b. Trình tự và mối tương tác của các quá trình chính trong HTQLCL:
7.5.3Kiểm soát thông tin bằng văn bản
a. Kiểm soát văn bản hành chính: Thông qua việc kiểm soát thống nhất hình thức, thể thức đối với văn bản do nội bộ phát hành và việc cập nhật, theo dõi thông tin văn bản đến theo quy định công tác văn thư lưu trữ và Hướng dẫn soạn thảo văn bản.
b. Kiểm soát tài liệu: Thông qua quy trình kiểm soát tài liệu, đảm bảo các nội dung sau:
- Xác định rõ thẩm quyền phê duyệt tài liệu nội bộ của Công ty.
- Danh mục tài liệu được kiểm soát cho biết rõ tình trạng hiện hành của hệ thống tài liệu.
- Nội dung của mọi sự sửa đổi, bổ sung tài liệu được xác định trong Bảng theo dõi sửa đổi, bổ sung tài liệu.
- Đảm bảo luôn sẵn có tài liệu cần thiết tại nơi sử dụng. Phiếu cập nhật và phân phối tài liệu cho biết tình trạng các tài liệu được cập nhật để kiểm soát và phân phối đến các đơn vị sử dụng tài liệu.
- Mọi tài liệu hiện hành (kể cả tài liệu bền ngoài) đều được nhận biết thông qua số/mã hiệu tài liệu, được cập nhật vào danh mục tài liệu hiện hành và cập nhật trên Website Công ty.
- Mọi tài liệu lỗi thời đều nhận biết thông qua dấu Tài liệu lỗi thời để ngăn ngừa việc sử dụng sai.
b. Kiểm soát hồ sơ: Thông qua quy trình kiểm soát hồ sơ, đảm bảo các nội dung sau:
- Các hồ sơ chất lượng được nhận biết, thu thập, phân loại, bảo quản, lưu trữ, sử dụng và được xác định thời gian lưu hay hủy bỏ.
- Người ghi chép hồ sơ chất lượng phải đảm bảo ghi đầy đủ nội dung theo đúng quy định trong các biểu mẫu.
- Hồ sơ chất lượng trong quá trình ghi chép hoặc sau khi hoàn tất không được tẩy xóa; nếu tẩy xóa thì phải ký tắt vào trong HSCL đã tẩy xóa và phải thông báo cho người quản lý HSCL biết.
- Hồ sơ chất lượng đảm bảo được lưu ở nơi cao ráo, thoáng khí, có cửa khóa chắc chắn và được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để bảo quản HSCL trong mọi tình huống.
Tài liệu tham chiếu:
Quy trình kiểm soát tài liệu Quy trình kiểm soát hồ sơ
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Hướng dẫn soạn thảo văn bản.
PHẦN 8