- Sử dụng thanh taskbar
2.3. QUẢN LÝ THƯ MỤC VÀ TỆP TIN 1 Thư mục và tệp tin
2.3.1. Thư mục và tệp tin
2.3.1.1. Tệp tin (File)
Tệp tin là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau, được tổ chức theo một cấu trúc nào đó, thường được lưu trữ trên đĩa từ. Nội dung của tệp có thể là chương trình, dữ liệu, văn bản; căn cứ vào phần mở rộng để nhận biết kiểu của dữ liệu trong tệp tin.
Mỗi tệp tin được lưu lên đĩa với một tên riêng biệt. Mỗi hệ điều hành có qui ước đặt tên khác nhau. Một tên tệp tin gồm có 2 phần, phần tên (name) và phần mở rộng (extension). Phần tên là phần bắt buộc, phần mở rộng không bắt buộc.
- Phần tên: bao gồm các ký tự chữ từ A đến Z, các chữ số từ 0 đến 9, các ký tự khác như #, $, %, ~, ^, @, (, ), !, _, khoảng trắng.
Đối với hệ điều hành MS-DOS, độ dài của phần tên tối đa là 8 ký tự; còn hệ điều hành Windows độ dài tối đa là 255 ký tự.
- Phần mở rộng: cho biết kiểu của dữ liệu, thông thường dùng 3 ký tự (hệ điều hành MS-DOS), hệ điều hành Windows cho phép nhiều hơn 3 ký tự.
- Giữa phần tên và phần mở rộng được nối với nhau bằng dấu chấm (.)
- Ký hiệu đại diện (Wildcard): để chỉ một nhóm các tệp tin, trong một nhóm có thể sử dụng hai ký hiệu đại diện, ví dụ:
+ Dấu ? dùng để đại diện cho một ký tự bất kỳ trong tên tệp tin tại vị trí xuất hiện. Ví dụ, dùng Baitap?.doc để thay thế cho Baitap1.doc, Baitap2.doc, Baitap3.doc, Baitapa.doc, Baitapb.doc.
+ Dấu * dùng để đại diện cho một chuỗi ký tự bất kỳ trong tên tệp tin từ vị trí xuất hiện. (Ha*.docthay thế cho Hanam.doc, Hatinh.doc).
+ Dùng hai dấu ** để đại diện cho phần tên và kiểu dữ liệu. (Han*.* thay thế cho tất cả các tệp tin có chứa Han…với tất cả kiểu dữ liệu).
Một số điểm cần lưu ý khi đặt tên tệp
- Trên một đĩa hay trong cùng một thư mục, các tệp khác nhau phải đặt tên khác nhau, không được trùng lặp;
- Nếu tệp tin không có phần mở rộng, thì không cần có dấu phân cách (.);
- Không được dùng các ký tự đặc biệt như: \, /, :, *, ?, ", < , >, |để đặt tên tệp;.
- Cần phân biệt kiểu dữ liệu để gán phần mở rộng. Một số tệp tin có phần mở rộng là.EXE; .COM là những file đã được biên dịch, dùng để chạy chương trình, các tệp có phần mở rộng là .SYS (System) là các file hệ thống;
- Để dễ quản lý, khi đặt tên tệp tin cần ngắn gọn, gợi nhớ đến nội dung chứa trong tệp, không nên dùng Tiếng Việt có dấu để đặt tên vì không thuận tiện trong sắp xếp và khó khăn trong việc truyền tệp tin trên mạng. Trong trường hợp cần khôi phục lại dữ liệu khi gặp sự cố sẽ gặp nhiều khó khăn đối với tệp tin có tên dài.
2.3.1.2. Thư mục (Folder)
Thư mục là một hình thức phân vùng trên đĩa để việc lưu giữ các tệp tin theo nhóm công việc, tạo điều kiện cho người dùng khai thác, sử dụng và quản lý một cách khoa học.
Thư mục gốc<tên ổ đĩa logic>
<Tên thư mục con cấp1>
<tên thư mục con cấp 1>
<tên thư mục con cấp 2> <tên tệp tin>
<tên tệp tin>
Để lưu giữ, sắp xếp các tệp tin thành một hệ thống phân cấp có tính chất chặt chẽ và tiện dụng khi tìm kiếm, hệ điều hành cho phép người sử dụng xây dựng cây thư mục theo cách thức:
+ Ổ đĩa logic của máy tính được xác định là thư mục gốc. Thư mục gốc được ký hiệu là \ (dấu xổ phải: backslash);
+ Trong thư mục gốc có chứa các tệp tin trực thuộc và các thư mục con;
+ Trong thư mục con có chứa các tệp tin trực thuộc và thư mục con (cấp 2).
