21. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG LÂM PHẠM
3.2.3. Tăng cường giám sát và quản lý tài sản
Quản lý ngân quỹ là quản lý tiền tồn quỹ và tiền gửi thanh toán tại ngân hàng của công ty. Quản lý tiền mặt đòi hỏi công ty phải hiểu rõ luồng tiền, quy mô, tốc độ, chu kỳ luận chuyển của tiền, từ đó công ty có thể quản lý tiền với chi phí thấp, an toàn, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thuận lợi.
- Xác định lượng tiền mặt tồn quỹ
Luôn biết chính xác lượng tiền tồn quỹ là bao nhiêu, trong ngắn hạn có thể sử dụng vào mục đích đầu tư hay có đủ để mua hàng cho đợt kế tiếp. Tiền mặt bản thân nó là loại tài sản không sinh lời, nhưng có một số ưu điểm là đảm bảo các giao dịch hàng ngày, tạo lợi thế cho việc mua hàng nên được lưu giữ. Quản lý tiền mặt phải đặt ra mục tiêu tối ưu hóa lượng tiền cầm giữ. Để thực hiện mục tiêu này, công ty cần tìm kiếm các phương thức đầu tư lượng tiền dư thừa một cách linh hoạt.
Trước tiên, công ty có thể sử dụng dịch vụ đầu tư tự động của ngân hàng. Dịch vụ này cho phép chuyển phần tiền vượt một mức tồn quỹ nhất định sang một tài khoản đầu tư và được hưởng mức lãi suất hấp dẫn hơn. Dịch vụ này rất linh hoạt và thuận tiện, khi tài khoản thanh toán của công
ty thiếu tiền, dịch vụ này cho phép chuyển trả tiền từ tài khoản đầu tư. Tuy nhiên, dịch vụ chỉ áp dụng cho một số khách hàng có số dư tiền gửi lớn. Nếu lượng tiền trong tài khoản chưa đủ, công ty có thể tăng thêm vốn chủ để sử dụng dịch vụ này.
Công ty cũng có thể sử dụng lượng tiền dôi dư đầu tư vào chứng khoán có thanh khoản cao. Hiện tại, công ty chưa có một hoạt động mua bán chứng khoán nào và không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Vì vậy khả năng xảy ra tổn thất và mất chi phí, mất vốn là rất lớn. Rõ ràng là đầu tư vào chứng khoán là mạo hiểm, tuy nhiên nếu có một định hướng rõ ràng và có một kế hoạch cụ thể, bước đầu công ty có thể sử dụng dịch vụ ủy thác đầu tư của công ty chứng khoán thì hoạt động đầu tư sẽ mang lại hiệu quả. Công ty giao cho công ty chứng khoán quản lý danh mục đầu tư. Việc quản lý sẽ quy định rõ số tiền quản lý hộ, thời gian quản lý, phí quản lý, tỷ lệ đầu tư vào một số loại chứng khoán nhất định. Tuy nhiên, công ty lại không thể rút ngay tiền mặt khi có phát sinh nhu cầu do đã thỏa thuận trước số tiền và thời hạn quản lý đầu tư hộ. Vì vậy đầu tư theo cách này công ty cần dự kiến và chủ động được luồng tiền. Việc sử dụng dịch vụ của ngân hàng hay đầu tư chứng khoán ngắn hạn sẽ giúp công ty quản lý lượng tiền mặt tồn quỹ có hiệu quả hơn.
- Quản lý luồng tiền thu vào
Các văn phòngđại diện, các phân xưởng luôn có nguồn tiền thu về hàng tháng từ các hợp đồng. Tuy nhiên, các khoản thu này cũng có thể chuyển về công ty thành từng đợt, công ty cần có biện pháp quản lý tốt nguồn tiền này để tăng nguồn vốn lưu động. Công ty cần phải có quy định chặt chẽ việc giao nhận tiền của khách hàng với đại lý, phân xưởng và số tiền này phải được chuyển ngay vào tài khoản của công ty.
