Khái niệm về văn bản công chứng được dựa trên khái niệm trong luật Châu âu Lục địa về công lý phòng ngừa. Trên thực tế, văn bản công chứng là nền tảng của khái niệm “công lý phòng ngừa”, theo khái niệm về công lý phòng ngừa, nhà nước không chỉ tham gia quyết định các tranh chấp pháp lý có thể hồi tố, thay vào đó, nhà nước còn kiểm soát tính hợp pháp để phòng ngừa thông qua sự chứng nhận của văn phòng công chứng, cụ thể là của các công chứng viên dân luật với tư cách là người đại diện cho văn phòng công chứng đối với các giao dịch có tầm quan trọng nhất định về mặt kinh tế, lợi ích của cá nhân đối với lợi ích chung hoặc đối với các bên có liên quan.
Qua nghiên cứu pháp luật thực định của các nước theo trường phái công chứng Latinh cho thấy khái niệm văn bản công chứng và những vấn đề liên quan đến loại văn bản này có thể được quy định một cách trực tiếp bằng điều luật riêng hay gián tiếp thông qua các quy định về thủ tục công chứng, giá trị pháp lý của việc công chứng… nhưng nhìn chung đều khẳng định văn bản công chứng là sản phẩm của công chứng viên, do công chứng viên soạn hoặc xác nhận với những yêu cầu chặt chẽ cả về nội dung và hình thức, nhờ đó có giá trị pháp lý cao.
Theo thông lệ, bất kỳ cá nhân, tổ chức nào cũng đều có quyền soạn thảo một văn bản nhưng những văn bản đó chỉ đơn thuần là văn bản do họ tự lập (tư chứng thư) và do đó chúng chỉ có ý nghĩa như một tờ giấy mà trên đó
họ đã viết. Tuy nhiên, một văn bản do cơ quan công quyền lập thì có tầm quan trọng đặc biệt. Ở những nước theo hệ thống luật thành văn, những nhà lập pháp đã tin tưởng, coi công chứng viên như những viên chức công và văn bản do họ soạn thảo, chứng nhận như văn bản của cơ quan công quyền (công chứng thư).
Theo luật quốc gia thuộc hệ thống Latinh, văn bản công chứng được định nghĩa như sau:
- Là văn bản phải do cơ quan công quyền hoặc công chức ban hành. - Cơ quan chứng nhận hoặc công chức đó phải được trao quyền để chứng nhận các loại giấy tờ được thảo luận.
- Cơ quan chứng nhận hoặc công chức đó phải hành động trong phạm vi thẩm quyền của mình khi phát hành văn bản công chứng. - Cơ quan chứng nhận hoặc công chức đó phải tuân theo thủ tục chứng nhận cụ thể.
- Cơ quan chứng nhận hoặc công chức đó phải tuân theo các quy định có liên quan về thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản công chứng. - Hiệu lực pháp lý đưa đến là văn bản công chứng mang lại chứng cứ thuyết phục về nội dung của văn bản.
- Nhìn chung, các nghĩa vụ phát sinh từ văn bản công chứng đều có hiệu lực thi hành (ở một số quốc gia là theo quy định của pháp luật; còn ở các nước khác là khi văn bản công chứng tuyên bố sự chấp nhận thực thi cụ thể) [8].
Theo pháp luật của Cộng hòa Pháp, một trong những nước điển hình của trường phái công chứng Latinh, Điều 1317 Bộ luật Dân sự của nước này quy định “Công chứng thư là chứng thư được lập bởi các nhân viên công quyền có quyền lập văn bản tại nơi mà chứng thư được soạn thảo và theo những thể thức trang trọng cần thiết” [38]. Và theo quy định tại Điều 1 Pháp
lệnh ngày 2/11/1945 của Cộng hòa Pháp thì “công chứng viên là nhân viên công quyền được bổ nhiệm để lập văn bản, hợp đồng mà đương sự phải hoặc muốn được công chứng, làm cho các văn bản đó có giá trị xác thực như văn bản của cơ quan công quyền …” [66]. Như vậy, văn bản công chứng - Actenotarie, văn bản do công chứng viên (nhân viên công quyền) soạn thảo được coi là một loại công chứng thư.
