4.1. Tiếp khách
Người ta có tiêu chí để phân loại khách, căn cứ vào vị trí địa lý ta có khách gần, khách xa (nó có ý nghĩa tương đối); theo cấp bậc trong công tác có khách là cấp trên, cấp dưới, đồng sự; theo mức độ quen thân, ta có khách thân, khách sơ (khách quen, khách lạ)…
Khi có khách đến văn phòng, bạn phải bày tỏ sự quan tâm chăm sóc như thể bạn đang tiếp khách ở nhà vậy. Có nhiều cách thể hiện sự quan tâm này (chào hỏi, thái độ, cử chỉ)….Trong quá trình tiếp khách, chúng ta cần lưu ý:
- Chuẩn bị sẵn địa điểm tiếp khách. Nên chọn nơi thoáng mát, rộng rãi để tiếp khách, bàn ghế phải sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp;
- Không để khách phải chờ lâu. Nếu không thể tiếp khách ngay được thì phải xin lỗi khách và mời khách đọc báo, uống trà hay cà phê khi chờ đợi.
- Khi khách đến văn phòng mà mặc áo khoác, có thể giúp khách cởi áo khoác và treo lên cây mắc áo, không vắt áo của khách ngang thành ghế.
- Để sẵn ghạt tàn sạch sẽ trong văn phòng khi khách hút thuốc. Nếu cơ quan bạn quy định không hút thuốc trong văn phòng thì bạn nhớ treo chữ “không hút thuốc” rõ ràng, để tránh làm khách bối rối. Ở một số thành phố, thậm chí nhiều quốc gia đã có văn bản luật quy định không hút thuốc trong văn phòng.
- Khi mời khách đồ uống như: trà, cà phê, nước hoa quả, nước suối thì nên dùng cốc, chén bằng sứ hoặc thuỷ tinh và phải lành và sạch. Không dùng tách giấy, nhựa hay cốc chén bẩn và sứt mẻ.
- Hãy dành toàn bộ thời gian cho khách. Đừng nhận điện thoại hay để cuộc nói chuyện bị gián đoạn (trừ khi thật cần thiết). Khi để khách ngồi chờ quá hai phút bạn phải xin lỗi khách.
- Hãy tiết kiệm thời gian, bên nên bàn ngay vào công việc sau những nghi thức giới thiệu thông thường, đừng nhiệt tình kể chuyện riêng hay hỏi khách quá nhiều về đời tư, tránh nói chuyện rông dài.
- Khi khách ngồi đã quá lâu, đừng ngại kết thúc cuộc tiếp xúc, hãy tỏ ra khéo léo nhưng cương quyết (thông thường khi hết thông tin thì kết thúc cuộc tiếp xúc, khách thường chủ động kết thúc cuộc giao tiếp).
- Không nên để khách tự ý ra về. Bạn phải đứng dậy để chào tạm biệt và bắt tay một cách chân tình, thân mật, tiễn khách ra khỏi văn phòng mới quay vào.
Khách ở xa phải được tiếp đãi một cách lịch sự và chu đáo, đặc biệt vì họ không thông thạo thành phố của chúng ta, bạn phải thể hiện để khách thấy được sự đón tiếp nồng hậu. Khi tiếp khách ở xa, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc như đối với khách ở gần, còn nên chú ý thêm một số điểm nữa như sau:
- Nếu có thể bạn nên đón khách ở sân bay, nhà ga, bến xe khi khách tới thành phố.
- Khi khách đến văn phòng phải lịch sự mời họ sử dụng bàn giấy và điện thoại. Khi khách yêu cầu, bạn có thể mời họ sử dụng máy tính, internet.
- Hãy đưa khách số điện thoại nhà riêng và văn phòng của bạn để khách liên hệ nếu cần. Bạn hãy thể hiện là luôn sẵn sang giúp đỡ khách khi họ có yêu cầu.
- Nên quan tâm hỏi xem khách có thích thành phố này không? Buổi tối họ định đi đâu? Có cần người hướng dẫn không?
- Nên mời khách đi xem hát, nhà hàng…ít nhất một lần.
- Đến ngày về của khách, bạn hãy tỏ ý muốn kiểm tra lại chuyến bay, giờ tàu giúp khách và đưa khách tới sân bay.
Khi tiếp khách chúng ta cần thể hiện thái độ của mình bằng cả phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.
Ngôn ngữ gồm lời nói, chữ viết. Lời nói phải phù hợp với trình độ người nghe. Nên dùng cách nói tế nhị. Có thể sử dụng cả cách nói khác như gợi ý, ví von, triết lý, hiển ngôn, hàm ngôn, song không nên dùng cách nói mỉa mai, châm trọc.
Ngoài ngôn ngữ nói, viết, còn phải chú ý cử chỉ, động tác, hành động, khoảng cách, trang phục, khung cảnh tự nhiên, khung cảnh xã hội của giao tiếp.
