9. Kết cấu luận văn
3.3.2.Hoàn thiện hệ thống quản lý trong thực hiện TNXH của DN
Thứ nhất, xây dựng quy chế, có bộ phận phụ trách về việc thực hiện TNXH của công ty
Đây là một công việc không dễ dàng, nó đòi hỏi sự đầu tư, quyết tâm và sự kiên trì rất lớn của ban lãnh đạo, các CBCNV lao động trong công ty. Bởi lẽ thực hiện TNXH đòi hỏi đầu tư tốn kém và thực hiện nó là cả một quá trình lâu dài và liên tục nhưng lại không mang đến lợi ích trong tức thời. Bitexco cần có một đội ngũ nhân viên chuyên trách về vấn đề này. Đội ngũ nhân viên này, theo ý kiến tác giả nên nằm trong cơ cấu nhân sự Phòng Kế hoạch của Tập đoàn Bitexco đặt tên là “Ban Quản lý các vấn đề về TNXH”.
Ban sẽ cùng với giới khoa học trên cả nước tìm hiểu về vấn đề này. Trong điều kiện chưa có một khung lý thuyết hoàn chỉnh về TNXH của DN, việc các doanh nhân cùng chung tay với giới khoa học xây dựng nó sẽ mang lại những hiệu quả rất lớn. Và nhiệm vụ chính yếu của Ban Quản lý các vấn đề về TNXH trong giai đoạn đầu là soạn thảo được Bộ tài liệu về TNXH của DN để phổ biến cho người lao động trong toàn công ty. Bộ tài liệu có thể bao gồm các nội dung:
1. Nội dung của TNXH của DN; 2. Vai trò của TNXH của DN; 3. Điều kiện để thực hiện TNXH của DN; 4. Những nội dung DN cần làm để đảm bảo thực hiện TNXH của Bitexco; 5. Những nhiệm vụ các phòng, ban, bộ phận cần hoàn thành để đảm bảo Bitexco thực hiện tốt TNXH.
Sau khi hoàn thành Bộ tài liệu về TNXH của DN, Ban Quản lý các vấn đề về TNXH kết hợp với bộ phận đào tạo của phòng Hành chính nhân sự lên kế hoạch cụ thể cho việc phổ biến bộ tài liệu này cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Bitexco. Quá trình này đòi hỏi đầu tư rất lớn về tài chính, Bitexco có thể hợp tác, mời tài trợ, đề nghị giúp đỡ từ các tổ chức Chính phủ, phi Chính phủ đang khuyến khích thực hiện TNXH của DN. Hoặc đề nghị được vay vốn từ
Quỹ phát triển DN của Nhà nước để giảm bớt gánh nặng tài chính cho DN trong quá trình triển khai. Mặc dù đây là một công việc không dễ dàng nhưng tác giả tin rằng Bitexco sẽ làm được.
Thứ hai, xây dựng chiến lược rõ ràng, lộ trình cụ thể về việc thực hiện TNXH của công ty.
Sau khi đã tìm hiểu sâu sắc về TNXH của DN, các cán bộ công nhân viên trong Bitexco đã sẵn sàng với nhiệm vụ cùng chung vai thực hiện TNXH của công ty, nhiệm vụ của Ban Quản lý các vấn đề về TNXH của DN là xây dựng một chiến lược cụ thể để Bitexco thực hiện tốt nhất TNXH của mình. Mục tiêu của chiến lược thực hiện TNXH của công ty cần phải hướng đến mục tiêu chiến lược chung của tập đoàn Bitexco. Trong cây mục tiêu chiến lược, ngoài việc xác định những kết quả cần đạt được về mặt hoàn thành TNXH của công tycần phải có mục tiêu rõ ràng cả về lợi ích mà việc thực hiện TNXH của công ty mang lại.