Loại văn bản thường gặp nhất trong hoạt động công chứng là hợp đồng, được công chứng viên lập nhiều nhất. Hợp đồng mà công chứng viên lập có thể là hợp đồng song vụ (hợp đồng có cam kết của hai bên) hoặc hợp đồng đơn vụ (hợp đồng chỉ có cam kết của một bên). Các hợp đồng có công chứng thường do chính công chứng viên soạn thảo (tại các nước như Đức, Pháp... thì chỉ công chứng viên mới có quyền soạn thảo hợp đồng, không chấp nhận việc các bên tự xây dựng hợp đồng). Ý chí của các bên được công chứng viên thể hiện một cách rõ ràng trong hợp đồng.
Ngoài ra, các loại văn bản công chứng cũng được ghi nhận trong hoạt động công chứng như: Luật công chứng của Pháp cho phép công chứng viên chứng nhận văn bản do các bên lập sẵn từ trước và nộp cho công chứng viên để làm văn bản gốc. Tuy vai trò của công chứng viên đối với những văn bản này không lớn như khi công chứng viên tự mình soạn thảo hợp đồng, song công chứng viên vẫn phải kiểm tra tính trung thực, tính hợp pháp của các văn bản này trước khi chứng nhận. Việc chứng nhận có thể kèm theo thủ tục thừa nhận và chứng thực chữ ký. Khi đó, văn bản đó vẫn có đầy đủ giá trị chứng cứ và hiệu lực pháp luật.
Công chứng viên của Pháp cũng có thể lập văn bản ghi lại nội dung xác nhận của các bên về một vụ việc cụ thể (xác nhận để lại thừa kế, xác nhận về thông tin người thừa kế… công chứng viên cũng có quyền lập giấy chứng nhận, chứng thực - những việc mà công chứng viên thực hiện với quyền hạn
của chính mình sau khi đã xem xét đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cho phép công chứng viên nắm được sự kiện hoặc tình trạng pháp lý.
Ở Việt Nam, Theo Đại từ điển Tiếng Việt do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh ấn hành năm 2011 thì văn bản là “bản chép tay hoặc in ấn với một nội dung nhất định, thường để lưu lại lâu dài” [67, tr.1744]. Thuật ngữ pháp lý “Văn bản công chứng” được sử dụng lần đầu tiên tại Thông tư số 858/QLTP ngày 15/10/1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng. Tại Mục 9 phần II, của Thông tư khẳng định cách thức “đảm bảo quy định về thủ tục lập văn bản công chứng” như sau: “Các văn bản công chứng phải lập theo đúng mẫu quy định thống nhất, sạch, đẹp, rõ ràng, mạch lạc, không tẩy xóa, có dấu giáp lai và ký nhận khi sửa chữa” [3]. Như vậy, mặc dù không đưa ra khái niệm như thế nào là văn bản công chứng nhưng các nhà làm luật đã đề ra một số yêu cầu về mặt hình thức đối với sản phẩm nghề nghiệp của công chứng viên. Đây là yêu cầu cơ bản mang tính nền tảng về mặt hình thức đối với loại hình văn bản mang tính chất đặc thù này.
Sau này thuật ngữ pháp lý “Văn bản công chứng” tiếp tục được sử dụng rộng rãi trong các văn bản pháp luật điều chỉnh lĩnh vực công chứng qua từng thời kỳ. Điều 7 Nghị định số 45/HĐBT khẳng định: “văn bản công chứng phải thể hiện rõ ràng và theo đúng mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp quy định. Hồ sơ, văn bản công chứng và sổ công chứng phải được lưu trữ, bảo quản đầy đủ, chặt chẽ, lâu dài tại Phòng công chứng nhà nước” [31]. Như vậy thuật ngữ “văn bản công chứng” tiếp tục được sử dụng nhưng các nhà làm luật vẫn chưa đưa ra khái niệm văn bản công chứng một cách chính thống. Điểm đáng lưu ý nhất về quy định văn bản công chứng tại Nghị định này là quy định chữ viết thể hiện trong văn bản công chứng phải là tiếng Việt, cụ thể là Điều 3 quy định: “Tiếng nói và chữ viết dùng trong khi thực hiện công chứng là tiếng
Việt; trường hợp người nước ngoài đến yêu cầu công chứng không biết tiếng Việt, thì phải có phiên dịch” [31]. Lần đầu tiên pháp luật khẳng định văn bản công chứng phải thể hiện theo một mẫu được ban hành thống nhất. Đây là một nội dung nhằm chuẩn mực hóa hình thức cũng như nội dung văn bản công chứng. Tuy nhiên, tại thời điểm đó cũng chưa có bất kỳ một bộ mẫu văn bản công chứng nào được ban hành, ngoại trừ mẫu “Giấy chứng nhận trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp tư nhân để đăng ký kinh doanh” và “Giấy chứng nhận trị giá tài sản bằng hiện vật của công ty cổ phần để làm thủ tục xin phép phát hành trái phiếu” được ban hành kèm theo Thông tư số 120/TT-CC ngày 26/02/1992 của Bộ Tư pháp.
