3. Kỹ năng giải quyết xung đột
3.1. Nguyên nhân gây ra xung đột và cách quản lý xung đột
- Hầu hết các xung đột và mâu thuẫn giữa các cá nhân là do đụng độ về tính cách và giao tiếp không hiệu quả và các giá trị khác biệt
- Có thể xảy ra khi người ta không thích nhau, khi niềm tin không tồn tại và khác nhau trong suy nghĩ và diễn cảnh
- Họ có thể mẫu thuẫn khi ganh đua một chức vụ hay quyền lợi. Giận dữ là trung tâm của mỗi cuộc xung đột cá nhân
3.2. Tiến trình giải quyết xung đột
3.2.1. Xác định vấn đề
Phân tích xung đột để làm rõ vấn đề then chốt hay nhiều vấn đề hiện hữu. Một số mâu thuẫn có vẻ phức tạp và có thể được xem là mạng lưới chằng chịt các vấn đề. Tuy nhiên, nếu bạn cẩn thận suy xét sự việc, bạn sẽ phát hiện ra một hoặc hai điểm then chốt dẫn đến xung đột để giúp bạn tập chung vào vai trò của mình à bày tỏ mối bận tâm rõ ràng hơn.
- Một số điều bạn cần suy ngẫm như: sự kiện hay thời điểm nào đã châm ngòi cho cuộc xung đột? Điều mong muốn nào bạn đã không đạt được? Bạn lo sợ mất đi điều gì? Liệu rằng sự giận dữ/ thất vọng của bạn là đúng đắn và phù hợp hay bạn đã phóng đại sự việc.
- Liệt kê danh sách các vẫn đề bạn cần nhận ra trong quá trình suy ngẫm và tạo ghi chú các mục có điểm chung hay có mối liên kết với nhau. Nếu không thể nhìn ra vấn đề cốt lõi, những điểm trùng lặp sẽ giúp bạn xác định ra nó ngay lập tức
3.2.2. Xác định các bên tham gia
Một điều quan trọng khác là đảm bảo xác định những cá nhân liên quan đến xung đột. Tự hỏi bản than ai là người khiến bạn nổi giận hoặc thất vọng và bạn đã thể hiện sự tức giận hay thất vọng đó trước mặt người đó hay là một ai khácye? Biết được đối tượng mình cần nói chuyện cũng quan trọng không kém so với việc biết rõ điều mình nên nói là gì để giải quyết xung đột hiệu quả.
- Có cái nhìn khách quan về đối tượng và vấn đề. Xem vấn đề phát sinh chỉ là một hành vi riêng biệt hay một hoàn cảnh cụ thể thay vì quy chụp cho đặc tính hay phẩm chất cá nhân cuả người đó. Điều này giúp bạn giải quyết sự việc dễ dàng
hơn nhằm cứu vãn mối quan hệ giữa hai người. Trái lại, bạn chỉ cần xác định rằng từ nay không thích giao thiệp với người này nữa.
3.2.3. Bày tỏ băn khoăn trong lòng
Hãy để đối phương biết bạn cảm thấy thế nào, vấn đề cụ thể là gì và nó tác động gì đến bạn. Điều này giúp kiểm soát cuộc trò chuyện dựa trên nhu cầu và cảm xúc của mình thay vì phải nói những lời gây hấn tác động đến con người và hành vi của đối phương.
- Sử dụng câu hỏi bắt đầu với: “ Tôi cảm thấy…”,” Tôi nghĩ…”,” Khi bạn ( mô tả có chủ đích về vấn đề), tôi thấy…”,” Tôi muốn ( điều bạn muốn đối phương sẽ làm trong tương lai để ngăn chặn tình trạng không mong muốn)
Ví dụ: “ Tôi thấy chúng ta chưa dành đủ thời gian cho nhau” Cau này có hiệu quả tốt hơn “ Bạn lúc nào cũng không quan tâm tôi”
- Sử dụng ngôn ngữ có màu sắc trung lập. Thông thường khi có mâu thuẫn với ai đó, người ta thường nói ra lời nói kích động như phỉ bang, gọi thẳng tên, sỉ nhục đối phương. Những lời này chỉ làm cho mâu thuẫn them chồng chất và thường đưa cuộc nói chuyện đi xa khỏi vấn đề cần giải quyết trước mắt. Cố gắng dùng từ ngữ có màu sắc trung lập hoặc sử dụng ngôn từ có chủ đích phù hợp với vị trí của bạn để không khí buổi nói chuyện bớt nặng nề.
