+ Tổng Giám đốc: do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, là
người quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao
+ Phó Tổng Giám đốc: Là người giúp Tổng Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về nhiệm vụ được phân công và thực hiện.
Các phòng ban chức năng:
Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc đồng thời trợ giúp ban giám đốc công ty chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh đi đúng hướng mục tiêu đề ra và hoàn thành tốt các mục tiêu đó.
- Phòng Tổ chức hành chính:
+ Quản lý nhân sự thực hiện công tác quản lý và sử dụng lao động, quản trị hành chính, làm hậu cần về phương diện kinh doanh , cơ sở vật chất
phục vụ cho hoạt động của Công ty. Thực hiện chính sách, chế độ đối với CBCNV và công tác tiền lương, nâng lương, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật, nghĩa vụ quân sự.
+ Quản lý các thiết bị văn phòng, công tác văn thư lưu trữ, bảo quản tài liệu, văn bản, công văn; soạn thảo các loại hợp đồng kinh tế và lưu các hợp đồng đã thực hiện.
+ Thực hiện công tác hành chính trong quan hệ của Công ty với bên ngoài.
+ Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, thực hiện các nghiệp vụ về công tác quản lý nhân sự. Hàng năm xây dựng đơn giá tiền lương và các hình thức trả lương cho công ty.
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ quản lý, công nhân lành nghề và hàng ngũ cán bộ kế cận, tuyển dụng lao động khi có nhu cầu.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
+ Kinh doanh nội địa: Cập nhật sản phẩm thực tế từ các xưởng sản xuất, lên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của Công ty; bán hàng cho mạng lưới khách hàng trong nước; kết hợp với các bộ phận có liên quan xây dựng giá thành sản phẩm trình giám đốc; Thực hiện các hoạt động Marketing + Kinh doanh xuất nhập khẩu: Tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, bán hàng cho khách hàng nước ngoài; thực hiện các giao dịch với khách hàng nước ngoài. Tổng hợp giá thành xuất khẩu hàng hoá và nhập khẩu trang thiết bị máy móc cho Công ty. Dịch hợp đồng ngoại thương và làm các thủ tục xuất nhập khẩu.
- Phòng tài chính kế toán : có chức năng quản lý tài chính của công ty, tham mưu cho Ban giám đốc về các kế hoạch huy động vốn, theo dõi tình hình biến động của tài sản, các khoản phải thu, phải trả. Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán một cách khoa học, đúng chế độ của pháp luật và quy định về tài chính kế toán.
2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán của công ty
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Giải pháp Thiết bị Công nghệ Tân Phát 686
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Giải pháp Thiết bị Công nghệ Tân Phát 686
2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn kế toán trong công ty
a. Kế toán trưởng
Tránh nhiệm của kế toán trưởng:
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán bán hàng Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng
Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm toàn bộ công việc của phòng kế toán. Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm soát kinh tế tài chính cả công ty:
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy;
- Tiếp nhận báo cáo từ các đơn vị cấp dưới, đọc và phân tích các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, ký duyệt hồ sơ giấy tờ, chịu trách nhiệm pháp lý về các thông tin kinh tế tài chính đã cung cấp.
- Là người có phẩm chất, trình độ, năng lực tốt, hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên của mình, sắp xếp lại các phần hành kế toán phù hợp.
b. Kế toán tổng hợp
- Là người có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, tính toán lãi, lỗ lập báo cáo tài chính. Sau đó nộp lên kế toán trưởng xem xét kỹ và trình lên giám đốc và cơ quan nhà nước có liên quan, thực hiện các nghĩa vụ thuế, báo cáo thuế với Nhà nước.
c. Thủ quỹ
Thực hiện công tác thu chi tiền mặt tại đơn vị. Đảm bảo số tiền quỹ hiện có chính xác với sổ sách, kiểm tra đối chiếu quỹ tiền mặt hàng kì và báo cáo với các cấp có liên quan.
d. Kế toán thanh toán
- Bộ phận kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi thường xuyên các khoản công nợ với khách hàng, với nhà cung cấp, so sánh số liệu với các bộ phận liên quan, tiến hành đối chiếu công nợ và lập chứng từ hồ sơ thanh toán.
- Có trách nhiệm đôn đốc thu hồi nợ, trả nợ, tránh tình trạng nợ quá hạn.
- Lưu giữ hồ sơ thanh toán, hạch toán các khoản thu chi tiền mặt tiền gửi vào phần mềm kế toán để tổng hợp số liệu vào báo cáo tài chính và sổ công nợ.
- Kịp thời báo cáo chính xác tình trạng công nợ khi có yêu cầu của cấp trên để có biện pháp xử lí kịp thời.
e. Kế toán bán hàng
- Có trách nhiệm thu thập chứng từ bán hàng, xuất hóa đơn bán hàng, ghi nhận doanh thu và lập báo cáo kết quả kinh doanh theo từng kỳ kế toán.
- Có nhiệm vụ theo dõi tình hình công nợ phải thu khách hàng để đối chiếu sổ sách với kế toán thanh toán.
Đây là bộ phận kế toán quan trọng. Thông qua báo cáo của bộ phận này, chủ doanh nghiệp biết được tình hình lợi nhuận của doanh nghiệp, từ đó có được phương án kinh doanh mới hiệu quả hơn.
f.Kế toán ngân hàng