3.2.1. Kế hoạch vận hành
Quản lý chung và các bộ phận chức năng:
- Văn phòng làm việc được đặt tại Tp. HCM, bao gồm bộ phận thu mua và bán hàng hoạt động dưới sự quản lý của quản lý trưởng.
Quy trình thu mua
- Bước 1: Đưa ra các tiêu chuẩn của các mặt hàng nông sản cần thu mua như: Về độ ẩm, tạp chất, dung trọng,…
- Bước 2: Thu mua nông sản: Lấy hàng trực tiếp từ các nông trại nông sản sạch ở Đắk Lắk dựa trên các tiêu chí đã đề ra để tiết kiệm các chi phí.
- Bước 3: Vận chuyển: Trái cây được vận chuyển trực tiếp từ các nông trại đên kho thông qua các đơn vị vận chuyển
- Bước 4: Nhập hàng vào kho : Tiến hành lấy mẫu để kiểm tra lại, nếu đúng tiêu chuẩn sẽ nhập vào kho, thống kê lại số lượng, khối lượng.
Quy trình bán các sản phẩm thông qua website traicay7ngay.com - Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng và yêu cầu của khách hàng - Bước 2: Gọi điện xác nhận lại đơn hàng với khách hàng - Bước 3: Chuẩn bị các sản phẩm theo đơn hàng
- Bước 4: Giao hàng và nhận thanh toán từ khách hàng.
- Bước 5: Chăm sóc khách hàng sau mua, tiếp nhận phản hồi đánh giá (nếu có)
Quy trình mua hàng trực tiếp: Vào thứ 7 và chủ nhật hàng tuần, khách hàng có thể đến phiên chợ Xanh- Tử tế tại địa chỉ 135A Pasteur, phường 6, quận 3, thành phố Hồ Chí Minh để trải nghiệm và mua các sản phẩm.
42
3.2.2. Kế hoạch nhân sự
Bảng 3.1: Bảng kế hoạch nhân sự cho dự án
Chức vụ Số
Lượng
Nhiệm vụ
Giám đốc – Nguyễn Viết Cường
1 - đưa ra quyết định cao nhất đối với các vấn đề công ty và là người đại diện về mặt pháp luật của công ty.
- Phân công trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ chocác bộ phận khác trong công ty: điều phối các bộ phận/phòng ban, thuyên chuyển nhân sự.
- Lên các chiến lược Marketing, hướng đi cho các hoạt động của công ty
Quản lí trưởng – Cao Đăng Trình
1 - Quản lí và giám sát các hoạt động của công ty - Đưa ra các kế hoạch, chiến lược cho công ty -
Quản lí kho hàng 1 - Tìm nhà cung ứng, kế hoạch thu mua, thu mua sản phẩm
- quản lí, xuất nhập kho
- Đóng gói hàng theo đơn hàng
Nhân viên kỹ thuật kiêm kinh doanh
1
- Đảm nhiệm công việc quản trị hệ thống kinh doanh trên website, quản lý website và các công việc liên quan đến SEO marketing.
- Xử lý các công việc về bảo mật và lỗi hệ thống mạng.
- Tiếp nhận cuộc gọi, các yêu cầu trên hệ thống của khách hàng, tư vấn và chốt đơn đặt hàng. Nhân viên giao hàng 1 - Giao hàng theo các đơn hàng.
43
Hiện tại do dự án đang trong thời gian đầu vận hành, kinh phí chưa ổn định nên các bộ phận kho hàng, kỹ thuật, kinh doanh do hai thành viên của nhóm thay nhau phụ trách.
Khi dự án và lượng khách hàng đi vào ổn định lúc này sẽ tiền hành tuyển dụng nhân sự thêm cho dự án.
