Công ty Cổ phần Kiến trúc Lập Phương là công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế kiến trúc nên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hoạt động của công ty và chủ yếu là doanh thu cung cấp dịch vụ.
Doanh thu của công ty được tạo ra thông qua việc ký kết hợp đồng với các chủ đầu tư, khách hàng có nhu cầu tư vấn thiết kế và thực hiện hoàn thành công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một kỳ hay nhiều kỳ kế toán.
Công ty Cổ phần Kiến trúc Lập Phương là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT.
* Chứng từ sử dụng:
Trên cơ sở những thông tin trên hợp đồng kinh tế và giấy đề nghị thanh toán giữa chủ đầu tư, khách hàng với công ty, kế toán của công ty sẽ căn cứ vào
đây để lập hóa đơn GTGT, đây cũng là chứng từ ban đầu làm căn cứ để ghi sổ của nghiệp vụ kế toán doanh thu.
Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ và áp dụng hình thức hóa đơn điện tử bắt đầu từ ngày 01/07/2020 vì vậy hóa đơn GTGT của công ty đang sử dụng là mẫu số 01GTKT0/001. Khác với hóa đơn giấy có nhiều liên để giao cho các bên lưu trữ và sử dụng thì hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất và không có khái niệm liên. Bên bán và bên mua cũng như cơ quan thuế sẽ cũng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất đó. (Phụ lục 01: Mẫu hóa đơn GTGT)
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, công ty áp dụng hình thức hóa đơn giấy mẫu số 01/GTKT3/001.
Trên mỗi hóa đơn trình bày đầy đủ và chính xác các yếu tố: giá hàng hóa, dịch vụ chưa thuế, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các chứng từ như: phiếu thu, giấy báo có…
*Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để theo dõi, hạch toán doanh thu bán h àng và cung cấp dịch vụ
Kế toán mở các tài khoản chi tiết cho TK 511 để theo dõi các khoản doanh thu, cụ thể như sau:
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
+ TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 51131 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: HĐ SXKD TK 51138 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: HĐ khác + TK 5118 – Doanh thu khác
Ngoài ra công ty còn sử dụng TK 111, 112, 131, 333(1)…
Căn cứ vào các hóa đơn GTGT về việc cung cấp các dịch vụ cho khách hàng, kế toán xác định tài khoản ghi nợ (TK 111, 112, 131…) và tài khoản ghi có là TK 511 (chi tiết tùy vào tính chất nghiệp vụ) để nhập dữ liệu vào phần hành kế toán “Bán hàng” trên phần mềm kế toán Misa.
Kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán theo từng chứng từ và lưu số liệu, các thông tin được nhập vào máy sẽ tự động nhập vào Sổ Cái, Sổ chi tiết các TK 511, TK 131 và các TK khác có liên quan.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện khóa sổ cái và các sổ chi tiết. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Số liệu khóa sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập Bảng cân đối số phát sinh, Số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập BCTC.
Ví dụ:
Ngày 16/01/2020, Công ty CP Kiến Trúc Lập Phương thanh quyết toán hợp đồng số 0917/CUBIC-HĐKT ký ngày 12/09/2017 với công ty TNHH Hoàng Hải, đơn giá chưa thuế là 124.181.818 đồng, kế toán lập hóa đơn số 0000321 thuế suất thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
Kế toán viên căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000321 (Phụ lục 02) nhập dữ liệu vào phần hành kế toán Bán hàng trên phần mềm kế toán Misa. Nghiệp vụ này được kế toán công ty hạch toán như sau:
Nợ TK 13111 : 136.600.000 Có TK 51131 : 124.181.818 Có TK 333111 : 12.418.182
Trong đó: TK 13111 là TK “Phải thu ngắn hạn của khách hành – HĐ SXKD” TK 333111 là TK “Thuế GTGT phải nộp hàng trong nước – HĐ SXKD”
Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi sổ nghiệp vụ này và đồng thời các thông tin sẽ được ghi nhận vào Sổ Cái, Sổ Chi tiết TK 511, 131, sổ Nhật ký chung và các sổ khác có liên quan.
(Phụ lục 03: Sổ cái TK 511, Phụ lục 10: Sổ Nhật ký chung) 2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty Cổ phần Kiến trúc Lập Phương gần như không phát sinh các nghiệp vụ làm giảm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ do sản phẩm của công ty của công ty không phải thành phẩm, hàng hóa mang hình thái vật chất như bình thường và số lượng sản phẩm mỗi hợp đồng ít nên không phát sinh các nghiệp vụ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại.
2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Do đặc thù sản phẩm của công ty là các dịch vụ tư vấn thiết kế nên chi phí được hạch toán vào giá vốn hàng bán chủ yếu là lương nhân viên trực tiếp tham gia sáng tạo sản phẩm, chi phí vật liệu như văn phòng phẩm, vật liệu làm mô hình, chi phí in ấn, phô tô tài liệu…
Doanh nghiệp sử dụng phương pháp thực tế đích danh để tính giá vốn. Giá vốn hàng bán được doanh nghiệp tập hợp theo từng công trình thiết kế hoặc dịch vụ tư vấn.
