhiều, càng hiểu biết nhiều. Có nghĩa là bạn càng có thể làm nhiều hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn, dễ dàng giải quyết vấn đề hơn.
Ôn lại những bài học và những kinh nghiệm:
Việc ôn lại có thể giúp bạn đánh giá bạn đã làm tốt đến mức nào, bạn đã học được bao nhiêu, những điều gì cần thực hiện để thay đổi.
Khi ôn lại, bạn có thể quan sát và học hỏi tự xung quanh: Những điều người khác nói, những điều người khác làm…. Quan trong là làm sao cho những điều bạn học được thích nghi với những điều mà bạn đã biết. Cố gắng ôn lại bằng sự tự hỏi như: “Cái gì tôi đã làm tốt và không được tốt? Tôi có thể làm gì và nên làm gì khác hơn cho lần sau?
Quan sát chính bản thân bạn ngay vào những thời điểm đó, nhận thức những gì diễn ra trong tư tưởng của bạn. Cách học suy ngẫm này có thể gọi là “Học cách suy nghĩ trong suy nghĩ”, bạn sẽ có nhiều cơ hội để học trong từng khoảnh khắc.
Suy ngẫm, học cách suy nghĩ trong suy nghĩ:
Cách học thứ ba này là sự kết hợp từ kiến thức, kinh nghiệm thực hành và sự sáng tạo. Phương pháp học tập này mặc dù hiếm khi được nói đến trong trường hoc. Có thể bạn không học ngay được nó, nhưng chúng ta có thểươn mầm, gieo cấy nó:
- Hãy suy nghĩ chậm khi bạn không chắc những khía cạnh nào cần quan tâm, câu hỏi nào để hỏi, hơn là tìm kiếm thẳng thừng một câu trả lời. Khi bạn hấp tấp lao tới điều kỳ diệu, có thể bạn sẽ nhận được điều kỳ diệu nhưng là điều kỳ diệu vô giá trị.
- Việc suy ngẫm có thể giúp bạn tìm thấy những khoảnh khắc rạng rỡđột nhiên lóe sáng, tạo nên một mối liên hệ, giúp bạn nhận ra điều gì đó mà bạn không hề chú ý trước đó.
- Suy ngẫm là một giai đoạn học ở tốc độ chậm nhất có thể. Trong suy ngẫm, sự vô thức của bạn sắp xếp toàn bộ thông tin mà bạn đã thu thập, toàn bộ khả năng mà bạn có, đặt mọi thứ cùng nhau và tìm ra một trật tự giúp bạn giải quyết vấn đề một cách có ý nghĩa.
Giải quyết vấn đề, cái học tuyệt hảo này xảy ra khi việc suy ngẫm được ấp ủ, tập trung một cách căng thẳng, kết hợp với sự tưởng tượng, lắng nghe giọng nói tinh tế và thầm lặng của tâm trí và sau đó bỏ qua toàn bộ trước khi bắt đầu giai đoạn học và làm việc căng thẳng kế tiếp.. Đó không phải là việc không có gì để làm, mà là tạo điều kiện cho sự lóe sáng của sáng tạo. Chính sự học phải đi đôi với hành, ôn tập kinh nghiệm và suy ngẫm sẽ giúp bạn có suy nghĩ nhanh hơn, hiệu quả hơn khi cần giải quyết các vấn đề.