1.Đặc điểm của nhóm hoạt động hiệu quả
Trước đây, người ta thường chỉ lấy tiêu chí sự thành công của công việc để đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm thực hiện. Có nghĩa rằng nhóm thành công tức là nhóm đã hoạt động khỏe mạnh. Dĩ nhiên, đó là một tiêu chí trọng lượng để đo lường. Tuy nhiên, mối quan hệ công việc lại là những yếu tố thuộc về con người và khó có sự đồng nhất tuyệt đối giữa
thành công và khỏe mạnh trong một nhóm.
Những đặc điểm dưới đây được xem là gợi ý để đánh giá sự khỏe mạnh của nhóm dưới góc độ tâm lý học.
- Mục tiêu cao nhất là hiệu quả của công việc. Điều này có vẻ rất hiển nhiên và ai cũng ý thức được. Nhưng trong một nhóm, sự khác biệt giữa các cá nhân là rất lớn và đôi khi trong nhiều trường hợp, vì những yếu tố cá nhân này mà khiến cho mục tiêu công việc bị thay đổi.
- Những vấn đề cá nhân có thể được chia sẻ trong nhóm một cách thoải
mái mà không gây ảnh hưởng đến công việc.
- Mọi sự trao đổi, tranh luận trong nhóm không dựa trên những định kiến cá nhân gây tổn thương, xúc phạm đến giá trị của người khác.
- “Ranh giới” của mỗi cá nhân được tôn trọng.
2.Xây dựng mối quan hệ công việc hiệu quả
Theo tác giả Patrick Lencioni đề cập trong cuốn “5 rối loạn chức năng
ở một nhóm lãnh đạo” thì rối loạn chức năng đầu tiên là Không có sự tin tưởng nhau. Vậy, giá trị của một nhóm đó chính là bầu không khí làm việc,
các thành viên có hài lòng với nhóm hiện tại của mình hay không. Nắm
được điều này, các nhà lãnh đạo phải tăng cường cơ hội thể hiện năng lực và thúc đẩy sự chia sẻ với nhau một cách tích cực, không chỉ trích. Đối với mỗi cá nhân, đề xây dựng mối quan hệ công việc khỏe mạnh, cần ý thức
được những điều sau đây: - Nhận thức được bản thân.
- Ý thức và tôn trọng sự khác biệt của người khác. - Tập trung cho mục tiêu công việc.
- Giao tiếp cởi mở và chân thành.
- Tôn trọng và giữ gìn những “ranh giới” của nhau.
- Tích cực bộc lộ những cảm xúc thật, không chỉ trích, tấn công.
Tất cả những điều trên đây đã được đề cập trong cuốn sách này ở phần trên.
BÀI TẬP THỰC HÀNH
Công ty A. gần đây liên tục phải bù lỗ. Giám đốc kinh doanh cho rằng do phải trả lương cho nhân viên quá cao trong khi sản phẩm bán ra không
đạt mức yêu cầu. Giám đốc nhân sự cho rằng công ty đã không có chiến
lược marketing tốt nên không thể tiếp cận khách hàng còn lương nhân viên
thì không có vấn đề gì cả.
Hãy hướng đến xây dựng mối quan hệ công việc khỏe mạnh, bạn cùng nhóm của mình hãy suy nghĩ và xây dựng diễn biến tiếp theo của tình huống trên đây để giải quyết vấn đề cho công ty A. và giảm thiểu mâu thuẫn giữa các nhân viên. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Dưới đây là bảy nhóm tiêu chí nhằm giúp đánh giá tổng quát về mối quan hệ trong công việc. Bảng đánh giá này không phải là một trắc nghiệm mà là một công cụ giúp các bạn nhìn rõ hơn về hiện trạng của mối quan hệ
với đồng nghiệp, từ đó có thể có những ý tưởng cho một sự phát triển hoặc cải thiện.
Đặc điểm Mô tả Mức độ
Tin tưởng
• Tìm kiếm nguồn lực từ người khác
• Để cho người khác hoàn thành công việc
của họ mà không cần phải giám sát
• Cảm thấy thoải mái để thảo luận cả
những thành công lẫn thất bại
Đa dạng • Bao hàm mọi người với những sự khác
biệt nhau về quá trình học tập, hoặc về khuynh hướng sống
• Khích lệ những người có suy nghĩ khác về những vấn đề quan trọng để họ có thể chia sẽ
Tĩnh tâm (Bình an) • Cởi mở với những ý kiến mới • Nói một cách tự do về những gì đang vận hành tốt và những gì không tốt trong thực tế • Điều chỉnh những luật lệ theo các tình huống hiện tại, chứ không phải cứng nhắc áp dụng luật lệ Tương tác
• Quan tâm đến những nhiệm vụ hiện tại cũng như những mục tiêu lớn hơn
• Ý thức về những vai trò của từng cá nhân
và họ có những ảnh hưởng như thế nào đến các chức năng công việc và người khác trong thực tế
Tôn trọng
• Thể hiện sự quan tâm, chú ý, trung thực và khéo xử trí trong quan hệ với người khác
• Đánh giá cao những quan điểm, ý kiến của người khác
Tác động qua lại
• Hiểu tầm quan trọng của cả những mối quan hệ xã hội (ngoài công việc – ND) cũng như những mối quan hệ liên quan đến công việc
• Khuyến khích / Hỗ trợ người khác tham gia vào những hoạt động bên ngoài công việc
Giao tiếp hiệu quả
• Hiểu khi nào cần dung những phương
pháp giao tiếp nào cho có hiệu quả nhất và đúng lúc nhất
• Sử dụng việc giao tiếp “hiệu quả cao” (chẳng hạn những cuộc gặp mặt – đối – mặt) cho những vấn đề nhạy cảm hơn
• Sử dụng “giao tiếp gián tiếp” (chẳng hạn qua thư báo) cho những vẫn đề có tính chất thủ
tục, hành chánh.
(Nguồn: Alfred F. Tallia, MD, MPH, Holly J. Lanham, MBA, Reuben R. McDaniel, Jr., EdD, and Benjamin F. Crabtree, PhD. Copyright © 2006. “Seven Characteristics of Sucessful Work Relationships.” Tallia AF, Lanham HJ, McDaniel RR Jr., Crabtree BF. Family Practice Management. January-2006:47-50; http://www.aafp.org/fpm/20060100/47seve.html)
TÓM TẮT
Mối quan hệ “khỏe mạnh” là một tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả. Để xây dựng được điều này phải là trách nhiệm của cả một tập thể, từng cá nhân, người lãnh đạo của nhóm.
Mọi kỹ năng để làm việc nhóm hiệu quả ngoài mục tiêu nhóm đạt được
những thành công, còn là để mỗi cá nhân ý thức được tự mình phải trang bị các kiến thức, kỹ năng để hợp tác một cách tích cực với bất kỳ nhóm nào.
Giới thiệu: TRẮC NGHIỆM
KHUYNH HƯỚNG GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN
(Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument) Kenneth W. Thomas và Ralph H. Kilmann
Hướng dẫn
Dưới đây là 30 cặp mệnh đề mô tả lựa chọn của con người trong những tình huống mâu thuẫn. Vui lòng đọc kỹ và lựa chọn “A” hoặc “B” cho từng cặp mệnh đề mà anh/ chị thấy thích hợp/ đúng nhất với bản thân.Sẽ không có một lựa chọn nào là tối ưu, theo nghĩa tốt nhất còn lựa chọn kia là xấu nhất. Đơn giản là qua những cặp mệnh đề này, bạn có thể khám phá ra được khuynh hướng thông thường bạn hay dùng để giải quyết mâu thuẫn trong các mối quan hệ.
Năm khuynh hướng bao gồm:
1) Tránh né (1/1);
2) Xoa dịu (1/9);
3) Thỏa hiệp (5/5);
4) Cạnh tranh (9/1);
1.
(A) There are times when I let others take responsibility for solving the problem.
(B) Rather than negotiate the things on which we disagree, I try to stress the things upon which we both agree.
2.
(A) I try to find a compromise situation.
(B) I attempt to deal with all of his and my concerns.
3.
(A) I am usually firm in pursuing my goals.
(B) I might try to soothe the other’s feelings and preserve our relationship.
4.
(A) I try to find a compromise solution.
(B) I sometimes sacrifice my own wishes for the wishes of the other person.
5.
(A) I consistently seek the other’s help in working out a solution.
(B) I try to do what is necessary to avoid useless tensions.
6.
(A) I try to avoid creating unpleasantness for myself.
(B) I try to win my position.
7.
(A) I try to postpone the issue until I have had some time to think it over.
(B) I give up some points in exchange for others.