- Hãy thật chi tiết, cụ thể. Đưa ra 2 hay 3 tình huống cụ thể để giải thích cho quan điểm. điều bạn muốn đối phương hiểu
3.2.4. Hãy là người nghe chủ động
Nghe chủ động là một trong những công cụ hiệu quả nhất bạn nên nắm vững. Cách này thích hợp để áp dụng cho cuộc sống hàng ngày, nó hứa hẹn mang lại giao tiếp tích cực, cởi mở, và tránh nảy sinh gây hấn với người khác. Mục đích duy nhất của nghe chủ động là để đảm bảo rằng bạn hiểu vấn đề. Sau đây là một số lời khuyên giúp bạn trở thành người nghe chủ động, tích cực:
- Tập trung vào đối phương. Bỏ qua một bên tất cả những điều làm tâm trí sao lãng và nhắc nhở bản thân rằng điều đối phương đang nói là rất quan trọng. Thông qua việc lắng nghe, bạn đang thu thập thông tin quan trọng nhằm tìm ra cách hóa giải mâu thuẫn.
- Tránh ngôn ngữ cơ thể thể hiện sự dò xét hay tức giận như đảo mắt láo liên, khoanh tay, ngồi bắt chéo chân hay cười nhếch mép. Bạn có mặt ở đây là để thu thập thông tin, không phải để phán xét, và bạn cần làm cho đối phương thấy rằng bạn là người có thể tin cậy được.
- Cho đối phương thời gian và không gian thích hợp để nói chuyện. Tránh cắt lời lúc họ đang nói; thay vào đó, giữ lại những lời nhận xét hay các câu hỏi phát sinh cho đến sau khi đối phương nói xong những điều họ muốn.
- Động viên đối phương bằng hành động và nhận xét có thiện ý. Ví dụ, một cái gật đầu nhẹ nhàng hoặc nói: “Tôi hiểu được điều này gây khó chịu thế nào”. Một tiếng ‘ừm” đơn giản cũng giúp đối phương hiểu được bạn đang ở bên cạnh họ. Lời nói và cử chỉ như thế thể hiện bạn hiểu được sự việc và khuyến khích cuộc trò chuyện tiếp tục.
- Thể hiện sự đồng cảm. Thể hiện bạn thông cảm cho vị trí của người kia; nó cũng cho thấy sự quan tâm cũng như cái nhìn toàn diện rằng cả hai đều là con người như nhau, không phải robot tự động.
- Chú ý đến biểu đạt phi ngôn ngữ. Học cách đọc ngôn ngữ cơ thể của người khác qua những biểu hiện như tư thế ngồi, giọng điệu cũng như sự biểu lộ trên gương mặt. Những tín hiệu phát ra từ cơ thể quan trọng như chính lời nói, nếu không muốn nói là chúng còn quan trọng hơn thế.
3.2.5. Suy ngẫm
Thông thường, xung đột bắt nguồn từ việc một bên cảm thấy như thể bản thân không được lắng nghe và thấu hiểu. Điều này có nghĩa là bạn có thể giải quyết một số mâu thuẫn đơn giản bằng cách thể hiện bản thân vẫn đang lắng nghe đối phương. Trong suốt cuộc trò chuyện, thỉnh thoảng hãy nhắc lại điều đối phương vừa nói. Điều đó khẳng định bạn hiểu cũng như khiến đối phương an tâm là bạn đã hiểu điều họ nói.
Ví dụ, nếu bạn có mâu thuẫn với đồng nghiệp ở công ty, bạn hãy để cho họ nói hết ý rồi tóm tắt ý chính và nhắc lại vấn đề họ nêu ra: “Như vậy, nếu tôi không lầm, thì anh thấy mình đã bị bỏ sót khỏi dự án mới và muốn làm thành viên của ban kế hoạch cho dự án mới này”. Sau đó, chờ cho đối phương xác nhận hoặc điều chỉnh thông tin cho đúng.