4.2. Tham gia yến tiệc
Đãi khách bằng yến tiệc không phải là việc làm no bụng khách mời mà đó là sự trân trọng, thiện tình, quý mến khách. Nghi thức ăn uống là một trong những nghi thức có cội rễ sâu xa nhất trong bất kỳ xã hội nào. Ăn uống còn được nâng tầm thành một mặt của văn hoá, văn hoá ẩm thực. Qua phong cách ăn uống, người ta có thể đánh giá sơ bộ một người có học vấn và có giáo dục hay không.
Khăn ăn được dùng đúng kiểu là lấy khăn ăn ra khỏi bàn, rũ nhẹ dưới lòng bàn và trải trên lòng mình. Khăn ăn phải mở ra nửa chừng, nếp gấp về phía lòng mình. Khi ăn xong, đặt khăn đã xếp hờ lên trái đĩa.
Dao dĩa khi dùng thường theo nguyên tắc: dùng từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, sau cùng là phía trên của đĩa. Nĩa thường đặt bên trái, dao thìa đặt bên phải. Khi ăn xong, đặt nĩa và dao song song nhau, chéo trong lòng đĩa, nĩa gần lòng mình, cán dao, nĩa ở bên phải. Nếu thực khách thuận tay trái nên ngồi góc bàn trái.
Đũa được dùng như sau: cầm ở khoảng giữa đũa, chiếc này chồng lên chiếc kia. Chiếc đũa nằm dưới không bao giờ chuyển động, dùng ngón tay trỏ điều khiển chiếc nằm trên. Khi dùng đũa bát thì phải nhấc khỏi mâm và kề vào gần miệng. Khi chuyển thức ăn, bánh mỳ, lọ tiêu, muối luôn chuyển về phía bên phải.
Khi rót nước từ bình có quai, nhấc cả bình và đĩa với nhau, giữ đĩa ở dưới trong khi rót nước vào cốc của mình, rót xong chuyển sang phải.
Cách ăn bánh mì đúng kiểu là đặt miếng bánh mì vào đĩa. Be bánh mì bằng tay,xé ra mẩu bánh mì nhỏ vừa đủ ăn, phết bơ vào miếng bánh để ăn.
Ăn súp đúng kiểu cách là dùng muỗng để xúc. Không được cúi xuống bát,không bao giờ bê cả bát lên húp xì xụp. khi ăn súp xong, ta đặt muỗng vào bên phải đĩa lót bát. Trong trường hợp không có đĩa lót bát mới đặt muỗng vào lòng bát.
Salat được dọn ra trước món chính, thường được ăn trước món chính và phải ăn bằng nĩa. Món salat co thể có xà lách, rau diếp và hoa quả khác nữa.
Uống rượu cần chọn ly cho phù hợp. ly uống rượu đỏ có chân ngắn, cầm ly bằng các ngón tay. Ly uống rượu trắng thường lớn hơn, có chân cao hơn. Các loại rượu khác nhau thì phải dùng các loại ly khác nhau. Trong bữa tiệc trang trọng thường có nhiều ly cho mọi người.
Khi dùng cà phê hay trà, không dược thổi thức uống còn nóng, không được múc bằng muỗm để húp. Khi dùng đường trong gói giấy, lấy đường xong nên gấp giấy để dưới đĩa, không được bỏ vào gạt tàn thuốc.
Các món chính luôn ăn bằng dao, nĩa, kể cả món gà rán hay sườn nướng. trứng luộc có thể ăn bằng tay nhưng nên ăn bằng thìa cà phê. Cá nguyên con, hãy để nguyên ăn hết nửa trên, gỡ toàn bộ xương, ăn tiếp nửa dưới, không được lật cá.
Hoa quả bạn có thể ăn bằng tay, táo và lê nên bổ tư ăn từng miếng một. Nếu bạn đã ăn tỏi, sau đó nên ăn rau mùi tây. Củ cải, cà chua, cà rốt được ăn bằng tay. Nho không ngắt từng quả mà phải ngắt một nhánh nhỏ.
Không được xỉa răng tại bàn, không nên hút thuốc trong khi ăn. Khi ăn cố gắng không làm vãi thức ăn, đồ uống ra bàn. Đừng uống khi miệng còn thức ăn. Đừng há miệng trong khi nhai. Đừng nói chuyện hay cho thêm thức ăn vào miệng khi chưa nuốt xong. Không để thìa trong cốc khi uống.
BÀI 4: GIAO TIẾP GIÁN TIẾP Mã số: MĐ10_B04
Mục tiêu:
- Kiến thức: Trình bày được các nghi thức giao tiếp gián tiếp - Kỹ năng:
+ Biết cách nhận và gọi điện thoại;
+ Viết được một số loại thư tín giao dịch công việc, nhắn tin
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tự tin trong giao tiếp gián tiếp, tích cực học tập và rèn luyện nâng cao khả năng nghiên cứu bổ sung kiến thức
Nội dung chính: