III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ DUY TRÌ VÀ PHÁT TRIỂN
1. Quy mô nhóm
Số lượng thành viên trong một nhóm ảnh hưởng rất lớn đến việc duy trì và phát triển nhóm. Vậy quy định trong một nhóm có bao nhiêu thành viên là hợp lý nhất? Đây rõ ràng là câu hỏi khó, thông thường chúng ta sẽ
nhận được câu trả lời là một nhóm làm việc hiệu quả không thể quá đông và cũng không nên quá ít. Vì vậy, căn cứ để xác định số lượng thành viên trong nhóm không phụ thuộc vào yếu tố cảm tính của người trưởng nhóm hay một sự phân công tùy tiện từ cấp trên. Để một nhóm làm việc hiệu quả
thì số lượng người trong nhóm phụ thuộc vào 2 yếu tố quan trọng nhất là nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của nhóm đó.
Nhóm có bao nhiêu người không phải là một quy định chuẩn mực, đòi
hỏi sự giống nhau giữa các nhóm. Vì vậy, người trưởng nhóm phải có sự
linh hoạt để đạt được mục tiêu. Tất cả thành viên phải có cơ hội tham gia, thể hiện năng lực cũng như đóng góp cho nhau là như nhau. Tránh trường hợp nhiệm vụ của người quá nặng nề, nhiệm vụ của một người khác lại vô cùng mờ nhạt. Điều này dễ dẫn đến cảm giác bị chèn ép đối với những người phải làm quá nhiều, ngược lại, là cảm giác không được tin tưởng, chán nản đối với những người không có cơ hội tham gia, ngay cả khi họ là nhân viên mới. Tuy nhiên, người lãnh đạo phải luôn xác định được mục tiêu rõ ràng, cụ thể đối với nhóm chung với tất cả mọi người.
Nói một cách đơn giản, nhóm có thể rất đông hoặc rất ít, nhưng cơ hội tham gia để đạt được mục đích của cả nhóm là được chia sẻ giữa các thành viên. Mỗi cá nhân cảm nhận được giá trị của chính bản thân mình trong
tương quan với nhóm. Và như vậy, người trưởng nhóm ngoài việc phân
công nhiệm vụ rõ ràng, khách quan còn phải tạo ra được bầu không khí ôn
hòa, thân thiện và hợp tác trong nhóm hoạt động. Tùy tình hình của nhóm
mà nhóm trưởng sẽ đề xuất xây dựng số lượng nhóm viên phù hợp, đảm nhiệm được các đầu công việc cụ thể và các thành viên có mối quan hệ gắn kết với nhau, không rời rạc.
Kết quả nghiên cứu về các nhóm thảo luận cho thấy
Quy mô nhóm và sự tham gia của các thành viên:
3 người - Mọi người đều được tham gia đóng góp ý kiến
7 – 10 người - Hầu hết mọi người đều tham gia, nhưng cũng có
1 - 2 người không làm gì cả.
11 – 18 người - 5 - 6 người hoạt động rất nhiều, và 3 - 4 người thỉnh thoảng làm chút ít
19-30 người - Có 3 – 4 người lấn át và đóng vai trò chủ chốt trong nhóm, những người khác hầu như không hoạt động
Trên 30 người - Có rất ít sự tham gia của tất cả các thành viên