Quy trình tuyển chọn nhân viên kỹ thuật kinh doanh:
- Những yếu tố thuộc tri thức:
Trình độ học vấn: Trung cấp trở lên, ưu tiên các ứng viên tốt nghiệp các khối ngành kinh tế, có kiến thức về nông sản sẽ là một lợi thế
Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm bán hàng sẽ được ưu tiên
Trình độ vi tính: Sử dụng được vi tính văn phòng ( Word, Excel,…) , Sử dụng các phần mềm thiết kế, quản lí Website,…
Có kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng đàm phán, thuyết phục tốt Có khả năng làm việc độc lập, tập thể
- Phẩm chất bên ngoài:
Giọng nói dễ nghe, không nói ngọng, giọng địa phương Sức khỏe tốt
- Phẩm chất thuộc tinh thần làm việc
Nhanh nhẹn, hoạt bát, trung thực, chăm chỉ
Có ý chí phấn đấu đạt đến các mục tiêu trong công việc, cố gắng khắc phục những khó khăn và không ngừng tích lũy nâng cao kiến thức, kinh nghiệm
- Tiền lương:
Tiền lương = Lương cơ bản (3.5 triệu/ tháng) + Phụ cấp + Hoa hồng + Thưởng) % Hoa hồng trên doanh thu:
44
Bảng 3.2: bảng lương nhân viên bán hàng theo doanh thu
Doanh số Mức % Hoa hồng Tiền lương
< 4.000.000 0% 80% LCB Từ 4.000.000 – 8.000.000 8% 90% LCB + 8% HH/DT Từ 8.000.000 – 15.000.000 12% 100% LCB + 12% HH/DT Từ 15.000.000 – 25.000.000 16% 100% LCB + 16% HH/DT > 25.000.000 20% 100% LCB + 2-% HH/DT
(Nguồn: Tác giả xây dựng)
- Các biện pháp khuyến khích tinh thần
Công ty luôn tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, chuyên nghiệp giúp nhân viên phát triển một cách tốt nhất
Hàng năm tổ chức các đợt nghĩ, du lịch ngắn ngày cho toàn thể nhân viên Biêu dương, thưởng cho các nhân viên có thành tích xuất sắc
3.3 Quản lí rủi ro
Theo PMBOK Handbook thì quản trị rủi ro được định nghĩa là các quá trình có hệ thống để xác định, phân tích và đáp ứng các rủi ro của dự án thông qua chu trình sống của dự án. Quản lý rủi ro giúp làm tăng hiểu biết về dự án cặn kẽ hơn, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch dự án sát thực hơn, chính xác hơn cả về chi phí và thời gian. Xác định và phân tích rủi ro một cách cụ thể khách quan có thể đánh giá được ảnh hưởng của nó để giảm thiểu rủi ro cho các bên tham gia dự án hoặc phân bổ rủi ro cho bên nào có khả năng giải quyết nhất.
45 Rủi ro có thể tránh được như:
+ Thiếu nhân lực được huấn luyện về kỹ thuật: đây là rủi ro dễ thấy ngay từ khi dự án mới bắt đầu.
+ Rủi ro đến từ khách hàng: rủi ro này đến từ phía khách hàng, khi họ đưa ra các thay đổi không theo trật tự nào.
+ Giá thu mua sản phẩm tăng + Nhân sự rời dự án
+ Nhiều quyết định từ bên ngoài tác động lên dự án: trong quá trình thực hiện dự án, một số quyết định khách quan (luật pháp, đối tác, quy chế công ty...) có thể tác động tiêu cực lên dự án.
+ Hiệu suất không đảm bảo Rủi ro không thể tránh được như: + Thiên tai
+ Khủng hoảng kinh tế Quản lý rủi ro không chỉ thực hiện trong một giai đoạn dự án (như cách chúng ta vẫn đang thực hiện) mà phải tiến hành xuyên suốt trong quá trình quản lý dự án. Để tiến hành thực hiện quản lý rủi ro thật sự đem lại hiệu quả, đòi hỏi sự quyết tâm thực hiện của các nhân viên và sự đồng thuận từ các cấp lãnh đạo.