*Tài khoản sử dụng:
Để tập hợp giá vốn hàng bán công ty sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán
* Quy trình hạch toán:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ, kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh toán chi phí vật liệu, bảng lương của kiến trúc sư, nhân viên trực tiếp tham gia tạo sản phẩm… để tiến hành định khoản và nhập liệu trên phần mềm kế toán.
Đối với lương nhân viên trực tiếp tham gia quá trình tư vấn thiết kế như kiến trúc sư, kế toán viên lập bảng lương khoán cho từng hợp đồng, sau đó hạch
toán vào TK 154 (chi tiết từng hợp đồng). Kế toán tiến hành phân bổ lương tháng theo khối lượng công việc hoàn thành của từng dự án. Một dự án tư vấn thiết kế có thể kéo dài nhiều kỳ nên khoản lương này được treo trên TK 154, khi hoàn thành hợp đồng kế toán kết chuyển từ TK 154 sang TK 632 để tiến hành ghi nhận giá vốn của hợp đồng.
Đối với các chi phí khác như chi phí phô tô, in ấn, tiếp khách, vật liệu phục vụ trực tiếp để hoàn thành dự án kế toán hạch toán vào TK 154 và kết chuyển sang TK 632 khi kết thúc hợp đồng.
Trích dẫn số liệu: Ngày 16/01/2020, Công ty CP Kiến Trúc Lập Phương thanh quyết toán hợp đồng số 0917/CUBIC-HĐKT ký ngày 12/09/2017 với công ty TNHH Hoàng Hải, đơn giá chưa thuế là 124.181.818 đồng, kế toán lập hóa đơn số 0000321 thuế suất thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán. Giá vốn tập hợp được cho hợp đồng này là 89.004.700 đồng.
Khi công ty hoàn tất việc ký kết hợp đồng, kế toán tiến hành khai báo hợp đồng trên phần mềm kế toán để tập hợp chi phí theo hợp đồng đã ký kết.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng kế toán sẽ tập hợp các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới hợp đồng này và hạch toán vào TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Ví dụ: Ngày 11/01/2020, kế toán lập phiếu chi cho chi phí photo tài liệu theo hóa đơn số 0000811 (Công ty TNHH Trần Gia Tâm) phục vụ cho hợp đồng 0917/CUBIC-HĐKT ký ngày 12/09/2017, số tiền 15.600.000 đồng (Thuế VAT 10%)
Kế toán định khoản: Nợ TK 1542 : 15.600.000 Nợ TK 133111 : 1.560.000
Có TK 1111 : 17.160.000
Khi dự án hoàn thành, kế toán tập hợp được các khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho hợp đồng này là 89.004.700 đồng. Kế toán tiến hành kế chuyển từ tài khoản TK 154 sang TK 632 để xác định giá vốn.
Minh họa số liệu cho nghiệp vụ này như sau:
Nợ TK 632 : 89.004.700 Có TK 1542 : 89.004.700
Sau khi nhập liệu vào phần mềm kế toán, các thông tin được lưu vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 10) , Sổ Cái TK 632 (Phụ lục 04), Sổ Chi tiết TK 632 và các TK có liên quan.
2.2.4 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
Công ty Cổ phần Kiến trúc Lập Phương áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC nên khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi tập trung trên TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
Chi phí quản lý kinh doanh tại công ty bao gồm chi phí bán hàng và cung cấp dịch vụ, tuy nhiên tại công ty không tổ chức bộ phận bán hàng nên các chi phí gián tiếp tạo nên sản phẩm của công ty được kế toán tập hợp trên TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm các khoản chi phí như: Tiền lương công nhân viên không trực tiếp tạo ra sản phẩm (kế toán, nhân viên hành chính, bảo vệ, nhân viên tạp vụ), chi phí thuê văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tiếp khách, xăng xe, điện thoại, điện nước và các chi phí chung khác của công ty.
* Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu chi, hóa đơn GTGT, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan.
* Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán
Công ty không mở TK chi tiết cho TK 6422
- Đối với các khoản khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp: Cuối tháng, căn cứ vào bảng tính và trích khấu hao TSCĐ, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ trên phần mềm kế toán. Sau khi nhập liệu vào phần mềm kế toán, các thông tin được lưu vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 10), Sổ Cái TK 642 (Phụ lục 05), Sổ Chi tiết TK 642 và các TK có liên quan.
Trích dẫn số liệu: Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 1/2020, kế toán định khoản và ghi nhận trên phần mềm:
Nợ TK 6422 : 67,382,821 Có TK 214 : 67,382,821
- Đối với các khoản chi phí nhân viên: Cuối tháng, căn cứ vào bản thanh toán lương và các khoản trích theo lương, kế toán tiến hành hạch toán chi phí lương về các lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên (không bao gồm các kiến trúc sư) trên phần mềm kế toán Misa. Sau khi nhập liệu vào phần mềm kế toán, các thông tin được lưu vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 10), Sổ Cái TK 642 (Phụ lục 05), Sổ Chi tiết TK 642 và các TK có liên quan.
