3.1 Khái niệm hồ sơ xin việc
Hồ sơ xin việc luôn là một loại “vũ khí” tối quan trọng khi người ta muốn tiếp cận ca c cơ ho ̣i nghè nghie ̣p. Thậm chí một số nhà tuyển dụng chỉ cần xem một hồsơ
tìm việc trong 30 giây là đã có thể nhận
ứng viên đó vào vòng phỏng vấn ngay!
Tuy nhiên, đáng tiếc là hiện nay khá nhiều ứng viên lại gặp khó khăn trong việc viết hồsơ. Đặc biệt đối với những sinh viên mới tốt nghiệp đại học, dù có khá nhiều
thông tin đặc sắc về bản thân để giới thiệu
với nhà tuyển dụng nhưng hầu hết chúng ta lại
không biết thể hiện chúng như thếnào để gây ấn tượng tốt?
Chuẩn bị tốt bộ hồ sơ xin việc là hết sức cần thiết. Nhiều khi bạn có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc nhưng cơ hội không đến với bạn vì hồsơ của bạn đã bị lọai ngay từvòng sơ tuyển. Tuy tất cả các mẫu biểu của hồsơ xin việc đều có sẵn, nhưng
viết đầy đủ các mục và tạo được sự chú ý của người đọc không phải là điều đơn giản. Hồsơ của bạn có thể bị loại vì viết quá sơ sài hoặc chưa cẩn thận. Bạn cũng có thể bị
loại vì hồsơ xin việc không nêu được những kinh nghiệm và khả năng của bạn theo
hướng đáp ứng yêu cầu của đơn vị tuyển dụng: Người tuyển dụng không có đủ thông
tin để hiểu đúng về bạn. Vì vậy, mục đích chương này hướng dẫn cho các bạn sinh viên sắp ra trường cách xây dựng và chuẩn bịđể có một bộ hồsơ đầy đủ, chính xác nhằm tạo được ấn tượng tốt nhất đối với nhà tuyển dụng.
3.2 Hồ sơ xin việc
Hồ sơ xin việc bao gồm những gì?
Hồsơ xin việc thường được làm theo mẫu quy định chung hoặc theo mẫu riêng của từng cơ quan, xí nghiệp, đơn vị tuyển dụng. Thông thường một bộ hồ sơ đầy đủ
NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 49
Đơn xin việc có dán ảnh.
Sơ yếu lý lịch có dán ảnh và xác nhận của địa phương quản lý.
Các văn bằng, chứng chỉ chuyên môn có công chứng của Cơ quan quản lý.
Thư giới thiệu đảm bảo của người có uy tín hoặc xác nhận của đơn vị mà bạn đã làm trước đó.
Bản sao (photocopy) sổ hộ khẩu, CMND. Giấy khám sức khỏe.
Các giấy tờ khác theo yêu cầu của đơn vị tuyển dụng.
Tất cả các giấy tờtrên được đựng trong một túi hồsơ. Bên ngoài túi có ghi đầy đủ họtên, địa chỉ liên hệ của bạn và tên các loại giấy tờ có bên trong.
Làm thếnào để có một bộ hồsơ xin việc gây ấn tượng tốt? Một bộ hồsơ đầy
đủđược trình bày cẩn thận về cả hình thức và nội dung sẽ gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Điều đó chứng tỏ bạn là người cẩn thận, có trách nhiệm và nghiêm túc trong quá trình tìm kiếm việc làm. Hãy nhớ rằng có thể có đến hàng trăm người nộp hồsơ xin vào một vị trí công việc và nhà tuyển dụng sẽ chỉ chọn lựa từ các hồsơ này
NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 50
3.3 Cách thức viết lý lịch cá nhân (CV, Resume)
Lý lịch cá nhân nổi bật
Tờ khai lý lịch chính là sự tự giới thiệu về bản thân. Lý lịch phải phản ánh được nhân cách, làm nổi bật kinh nghiệm, khả năng của bạn đối với việc hoàn thành công việc của đơn vị tuyển dụng. Vì thế việc trình bày và chọn lọc các thông tin trên lý lịch rất quan trọng. Một bản lý lịch sạch sẽ, không có lỗi chính tả, chữ viết rõ ràng, khai đầy
đủ nội dung nhưng ngắn gọn và súc tích sẽ góp phần giúp bạn thành công.
Những điều cần lưu ý:
- Viết đầy đủ họ tên, ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có).
- Tình trạng hôn nhân (đã lập gia đình hay độc thân, có mấy con).
- Nếu là bạn nam còn trẻ, ghi rõ đã hoànthành nghĩa vụ quân sự (nếu có). - Phần đào tạo ghi rõ các văn bằng chứng chỉ, chuyên ngành được đào tạo,
thời gian và nơi đào tạo.
- Nêu rõ trình độ tin học, ngoại ngữ (nếu có).
- Phần kinh nghiệm chuyên môn: Trình bày những kinh nghiệm nổi bật và những điểm mạnh mà người tuyển dụng quan tâm. Nếu bạn đã làm ở
những đơn vị khác, hãy nêu rõ những công việc, kết quả, thời gian bạn
đã làm và tên đơn vịđó. Những bằng chứng hoặc con số chứng minh cụ
thể sẽ có sức thuyết phục đối với người tuyển dụng.
- Phần quan hệ gia đình: Ghi tên tuổi cha mẹ, anh chị em ruột và nghề nghiệp của họ (nên ghi cụ thể, không ghi chung chung). Gia đình và hoàn cảnh sống có ảnh hưởng đến nhân cách của bạn. Nếu bạn ghi cụ thể nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn về bạn. Gia cảnh tốt sẽgây được sự cảm tình đối với họvà là điểm mạnh của bạn.