Theo Burke(2003), quản trị rủi ro dự án gồm các bước sau: - Xác định các mục tiêu (Define objectives)
- Xác định rủi ro (Identify risk)
- Kiểm soát rủi ro (Quantify risk) (thường sử dụng kèm theo các phần mềm xử lý định lượng)
46
Tùy vào mức độ ảnh hưởng của loại rủi ro mà ta có thể sử dụng các loại phương án sau:
- Né tránh rủi ro (Risk avoidance) - Giảm bớt rủi ro (Risk reduction) - Chuyển giao rủi ro (Risk transfer) - Chấp nhận rủi ro (Risk acceptance)
Bảng 3.13 Các rủi ro dự án có hể gặp và giải pháp khắc phục Rủi ro Xác xuất Tác động Điểm Giải pháp Rủi ro chi phí
3 4 12 - Khảo sát chi phí đầu vào, cẩn thận lựa chọn nhà cung cấp nguồn hàng, tối ưu hóa các chi phí
Rủi ro pháp lí
2 5 10 - Tuân thủ đầy đủ các quy định về luật kinh doanh, luật bảo vệ môi trường. Rủi ro sản
phẩm
4 4 16 - Cam kết với khách hàng về chất lượng sản phẩm, cũng như hoàn lại 150% giá trị đơn hàng nếu đơn hàng không đảm bảo. Đồng thời kí cam kết với nhà cung cấp sẽ phải bồi thường gấp 5 lần đơn hàng nếu sản phẩm cung cấp không đảm bảo chất lượng
Thiên tai 1 5 5 - Đây là rủi ro khó tránh khỏi, tuy nhiên có thể khắc phục bằng cách dự trữ các
47
loại trái cây dễ bị ảnh hưởng đến chất lượng và giá cả khi xảy ra thiên tai, tránh thiếu hụt hay sản phẩm bị đội giá lên quá cao, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.
(Nguồn: Tác giả xây dựng)
3.4 Chiến lược phát triển bền vững 3.4.1 Quy định pháp lý 3.4.1 Quy định pháp lý
Các quy định pháp lý mà trái cây 7 ngày cần lưu ý để có thể phát triển bền vững: - Đăng kí nhãn hiệu “Trái cây 7 ngày”: Trong xu thế hiện nay, việc đăng kí bảo hộ thương hiệu ngay từ khi bắt đầu xây dựng và vô cùng cần thiết, để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các thương hiệu giả mạo ảnh hưởng tới uy tín hay bị mất thương hiệu nếu bị cá nhân, tổ chức khác đăng kí trước
- Tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn, luật định về an toàn thực phẩm
- Các quy định về kinh doanh online tại Việt Nam theo Luật Giao dịch điện tử được thông qua ngày 29/11/2005 và có hiệu lực từ ngày 1/03/2006 về:
Thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử Giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử
An ninh, an toàn, bảo vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử Giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong giao dịch điện tử
3.4.2 Đạo đức
Không chỉ kinh doanh thực phẩm sạch mà đối với bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, uy tín chất lượng và thương hiệu là yếu tố quan trọng nhất tạo nên lòng tin của khách hàng.
Cam kết bán hàng đúng chất lượng, 100% sản phẩm sạch là cam kết V- nature xây dựng ngay từ khi bắt đầu. Trong quá trình phát triển sau này, V-nature buộc phải luôn tuân thủ cam kết này nếu muốn phát triển bền vững, không chạy theo giá cả mà làm giảm chất lượng sản phẩm.
48
CSR dùng để đánh giá và chịu trách nhiệm về các tác động của công ty đối với sức khỏe môi trường và xã hội. Trong kế hoạch phát triển bền vững, Trái cây 7 ngày lên kế hoạch đầu tư một phần lợi nhuận vào các hoạt động bảo vệ môi trường phi lợi nhuận:
- Bảo vệ môi trường sống xanh tại đô thị - Các dự án thiện nguyện
- Các dự án chống ô nhiễm môi trường tại TP. HCM
- Xây dựng ý thức bảo vệ môi trường cho giới trẻ Việt Nam
- Tích cực tham gia các hội chợ tiêu dùng xanh, mang sản phẩm thiên nhiên đến gần mọi người, tích cực xây dựng thói quen tiêu dùng xanh.
