Tại CVN, hồ sơ kiểm toán được lưu trữ cẩn thận theo từng khách hàng gắn trên gáy file, được sắp xếp khoa học theo niên độ, vị trí khách hàng chia theo từng khu vực (theo ngành nghề kinh doanh hoặc theo địa phương…) để dễ dàng tìm kiếm.
Hồ sơ kiểm toán chia thành 02 loại: file C (current) và file P
(permanent). File P chứa các thông tin chung về khách hàng như điều lệ công ty, giấy đăng ký kinh doanh, các thủ tục về đầu tư tài sản cố định, các quy định về công tác phí, quy chế tài chính của khách hàng…File C lưu trữ các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên được chia làm 19 phần và sắp xếp theo thứ tự form A, form B, form C, D100, D300, D400, D500, D600, D800, E100
E200, E300, E400, E500, F100, G100, G200, G300, G400 tương ứng. ( Phụ lục 2.1: Hồ sơ kiểm toán)
Hệ thống hồ sơ kiểm toán:
Bảng 2.1: Chỉ mục hồ sơ tổng quát A Kế hoạch kiểm toán
B Tổng hợp, kết luận và lập báo cáo
C Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
D100 Kiểm toán các khoản mục tiền và tương đương tiền
D300 D400
D500 Kiểm toán khoản mục chi phí trả trước
D600 Kiểm toán khoản mục tài sản cố định D800 Kiểm toán khoản mục phải thu phải trả khác
E100 Kiểm toán khoản mục vay và lãi vay
E200
E400 Kiểm toán khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương
E500 Kiểm toán khoản mục chi phí trích trước
F100 Kiểm toán khoản mục nguồn vốn
G100 Kiểm toán doanh thu
G200
G300 Kiểm toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
G400 Kiểm toán chi phí khác, doanh thu khác
Trong đó khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương nằm ở phần E–và có ký hiệu giấy tờ làm việc như sau:
E400 Kiểm toán khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương E410 Khái quát chương trình kiểm toán và tổng hợp sai sót E420 Bảng số liệu tổng hợp – Leadsheet
E430 Phụ lục thuyết minh báo cáo tài chính E440 – E460 Giấy tờ làm việc chi tiết
+ Quy định tham chiếu:
Ký hiệu Ý nghĩa
√ Ký hiệu này điền trong ô vuông (□) để thể hiện có tài liệu lưu trong hồ sơ kiểm toán hoặc thể hiện dữ kiện nêu ra là đúng
ABC Ký hiệu này điền trong ô vuông (□) để thể hiện không có tài liệu lưu trong hồ sơ kiểm toán
hoặc thể hiện dữ kiện nêu ra là sai N/A Không áp dụng / None applicable
BS Khớp với số liệu trên Bảng CĐKT/ Agreed to balance sheet: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên Bảng CĐKT
PL
Khớp với số liệu trên BC KQHĐKD/ Agreed to profit and loss statement: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên BC
KQHĐKD PY
Khớp với số liệu trên BCKT năm trước/ Agreed to Previous year ‘s report: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên BCTC đã kiểm toán năm trước
TB Khớp với số liệu trên Bảng CĐPS/ Agreed to trial balance: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên Bảng CĐPS
LS
Khớp với số liệu trên Bảng số liệu tổng hợp/ Agreed to leadsheet: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên Bảng số liệu tổng hợp
GL Khớp với số liệu trên Sổ Cái/ Agreed to general ledger: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên Sổ Cái tài khoản
SL Khớp với số liệu trên sổ chi tiết/ Agreed to sub- ledger: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên sổ chi tiết tài khoản
AC
Khớp với số liệu trên Thư xác nhận/ Agreed to audit confirmation: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên thư xác nhận do KTV gửi
w Khớp với chứng từ
2.1.5.3 Đặc điểm kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán
Việc bảo đảm chất lượng của cuộc kiểm toán đòi hỏi công tác kiểm soát phải có quy trình chặt chẽ. Với CVN, quy trình kiểm soát chất lượng được thể hiện qua quy trình dưới đây:
Sơ đồ 2.2. Quy trình kiểm soát chất lượng
Quy trình trên có thể hiểu như sau: Trưởng nhóm hay KTV chịu trách nhiệm trực tiếp kiểm toán khách hàng đó sẽ chịu trách nhiệm soát xét lại WP của các thành viên trong nhóm, tổng hợp các vấn đề phát hiện trong quá trình kiểm toán, lập hoặc soát xét dự thảo BCKT rồi trình cho Chủ nhiệm kiểm toán phụ trách soát xét lại dự thảo BCKT và tổng hợp kết quả kiểm toán. Cuối cùng partner phụ trách sẽ soát lại công việc của chủ nhiệm kiểm toán và thực hiện các công việc soát xét tổng thể của partner theo quy chế kiểm soát chất lượng kiểm toán được ban hành trong Công ty.