- Cuối cùng là sự cam kết của bạn về những gì bạn đã khai. Lý lịch cần có xác nhận của cơ quan công an phường, xã nơi bạn sinh sống. Đối với một số doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài có thể chỉ cần cam kết và ký tên.
3.4 Cách thức viết thư xin việc (Application form)
Đơn xin việc gây ấn tượng
Đơn xin việc chính là cơ hội để bạn nói với nhà tuyển dụng rằng họ cần xem xét hồ sơ của bạn kỹhơn. Bạn cần khẳng định rằng trình độ của bạn phù hợp với vị trí
NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 51
tuyển dụng. Hãy giải thích vì sao bạn thích công việc này và tại sao bạn lại phù hợp với yêu cầu của họ. Mẫu đơn xin việc hiện đang bán phổ biến trên thịtrường rất sơ
sài, bạn nên tự viết để làm rõ những điều mình muốn trình bày.
Trong rất nhiều trường hợp, nếu như công việc mà bạn đang tìm hiểu là làm việc tại một môi trường tiếp xúc rất thường xuyên với người nước ngoài thì trong bảng mô tả yêu cầu công việc sẽ yêu cầu bạn phải viết một đơn xin việc bằng tiếng Anh
(đơn xin việc này thường được gọi là Application Job hoặc Cover letter).
Hình thức trình bày:
- Sử dụng khổ giấy A4, căn chỉnh lềcân đối.
- Không chọn sử dụng quá nhiều font chữ, kiểu chữ.
- Nếu chữđẹp, có thể viết bằng tay. Tuy nhiên thông thường nên soạn thảo mẫu đơn bằng hình thức đánh máy để có thể dễ dàng căn chỉnh lềvà lưu
trữ lại.
- Sau khi hoàn thành cần đọc lại để kiểm tra lỗi chính tả. - Câu văn ngắn gọn, rõ ràng.
- Giữa các đoạn văn phải ngắt xuống dòng.
NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 52
- Thông tin cá nhân: Họvà tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dán ảnh của bạn vào góc trái phía
trên tờđơn xin việc (thông
thường ảnh có kích cỡ 3×4) - Đoạn mở đầu: Viết hai, ba câu nêu lý do vì sao bạn biết
để ứng tuyển hoặc xin vào làm ởđơn vị này. - Phần nội dung chính: Giới thiệu về những khả năng hay những kỹ năng bạn có để có thể làm việc tốt cho đơn vị tuyển dụng. Đặc biệt nêu rõ những công việc cụ thể bạn có thể đảm trách. Nếu bạn đã từng làm việc ở công ty khác trước đó, hãy
trình bày kinh nghiệm và
những kết quả bạn đã từng đạt được trong quá trình làm việc. Hãy trình bày rõ ràng bạn muốn làm gì loại công việc bạn quan tâm. Đừng quên làm nổi bật các ưu thế của bạn từquá trình đào tạo hay làm việc trước
đó và trình bày các phẩm chất của mình một cách khéo léo.
3.5 Một số giấy tờ ấn tượng khác
Văn bằng, chứng chỉ có sức thuyết phục
Các văn bằng, chứng chỉ là hết sức quan trọng. Trong lúc tìm việc làm bạn nên: - Sao mỗi loại chứng chỉ thành nhiều bản có công chứng của cơ quan Nhà
nước để sẵn sàng, khi cần, nộp hồsơ cho nhiều đơn vị khác nhau.
- Chú ý không nộp bản chính vì nhiều nhà tuyển dụng không trả lại hồsơ
khi bạn không được tuyển dụng.
- Nếu bạn có nhiều văn bằng thì chỉ nên lựa chọn những văn bằng theo yêu cầu hoặc mang lại lợi điểm cho bạn khi xét tuyển.
- Đừng quên đưa vào hồsơ các chứng chỉ về tin học, ngoại ngữ, hoặc các chứng chỉ khảnăng chuyên môn (nếu có).
NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 53
Thư giới thiệu của người có uy tín: Thư giới thiệu của người có uy tín hoặc của đơn vị bạn đã làm việc là bằng chứng đảm bảo tốt cho bạn. Bạn nên cất giữ cẩn thận để sẵn sàng đưa cho nhà tuyển dụng. Nếu là thư giới thiệu, bạn nên đưa cho nhà tuyển dụng trước khi nộp hồsơ. Nếu là thư xác nhận năng lực làm việc, bạn nên để
trong túi hồsơ.
Bản sao sổ hộ khẩu: Nhiều nhà tuyển dụng đôi khi ghi rõ yêu cầu với các ứng viên cần có hộ khẩu tại tỉnh hay thành phố nhất định. Nếu bạn có hộ khẩu nơi nhà
tuyển dụng mong muốn thì đó là lợi điểm của bạn. Bản sao hộ khẩu cần rõ ràng, sạch sẽ và có chứng nhận của chính quền địa phương hoặc công chứng.
Giấy khám sức khỏe: Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe của đơn vị y tế có thẩm quyền. Giấy khám sức khỏe sẽ là lợi điểm nếu bạn có thể chất khỏe mạnh. Đối với một số ngành nghề làm việc trong điều kiện công tác đặc biệt, mẫu giấy khám sức khỏe do các cơ quan quản lý ban hành trên trang web.
NHÓM KNM – KHOA MÁY TÀU THỦY 54