8.
(A) I am usually firm in pursuing my goals.
(B) I attempt to get all concerns and issues immediately out in the open.
9.
(A) I feel that differences are not always worth worrying about.
10.
(A) I am firm in pursuing my goals.
(B) I try to find a compromise solution.
11.
(A) I attempt to get all concerns and issues immediately out in the open.
(B) I might try to soothe the other’s feelings and preserve our relationship.
12.
(A) I sometimes avoid taking positions which would create controversy.
(B) I will let him have some of his positions if he lets me have some of mine.
13.
(A) I propose a middle ground.
(B) I press to get my points made.
14.
(A) I tell him my ideas and ask him for his.
(B) I try to show him the logic and benefits of my position.
15.
(A) I might try to soothe the other’s feelings and preserve our relationship.
(B) I try to do what is necessary to avoid tensions.
16.
(A) I try not to hurt the other’s feelings.
(B) I try to convince the other person of the merits of my position.
17.
(A) I am usually firm in pursuing my goals.
(B) I will let him have some of his positions if he lets me have some of mine.
18.
(A) If it makes the other person happy, I might let him maintain his views.
19.
(A) I attempt to get all concerns and issues immediately out in the open.
(B) I try to postpone the issue until I have had some time to think it over.
20.
(A) I attempt to immediately work through our differences.
(B) I try to find a fair combination of gains and losses for
21.
(A) In approaching negotiations, I try to be considerate of the other person’s wishes.
(B) I always lean toward a direct discussion of the problem.
22.
(A) I try to find a position that is intermediate between his and mine.
(B) I assert my wishes.
23.
(A) I am very often concerned with satisfying all our wishes.
(B) There are times when I let others take responsibility for solving the problem.
24.
(A) If the other’s position seems very important to him, I would try to meet his wishes.
(B) I try to get him to settle for a compromise.
25.
(A) I try to show him the logic and benefits of my position.
(B) In approaching negotiations, I try to be considerate of the other person’s wishes.
26.
(A) I propose a middle ground.
27.
(A) I sometimes avoid taking positions that would create controversy.
(B) If it makes the other person happy, I might let him maintain his views.
28.
(A) I am usually firm in pursuing my goals.
(B) I usually seek the other’s help in working out a solution.
29.
(A) I propose a middle ground.
(B) I feel that differences are not always worth worrying about.
30.
(A) I try not to hurt the other’s feelings.
MỘT SỐ CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM GỢI Ý
&&&
1. Để thỏa thuận quy tắc hoạt động chung cho nhóm, các thành viên phải:
a. Tìm hiểu về tính cách của các thành viên trong nhóm
b. Tìm hiểu về những điểm mạnh – yếu trong năng lực của các thành viên trong nhóm
c. Cả a và b
2. Người ta mong chờ ở người lãnh đạo nhóm:
a. Khi công việc không thuận lợi, người lãnh đạo phải gánh lấy trách nhiệm
b. Khi công việc thành công, các thành viên phải được khen thưởng
c. Cả a và b
3. Trách nhiệm của người lãnh đạo nhóm bao gồm:
a. Trách nhiệm với công việc
b. Trách nhiệm với từng cá nhân và cả nhóm
4. Nhiệm vụ của người điều phối là lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết
a. Đúng
b. Sai
5. Người tham gia ý kiến là người luôn có những ý kiến lạc quan, sinh
động, thú vị.
a. Đúng
b. Sai
6. Hãy chọn một đáp án đúng để điền vào những chỗ trống trong mệnh
đề sau: “Văn hóa nhóm là hệ thống các chuẩn mực đã được thực thi một cách ……. và chuyển thành những quy tắc ……. của các thành viên trong nhóm”.
a. “nhuần nhuyễn”, “tự nhiên”
b. “nhuần nhuyễn”, “cứng nhắc”
c. “khó khăn”, “cứng nhắc”
7. Soạn thảo một kế hoạch hành động bao gồm các mục tiêu hoạt động, thời gian, điểm mốc và trách nhiệm cụ thể là bước thứ 7 trong xây dựng mô hình văn hóa nhóm của Julie Heifetz & Richard Hagberg
a. Đúng
8. Mâu thuẫn là sự bất đồng hay tranh chấp xảy ra giữa hai bên (cá nhân với nhau, cá nhân trong một nhóm, các nhóm trong một tổ
chức hay cơ quan).
