9. Kết cấu của Luận văn
3.2.3. Kiểm tra kết quả thực hiện theo kế hoạch đã đề ra (CHECK)
Khi đã có dữ liệu từ bƣớc thực hiện, cần tiến hành phân tích và nghiên cứu dữ liệu (PDSA). Chúng ta không chỉ kiểm tra để xem các bƣớc thực hiện đã hoàn thành hay chƣa hoặc kiểm tra xem dữ liệu đã đầy đủ hay chƣa. Chúng ta cần phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu muốn nói gì với chúng ta thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.
Tiêu chuẩn ISO 9001xác định rõ những quá trình kiểm tra khác nhau, nhƣ là chu trình đo lƣờng và phân tích để định rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt nhƣ thế nào.
Đây không phải là những sự kiện chỉ diễn ra một lần. Những quá trình kiểm tra liên tục đƣa ra kết quả là những biểu đồ về xu hƣớng giống nhƣ một cách chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.
Việc kiểm tra hàng tháng hoặc hàng quý là rất thực tế, mặc dù nhiều công ty cho rằng một cuộc đánh giá định kỳ hàng năm, sự xem xét của lãnh đạo hay tiến hành khảo sát sự hài lòng của khách hàng nhƣ một sự kiểm tra đầy đủ về hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu mô hình kinh doanh hoàn toàn ổn định với rất ít hoặc gần nhƣ không có sự cạnh tranh và một môi trƣờng, ngành công nghiệp hay thị trƣờng ổn định thì chúng ta có thể tránh khỏi việc kiểm tra định kỳ hàng năm. Nhƣng có bao nhiêu doanh nghiệp có thể đạt đƣợc các điều kiện nhƣ trên?
Không thể tiến hành quản trị đƣợc nếu thiếu sự kiểm tra. Mục tiêu của kiểm tra là để phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa sự sai lệch đó.
Trƣớc hết cần kiểm tra các yếu tố nguyên nhân. Tức là cần kiểm tra từng quá trình thiết kế, cung ứng vật tƣ, sản xuất và cần thấy rõ các yếu tố nguyên nhân không phù hợp với các yêu cầu đã đặt ra. Việc kiểm tra này đƣợc thực hiện bởi những nhân lực cấp thấp.
Cần thiết phải kiểm tra quá trình hay công việc khi nó đang tiến hành cũng nhƣ dựa vào các kết qua khi hoàn tất công việc. Nếu thiếu các kết quả hay các kết quả bị sai lệch có nghĩa là trong quá trình đã xảy ra một cái gì đó bất thƣờng và đang có những khó khăn nhất định.
Hãng phải có kế hoạch giải quyết công việc và kiểm soát các quá trình giải quyết công việc đó thông qua:
- Có sẵn những thông tin về đặc điểm, yêu cầu của công việc;
- Có sẵn những Quy trình, Hƣớng dẫn công việc ứng với các quá trình và ở nơi cần thiết;
- Việc sử dụng và bảo dƣỡng các thiết bị, phƣơng tiện kỹ thuật; - Việc thực hiện các hoạt động theo dõi, kiểm tra, đánh giá;
- Thực hiện việc chuyển giao kết quả công việc cho khách hàng và việc tiếp tục xem xét, giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó (nếu có).
- Khi Quá trình nào đó là không phù hợp thì phải có biện pháp điều chỉnh kịp thời và chứng minh là có hiệu quả mới tiếp tục cho thực hiện.
- Khi kết quả của một Quá trình chỉ có thể đánh giá đƣợc sau một thời gian đƣa vào sử dụng thì Hãng phải phân công những nhân lực có trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm thực hiện và phải coi trọng việc lấy ý kiến Khách hàng và việc áp dụng thử trƣớc khi đƣa vào thành sản phẩm dịch vụ chính thức
Song song với đó, Hãng phải thiết lập và duy trì Quy trình hay Thủ tục để kiểm soát mọi tài liệu của Hệ thống quản lý chất lƣợng. Việc kiểm soát tài liệu phải đảm bảo:
- Khẳng định tính đúng đắn, đầy đủ trƣớc khi ban hành; - Xem xét, cập nhật khi cần thiết và phê duyệt lại;
- Nhận biết tình trạng soát xét hiện hành của tài liệu;
- Đảm bảo các tài liệu hiện hành của Hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc cung cấp đầy đủ cho những ngƣời cần thiết để tiến hành công việc;
- Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài phải đƣợc nhận biết và việc phân phát chúng phải đƣợc kiểm soát;
- Ngăn ngừa phân phát, sử dụng những tài liệu lỗi thời. Nếu cần lƣu giữ tài liệu này vì mục đích nào đó thì phải tách biệt, có dấu hiệu riêng, không đƣợc để lẫn lộn với những tài liệu hiện hành của Hệ thống quản lý chất lƣợng.
Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đƣợc xây dựng là công cụ để lãnh đạo kiểm soát đƣợc tình hình giải quyết công việc của đơn vị, nhƣ : việc thống kê, ghi nhận các sản phẩm không phù hợp; việc thu thập ý kiến khách hàng; đánh giá nội bộ,... và đánh giá nội bộ là hoạt động quan trọng giúp lãnh đạo nắm đƣợc tình hình thực hiện công việc của từng bộ phận, những điểm thiếu sót để nhắc nhở, khắc phục. Đánh giá viên nội bộ phải là chuyên viên của cơ quan, đã đƣợc đào tạo và đƣợc cấp giấy chứng nhận đánh giá viên.
Mục đích của đánh giá nội bộ là xem tính hiệu lực của hệ thống, phát hiện những điểm không phù hợp (nếu có) để cải tiến hệ thống ngày càng sát hợp và hiệu quả hơn, do đó quan điểm khi đánh giá phải nhƣ bác sĩ khám bệnh để kê toa chứ không phải là “vạch lá tìm sâu”, tìm thiếu sót để phê bình.
Hoạt động đánh giá nội bộ còn quan trọng hơn hoạt động đánh giá độc lập, vì đánh giá viên độc lập không thể hiểu công việc cơ quan bằng đánh giá viên nội bộ. Nếu nhƣ những điểm không phù hợp đƣợc đánh giá viên nội bộ phát hiện trƣớc khi tổ chức đánh giá độc lập tiến hành đánh giá chứng nhận thì có thể nói hoạt động đánh giá nội bộ đạt hiệu quả cao. Phƣơng châm đánh giá là “nội dung quy trình nhƣ thế nào thì đánh giá trong phạm vi ấy”
Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bƣớc sau: Đánh giá trƣớc chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chƣa và có đƣợc thực hiện một cách có hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trƣớc chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện. Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận (hay còn gọi là bên đánh giá độc lập thứ ba) là tổ chức đƣợc công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn phù hợp ISO. Số lƣợng các tổ chức công nhận càng lớn càng chứng tỏ mức độ uy tín và tính thừa nhận quốc tế của Tổ chức
chứng nhận. Hãng sẽ lựa chọn một tổ chức chứng nhận có uy tín nhằm đảm bảo một hệ thống hoạt động hiệu quả, mang lại giá trị gia tăng thực sự. Sau đó, tổ chức chứng nhận đã đƣợc lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống của Hãng.