Muốn đạt được kết quả tốt nhất trong đàm phán, bạn cần phải nắm được kĩ năng đàm phán, đồng thời linh hoạt vận dụng các kĩ năng này. Sau đây là một số kĩ năng thường dùng khi đàm phán.
Kĩ năng bổ trợ trong đàm phán
phán thành công, nhưng điều đó là chưa đủ, còn cần một số kĩ năng bổ trợ ngôn ngữ khác.
(1) Kĩ năng phát ngôn cứng rắn
Trong một số tình huống, khi cần thiết có thể lên cao giọng, cách làm này không chỉ khiến đối phương phải hạ giọng mà còn thể hiện sự quyết tâm của bạn.
(2) Để đường lui cho mình
Nêu yêu cầu cao hơn một chút so với mục tiêu dự định để tạo con đường thỏa hiệp. Phải nhớ rằng, nếu đặt mục tiêu cao, bạn sẽ giành được nhiều thành quả.
(3) Nói nhỏ đúng lúc
Khi nhượng bộ trong đàm phán, nhượng bộ phải chậm, lời nói phải tỏ ra miễn cưỡng, một bước nhượng bộ nhỏ sẽ mang lại lợi ích lớn trong thỏa thuận.
(4) Không nên coi thường những điều nhỏ nhặt
Đối thủ biết về mình càng ít càng tốt, trong khi đó bạn phải tìm hiểu về đối phương, biết người biết ta mới giành chiến thắng.
(5) Vận dụng sức cạnh tranh
Cho dù đối phương cho rằng thứ họ cung cấp là độc quyền, nhưng bạn cũng phải nói cho họ biết rằng bạn có sự lựa chọn khác, hãy để người đàm phán với bạn biết rằng bạn có thể hoặc không mua cũng không sao, hãy đưa ra sự lựa chọn bằng cách tạo môi trường cạnh tranh.
(6) Tạm ngừng đúng lúc
Nếu cuộc đàm phán rơi vào bế tắc, hãy mạnh dạn tạm ngừng, hãy nói bạn cần thảo luận thêm với cấp trên. “Tạm ngừng” sẽ cho đối phương cơ hội nghi ngờ hoặc suy nghĩ lại, đồng thời khôi phục thế chủ động của bạn trong đàm phán.
(7) Cách “đánh cận thành”
Hãy uy hiếp để xem đối phương phản ứng thế nào. Cách làm này có phần mạo hiểm, nhưng cũng có thể rất hữu dụng, khiến đối phương chấp nhận thay đổi hợp đồng hoặc bàn bạc lại.
(8) Vận dụng “Chiếc lược dự toán”
Ví dụ nói: “Tôi thực sự thích sản phẩm của anh, cũng thực sự có nhu cầu, nhưng đáng tiếc tôi không có khả năng chi trả”. Cách mặc cả gián tiếp này có thể sẽ khiến đối phương đề nghị nhượng bộ.
(9) Kiên nhẫn
Đừng hi vọng đối phương chấp nhận suy nghĩ của bạn ngay. Phải kiên trì, nhẫn nại. Cuối cùng có thể đối phương sẽ tiếp nhận ý kiến của bạn.
(10) Để đường lui cho đối phương
Hãy nể mặt đối phương và chừa đường lui cho họ. Một cuộc đàm phán được coi là thành công là khi cả hai bên đều vui vẻ rời khỏi bàn. Quy tắc cơ bản của đàm phán là không có bất cứ bên nào bị tổn hại, hai bên đều là người chiến thắng.
Đây là tiền đề của đàm phán thành công. Khi bắt đầu đàm phán, nếu bạn thể hiện sự thấu hiểu, thể hiện nguyện vọng muốn cùng đối phương tìm cách giải quyết cùng có lợi, thì bạn sẽ giành được niềm tin. Khi đối phương tin tưởng bạn thì sẽ tin tưởng sự phân tích của bạn, tin tưởng phương án giải quyết bạn đưa ra, thậm chí còn cảm thấy bạn đang suy nghĩ cho người đó.
(12) Không phân tán và cô lập mình
Khi có tới vài người cùng tham gia đàm phán, tất cả phải đoàn kết một lòng, phấn đấu vì cùng một mục tiêu, một phương pháp, một con đường. Nếu cuộc đàm phán không có kết quả tốt, hãy thuyết phục người khác giúp đỡ bạn, cùng đưa ra kế hoạch và đối sách.
(13) Đàm phán với thái độ khách quan
Khi đàm phán về những điều có liên quan đến bản thân, bạn dễ rơi vào trạng thái căng thẳng và áp lực. Còn khi đàm phán hộ người khác, bạn luôn giữ được trạng thái ung dung, thoải mái, khách quan và luôn thuận lợi đạt mục tiêu. Chính vì thế, hãy đàm phán với thái độ khách quan để dễ đi đến thống nhất.
