1.1. Chào hỏi
Là cử chỉ, lời nói ban đầu khi gặp nhau (chào gặp mặt) hoặc khi kết thúc cuộc giao tiếp (chào tạm biệt).
Hình thức:
+ Ngôn ngữ viết + Ngôn ngữ biểu cảm + Ngôn ngữ nói
Một số lưu ý
+ Người được tôn trọng, ưu tiên bao giờ cũng được chào trước + Khi chia tay: Người chủ động chia tay chào trước
+ Thư thăm hỏi: Người hỏi chủ động, người nhận gửi lời cảm ơn
+ Khi có người quen đi cùng người một nhóm: Chào mọi người trước rồi mới chào người quen.
Những trường hợp phải ngả mũ
+ Một đám rước hay một đám tang đi qua + Đi qua một đoàn diễu hành có quốc kỳ + Vào nhà chùa, nhà thờ
+ Trực tiếp tham gia cử hành tang lễ
+ Ở trong hội nghị, trong xe, trong phòng làm việc và những nơi có mái che (trừ nơi công cộng)
+ Gặp và tiếp xúc với người tôn trọng
1.2. Bắt tay
Bắt tay là một hình thức xã giao “tiếp xúc cơ thể” thông thường nhất , thể hiện sự thân thiện, lịch sự và văn minh. Tùy theo nền văn hóa mà người ta có thể có những kiểu bắt tay khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát một cách chung nhất là người đưa tay ra trước để bắt tay thường là người lớn tuổi hơn, cấp trên, người chủ nhà, phụ nữ. Để xã giao tốt, người hưởng ứng phải kịp thời đưa tay ra bắt, tránh chậm trễ. Có thể nắm tay nhau trong thời gian chào hỏi về tên tuổi, sức khỏe. Khi bắt tay người hơi nghiêng về phía trước, nhìn vào mặt người đối diện, kết hợp miệng cười và chào hỏi. Tay nắm tay nhau vừa phải, lắc nhẹ.
* Nghi thức bắt tay
- Thường diễn ra sau hoặc cùng với lời chào
- Phải chủ động, dứt khoát, không nắm quá chặt, không xiết quá mạnh, không lắc nhiều, không giữ lâu, không bắt hững hờ, hời hợt
- Người được tôn trọng, ưu tiên được quyền chìa tay bắt trước
- Khi bắt tay, phải nhìn thẳng vào mắt đối tượng, cử chỉ, thái độ phù hợp
Trong trường hợp ngang hàng nhau
- Nữ giới được chủ động chìa tay bắt tay nam giới - Người giới thiệu chủ động chào và bắt tay ngời khác - Khi đón khách chủ nhà chủ động chào và bắt tay - Khi chia tay khách chủ động chào và bắt tay
- Không đứng trên cao chìa tay bắt tay người đứng dưới
- Không bắt tay chéo nhau, bắt tay qua đầu, qua vai, qua mặt người khác, không dùng hai tay bắt tay hai người một lúc
1.3. Giới thiệu
1.3.1.Giới thiệu làm quen có người thứ ba
- Người được tôn trọng, ưu tiên bao giờ cũng được người giới thiệu cung cấp thông tin về người mình đang hoặc sắp tiếp xúc
- Khi giới thiệu phải tạo sự chú ý cho mọi người bằng cách hướng cả mắt, cả tay về phía người mình giới thiệu, sau đó đưa mắt về phía mọi người, thể hiện thái độ, tình cảm đúng với mối quan hệ
- Lời giới thiệu cần ngắn gọn, súc tích, cô đọng, chứa đựng những thông tin cần thiết cho mối quan hệ sau đó
- Để thể hiện sự tôn trọng cần giới thiệu cả họ tên, chức vụ, địa vị
- Khi giới thiệu cần kiểm tra thật chính xác tên,chức vụ của người giới thiệu. Không giới thiệu nhầm tên và chức vụ của họ.