3.5. Kế hoạch tài chính
3.5.1 Các khoản chi phí dự kiến (Quý III 2019 – 2020)
Bảng 3.4: Chi phí cố định ban đầu (Dự kiến)
Các khoản chi phí Số tiền
(VNĐ) Tủ lạnh bảo quản trái cây (1 cái ) 7.000.000 Cây cân thực phẩm 5kg (1 cái) 300.000
Chi phí khác 1.000.000
Tổng 8.300.000
49
Bảng 3.5: Chi phí tiếp thị (Dự kiến)
Các khoản chi phí 2019 (VNĐ) 2020 (VNĐ) Thiết kế Website 2.000.000 0 SEO 1.000.000 5.000.000 Facebook Marketing 500.000 5.000.000 Tờ rơi 1.500.000 3.000.000 Email marketing 200.000 1.000.000 Tổng 5.200.000 13.000.000
(Nguồn:Tác giả xây dựng) Bảng 3.6: Chi phí nhân sự, quản lí (Dự kiến)
Các khoản chi phí 2019
(VNĐ)
2020 (VNĐ)
Chi phí vận hành 2.000.000 6.000.000
Chi phí bảo trì trang thiết bị 200.000 1.000.000 Chi phí lương (Dự tính) 12.000.000 22.000.000
Chi phí đào tạo 300.000 1.000.000
Chi phí tuyển dụng 0 1000.000
Tổng 14.500.000 31.000.000
50
3.5.2 Doanh thu cuối năm 2019
Dự án tiến hành bán thử nghiệm trong tháng 6 năm 2019 và có được doanh thu thực tế như sau:
Bảng 3.7 Doanh thu tháng 6 năm 2019 thực tế theo kênh phân phôi
Facebook 0
Website 1.001.000
Khác 0
(Nguồn:Tác giả xây dựng)
Bảng 3.8: Doanh thu tháng 6 năm 2019 theo từng sản phẩm
Sản phẩm Doanh thu
(VNĐ)
Xoài Dak Lak 131.000
Mắc ca 431.000
Sầu riêng 379.000
Dưa lưới 60.000
(Nguồn:Tác giả xây dựng)
3.5.3 Dự báo doanh thu cuối năm 2019 -2020
Tính chi phí và vốn năm: Chi phí cố định và chi phí cuối năm 2019 đầu tiên sẽ được trừ trực tiếp vào vốn ban đầu, chi phí hàng tháng tiếp theo được chi trả từ
51
Bảng 3.9: Dự báo doanh thu cuối năm 2019 – 2020 (Dự báo)
Quý Doanh thu
(VNĐ) Quý III 2019 ( bán thử tháng 6) 4.000.000 Quý IV 2019 80.000.000 Quý I 2020 120.000.000 Quý II 2020 180.000.000 Quý III 2020 270.000.000
Nguồn: Tác giả xây dựng
- Vốn chủ sở hữu: 200.000.000 VNĐ - Chi phí cố định ban đầu: 8.300.000 VNĐ - Chi phí năm 2019 (Dự kiến):
8.300.000 + 5.200.000 + 14.500.000= 28.000.000 VNĐ
Hình 3.16 Dự báo doanh thu cuối năm 2019- 2020
(Nguồn: Tác giả xây dựng)
Trong đó: 20 lần là tỉ lệ doanh thu dự kiến tăng trưởng sau khi hoàn thiện quy trình bán hàng. 1,5 là tỉ lệ tăng trưởng ổn dự kiến đến quý III 2020.
0 50 100 150 200 250 300
52
CHƯƠNG 4: ĐẶC TẢ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CÔNG NGHỆ HÔNG TIN
4.1. Tổng quan hệ thống
Hệ thống website được xây dựng trên nền tảng Wordpress.