Thư mục đang làm việc gọi là thư mục hiện hành. Có thể hình dung hệ thống thư mục qua tủ đựng ngăn đựng thẻ tra cứu sách tại thư viện. Tủ đựng ngăn thẻ là thư mục gốc, trong tủ sách có các ngăn chia nhỏ theo từng chủ đề, đó là các thư mục con. Mỗi tấm thẻ chứa thông tin về một tệp tin bao gồm tên, kiểu dữ liệu, ngày tháng tạo lập, độ lớn và địa chỉ lưu giữ.
- Cách đặt tên thư mục
Tên thư mục được đặt theo quy tắc đặt tên các tệp tin nhưng không có phần mở rộng. Trong cùng cấp không được đặt tên trùng nhau, khác cấp cho phép đặt tên trùng nhau.
- Đường dẫn (Path)
Đường dẫn là đường đi từ thư mục gốc đến thư muc\tệp tin. Đường dẫn được quy định trong hệ thống theo
quy tắcsau: [tên đĩa logic:] [ \] [<tên thư mục>\ …\<tên thư mục> \ <tên tệp tin>].
Ví dụ:
D:\TTTINHOC\HTTT\KTLAPTINH\HDLTJAVA.DOC.
2.3.2. Quản lý thư mục và tệp 2.3.2.1.Tạo tệp tin đơn giản
Để tạo một tài liệu, ngoài việc sử dụng chương trình soạn thảo văn bản thông dụng như Microsoft Word, còn có thể sử dụng NotePad. Đây là một chương trình soạn thảo văn bản tương đối đơn giản, chạy tốc độ nhanh, tiện dụng trong nhiều trường hợp như: soạn một văn bản mã ASCII thông thường, không có hình ảnh, không có định dạng phức tạp. 2.3.2.2.Tạo thư mục
- Bước 1: Mở ổ đĩa hoặc thư mục, nơi muốn tạo thư mục mới;
- Bước 2: Nhấn nút New Folder trên thanh công cụ
Windows Explorer;
- Bước 3: Khi xuất hiện New Folder,nhập tên thư mục và nhấn Enter.
2.3.2.3. Đổi tên của biểu tượng
- Bước 1: Nhấn chuột vào biểu tượng cầnđổi tên; - Bước 2: Nhấn nút Organize;
- Bước 3: Nhấn Rename, nhập tên mới, nhấn Enter.
2.3.2.4. Tạo biểu tượng lối tắt
Có nhiều cách để tạo biểu tượng lối tắt ra màn hình nền, nhằm thuận tiện trong việc truy cập nhanh đến ứng dụng thường xuyên sử dụng; cách thông dụng nhất thường dùng là:
- Bước 1: Vào địa chỉ chứa thư mục/tệp tin cần tạo; - Bước2: Nhấn phải chuột vào thư mục/tệp tin, chọn
Create Shortcut;
- Bước 3: Nếu cần thay đổi tên của shortcut, thực hiện theo cách đổi tên thông thường (chọn Rename\nhập tên mới), nếu không đổi tên thì bỏ qua;
- Bước 4: Kéo shortcut đến địa chỉ cần đặt. 2.3.2.5. Sắp xếp biểu tượng trên Desktop
Để sắp xếp biểu tượng trên màn hình Desktop, thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nhấn chuột phải trên màn hình Desktop; - Bước 2: Chọn Short by, lựa chọn cách sắp xếp sau: + Name: Sắp xếp theo tên;
+ Size: Sắp xếp theo độ lớn của tệp tin; + Item type: Sắp xếp theo kiểu dữ liệu;
2.3.2.6. Chọn nhóm tệp tin, thư mục
Để sao chép, di chuyển, xóa một hay nhiều đối tượng (tệp tin hay thư mục), cần chọn các đối tượng trước khi thực hiện. Tuỳ theo từng vị trí của đối tượng, cách thực có khác nhau, cụ thể như sau:
- Chọn một đối tượng
Di chuyển con trỏ chuột đến đối tượng cần lựa chọn, nhấn chuột trái;
- Chọn nhóm đối tượng liền kề
Nhấn chuột vào đối tượng đầu tiên của nhóm, bấm giữ phím Shift đồng thời nháy chuột vào đối tượng cuối cùng của nhóm cần chọn;
-Chọn nhóm đối tượng rời rạc
Để chọn nhiều đối tượng không liên tục, nhấn giữ phím Ctrl đồng thời nháy chuột vào từng đối tượng cần chọn;
-Chọn tất cả các đối tượng
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A hoặc chọn Select All.