- Quản lý luồng tiền chi ra
Các văn phòng đại diện, các phân xưởng cần lập dự toán các khoản chi để công ty xét duyệt và cấp tiền mặt. Công ty chỉ tạm ứng vừa đủ các
khoản tiền cần thiết, chi các khoản có tính thường xuyên như tiền thuê văn phòng, điện nước, lương, các khoản dịch vụ có giá trị nhỏ. Riêng đối với các khoản thanh toán có giá trị lớn, công ty sẽ đảm nhiệm nhằm hạn chế rủi ro xảy ra và giảm lượng tiền tồn quỹ.
Trong quản lý tiền mặt, công ty cần có quy chế quản lý chặt chẽ. Công ty nên giảm thanh toán bằng tiền mặt và tăng cường sử dụng hình thức thanh toán bằng chuyển khoản qua hệ thống nhân hàng. Việc thanh toán qua ngân hàng đảm bảo nhanh chóng, trách các sai sót, rủi ro đồng thời tiền mặt gửi vào ngân hàng công ty được hưởng lãi trên số dư thực tế hàng ngày, vừa an toàn lại có thể đầu tư vào hoạt động khác thu được lợi nhuận nhiều hơn.
3.2.2.2. Quản lý hàng tồn kho
Lượng tiền vốn đọng ở hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng lớn trong số vốn lưu động của công ty. Hiện tại công ty chưa áp dụng một mô hình hay phương pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể nào mà chỉ quản lý dựa trên kinh nghiệm, việc đặt hàng với khối lượng thế nào, lượng dự trữ trong kho là bao nhiêu chứ chưa có một phương pháp quản lý thực sự khoa học và bài bản. Công ty chưa thực sự chú trọng đến vấn đề này vì nguyên liệu sản xuất hiện tại chủ yếu là nhựa phế thải, mặt khác năng lực sản xuất của công ty trước đây là không lớn mà phần lớn lượng hàng được đặt sản xuất ở bên ngoài.
Vấn đề đặt ra với công ty hiện nay là nghiên cứu, lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho một cách thích hợp. Để quản lý được nguyên vật liệu, định mức tồn kho nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu.
- Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Với đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất, việc xây dựng định mức vật tư là công việc khá phức tạp vì với mỗi khâu sản xuất, mỗi mặt hàng sản xuất kinh doanh lại cần phải xây dựng định mức riêng. Tuy nhiên, với đặc thù của Công ty TNHH xây dựng Lâm Phạm hiện tại chỉ mới sản xuất
các loại Ubot và phụ kiện nên việc xây dựng định mức nguyên vật liệu không phải quá khó. Công ty cần xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng khâu của sản xuất để nâng cao trách nhiệm cho từng khâu và định mức cho toàn bộ quá trình sản xuất để kiểm soát được định mức tiêu hao một cách toàn diện, đồng thời kiểm soát được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Việc đưa ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đi kèm cơ chế tiền lương phù hợp. Những bộ phận đạt mực tiêu hao vật tư thấp so với định mức bao nhiêu thì tiền lương thưởng cao tương ứng bấy nhiêu. Cơ chế này sẽ có tác dụng thúc đẩy cán bộ công nhân viên của công ty tiết kiệm mà còn kích thích nỗ lực tìm tòi và phát huy sáng kiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả quản lý.
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần được thường xuyên kiểm tra, sửa đổi cho phù hợp với quy trình công nghệ, dây chuyền sản xuất, đảm bảo tính tiên tiến và khoa học cho định mức.
- Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu
Mức tồn kho nguyên vật liệu cần phải ở mức tối thiểu để đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục và không làm tồn đọng vốn của công ty. Công ty cần xác định định mức tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu. Việc xác định mức tồn kho này cần kết hợp với phương pháp quản lý, cung cấp và dự trữ nguyên vật liệu.
- Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Đây là một công tác quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất nói chung và lượng dự trữ nguyên vật liệu nói riêng. Vì thị trường luôn thay đổi, nguồn cung ứng ngày càng đa dạng và phong phú vì thế Phòng Vật tư thiết bị của công ty luôn cần phải tìm hiểu cập nhật thông tin thị trường để tìm được nguồn cung ứng vật tư chất lượng, chi phí thấp, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Ngoài việc liên tục cập nhật trên giấy tờ, sổ sách sự biến động của nguyên vật liệu thì để nâng cao hiệu quả sử dụng, hiệu quả quản lý nguyên vật liệu công ty cũng cần phải thường xuyên kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu.