Hình 4.1: Giao diện wordpress của website traicay7ngay.com
Hệ thống công nghệ thông tin của dự án Trái Cây 7 Ngày bao gồm hệ thống website bán hàng và hệ thống quản lý sản phẩm – đơn hàng.
Đơn hàng sau khi được tiếp nhận tự động trên hệ thống website, đồng thời được gửi vào gmail traicay7ngay@gmail.com. Sau khi nhận được thông tin đơn hàng, quản trị viên sẽ tiến hành các bước giao hàng.
53
Hình 4.2: Thư nhận được đơn hàng từ khách hàng gửi tới mail:
Traicay7ngay@gmail.com (Nguồn: gmail)
4.2. Thông số kỹ thuật thiết kế hệ thống website
4.2.1. Thông số kỹ thuật cơ bản
Trung tâm dữ liệu toàn cầu của Hostinger
Server của Hostinger được triển khai trên 7 khu vực khác nhau: Anh, Mỹ, Brazil, Hà Lan, Singapore, Indonesia và Lithuania (sắp triển khai). Khách hàng tận dụng được độ trễ thấp nhờ vào vị trí địa lý trải dài khắp nơi, và nhờ vào hệ thống kết nối toàn cầu các datacenter Tier-3 của Hostinger.
Hostinger Data Redundancy
Tất cả các dữ liệu trên server được bảo về bằng nhiều lớp, RAID-10, backup hằng ngày và hằng tuần.
Độ ổn định của Hostinger
Tất cả các trung tâm dữ liệu (DCs) của Hostinger đều có uplink 2 luồng với nhiều ISP khác nhau. Hostinger bảo vệ khách hàng khỏi DDoS bằng nhiều lớp bảo vệ - Wanguare anti-DDoS traffic analyzer và các quy tắc thông minh trên tường lửa ở switch level, BitNinja (tường lửa cho ứng dụng web) trên mọi
54
server, CloudFlare có thể bật tắt trên mọi tài khoản, cũng như các chính sách được thiết kế riêng để bảo site của bạn có thể chịu được mọi cuộc tấn công.
PHP HTTP Hostinger
SEO tốt hơn, giữ khách hàng lâu hơn, tăng tỉ lệ chuyển đổi bằng hạ tầng liên tục được cập nhật, có thể xử lý hơn 3 lần số lượng truy vấn mỗi giây
Bộ nhớ đa cấp độ của Hostinger
Hostinger phát triển một hệ thống cache nhớ độc nhất, bằng cách sử dụng nhiều bộ nhớ tạm (cache) ở mọi nơi, từ lớp dịch vụ web (Nginx), đến memcached của Twitter (fatcache). Nhờ vậy, thời gian tải trang tĩnh và nội dung động đều được tăng tốc đáng kể. Những hệ thống CMS như WordPress, Joomla có lợi nhiều nhất tốc độ tăng lên đến 10 lần khi cache được bật lên.
Kiến trúc có thể mở rộng mạnh mẽ của Hostinger
Thời gian triển khai server mới của Hostinger đạt tốc độ nhanh chỉ vào khoảng 10 phút. Hostinger có tiến trình tự động bootstrap hoàn toàn. Bật nguồn, gắm dây cáo mạng, kích hoạt automation (kickstart, ansible) là server sẽ online ngay.
Được quản lý hoàn toàn
Hostinger đảm bảo ràng mọi server tất cả hạ tầng đang vận hành đều được cập nhật mới nhất. Tất cả các kỹ sư đều trực sẵn trên Pagerduty, để có thể phản ứng tức thời với mọi sự cố. Hostinger còn thiết lập hệ thống giám sát bằng Prometheus để có thể tiên đoán và ngăn chặn sự cố ngay trước khi nó diễn ra.
Hệ thống khôi phục sau thảm họa của Hostinger
Thậm chí là kể cả trong những sự kiện bất khả khảng, Hostinger vẫn có thể khôi phục lại tài khoản cho bạn bằng snapshot mới nhất chỉ trong vài phút.
55