- Hủy chọn các đối tượng
Để hủy các đối tượng đã chọn, bấm chuột tại vị trí bất kỳ trên màn hình hoặc bấm một trong các phím mũi tên có trên bàn phím.
2.3.2.7. Làm việc với các tệp tin, thư mục
- Sao chép tệp tin, thư mục
+ Bước 1: Vào địa chỉ chứa tệp tin hoặc thư mục cần sao chép;
+ Bước 2: Chọn các tệp tin hoặc thư mục cần sao chép; + Bước 3: Nhấn nút Organize trên thanh công cụ, chọnCopy;
+ Bước 4: Vào địa chỉ mới cần sao chép (thư mục, ổ đĩa);
+ Bước 5: Nhấn nút Organize trên thanh công cụ, chọnPaste.
- Di chuyển tệp tin, thư mục
+ Bước 1: Vào địa chỉ chứa tệp tin hoặc thư mục cần chuyển;
+ Bước 2: Chọn các tệp tin hoặc thư mục cần chuyển; + Bước 3: Nhấn nút Organize trên thanh công cụ, chọnCut;
+ Bước 4: Vào địa chỉ mới cần chuyển đến (thư mục, ổ đĩa);
+ Bước 5: Nhấn nút Organize trên thanh công cụ, chọn Paste.
- Xóa tệp tin, thư mục
+ Bước 1: Chọn các tệp tin và thư mục cần xóa.
+ Bước 2: Nhấn nút Organize trên thanh công cụ chọn
Delete;
+ Bước 3: Nhấn Yes để thực hiện (dữ liệu chuyển vào
Recycle Bin);
+ Bước 4: Nếu muốn làm sạch luôn thùng rác, nhấn chuộtphải vào biểu tượng Recycle Bintrên Desktop, chọn
Empty Recyle Bin. Cần lưu ý, khi đã thực hiện bước này,
dữ liệu sẽ không khôi phục lại được.
- Khôi phục tệp tin, thư mục
+ Bước 1: Nhấn đúp biểu tượng Recycle Bin trên màn hìnhDesktop;
+ Bước 2: Chọn đối tượng cần khôi phục lại dữ liệu; + Bước 3: Chọn mục Restore this item hoặc Restore all items, chọn Yes để xác nhận việc khôi phục.
- Hiển thị thông tin của tệp tin, thư mục
Chọn đối tượng hoặc nhóm đối tượng, bấm chuột phải trên vùng chọn, khi xuất hiện hộp lệnh, chọn mục
Properties, thông tin của đối tượng sẽ hiển thị cho người dùng biết các thông tin về đối tượng (tệp tin, thư mục) như ngày tháng, độ lớn, bộ nhớ.
Trong hộp thoại Properties, nếu chọn chế độ Read- only (chỉ cho phép đọc) hoặc chọn chế độ Hidden (ẩn tệp tin hoặc thư mục).
2.3.2.8.Quản lý tài nguyên
- Quản lý bằng My Computer
Khi truy cập tới địa chỉ lưu giữ thông tin trên đĩa, phương pháp thông dụng nhất là vào qua mục Computer; Thực hiện tuần tự qua các bước vào Computer \chọn đối tượng\thực hiện các công việc theo các lệnh được quy định trong hệđiều hành.
- Quản lý bằng Windows Explorer
Explorer là công cụ tiện ích, cho phép người dùng thuận tiện xử lý thông tin theo cách trực quan và đơn giản, ít các thao tác hơn khi làm việc với các đối tượng. Mỗi cửa sổ Explorer bao gồm các thành phần sau đây:
+ Nút trước/Sau (Back& Forward): dùng để định hướng giữa các folder được xem trước đó;
+ Thanh địa chỉ (Address bar): dùng để di chuyển trực tiếp từđịa chỉ này sang địa chỉ khác;
+ Hộp tìm kiếm (Search box): dùng để thực hiện việc tìm kiếm nhanh, kết quả sẽ hiển thị các đối tượng thoả điều kiện tìm;
+ Thanh công cụ điều khiển (Toolbar/Command): dùng để thực thi các lệnh liên quan, thanh này chỉ hiển thị các nút tác vụ tương ứng. Có hai nút luôn luôn hiển thị trên Toobar/Command bar là Organize và Views;
+ Khung Navigation: dùng để hiển thị những thư mục dùng chung gồm Favorites, Libraries, HomeGroup, Computer và Network dưới dạng cấu trúc cây (Folder list).
+ Thư viện (Libraries): dùng để truy cập và kiểm soát một cách thuận tiện các thư mục dùng chung gồm Documents, Music, Pictures và Videos. Mỗi thư viện chứa
các tệp và thư mục được liên kết từ các địa chỉ khác nhau từ máy tính HomeGroup, mạng cục bộ.