Việc kiểm kê theo định kỳ của công ty hiện tại chưa được chú trọng, ở Công ty TNHH xây dựng Lâm Phạm trong những năm qua chỉ tiến hành kiểm kê tổng thể vật tư thiết bị vào dịp cuối năm. Và công tác phân loại nguyên vật liệu không được thực hiện. Không theo dõi thường xuyên được tình hình nguyên vật liệu tồn kho không được sử dụng, nguyên vật liệu kém phẩm chất, do đó công ty không đưa ra được kịp thời các quyết định xử lý vật tư phù hợp nhằm thu hồi vốn, tăng hiệu quả sử dụng tài sản. Các phân loại chính xác kịp thời còn giúp hoạt động sản xuất, mua bán nguyên vật liệu được thuận lợi, chính xác. Vì vậy, đi kèm với công tác kiểm kê, công ty cần tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo cách nguyên vật liệu chờ sử dụng, nguyên vật liệu mất phẩm chất, sai tiêu chuẩn không sử dụng được, nguyên vật liệu bảo quản hộ, cất giữ hộ.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc lập dự phòng này chỉ được thực hiện khi dựa trên kết quả kiểm kê, đánh giá, phân loại hàng tồn kho và giá cả thực tế trên thị trường. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được ổn định.
Ở công ty cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận sản xuất, vật tư thiết bị, kế hoạch, kế toán thì hoạt động quản lý nguyên vật liệu mới thực sự có hiệu quả. Bộ phận lập kế hoạch sản xuất phải sát đúng thực tế, xác định lượng dự trữ an toàn hợp lý. Bộ phận vật tư thiết bị có sẵn nguồn cung ứng chất lượng, đáp ứng nhu cầu, tiến độ, giá cả hợp lý, điều khoản thương mại có lợi cho công ty. Bộ phận kế toán có nguồn để thanh toán mua vật tư, nguyên vật liệu thì bộ phận vật tư thiết bị mới cung ứng
được hàng hóa đúng, đủ, kịp thời. Hạn chế tối đa mức dự trữ nguyên vật liệu dư thừa, gây ứ đọng vốn làm phát sinh thêm chi phí.
3.2.2.3. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Tình trạng chiếm dụng vốn giữa các doanh nghiệp là khá phổ biến hiện nay và để tiêu thụ sản phẩm Công ty TNHH xây dựng Lâm Phạm cũng phải chấp nhận việc chiếm dụng vốn này. Tình trạng này làm xấu đi tình hình tài chính của công ty nhưng cũng giúp công ty thu hút được khách hàng, đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm, giảm chi phí tồn kho, làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Khi quyết định thực hiện chính sách tín dụng thương mại, công ty cần phải tính toán thu nhập và chi phí tăng thêm cũng nhưcác điều kiện áp dụng. Công ty không thể áp dụng chính sách tín dụng thương mại chặt chẽ nhưng cũng không thể quá thả lỏng vì đều có thể gây ra cho công ty các tổn thất. Để thực hiện chính sách này có hiệu quả, công ty cần tạo lập hồ sơ pháp lý về khách hàng, xác lập ngày nợ, giới hạn nợ cho khách hàng. Mức giới hạn nợ cần được xây dựng trên cơ sở thực tế là doanh thu tháng bán cho khách hàng, khả năng tiêu thụ sản phẩm của thị trường, khách hàng. Khi xác lập giới hạn nợ và thời hạn nợ cần chú trọng loại hình và quy mô doanh nghiệp của khách hàng bởi sẽ có đặc điểm riêng về thanh toán. Công ty nên chia khách hàng ra từng nhóm, phân tích khả năng trả nợ của khách hàng theo các tiêu chuẩn tín dụng đã đặt ra để từ đó đưa ra những chính sách tín dụng thương mại riêng phù hợp. Cuối cùng là phải tổ chức tốt công tác thu hồi nợ, đồng thời phải tạo lập quỹ dự phòng khoản phải thu.