Đến Nghị định số 31/CP thay thế Nghị định số 45/HĐBT, các quy định về văn bản công chứng cũng có một số thay đổi nhất định, cụ thể là bên cạnh thuật ngữ “văn bản công chứng” còn có thêm thuật ngữ “nội dung công chứng”. Cụ thể, Điều 7, Nghị định số 31/CP quy định: “Nội dung công chứng phải được thể hiện rõ ràng và theo đúng mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp quy định. Các văn bản công chứng phải được công chứng viên ký, đóng dấu và ghi vào sổ công chứng” [11]. Để hướng dẫn thực hiện các quy định về văn bản công chứng, nội dung công chứng như đã nêu trên, Bộ Tư pháp cũng đã ban hành Thông tư 1411/TT.CC, trong đó quy định khá cụ thể về trình tự, thủ tục soạn thảo, hình thức thể hiện cũng như nguyên tắc mang tính định hướng cho nội dung văn bản công chứng. Cùng với sự hoàn thiện và phát triển của chế định công chứng qua các thời kỳ, có thể thấy rằng đến thời điểm này, các quy định mang tính nền tảng về nội dung, hình thức của văn bản công chứng đã dần được định hình một cách tương đối rõ nét.
Đến Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, lần đầu tiên khái niệm văn bản công chứng được quy định tại khoản 1 Điều 14: "Văn bản công chứng là những hợp đồng, giao dịch, bản sao giấy tờ, chữ ký cá nhân trong các giấy
tờ phục vụ cho các giao dịch được Phòng công chứng chứng nhận" [12]. Khái niệm về văn bản công chứng nêu trên bám rất sát các quy định về phạm vi công chứng và thẩm quyền công chứng, theo đó sẽ có bốn loại văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch; bản sao giấy tờ; chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ và bản dịch giấy tờ. Nếu như trước đây, văn bản công chứng và nội dung công chứng phải được thể hiện theo mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp ban hành và chỉ được thể hiện bằng tiếng Việt thì nay hợp đồng, giao dịch công chứng có thể được soạn thảo sẵn hay được thể hiện theo mẫu hoặc do người thực hiện công chứng soạn thảo và cũng có thể được thể hiện bằng tiếng nước ngoài. Cũng tại Nghị định này, lần đầu tiên các nhà làm luật đưa ra thuật ngữ lời chứng trong văn bản công chứng. Bên cạnh đó, Thông tư số 03/2001/TP-CC của Bộ Tư pháp còn ban hành 4 mẫu lời chứng tương ứng với 4 loại việc công chứng như đã nêu trên. Năm 2006, Luật Công chứng ra đời, khái niệm và nhiều quy định về văn bản công chứng cũng được hoàn thiện thêm một bước quan trọng. Theo đó văn bản công chứng là “Hợp đồng, giao dịch bằng văn bản đã được công chứng theo quy định của Luật” [42]. Luật công chứng 2014 hiện hành đã quy định một cách cụ thể hơn “Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật” [44].
Khác với các hợp đồng, giao dịch thông dụng, văn bản công chứng bao gồm hai yếu tố. Một là nội dung của hợp đồng, giao dịch được thể hiện trên giấy. Các nội dung này thể hiện ý chí, sự thỏa thuận của các bên khi tham gia giao dịch. Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra nội dung của hợp đồng, giao dịch để đảm bảo những nội dung đó không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội và công chứng viên sẽ thực hiện chứng nhận tính hợp pháp, tính xác thực của các nội dung đó theo một trình tự thủ tục do pháp luật quy định. Hai là lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ các nội
dung sau: thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Từ những phân tích trên theo quan điểm cá nhân tác giả xin đưa ra một cách định nghĩa dành cho văn bản công chứng như sau: Văn bản công chứng là sản phẩm của công chứng viên, do công chứng viên soạn hoặc xác nhận với những yêu cầu chặt chẽ cả về nội dung, hình thức đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp và không trái đạo đức xã hội.