- Theo dõi, cập nhật, ghi chép các giao dịch với ngân hàng Phối hợp với kế toán thanh toán để rà soát công nợ
2.2.3. Kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả bán hàng
2.2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Giấy báo có
- Hợp đồng kinh tế; Đơn đặt hàng …
Tài khoản sử dụng
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chi tiết như sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa * Quy trình luân chuyển chứng từ:
Trường hợp bán buôn:
+ Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ tìm cách liên lạc với công ty thông qua thư, gọi điện thoại hoặc trực tiếp đến gặp nhân viên bán hàng của công ty để trao đổi, tìm hiểu.
+ Sau khi thống nhất về giá cả, số lượng chủng loại của hàng hóa giữa hai bên sẽ tiến hành việc lập hợp đồng với khách hàng, sau đó trình cho giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh ký hợp đồng.
+Căn cứ vào hợp đồng kế toán bán hàng tiến hành viết hóa đơn GTGT gồm có 3 liên.
+ Kế toán trưởng, giám đốc ký vào 3 liên của HĐ GTGT( liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho kế toán).
+ Căn cứ vào HĐ GTGT kế toán lập phiếu thu gồm 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng.
+ Kế toán nhập quỹ tiền mặt dựa trên phiếu thu.
+ Kế toán kho căn cứ vào HĐ GTGT thực hiện việc xuất hàng cho khách và ghi nhận vào sổ kho, thẻ kho.
+ Kế toán ghi sổ các nghiệp vụ liên quan.
Trường hợp bán lẻ:
+ Kế toán viên lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
+ Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho, thẻ kho.
+ Nhân viên kinh doanh nhận hàng và giao cho khách hàng.
+ Kế toán ghi nhận doanh số bán hàng và lập hóa đơn giao cho khách hàng.
+ Nhân viên bán hàng giao hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán
Thời điểm ghi nhận doanh thu và lập hóa đơn: Kế toán ghi nhận doanh thu khi chắc chắn đã thực hiện xong hoạt động bán hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán. Dựa trên những nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng về số lượng, chủng loại, quy cách hàng hoá, thời gian giao hàng, biên bản nghiệm thu khối lượng khi giao hàng kế toán sẽ lập hoá đơn GTGT.
Hoá đơn GTGT sẽ được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn
Liên 2: Giao cho khách hàng để áp tải hàng
Liên 3: Lưu tại bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu, giá vốn,… Trong công tác bán hàng chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán là: hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng, phiếu xuất kho,... các chứng từ này sẽ được lập khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan, và sẽ được hạch toán ngày bằng cách nhập số liệu vào phần mềm kế toán trên máy tính ngay vào ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Trình tự hạch toán
Ngày 20/01/2021 Công ty Cổ phần Giải pháp Thiết bị Công nghệ Tân Phát 686 bán hàng cho công ty cổ phần Homa Việt Nam mặt hàng Lốp 255 170 R16 AT20 Dunlop Thái giá trị trước thuế 14.000.000 VAT 10% tổng giá thanh toán 15.400.000
Hình 2.2: Hợp đồng kinh tế số 2020/01/HĐKT/TĐ-TV
Ngày 20 tháng 01 năm 2021: Công ty CP giải pháp thiết bị công nghiệp Tân Phát 686 tiến hành bàn giao hàng hóa cho công ty cổ phần Homa theo biên bản bàn giao:
Căn cứ vào biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, kế toán tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng để ghi nhận doanh thu và gửi sang khách hàng
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán nhập vào phần mềm kế toán như sau:
Bước 1: Mở phần mềm MISA
Bước 2: Vào phân hệ bán hàng/Chọn chứng từ bán hàng
Bước 3: Điền dữ liệu vào chứng từ bán hàng kiêm phiếu xuất kho như sau: Loại hóa đơn: Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước
Mã khách hàng: Điền mã khách hàng (Công cổ phần Homa Việt nam)
Diễn giải: Bán hàng cho Công ty cổ phần Homa Việt Nam theo Hđ 0000064 Mã nợ TK : 111, 131
Ngày hạch toán, ngày lập chứng từ, Số hóa đơn, Ký hiệu
Hạch toán: Mã vật tư, tên vật tư, ĐVT, Số lượng, Mã kho, Tồn kho, Giá bán. Hình ảnh trên MISA
Hình 2.5: Giao diện chứng từ bán hàng trên Misa
Sau khi hạch toán hóa đơn số 0000064 ở phân hệ bán hàng, số liệu sẽ tự động chạy lên sổ kế toán liên quan như sổ cái tài khoản 511, sổ nhật ký chung, các báo cáo tài chính.
Để xem sổ chi tiết tài khoản 511, kế toán vào phân hệ báo cáo, chọn tổng hợp, chọn sổ cái theo hình thức chung, chọn tài khoản 511,
Bảng 2.2: Sổ cái TK 511