21. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG LÂM PHẠM
3.2.2.2. Quản lý hàng tồn kho
Lượng tiền vốn đọng ở hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng lớn trong số vốn lưu động của công ty. Hiện tại công ty chưa áp dụng một mô hình hay phương pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể nào mà chỉ quản lý dựa trên kinh nghiệm, việc đặt hàng với khối lượng thế nào, lượng dự trữ trong kho là bao nhiêu chứ chưa có một phương pháp quản lý thực sự khoa học và bài bản. Công ty chưa thực sự chú trọng đến vấn đề này vì nguyên liệu sản xuất hiện tại chủ yếu là nhựa phế thải, mặt khác năng lực sản xuất của công ty trước đây là không lớn mà phần lớn lượng hàng được đặt sản xuất ở bên ngoài.
Vấn đề đặt ra với công ty hiện nay là nghiên cứu, lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho một cách thích hợp. Để quản lý được nguyên vật liệu, định mức tồn kho nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu.
- Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Với đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất, việc xây dựng định mức vật tư là công việc khá phức tạp vì với mỗi khâu sản xuất, mỗi mặt hàng sản xuất kinh doanh lại cần phải xây dựng định mức riêng. Tuy nhiên, với đặc thù của Công ty TNHH xây dựng Lâm Phạm hiện tại chỉ mới sản xuất
các loại Ubot và phụ kiện nên việc xây dựng định mức nguyên vật liệu không phải quá khó. Công ty cần xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng khâu của sản xuất để nâng cao trách nhiệm cho từng khâu và định mức cho toàn bộ quá trình sản xuất để kiểm soát được định mức tiêu hao một cách toàn diện, đồng thời kiểm soát được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Việc đưa ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đi kèm cơ chế tiền lương phù hợp. Những bộ phận đạt mực tiêu hao vật tư thấp so với định mức bao nhiêu thì tiền lương thưởng cao tương ứng bấy nhiêu. Cơ chế này sẽ có tác dụng thúc đẩy cán bộ công nhân viên của công ty tiết kiệm mà còn kích thích nỗ lực tìm tòi và phát huy sáng kiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả quản lý.
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần được thường xuyên kiểm tra, sửa đổi cho phù hợp với quy trình công nghệ, dây chuyền sản xuất, đảm bảo tính tiên tiến và khoa học cho định mức.
- Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu
Mức tồn kho nguyên vật liệu cần phải ở mức tối thiểu để đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục và không làm tồn đọng vốn của công ty. Công ty cần xác định định mức tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu. Việc xác định mức tồn kho này cần kết hợp với phương pháp quản lý, cung cấp và dự trữ nguyên vật liệu.
- Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Đây là một công tác quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất nói chung và lượng dự trữ nguyên vật liệu nói riêng. Vì thị trường luôn thay đổi, nguồn cung ứng ngày càng đa dạng và phong phú vì thế Phòng Vật tư thiết bị của công ty luôn cần phải tìm hiểu cập nhật thông tin thị trường để tìm được nguồn cung ứng vật tư chất lượng, chi phí thấp, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Ngoài việc liên tục cập nhật trên giấy tờ, sổ sách sự biến động của nguyên vật liệu thì để nâng cao hiệu quả sử dụng, hiệu quả quản lý nguyên vật liệu công ty cũng cần phải thường xuyên kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu.
Việc kiểm kê theo định kỳ của công ty hiện tại chưa được chú trọng, ở Công ty TNHH xây dựng Lâm Phạm trong những năm qua chỉ tiến hành kiểm kê tổng thể vật tư thiết bị vào dịp cuối năm. Và công tác phân loại nguyên vật liệu không được thực hiện. Không theo dõi thường xuyên được tình hình nguyên vật liệu tồn kho không được sử dụng, nguyên vật liệu kém phẩm chất, do đó công ty không đưa ra được kịp thời các quyết định xử lý vật tư phù hợp nhằm thu hồi vốn, tăng hiệu quả sử dụng tài sản. Các phân loại chính xác kịp thời còn giúp hoạt động sản xuất, mua bán nguyên vật liệu được thuận lợi, chính xác. Vì vậy, đi kèm với công tác kiểm kê, công ty cần tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo cách nguyên vật liệu chờ sử dụng, nguyên vật liệu mất phẩm chất, sai tiêu chuẩn không sử dụng được, nguyên vật liệu bảo quản hộ, cất giữ hộ.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc lập dự phòng này chỉ được thực hiện khi dựa trên kết quả kiểm kê, đánh giá, phân loại hàng tồn kho và giá cả thực tế trên thị trường. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được ổn định.
Ở công ty cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận sản xuất, vật tư thiết bị, kế hoạch, kế toán thì hoạt động quản lý nguyên vật liệu mới thực sự có hiệu quả. Bộ phận lập kế hoạch sản xuất phải sát đúng thực tế, xác định lượng dự trữ an toàn hợp lý. Bộ phận vật tư thiết bị có sẵn nguồn cung ứng chất lượng, đáp ứng nhu cầu, tiến độ, giá cả hợp lý, điều khoản thương mại có lợi cho công ty. Bộ phận kế toán có nguồn để thanh toán mua vật tư, nguyên vật liệu thì bộ phận vật tư thiết bị mới cung ứng
được hàng hóa đúng, đủ, kịp thời. Hạn chế tối đa mức dự trữ nguyên vật liệu dư thừa, gây ứ đọng vốn làm phát sinh thêm chi phí.