Hợp tác được coi là một biện pháp để hóa giải xung đột. Nó yêu cầu mỗi người ngừng trách móc đối phương và chịu trách nhiệm về những việc bản thân đã góp phần gây ra mâu thuẫn. Cam kết cùng nhau tìm ra biện pháp xử lý vấn đề trước mắt. Sau đây là một số chiến thuật giúp bạn và đối phương đạt đến thỏa thuận hoặc hóa giải mâu thuẫn:
- Thay đổi chủ kiến. "Chủ kiến" là đòi hỏi dẫn đến xung đột, thường là hai bên không thể thương lượng và đi vào ngõ cụt. Chủ kiến có thể như "Tôi muốn một bạn cùng phòng mới" hoặc "Tôi từ chối không làm việc với người này nữa". Để giải quyết thấu đáo vấn đề, mỗi bên cần đứng trên một vị trí mới để xem xét vấn đề.
- Nhìn vào hiện tại và tương lai. Xung đột thường hướng người ta chú ý đến sai lầm và hành vi trong quá khứ. Tuy nhiên, một trong những điều quan trọng nhất hai bên cần làm là quên đi những gì đã xảy ra trong quá khứ, chỉ cần tập trung tìm cách xoa dịu và cải thiện tình hình cho hiện tại và tương lai.
- Tư duy sáng tạo. Theo lẽ thường, tìm ra giải pháp khiến hai bên đều hài lòng không hề đơn giản và nó thường đòi hỏi ở bạn lối suy nghĩ thông minh, linh hoạt. Thông thường, khi giải quyết mâu thuẫn mà hai bên đi đến thỏa hiệp quá sớm hay quá vội vàng thì sự hài lòng cũng không kéo dài vì hai bên chưa xem xét thấu đáo mọi việc trước khi giải hòa (ví dụ, nếu bạn và bạn cùng phòng vừa quyết định mua sắm đồ tạp phẩm, đồ dùng cá nhân cho riêng mình, ai sẽ là người trả tiền cho những đồ dùng chung như giấy vệ sinh?). Nghĩ ra nhiều chọn lựa và giải pháp thay thế để có lối tư duy "vượt ra ngoài giới hạn".
- Hãy cụ thể khi dàn xếp mâu thuẫn. Khi bạn đang giải quyết xung đột với người khác, hãy đảm bảo giải quyết chúng thật rõ ràng, rành mạch. Ví dụ, có thể là bạn và bạn cùng phòng nảy sinh mâu thuẫn và hai bên thống nhất đưa ra "Bảng nội quy phòng trọ". Trước khi kí tên đồng ý, hãy chắc rằng cả hai bạn đều hiểu rõ từng mục nêu ra (Ví dụ: nếu bảng nội quy yêu cầu bạn lau chùi nhà vệ sinh mỗi người hai lượt, nó có nghĩa là hai lần một tuần hay hai lần một tháng?). Đảm bảo mỗi người đều giải thích được những câu hỏi nêu ra hay làm rõ những điểm mơ hồ, điều mà có thể được hiểu khác nhau, trước khi ký tên vào bảng giao kèo
3.2.7. Chấp nhận ý kiến trái ngược, bất đồng
Mỗi người có quan điểm khác nhau và hiếm khi hai bên có thể đồng ý hoàn toàn cho một vấn đề. Một điều quan trọng là không nên cố gắng phân tích xem ai
đúng ai sai. Chứng minh bạn đúng không thực sự quan trọng và cũng không giúp giải quyết vấn đề.
Nhớ rằng việc đúng sai chỉ mang tính tương đối. Điều mà người này cho là đúng không nhất thiết người khác cũng cho là đúng. Ví dụ, hãy xem xét sự khác biệt trong lời khai của các nhân chứng cùng chứng kiến một vụ tai nạn xe hơi như nhau nhưng có thể mỗi người chứng kiến sự việc ở những góc nhìn khác nhau. Sự thật nằm ở quan điểm cá nhân mỗi người
3.2.8. Biết khi nào nhượng bộ
Một số việc khi giải quyết không thể khiến hai bên cùng hài lòng, đặc biệt khi nếu một bên từ chối không chịu thương lượng và khăng khăng bám lấy điều bản thân muốn. Vậy, bạn phải tự hỏi bản thân vấn đề xung đột này có ảnh hưởng lớn như thế nào đến bạn, liệu bạn có thể nhượng bộ hay tiếp tục nói chuyện tìm ra giải pháp mới.
- Liệu vấn đề có thật sự quan trọng? Đây là điều bạn cần hỏi chính mình, và có thể thử thách cái tôi trong bạn. Nếu đối phương kiên quyết không nhượng bộ và bạn nhận thấy điều này quan trọng với họ hơn là bản thân bạn, có thể đây là lúc bạn nên nhượng bộ và kết thúc xung đột.