a. Đúng
b. Sai
9. Quản lý mâu thuẫn tốt sẽ dẫn đến:
a. Các thành viên cam kết hành động vì mục đích chung
b. Tăng khả năng giải quyết vấn đề của nhóm c. Cả a và b đều đúng
10. Các ứng phó với mâu thuẫn kiểu xoa dịu được biểu trưng bằng hình:
a. Con gấu bông
b. Con rùa
c. Con thỏ
11. Để hoạt động tốt, các thành viên phải đề cao mục đích chung của nhóm.
a. Đúng
12. Giai đoạn kết thúc là giai đoạn mục đích chung không được hoàn thành.
a. Đúng
b. Sai
13. Không khí nhóm dễ trở nên nặng nề nếu người lãnh đạo có phong cách:
a. Độc đoán
b. Tự do
c. Dân chủ.
14. Phong cách nào thuận lợi nhất cho việc xây dựng tinh thần đồng đội
a. Phong cách độc đoán
b. Phong cách dân chủ
c. Phong cách tự do
15. Có mấy giai đoạn trong việc hình thành và phát triển của nhóm
a. Năm giai đoạn b. Ba giai đoạn c. Sáu giai đoạn
16. Thứ tự lần lượt của các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm là:
a. Hình thành – Ổn định-Bão tố – Trưởng thành – Kết thúc
b. Hình thành –Ổn định – Trưởng thành –Bão tố - Kết thúc
c. Hình thành – Bão tố - Ổn định – Trưởng thành – Kết thúc
17. Nhóm đặc nhiệm là nhóm được thành lập để giải quyết một vấn đề cụ
thể nào đó, chẳng hạn nhưđể điều tra một vụ án mạng
a. Đúng
b. Sai
18. Nhóm hoạt động hiệu quả là một nhóm:
a. Không cần phải có quy tắc nào cả
b. Không ai cần phải quan tâm đến chuyện của người khác
c. Có những quy tắc, chuẩn mực chung trong nhóm
19. Yếu tố quan trọng để các thành viên trong nhóm tương tác và liên kết với nhau là:
a. Có các thành viên đẹp và dễ chịu
b. Mục đích chung của nhóm
20. Mục đích chung của nhóm càng rõ thì các thành viên trong nhóm sẽ:
a. Càng liên kết mạnh mẽ với nhau
b. Càng góp sức để cùng hành động cho nhóm
c. Cả a và b đều đúng
21. Những người cùng ký tên ủng hộ các nạn nhân chất độc màu da cam là:
a. Một nhóm nhân đạo
b. Không phải là một nhóm
c. Nhóm tự phát
22. Ở giai đoạn ổn định, kế hoạch chung của nhóm:
a. được bàn bạc với sự tham gia của mọi người trong nhóm
b. được quyết định do trưởng nhóm
c. thường không có sự nhất trí với nhau giữa các thành viên
23. Trong giai đoạn ổn định, lãnh đạo nhóm cần “độc đoán” và “áp đặt” thì công việc của nhóm mới đạt được hiệu quả cao nhất.
a. Đúng
24. Giai đoạn trưởng thành và hoạt động được đánh dấu bằng sựổn định về tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu quả để thực hiện kế hoạch
đã đề ra.
a. Đúng
b. Sai
25. Các giai đoạn phát triển của nhóm không được phân chia rạch ròi mà tiến triển theo khả năng riêng của từng nhóm.
a. Đúng
b. Sai
26. Mục đích và nhiệm vụ của nhóm sẽ quy định số nhóm viên của mỗi nhóm. Hay nói cách khác, mục đích và nhiệm vụ của nhóm quy định quy mô của nhóm đó. a. Đúng b. Sai 27. Phong cách lãnh đạo độc đoán là: a. Phong cách lãnh đạo vô chính phủ b. Theo kiểu tự do chủ nghĩa c. Dung túng, làm ngơ, lãnh đạo hình thức
28. Phong cách lãnh đạo dân chủ là phong cách chuyên quyền, theo kiểu hành chính xử phạt, theo chỉ thị, áp đặt.
a. Đúng
b. Sai
29. Phong cách lãnh đạo dân chủ là phong cách lãnh đạo tập thể, phong cách lãnh đạo bạn bè thân mật.
a. Đúng
b. Sai
30. Phong cách lãnh đạo “độc đoán” và phong cách lãnh đạo tự do