a) Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung . Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh , công ty có quy mô nhỏ nên toàn bộ công tác kế toán sẽ tập trung tại một phòng duy nhất trong công ty .
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán * Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
Làm công tác kế toán: lập chứng từ đến ghi sổ và lập báo cáo kế toán. - Cùng các bộ phận chức năng khác soạn thảo kế hoạch sản xuất, tài chính cho hoạt động phát triển của đơn vị.
- Thông qua các tài liệu ghi chép tiến hành phân tích, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, giám sát tình hình sử dụng vốn, bảo toàn vốn. Tính toán giá thành, hiệu quả SXKD, thực hiện các nghĩa vụ ngân sách và công tác
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán:
- Kế toán trưởng : Đồng thời cũng là người giữ vị trí trưởng phòng kế toán . Có trách nhiệm kiểm tra , hướng dẫn , đôn đốc các bộ phận trong phòng kế toán hạch toán các nghiệp vụ theo đúng chính sách , quy định của Bộ tài chính . Kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ , việc ghi sổ , từ đó lập báo cáo tài chính . Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về tính chính xác của các số liệu kế toán và việc điều hành bộ máy kế toán .
- Phó phòng Kế toán : Chịu trách nhiệm về việc tổng hợp số liệu kế toán , quản lý các TSCĐ , tổng hợp số liệu lên báo cáo chuyển cho Trưởng
phòng trước khi trình lên Ban giám đốc . Chấn chỉnh , đôn đốc tác phong làm việc của các vị trí kế toán viên trong phòng .
- Kế toán chi phí – tính giá thành sản phẩm : Người có nhiệm vụ tập hợp mọi chi phí sản xuất để tính giá thành cho từng hạng mục cũng nhưu toàn bộ công trình , đồng thời theo dõi toàn bộ hoạt động xây lắp.
- Thủ quỹ : Theo dõi tình hình nhập , xuất , tồn quỹ tiền hàng ngày và cuối kì cùng với các bộ phận kế toán khác đối chiếu , kiểm kê.
b) Các chính sách , phương pháp kế toán áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán và chính sách kế toán : Thông tư 133/2016/TT- BTC .
- Đơn vị tiền tệ : Đồng , kí hiệu quốc tế “VNĐ” .
- Hình thức Kế toán công ty áp dụng : Theo hình thức Nhật kí chung có áp dụng phần mềm kế toán máy .
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thằng . - Phương pháp tính thuế GTGT : Tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá NVL xuất kho : Phương pháp thực tế đích
danh.
- Kì tập hợp chi và tính giá thành theo năm.
- Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hằng năm .
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu : Doanh thu được
ghi nhận sau khi dã có biên bản nghiệm thu sau mỗi lần hoàn thành công trình hoặc khi hàng hóa được người mua kí nhận đã nhận hàng và không tồn tại các yếu tố không chắc chắn liên quan đến việc thanh toán.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp .Chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký theo chứng danh quy định trên chứng từ.
VD: Phiếu thu, phiếu chi: Giám đốc, kế toán trưởng, người lập phiếu, người nộp tiền (người nhận tiền), thủ quỹ.
* Hệ thống sổ kế toán tại Công ty
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật kí mà trọng tâm là nhật kí chung theo nội dung và trình tự phát sinh của các nghiệp vụ đó
- Công ty gồm có các sổ chủ yếu sau: - Sổ nhật kí chung
- Sổ cái
- Các sổ kế toán chi tiết - Sổ tổng hợp chi tiết
* Hệ thống báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính năm, bao gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DNN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DNN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DNN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DNN
Đặc điểm về hình thức kế toán và phần mềm kế toán áp dụng tại công ty
Giới thiệu về phần mềm kế toán G9.
Hiện nay Công ty áp dụng phần mềm kế toán G9 do Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mai G9 Việt Nam xây dựng . G9 là phần mềm kế toán được thiết kế và viết theo quy định của Bộ tài chính. Chức năng của chương trình là theo dõi các chứng từ đầu vào (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, phiếu thanh toán…). Dựa trên những chứng từ đó, chương trình sẽ lên các báo cáo kế toán. Ta có màn hình giao diện của phần mềm như sau:
Hình 2.1: Giao diện phần mềm kế toán G9
Kế toán gõ vào mục “Tên đăng nhập” là “Admin”, mục “Mật khẩu” là “XYZ” rồi ấn nút kết nối thì máy tính sẽ hiện ra màn hình các phân hệ để kế toán lựa chọn.
Phần mềm G9 bao gồm các phân hệ như : Tiền mặt , Tiền gửi ngân hàng , Mua hàng , Bán hàng , Thuế , TSCĐ ,… Mỗi phân hệ đều có các tiểu mục riêng liên quan đến nghiệp vụ, kế toán cần phân tích chính xác nghiệp vụ để hạch toán chính xác nhất.
* Tổ chức mã hoá các đối tượng trong phần mềm:
+ Về mã hoá tài khoản: Hiện nay ở Công ty các tài khoản chi tiết được mở dưới các tài khoản tổng hợp và có thể mở chi tiết tối đa 4 cấp. Các phát sinh được nhập từ tài khoản chi tiết cấp thấp nhất và số phát sinh được tự động cộng dồn lên các tài khoản cấp trên.
+ Về mã hoá vật tư, hàng hoá: Công ty sử dụng các ký tự số và chữ cái để mã hoá nhóm vật tư hàng hoá. Việc mã hoá một số loại vật tư hàng hoá như sau:
Bảng 2.2: Danh mục vật tư, hàng hoá ST
T Mã vật tư Tên vật tư Đvt TK vật tư
1 FCO27 FCO 100A-27KV-150KV BIL
Polymer Cái 152
2 BASS Bass FCO ( phụ kiện lắp cầu chì
lên đèn xà) Cái 152
3 FUSE3 Fuselink 3K – Tuấn Ân Sợi 152
4 FCO35 FCO 100A-35KV-170KV BIL
Polymer Cái 152
5 NAPDOUI xanh Nắp chụp FCO màu xanh Cái
….
* Trình tự và phương pháp ghi sổ trong phần mềm:
Hình thức kế toán Nhật ký Chung được áp dụng trong phần mềm kế toán như sau:
(1) , Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kế toán phát sinh , căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra trước hết ghi số liệu vào sổ Nhật ký chung , sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản phù hợp . Nếu đơn vị có mở sổ chi tiết thì đồng thời DN phải ghi vào sổ chi tiết tương ứng .
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Trước khi áp dụng phần mềm kế toán, kế toán công ty tổ chức khai báo các tham số hệ thống phù hợp với tổ chức công tác kế toán của công ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
Sơ đồ 2.5: Hình thức sổ kế toán tại công ty
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo các phân hệ được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán luôn phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút toán hạch toán, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu sau một số thao tác nhất định trên phần mềm sử dụng. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Hiện nay Công ty TNHH Điện Lực T&T đang sử dụng phần mềm kế toán G9.
Một số đặc điểm của phần mềm:
- Giao diện dễ sủ dụng, thân thiện với người dùng
- Có đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo chuẩn của bộ tài chính - Cung cấp đầy đủ và kịp thời các báo cáo cần thiết cho nhà quản trị - Cập nhật các sửa đổi bổ sung theo các quy định mới nhất của bộ tài
- Hỗ trợ kết xuất dữ liệu báo cáo thuế
- Cập nhật dữ liệu từ file excel và ngược lại có thể kết xuất dữ liệu từ chương trình ra excel
- Quản lý số liệu liên tục giữa các năm.