- Nhượng bộ không có nghĩa là đáng thương. Đơn giản như, “Bảo, tôi đã nghe thấy điều bạn nói hôm bữa khi chúng ta thảo luận về sự khác biệt trong thời khóa biểu công việc. Trong khi tôi nghĩ mình cần thay đổi, tôi cũng cho rằng có thể vấn đề này quan trọng với bạn hơn đối với tôi và tôi rất sẵn lòng hóa giải mối bất hòa này. Tôi sẽ đồng ý giữ nguyên lịch trình công việc chúng ta đã lập ra”. Như vậy, bạn có thể vẫn giữ ý kiến của mình cùng lúc ủng hộ ý kiến của người khác.
3.2.9. Cho nhau thời gian suy ngẫm.
Nếu bạn đi vào ngõ cụt, hãy hẹn đối phương giải quyết cuộc tranh luận sau đó. Tuy nhiên cần đưa ra thời gian hẹn rõ ràng. Xác định ngày giờ cụ thể cho buổi nói chuyện tiếp theo. Bạn cũng có thể đề nghị đối phương dành thời gian đặt mình vào hoàn cảnh của bạn để suy nghĩ.
- Trong thời gian hai bên tạm gác lại cuộc nói chuyện, hãy đặt mình vào hoàn cảnh của đối phương, suy nghĩ xem tại sao sự việc này lại tác động đến họ như vậy. Nếu bạn là họ, bạn sẽ thỏa thuận ra sao với một người như bạn?
- Đồng thời hãy đảm bảo phân tích lại quan điểm cá nhân của bạn. Liệu rằng có những điểm không quá quan trọng với bạn và bạn có thể bỏ qua trong khi vẫn giữ được điều quan trọng cho bản thân?
- Nếu xung đột xảy ra trong kinh doanh, trong công việc hay liên quan đến chuyên môn nghề nghiệp, cân nhắc gửi nội dung tóm tắt trọng điểm và không mang tính đe dọa cho đối phương. Điều này không chỉ xác định lại những điều bạn hiểu mà còn giúp bạn nhớ lại quan điểm cá nhân và thể hiện tính chuyên nghiệp nếu một khi vấn đề được thảo luận bên ngoài bối cảnh khi diễn ra sự việc. Đây cũng là hình thức giải trình trách nhiệm mỗi bên.
3.2.10. Duy trì tính bảo mật
Giữ cho cuộc thảo luận về mâu thuẫn là bí mật giữa hai người. Nhìn chung, bạn chỉ nên luôn giải quyết vấn đề trực tiếp với đối phương. Tránh để mâu thuẫn rò rỉ đến người khác làm mâu thuẫn thêm chồng chất và tung tin đồn thất thiệt.
3.2.11. Tha thứ
Nếu bạn và đối phương đều có lỗi, hai bên cần tìm ra những điểm cho phép mình bỏ qua cho đối phương, ngay cả khi có vẻ như bạn không thể thật sự quên đi những việc đã xảy ra. Đây là lối cư xử rất chính chắn, và là cách dễ nhất để hai bên có thể giải hòa và hợp tác cùng nhau trong tương lai.
- Nếu bạn thật sự không thể tha thứ cho đối phương, bạn cần tìm ra cách dàn xếp mối quan hệ giữa hai người trong trường hợp hai bên sẽ còn gặp nhau hoặc làm việc cùng nhau trong tương lai.
- Để tha thứ cho một người, bạn cần có tính cách mạnh mẽ và giàu lòng thương người. Nếu bạn có thể tha thứ cho người đã thực sự khiến bạn đau lòng, hãy tự hào về bản thân vì đã có thể tha thứ và bỏ qua xung đột.
- Nếu tin đồn đã bị phát tán, kêu gọi đối phương hợp tác lập kế hoạch đập tan tin đồn thất thiệt ấy.
3.2.12. Nhờ đến sự giúp đỡ của bên thứ ba hay người ngoài cuộc.
Nếu bạn thấy bạn không còn cách nào khác và đang khiến tình hình ngày càng tệ thêm, cân nhắc nhờ người khác giúp hóa giải mối bất hòa. Bạn có thể nhờ đến một chuyên gia tư vấn hoặc một người bạn thân là bạn chung của hai người để giải quyết mối bất hòa.
Người ngoài cuộc sẽ có góc nhìn tốt hơn về tình huống trong khi những người trong cuộc lại có nhiều cảm xúc ngăn họ không thể suy nghĩ mọi chuyện rõ ràng.