- Một là, cần bổ sung các cam kết đóng góp cho sự phát triển kinh tế bền vững vào bản tuyên bố sứ mệnh của công ty trên cơ sở nghiên cứu các bộ luật liên quan của Việt Nam, cũng như TNXH của DN và các bộ CoC có quan hệ với ngành kinh doanh hoặc theo yêu cầu của đối tác nước ngoài. Công ty cần cụ thể hóa các nội dung cam kết, bao gồm những chuẩn mực về bảo vệ môi trường, bình đẳng giới, an toàn lao động, đãi ngộ vật chất, đào tạo phát triển nhân viên, phát triển cộng đồng….
- Hai là, để biến những cam kết thành hiện thực, cũng như quản trị các lĩnh vực khác, DN cần lập kế hoạch thực hiện TNXH một cách cụ thể và có tính khả thi; bố trí nguồn lực (ngân sách, con người); tổ chức thực hiện và kiểm soát.
Để các chương trình thực hiện TNXH DN có hiệu quả, mang lại lợi ích thiết thực cho DN và cộng đồng, bản thân các chương trình này phải tạo dựng được niềm tin và sự ủng hộ của khách hàng công chúng, đội ngũ nhân viên, các đối tác và các cấp chính quyền….
- Ba là, để nhanh chóng tạo ra nếp quản trị DN theo hướng có trách nhiệm cao với xã hội, góp phần hình thành triết lý kinh doanh mới trong giới doanh nhân Việt Nam, cùng với báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm, DN cần có báo cáo riêng về việc thực hiện TNXH của mình trong năm. Trên cơ sở đó, tiến hành tổng kết rút kinh nghiệm và đề ra phương hướng thực hiện TNXH của DN trong năm tới. Trong tổng kết việc thực hiện TNXH của DN, cần phải có sự đánh giá và xét khen thưởng, kỉ luật nhân viên một cách công khai, nghiêm túc, nhằm động viên mọi thành viên, bộ phận tích cực tham gia thực hiện TNXH, vì lợi ích của DN và toàn xã hội.
Điều này có ý nghĩa tinh thần rất lớn. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ thành công của chiến lược. Bởi lẽ, những hình ảnh về “phần thưởng” mà Bitexco sẽ nhận được sau quá trình thực hiện tốt TNXH của mình sẽ là động lực để vượt qua những giai đoạn khó khăn của quá trình thực hiện chiến lược. Thêm vào đó, giai đoạn đầu của quá trình thực hiện TNXH của DN đòi hỏi đầu tư rất tốn kém nhưng lại chưa lập tức mang lại kết quả. Do đó, hiệu quả kinh doanh của Bitexco giai đoạn này có thể sẽ rất thấp, thậm chí bị lỗ tức thời. Do vậy, nếu không chuẩn bị trước tinh thần đón nhận điều này CBCNV trong Bitexco có thể rơi vào hoang mang dẫn đến khó kiên định với mục tiêu TNXH ban đầu đã đề ra.
Thứ ba, áp dụng quy trình ISO 9000 cho vấn đề thực hiện TNXH của công ty
Trong bối cảnh hiện nay, các đối tượng khách hàng ngày càng trở nên phức tạp; họ được cung cấp nhiều thông tin hơn, và sự mong đợi của họ đối với hàng hoá và dịch vụ cũng ngày một cao hơn. Đối với bất kỳ tổ chức nào, cách duy nhất để giữ được khách hàng chính là việc cam kết với vấn đề chất lượng. Trong thực tế, bất kỳ tổ chức nào, dù trong lĩnh vực sản xuất hay kinh doanh
dịch vụ, đều có thể đảm bảo được sự phát triển vững bền trong tương lai thông qua việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, như theo tiêu chuẩn ISO 9000. Đây là bộ các tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng do Tổ Chức Quốc Tế về tiêu chuẩn hoá (ISO) ban hành, nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ...ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống chất lượng, nó không phải là tiêu chuẩn, qui định kỹ thuật về sản phẩm. Vì vậy, tác giả mạnh dạn đề xuất giải pháp áp dụng quy trình ISO 9000 trong việc thực hiện TNXH của DN cho Bitexco trong thời gian tới.
