Bộ máy tổ chức và quản lý của KBNN tỉnh Ninh Bình như sau:
Hình 2.1 Mô hình tổ chức bộ máy KBNN Ninh Bình
( Nguồn: Tổng hợp từ các văn bản quy định của Bộ Tài chính)
KBNN Ninh Bình gồm có Văn phòng KBNN tỉnh và 7 KBNN huyện, thị trực thuộc. Cơ cấu tổ chức bộ máy của KBNN Ninh Bình hiện nay đƣợc tổ chức như sau: Ban Giám đốc gồm 3 người; Văn phòng có 10 phòng gồm: phòng Tổ chức cán bộ; phòng Hành chính - Quản trị; phòng Kế toán nhà nước; phòng Tổng hợp; phòng Kiểm soát chi NSNN; phòng Tin học; phòng Kho quỹ; Phòng Thanh tra; Phòng Tài vụ; phòng Giao dịch. Tại các KBNN huyện, thị xã có các tổ nghiệp vụ.
Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng ké toán nhà nước Phòng thanh tra Phòng kho quỹ Phòng giao dịch Phòng tổ chức cán bộ Phòng kiểm soát chi NSNN Phòng hành chính quản trị Phòng tài vụ Phòng tin học Phòng tổng hợp Kho bạc Huyện, Thị xã
Bộ máy thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi NSNN hiện nay được giao cho phòng Kiểm soát chi NSNN và phòng Kế toán nhà nước (đối với Kho bạc tỉnh) và tổ Tổng hợp và tổ Kế toán (đối với Kho bạc huyện, thị). Tổng số cán bộ làm công tác kiểm soát chi là 83 người, bằng 50% tổng số cán bộ. Trong đó, về trình độ chuyên môn: thạc sĩ: 3; đại học: 71; cao đẳng, trung cấp: 9.
Phòng Kiểm soát chi và tổ tổng hợp chủ yếu thực hiện kiểm soát chi nguồn vốn đầu tư XDCB và những khoản chi thường xuyên có tính chất XDCB. Phòng kế toán và tổ kế toán kiểm soát vốn chi thường xuyên NSNN. Cụ thể:
Phòng Kiểm soát chi (tổ tổng hợp) có nhiệm vụ thực hiện công tác kiểm soát, thanh toán vốn Đầu tư XDCB, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn NSNN các cấp trên địa bàn.
Phòng Kế toán (tổ kế toán): thực hiện kiểm soát các khoản chi thường xuyên của NSNN qua KBNN tại địa bàn theo quy định của luật NSNN. Kiểm tra, xác nhận số liệu thu, chi NSNN, thực hiện công tác thông tin, điện báo; cung cấp số liệu về thu, chi NSNN phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành NSNN của Chính quyền các cấp trên địa bàn. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và quyết toán số liệu thanh toán trên địa bàn. Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát và đề nghị của các bộ phận nghiệp vụ kiểm soát chi, thủ trưởng Kho bạc xem xét, quyết định việc cấp phát, thanh toán hoặc từ chối cấp phát, thanh toán. Kho bạc phải có ý kiến giải quyết ngay cho đơn vị (trừ trường hợp đặc biệt cần phải nghiên cứu, xem xét nhưng tối đa không vượt quá hai ngày làm việc kể từ khi đơn vị sử dụng ngân sách gửi đầy đủ hồ sơ chứng từ yêu cầu cấp phát, thanh toán). Trình tự cụ thể như sau:
- Nếu các khoản chi đủ điều kiện chi trả, thanh toán, tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, Kho bạc sẽ cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán cho đơn vị - Nếu các khoản chi chưa đầy đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ, chứng từ chưa đầy đủ, viết sai các yếu tố trên chứng từ ... Kho bạc trả lại hồ sơ, chứng từ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ, chứng từ theo quy định; - Nếu phát hiện các khoản chi không đúng chế độ quy định, Kho bạc sẽ từ chối thanh toán; thông báo và trả lại hồ sơ, chứng từ cho đơn vị.
Căn cứ vào hồ sơ cấp tạm ứng hoặc thanh toán được thủ trưởng Kho bạc duyệt, Bộ phận kế toán làm thủ tục cấp tạm ứng hoặc thanh toán cho đơn vị hạch toán kế toán theo quy định.
Để thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi, KBNN Ninh Bình chủ động bố trí vốn cho từng đơn vị KBNN trực thuộc để chi trả đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các cơ quan đơn vị trên cơ sở dự toán NSNN được duyệt và yêu cầu rút dự toán của đơn vị sử dụng ngân sách. Bên cạnh đó còn thường xuyên cải tiến quy trình cấp phát, thanh toán như mở rộng hình thức thanh toán điện tử trong nội bộ hệ thống và thanh toán song phương với ngân hàng, đưa ứng dụng tin học vào qui trình nghiệp vụ,… Từng bước thực hiện cấp phát, chi trả trực tiếp cho người được hưởng hoặc người cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo tính chất từng khoản chi NSNN.
Việc phân công nhiệm vụ kiểm soát chi hiện nay đảm bảo cụ thể, rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện và chuyên sâu của từng phòng, từng tổ. Tuy nhiên, quy định trên còn có sự bất cập là 1 đơn vị giao dịch có lúc phải quan hệ giao dịch với 2 bộ phận (nếu nguồn vốn thực hiện thuộc chi thường xuyên và có tính chất như XDCB).