- Nếu là bạn bè thân tình cần giới thiệu ngắn gọn, hợp lý, không nên dùng những lời trang trọng, khách sáo
1.3.2. Tự giới thiệu về bản thân, về nhóm người
- Tự giới thiệu về bản thân:
+ Ở cuộc diễn thuyết phải tự giới thiệu về bản thân cho mọi người biết + Đến nhà người lạ, cơ quan khác phải tự giới thiệu mình trước
+ Mở đầu cuộc đối thoại, người đối thoại phải tự giới thiệu và đến người nghe cũng phải giới thiệu
- Hai đoàn tự giới thiệu làm quen với nhau
- Đoàn chủ nhà tự giới thiệu mình trước sau đó đến đoàn khách
- Gặp ở địa điểm khác (không có đoàn chủ nhà), đoàn nào đề xướng cuộc gặp gỡ, đoàn đó phải chủ động giới thiệu trước
Trường hợp không phải tự giới thiệu
- Khi có cuộc gặp gỡ ngắn ngủi ngoài đường phố, người thứ ba nên lùi ra vài bước để hai người trò chuyện với nhau
- Những người nổi tiếng mà ai cũng biết
- Những người không liên quan đến mối quan hệ chủ – khách, đến nội dung cuộc trao đổi
1.4. Sử dụng danh thiếp
1.4.1. Mục đích sử dụng danh thiếp
- Gặp nhau lần đầu, song song với giới thiệu
- Đến nhà riêng hoặc cơ quan gặp một nhân vật quan trọng, theo phép lịch sự phải nhờ người nhà họ hoặc thường trực cơ quan báo trước cho họ bằng tấm danh thiếp của mình
- Đến thăm nhà bạn, họ đi vắng, gửi lại DT, đằng sau có ghi lại lời nhắn - Đưa kèm danh thiếp khi tặng hoa, tặng quà
- Để quảng cáo
- Khi chuyển công tác hoặc được tăng chức nên gửi vào lúc thích hợp để tránh hiểu nhầm là khoe khoang
1.4.2. Hình thức danh thiếp
- In trên giấy cứng, bóng mặt hoặc mặt xốp, có hoa văn - Kích thước khoảng 9x5 cm, có thể góc cắt tròn
1.4.3. Nội dung
- Tên đơn vị, cơ quan kèm biểu tượng (logo nếu có)
- Học hàm, học vị, chuyên môn, họ tên đầy đủ của chủ nhân và chức vụ (nếu có)
- Phần cuối là thông tin liên hệ khi cần thiết
- Thường 1 mặt ghi nội dung trên, còn một mặt ghi lời chúc mừng, nhắn nhủ
1.4.4. Cách sử dụng danh thiếp
- Trao danh thiếp cần vào ngay thời điểm mới gặp nhau (sau khi chào, bắt tay và giới thiệu)
- Khi trao cần có cử chỉ, thái độ phù hợp với mối quan hệ. Đưa bằng cả hai tay, miệng mỉm cười, trao cho người được tôn trọng, ưu tiên trước rôì lần lượt trao đến người cuối cùng
- Trao cho cả nhóm tiếp xúc. Nếu thiếu phải xin lỗi
- Chỉ trao những người có mối quan hệ công việc hay tình cảm không trao cho những người không quen biết
- Người nhận: Cảm ơn và trao lại danh thiếp của mình với thái độ, cử chỉ phù hợp
- Cần chú ý lưu tâm tới họ tên, chức vụ, học vấn trong danh thiếp để tiện tiếp xúc và xưng tên
- Nên đặt danh thiếp trên bàn trước mặt để dể sử dụng. Khi dùng xong, mang danh thiếp về. Tối kỵ bỏ quên lại
Sử dụng danh thiếp sau cuộc tiếp xúc
- Nên sắp xếp theo một hệ thống: - Theo nhóm chữ cái
- Theo cơ quan đơn vị - Theo nhóm công việc