(14) Không làm tổn thương lòng tự tôn của đối phương
Trong đàm phán, giữ thể diện và lòng tự tôn là vấn đề quan trọng và nhạy cảm. Nhiều chuyên gia đã chỉ ra: Khi đàm phán, nếu một bên cảm thấy bị mất mặt, thì cho dù là giao dịch dễ nhất cũng sẽ để lại hậu quả không tốt. Khi lòng tự tôn của một người bị đe dọa, người đó sẽ cố gắng bảo vệ mình và giữ thái độ đề phòng với mọi thứ xung quanh. Lúc này, việc giao tiếp, tiếp xúc với người đó là rất khó khăn.
Trong nhiều tình huống, không thận trọng trong ngôn ngữ chính là nguyên nhân gây mất thể diện và làm tổn thương lòng tự tôn. Do đó, khi tham gia đàm phán, nhất định phải tuân thủ nguyên tắc phân biệt người và vấn đề, với vấn đề thì “cứng rắn” còn với người thì “mềm mỏng”. Hãy chú ý khéo léo vận dụng ngôn ngữ để mang lại hiệu quả tốt nhất.
(15) Đặt câu hỏi có chọn lọc
Một con chiên nói với cha xứ: “Con có thể hút thuốc trong lúc cầu nguyện không?” Lời đề nghị của anh ta đã bị cha xứ phản đối. Một con chiên khác lại hỏi cha xứ: “Con có thể cầu nguyện trong lúc hút thuốc không?”, lời đề nghị này đã được cho phép. Nội dung, mục đích hỏi của hai con chiên này hoàn toàn giống nhau, chỉ là cách biểu đạt ngôn ngữ khác nhau, nên kết quả cũng trái ngược nhau.
Từ đó có thể thấy, sử dụng ngôn ngữ khéo léo mới có thể đạt hiệu quả mong đợi.
Kĩ năng từ chối khi đàm phán
Từ chối trong đàm phán là kĩ năng và cũng là nghệ thuật, khi từ chối không nên tỏ thái độ cứng rắn. Ngược lại, phải lựa chọn ngôn ngữ thích hợp, cách thức thích hợp, thời cơ thích hợp để tạo đường lui. Điều này yêu cầu bạn phải coi việc từ chối là một môn học và nghiên cứu nó một cách kĩ lưỡng.
(1) Phương pháp nêu câu hỏi
Phương pháp nêu câu hỏi là khi gặp yêu cầu quá đáng từ đối phương, hãy nêu một loạt câu hỏi. Loạt câu hỏi này sẽ khiến đối phương hiểu rõ bạn không phải người dễ bị bắt nạt. Cho dù đối phương trả lời hay không, có thừa nhận hay không, thì loạt câu hỏi đó cũng đã chứng tỏ yêu cầu của họ là thoả đáng.
Trong cuộc đàm phán giao dịch máy nông nghiệp giữa Trung Quốc và một công ty của Nhật Bản, do phía Nhật Bản đưa ra mức giá quá cao, nên phía Trung Quốc đã khéo léo sử dụng phương pháp nêu câu hỏi để từ chối. Phía Trung Quốc đã liên tiếp nêu ra bốn câu hỏi:
Không biết ở Nhật Bản có tổng cộng bao nhiêu công ty sản xuất sản phẩm này?
Tại sao giá thành sản phẩm của quý công ty lại cao hơn các sản phẩm cùng loại của công ty khác tại Nhật?
Không biết trên thế giới có tổng cộng bao nhiêu công ty sản xuất sản phẩm này?
Không biết tại sao giá thành sản phẩm của quý công ty lại cao hơn các sản phẩm cùng loại của những công ty khác trên thế giới?
Những câu hỏi này đã khiến đại diện phía công ty của Nhật Bản rất ngạc nhiên, họ không trả lời, cũng không có cách nào để trả lời, tự hiểu là giá mình đưa ra là quá cao. Cuối cùng, phía Nhật Bản đã quyết định sẽ giảm giá.
Việc vận dụng phương pháp nêu câu hỏi chính là một cách hiệu quả để từ chối khi đàm phán, nhất là đàm phán kinh tế.
(2) Phương pháp viện lí do
Các nhà máy - xí nghiệp hiện đại không hoạt động đơn độc, sự sinh tồn của nhà máy có quan hệ mật thiết với thế giới bên ngoài. Trong đàm phán cũng như trong công việc, có lúc sẽ gặp những yêu cầu không thể đáp ứng. Nếu bạn từ chối thẳng thừng thì rất có thể nhà máy - xí nghiệp của bạn sẽ gặp rắc rối. Đối phó với tình hình này, cách tốt nhất là viện lí do hợp lí để từ chối.