Bitexco có thể tự mình thực hiện và áp dụng ISO 9000, tuy nhiên điều này sẽ khiến công ty gặp một số khó khăn sau đây:
Mất nhiều thời gian trong việc nghiên cứu tìm hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn. Tuy nhiên điều này có thể khắc phục bằng cách tham gia các lớp tập huấn về ISO 9000 do các tổ chức chuyên môn tiến hành.
Không khách quan khi đánh giá thực trạng của mình và so sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn đặt ra.
Mất nhiều thời gian trong việc mày mò tìm hướng đi và tiến hành các bước thực hiện, áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000.
Việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận gần như không được thực hiện có hiệu quả.
Chính vì vậy, Bitexco cần mời chuyên gia về lĩnh vực TNXH DN tư vấn sẽ giúp công ty rất nhiều trong việc rút ngắn thời gian tiến tới chứng nhận, giúp cho việcđi đúng hướng và tránh được những tác động tiêu cực do tiến hành những hoạt động kém hiệu qủa gây ra.
Quy trình áp dụng ISO 9000 tại công ty cần được tiến hành theo 9 bước: Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo công ty cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất
lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000. Nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại công ty, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.
Bước 3: Ðánh giá thực trạng của DN và so sánh với tiêu chuẩn. Ðây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của DN để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9000, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000. Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Công ty cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:
Xây dựng sổ tay chất lượng.
Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan. Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết. Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000
Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
Phổ biến cho tất cả mọi CBNV trong công ty nhận thức về ISO 9000. Hướng dẫn cho CBNV thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp.
Bước 6: Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận. Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước:
Ðánh giá trước chứng nhận. Lựa chọn tổ chức chứng nhận.
Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận. Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty.
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện quan đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống chất lượng của công ty.
Như vậy, nếu áp dụng thành công việc áp dụng quy trình ISO 9000, Bitexco có thể đạt được những thành quả đáng kể như: tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng; tăng năng suất và giảm giá thành; tăng tính cạnh tranh; tăng uy tín của công ty về đảm bảo chất lượng dịch vụ; từ đó không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động và nâng cao sự thoả mãn khách hàng.
Thứ tư, đầu tư tài chính cho việc thực hiện TNXH của công ty
Việc thực hiện TNXH của DN theo ý nghĩa đầy đủ và đích thực không phải là một vấn đề đơn giản và nằm trong khả năng giải quyết trong ngắn hạn của phần lớn các DN Việt Nam bởi sự hạn chế của các yếu tố nguồn lực, trong đó có nguồn lực tài chính. Bitexco Vì vậy, Bitexco cần có chiến lược dài hạn trong việc xây dựng và thực hiện TNCH DN với một lộ trình phù hợp. Theo thống kê từ Phòng Tài chính, năm 2012 về cơ bản, nguồn vốn cho hoạt động của công ty và các dự án đã được đảm bảo đầy đủ, mặc dù về tiến độ có lúc còn chậm do ảnh hưởng bối cảnh chung của nền kinh tế đặc biệt là việc các ngân hàng siết chặt nguồn tín dụng đối với thị trường bất động sản - ngành nghề hoạt động chủ đạo của công ty. Tuy nhiên với định hướng cho việc thực hiện TNXH,
Bitexco cần dành một nguồn quỹ riêng cho tất cả các hoạt động trong chiến lược mới này. Kinh phí để đảm bảo áp dụng quy trình ISO 9000, đảm bảo thực hiện tốt các chế độ cho người lao động, kinh phí để cùng với chi phí cho máy móc, nhà xưởng, tiền lương mang lại những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, kinh phí để đầu tư cho quy trình xử lý rác thải, nước thải, chất độc hại trước khi xả ra môi trường, kinh phí để tham gia các hoạt động cộng đồng, kinh phí để trả lương cho bộ phận phụ trách vấn đề thực hiện TNXH của Bitexco… Ngoài ra, công ty cần đầu tư từ 5 - 15% trên số doanh thu được cho công tác đào tạo để tăng năng suất, chú ý mở rộng hợp tác với các đối tác nước ngoài kết hợp trao đổi thông tin, kiến thức, kinh nghiệm với các giáo sư, chuyên gia, với các đối tác, khách hàng trong nước cũng như trên quốc tế.