Trích dẫn số liệu: Căn cứ vào bảng tính lương tháng 1/2020 kế toán định khoản và ghi nhận trên phần mềm:
Nợ TK 6422 : 138.938.502 Có TK 334 : 138.938.502
- Đối với các khoản chi phí khác: Khi phát sinh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp khác phát sinh như: chi phí điện, nước, internet, chi phí tiếp khách, xăng xe… kế toán căn cứu hóa đơn sau đó lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi chuyển cho thủ quỹ hoặc ngân hàng. Sau đó kế toán tiến hành nhập liệu trên phần mềm, các thông tin được lưu vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 10), Sổ Cái TK 642 (Phụ lục 05), Sổ Chi tiết TK 642 và các TK có liên quan.
Trích dẫn số liệu: Ngày 13/01/2020, công ty phát sinh một khoản chi phí tiếp khách kèm theo là hóa đơn số 0000024 do Công ty TNHH Dịch Vụ Minh
Trang Hà Nội phát hành, trị giá đơn hàng chưa thuế là 7.190.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10%, công ty đã thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu chi để định khoản nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 6422 : 7.190.000 Nợ TK 1331 : 719.000
Có TK 1111 : 7.909.000
2.2.5 Kế toán doanh thu tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty bao gồm chủ yếu là các khoản thu từ tiền lãi gửi ngân hàng.
* Chứng từ kế toán sử dụng:
Kế toán căn cứ vào sao kê tài khoản ngân hàng (sổ phụ) doanh nghiệp nhận được vào cuối mỗi tháng để hạch toán.
* Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính để theo dõi doanh thu hoạt động tài chính.
Công ty không mở TK chi tiết cấp 2, cấp 3 cho TK 515 vì doanh thu từ hoạt động tài chính chiếm tỷ trọng khá nhỏ trong tổng doanh thu của đơn vị.
* Quy trình hạch toán:
Hàng tháng, khi nhận được sổ phụ ngân hàng, đồng thời căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán phản ánh nghiệp vụ lãi tiền gửi phát sinh lên phần mềm kế toán, các thông tin sau khi nhập liệu được lưu vào sổ Nhật ký chung
(Phụ lục 10), Sổ Cái TK 515 (Phụ lục 06) và các TK có liên quan.
Trích dẫn số liệu: Ngày 14/01/2020, lãi tiền gửi Ngân hàng TMCP Ngoại thương – CN Hà Thành năm 2019, số tiền 55.941.370 đồng.
Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 11212 : 55.941.370 Có TK 515: 55.941.370
2.2.6 Kế toán chi phí tài chính
Chi phí tài chính phát sinh tại công ty chủ yếu là chi phí lãi vay ngân hàng.
* Chứng từ sử dụng:
Chứng từ sử dụng là các chứng từ giao dịch ngân hàng như: phiếu báo nợ, sao kê ngân hàng… Hàng tháng kế toán căn cứ vào những chứng từ này tiến hành đối chiếu số liệu và định khoản trên phần mềm.
* Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính để theo dõi và hạch toán. Công ty không mở tài khoản chi tiết cấp 2, 3 cho tài khoản này.
* Quy trình hạch toán:
Hàng tháng vào ngày đến hạn trả nợ gốc – lãi, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty và tự động trích tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán của công ty để thu nợ vay thanh toán lãi cho các khế ước vay. Căn cứ vào các chứng từ được ngân hàng cung cấp như: giấy báo nợ, sổ phụ tài khoản kế toán tiền hành định khoản và nhập liệu trên phần mềm kế toán.
Khoản chi phí tài chính được thể hiện trên Sổ cái TK 635 (Phụ lục 07) , Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 10) và các chứng từ liên quan
2.2.7 Kế toán thu nhập khác
Thu nhập khác của công ty đến từ các khoản thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ, thu tiền từ phạt do khách hàng thanh toán chậm, vi phạm hợp đồng kinh tế. Tuy nhiên hoạt động này diễn ra không thường xuyên và giá trị cũng chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng thu nhập của doanh nghiệp
* Chứng từ sử dụng:
Kế toán cũng lập HĐ GTGT tương tự như khi bán sản phẩm dịch vụ.
* Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 711 – Thu nhập khác để theo dõi và hạch toán
Kế toán căn cứ vào biên bản bàn giao tài sản, bảng kê thông tin TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn lại để lập hóa đơn GTGT về thanh lý nhượng bán TSCĐ hay căn cứ vào hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên để lập phiếu thu thu phạt đối tác vi phạm hợp đồng đã ký kết.
Khoản thu nhập khác được thể hiện trên Sổ cái TK 711 (Phụ lục 08) , Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 10) và các chứng từ liên quan.
2.2.8 Kế toán chi phí khác:
Chi phí khác phát sinh tại công ty chủ yếu là giá trị còn lại TSCĐ thanh lý, nhượng bán và các khoản chi phí khác. Đây là nghiệp vụ ít xảy ra trong công