Sản phẩm của một nhà máy nọ tiêu thụ rất tốt. Có một người tới gặp Giám đốc bán hàng, yêu cầu được mua một số lượng hàng lớn với giá gốc. Giám đốc bán hàng thấy đã đến giờ trưa, bèn linh hoạt mời người khách đó đi ăn, vừa ăn ông vừa nói với khách: “Anh cần số lượng hàng lớn với giá thành thấp, điều này vượt quá quyền hạn của tôi. Nhưng anh yên tâm, tôi sẽ cố gắng hết sức, chúng ta hãy ăn cơm trước đã.” Sau bữa ăn, Giám đốc bán hàng nói với khách: “Điều kiện của anh cần tổng Giám đốc của chúng tôi phê duyệt. Nhưng ông ấy lại vừa đi họp ở trong Nam. Anh cứ về đi, hai ngày nữa liên lạc sau.” Người khách bị từ chối một cách nhẹ nhàng, không có lí do gì nữa nên nhanh chóng ra về.
Hai ngày sau, người đó gọi điện đến hỏi. Giám đốc bán hàng cho biết đã báo cáo lên tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc trả lời: Chuyện lớn thế phải để chủ tịch công ty giải quyết. Người Giám đốc bán hàng lại yêu cầu khách hàng chờ thêm 2 tuần nữa. Khách hàng thấy rắc rối, nên cũng muốn bỏ cuộc, bởi chủ tịch công ty đồng ý là chuyện không thể, do đó không gọi điện đến hỏi kết quả nữa.
Người Giám đốc bán hàng đã khéo léo chuyển sự chú ý của khách hàng từ mình sang tổng Giám đốc, sau đó chuyển tới chủ tịch công ty. Đây là một cách từ chối rất khéo léo.
(3) Phương pháp bù đắp
Phương pháp bồi thường chính là song song với việc từ chối, có thể đưa ra sự bù đắp nào đó. Bù đắp ở đây không phải bằng vật chất, mà là bù đắp bằng các yếu tố tinh thần hoặc cung cấp thông tin. (Ví dụ, khi bạn từ chối yêu cầu của một người bạn, hãy nói thêm rằng sau này bạn và người đó vẫn là bạn tốt).
(4) Phương pháp điều kiện
Việc từ chối ai đó thường khiến mối quan hệ giữa hai bên trở nên căng thẳng. Do đó, trước khi từ chối, nên đưa ra một số điều kiện và yêu cầu đối phương đáp ứng: Ví dụ nếu đối phương đáp ứng những điều kiện bạn đưa ra thì bạn cũng đáp ứng yêu cầu của họ và ngược lại.
Phương pháp từ chối điều kiện thường được các nhân viên tín dụng nước ngoài dùng để từ chối khách hàng không đủ điều kiện mở tài khoản. Đây cũng chính là một cách từ chối tạo đường lui.
(5) Phương pháp không nói lí do
Ngoại trưởng Liên Xô cũ là một chuyên gia đàm phán, khi đối diện với các đối thủ, bí quyết của ông là không nói rõ bất cứ lí do nào, chỉ nói một từ “Không”.
Với phương pháp nói “Không” không có lí do, ông đã chiến thắng mọi đối thủ trong các cuộc đàm phán. Đây cũng chính là một trong những bí quyết quan trọng tạo nên sự thành công của ông.
(6) Phương pháp hài hước
Trong đàm phán, có lúc bạn sẽ gặp phải đối phương khó từ chối, hoặc những đối phương kiên quyết không hạ thấp yêu cầu, điều kiện, khi đó bạn không nên trực tiếp từ chối mà nên từ từ tiếp nhận. Sau đó căn cứ vào yêu cầu và điều kiện của đối phương mà đưa ra những kết luận không thực tế hoặc phủ định. Phương pháp này luôn mang lại hiệu quả tạo sự hài hước.
Có một thời kì, Liên Xô cũ và Na Uy đã đàm phán về việc mua cá trích của Na Uy. Trong quá trình đàm phán, đại diện phía Na Uy đã đưa ra mức giá quá cao. Mặc dù hai phía đã thảo luận rất nhiều, nhưng phía Na Uy vẫn không chịu nhượng bộ. Cuộc đàm phán kéo dài nhiều vòng, đại diện đàm phán cũng đã thay đổi nhưng vẫn không có kết quả.
Để giải quyết vấn đề này, chính phủ Liên Xô cũ đã giao toàn quyền giao dịch cho Kollontai. Việc Na Uy ra giá quá cao, trong khi Liên Xô đề nghị mức giá thấp, khiến cuộc đàm phán gần như rơi vào bế tắc. Nhưng người Na Uy không để ý tới điều đó, vì dù thế nào thì dân Nga vẫn phải ăn cá và vẫn phải mua hàng của họ. Lúc này, Kolllontai nói với đại diện phía Na Uy: “Vậy được, tôi đồng ý với mức giá của các ông. Nếu chính phủ nước tôi không đồng ý, tôi sẽ dùng tiền lương của mình để trả. Tuy nhiên, do tiền lương của tôi có hạn, nên phải trả góp, sợ rằng trả hết đời mới xong.”
Hai bên không nhịn được cười. Cuối cùng phía Na Uy cũng đồng ý với mức giá do Liên Xô đề xuất. Chính sự hài hước của Kollontai đã giúp bà hoàn thành nhiệm vụ mà trước đó rất nhiều người đã không làm nổi.
CHƯƠNG 12