- Theo dõi, cập nhật, ghi chép các giao dịch với ngân hàng Phối hợp với kế toán thanh toán để rà soát công nợ
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại công ty
2.1.5.1. Tổ chức chính sách kế toán của công ty
- Công ty áp dụng chế độ kế toán theo TT 133/2016/TT - BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Doanh nghiệp áp dụng bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
- Phương pháp thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu haoTSCĐ: Tính theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cả kỳ dự trữ
- Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung.
2.1.5.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo TT 133/2016/TT - BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính thì các chứng từ kế toán công ty sử dụng chủ yếu:
- Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT
- Ngoài ra công ty còn sử dụng các chứng từ khác như: - Bảng chấm công.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. - Bảng thanh toán tiền lương toàn doanh nghiệp.
2.1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo TT 133/2016/TT - BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính thì các tài khoản vận dụng chủ yếu trong công ty:
- Tài khoản loại 1: 111, 112, 133, 155,156… - Tài khoản loại 2: 211, 213, 214,…..
- Tài khoản loại 3: 333, 334, 338, 331,311,… - Tài khoản loại 4: 411,441, 421,…
- Tài khoản loại 6: 6421, 6422,… - Tài khoản loại 7: 711
- Tài khoản loại 8: 811, 821 - Tài khoản loại 9: 911
2.1.5.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: - Hàng ngày:
Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Công ty mở sổ chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm:
Cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thể kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Để giảm nhẹ công tác kế toán vốn phức tạp tại đơn vị, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán MISA để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh ngiệp.
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm Misa theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Kế toán luôn phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút toán hạch toán, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu sau một số thao tác nhất định trên phần mềm sử dụng. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký chung) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Giao diện phần mềm MISA
Hình 2.1: Giao diện phần mềm kế toán Misa
Trước khi áp dụng phần mềm kế toán, kế toán công ty tổ chức khai báo các tham số hệ thống phù hợp với tổ chức công tác kế toán của công ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành; đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
00028: số thứ tự trong danh mục Người NCC00028: Tập đoàn viễn thông quân đội
NCC: nhóm đối tượng nhà cung cấp
Mã hóa đối tượng cần quản lý là việc quy định ký hiệu, sắp xếp các đối tượng theo một quy luật nhất định để nhận diện thông tin không bị nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh .Việc mã hóa các đối tượng cần quản lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán được thực hiện ngay khi bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán và được khai báo bổ sung trong quá trình sử dụng khi xuất hiện đối tượng cần quản lý mới.
Tại Công ty Cổ phần Giải pháp Thiết bị Công nghệ Tân Phát 686, mã hóa đối tượng quản lý được chia thành các nhóm danh mục:
Danh mục tài khoản
Danh mục đối tượng: Khách hàng (KH), nhà cung cấp (NCC)... - Danh mục kho: kho công ty (KCTY)
- Danh mục hàng hóa, vật tư: linh kiện (LK), linh kiện điện tử (LKDT), hàng hóa khác (KHAC)..
Phương pháp mã hóa đối tượng là phương pháp mã hóa gợi nhớ và phương pháp mã hóa liên tiếp,chia đối tượng cần mã hóa thành hai phần: phần đầu là mã nhóm đối tượng, phần hai thì đánh số thứ tự tăng dần của đối tượng.
Ví dụ: mã hóa người bán
Các chứng năng chỉnh ở phần mềm Misa :
- Phân hệ quỹ: Dùng để hạch toán các bút toán liên quan tới tiền mặt, và kế toán quỹ sẽ tổng hợp lên các báo cáo như Sổ Quỹ
- Phân hệ Ngân hàng: Dùng để hạch toán các bút toán liên quan tới tiền gửi ngân hàng
- Phân hệ mua hàng: Dùng để hạch toán các bút toán liên quan tới mua hàng hóa, nguyên vật liệu
- Phân hệ bán hàng: Dùng để hạch toán các bút toán liên quan tới bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ
- Phân hệ kho: dùng để hạch toán các bút toán liên quan tới nhập xuất tồn kho
- Phân hệ công cụ dụng cụ: Dùng để theo dõi tình hình tăng giảm, phân bổ chi phí trong kỳ của công cụ dụng cụ, chi phí trả trước
- Phân hệ TSCĐ: Dùng để theo dõi tình hình tăng giảm, trích khấu hao của tài sản cố định trong kỳ
- Phân hệ Thuế: Dùng để tạo ra các báo cáo thuế liên quan, giúp ích cho kế toán
- trong quá trình kê khai thuế
- Phân hệ tiền lương: Dùng để theo dõi, tính lương, hạch toán lương Phân hệ tổng hợp: Dùng để hạch toán các bút toán tổng hợp và kết chuyển doanh thu chi phí, xác định kết quả kinh doanh