Phương thức thanh toán của công ty phải tạo được sự thuận tiện tối đa cho khách hàng bằng sự đa dạng như: thanh toán bằng chuyển khoản, bằng séc, cử người đến tận nơi thu tiền mặt hay trả bằng tài sản, hiện vật, hay thu nợ nhiều lần. Với khách hàng có số dư nợ lớn, công ty cần có biện pháp thu hồi công nợ kết hợp với giữ thông tin thường xuyên với khách hàng. Đối với những khách hàng nợ quá hạn lâu, đồng thời có ít giao dịch trong thời
gian gần đây, công ty cần có biện pháp kiên quyết thu nợ, hoặc áp dụng chế độ phạt. Tùy từng trường hợp cụ thể, công ty cần có chính sách thu nợ phù hợp, cần luôn nắm rõ tình trạng nợ của khách hàng và nhắc nợ, đồng thời công ty phải có các biện pháp thu hồi nợ tích cực.
Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thúc đẩy công tác thanh toán nợ là một trong những biện pháp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lượng vốn ứ đọng ở khâu thanh toán, nhanh chóng thu hồi và quay vòng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
3.2.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định
Do các công trình và các văn phòng đại diện phân bố rải rác khắp cả nước nên công tác quản lý tài sản cố định mà chủ yếu là máy móc thiết bị cần được tăng cường chú trọng. Công ty hàng năm vẫn tiến hành công tác kiểm kê TSCĐ với sự phối hợp của nhiều bộ phận như kế toán, vật tư thiết bị, trực tiếp sản xuất, thủ kho nhưng việc kiểm kê này mới chỉ dừng lại ở mức kiểm đếm so sánh với số liệu trên sổ sách và phân loại tài sản tài sản một cách chung chung như còn mới, đang hoạt động, sử dụng tốt hay hư hỏng. Cần có những tiêu chí phân loại rõ ràng hơn như TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý, chờ nhượng bán hay tài sản đi thuê, đi mượn. Các phân loại này là cần thiết để kế toán công ty có thể theo dõi tình trạng tài sản một cách thường xuyên, có hệ thống để từ đó tư vấn cho Ban lãnh đạo công ty cách xử lý phù hợp cho từng loại tài sản. Đối với những tài sản không cần dùng hay hiệu quả sử dụng thấp cần phải thanh lý ngay tránh lãng phí, ứ đọng vốn. Đối với những tài sản hết khấu hao có hiệu quả sử dụng thấp, các tài sản hư hỏng nhẹ có thể sửa chữa để tiếp tục sử dụng tiếp hay quyết định đầu tư mới để thay thế.
Công ty nên xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, phân cấp TSCĐ một cách hợp lý. Giao trách nhiệm quản lý TSCĐ cho từng bộ phận sử dụng một cách rõ ràng để nâng cao tinh thần trách nhiệm cho người lao động đối
với tài sản của công ty. Việc ban hành quy chế quản lý TSCĐ phải đi kèm với việc thường xuyên kiểm tra việc thực hiện và chấp hành quy chế đưa ra, vừa đảm bảo tài sản không bị mất vừa có thông tin để quản lý nâng cao hiệu quả sử dụng của tài sản, tại điều kiện tính đúng, tính đủ chi phí khấu hao tài sản cũng như phản ánh chính xác tình hình biến động tài sản của doanh nghiệp.
Thực hiện tốt chế độ bảo dưỡng, sửa chữa, xây dựng kế hoạch nâng cấp tài sản cố định để duy trì năng lực sản xuất, kéo dài tuổi thọ của TSCĐ, tránh tình trạng TSCĐ hư hỏng trước thời hạn hoặc chưa hết khấu hao đã hư hỏng bất thường không sử dụng được làm tăng chi phí sử dụng TSCĐ cũng như gây thiệt hại do ngừng sản xuất gây ra. Nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ đòi hỏi công ty vừa phải sử dụng máy móc thiết bị hết công suất, duy trì được năng lực sản xuất, kéo dài thời gian hoạt động. Vì vậy công ty cũng phải lập ra kế hoạch sản xuất phù hợp nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu của thị trường, từ kế hoạch này công ty sẽ xây dựng kế hoạch sử dụng tài sản cố định một cách hiệu quả nhất.
3.2.5. Xây dựng cơ cấu vốn hợp lý
Nhà quản trị tài chính doanh nghiệp luôn quan tâm đến xây dựng cấu