Từ quy định về văn bản công chứng như đã phân tích ở trên, có thể thấy văn bản công chứng có các đặc điểm sau đây:
Thứ nhất, văn bản công chứng có tính chính xác về thời gian, địa điểm công chứng và chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch.
Do tính chất và giá trị pháp lý rất cao, văn bản công chứng thường phải đáp ứng những yêu cầu rất nghiêm ngặt về thời gian, địa điểm công chứng và chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch. Thời gian công chứng phải chính xác ngày, tháng, năm; trong một số trường hợp như công chứng di chúc hoặc theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, thời gian công chứng còn phải chính xác cả giờ, phút. Ngày, tháng, năm trong lời chứng của công chứng viên ghi bằng chữ. Ngoài ra, các số liệu trong văn bản công chứng, sau phần ghi bằng số phải ghi bằng chữ để tránh sai lệch hoặc sửa chữa.
xác về địa điểm công chứng. Theo quy định tại Điều 44 Luật công chứng 2014 về địa điểm công chứng thì việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, là người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Văn bản công chứng cũng thể hiện sự chính xác về chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch (người yêu cầu công chứng). Ở một số nước như Pháp, Đức... quy định công chứng viên cần tự mình dự thảo các hợp đồng hôn nhân, mua bán tài sản cũng như các văn bản khác như cho tặng, chuyển giao tài sản sau khi chết, cầm cố, v.v... Tuy nhiên, bên cạnh các hợp đồng do công chứng viên trực tiếp soạn thảo, có nhiều nước khác cho phép người yêu cầu công chứng tự mình soạn thảo hợp đồng và công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra dự thảo hợp đồng đó. Các bên phải cung cấp cho công chứng viên tất cả các văn bản được yêu cầu, danh tính và các văn bản hỗ trợ, liên quan đến nhu cầu của họ. Văn phòng công chứng phải xác minh tính trung thực của mỗi văn bản và đảm bảo rằng yêu cầu của họ không vi phạm pháp luật [8].
Tại Việt Nam, theo quy định tại Điều 2 Luật công chứng 2014 thì “Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài”. Nếu người yêu cầu công chứng là tổ chức thì việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó. Một trong những hoạt động không thể thiếu của công chứng viên trong quá trình giải quyết việc công chứng là phải kiểm tra, nhận dạng người yêu cầu công chứng thông qua các giấy tờ tùy thân, để xác định được chủ thể tham gia giao dịch có đủ điều kiện giao kết hợp đồng, giao dịch. Như vậy, bất luận vì lý do gì dẫn đến việc
không chính xác về chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch sẽ là nguyên nhân dẫn đến việc mất hiệu lực của văn bản công chứng.
Thứ hai, văn bản công chứng chính thức hóa, công khai hóa các sự kiện pháp lý
Đặc điểm này được thể hiện rất rõ ngay từ những văn bản đầu tiên quy định về hoạt động công chứng, tại thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987, theo đó công chứng nhà nước là một hoạt động của Nhà nước “nhằm giúp công dân, các cơ quan, tổ chức lập và xác nhận các văn bản, sự kiện pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện” [2]. Ý chí của các bên phải được thể hiện rõ trong văn bản công chứng vì đây sẽ là cơ sở cho việc thực hiện hoạt động công chứng. Theo quy định tại khoản 5 Điều 40 Luật công chứng 2014 trong trường hợp có căn cứ cho rằng “trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép” hoặc “có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể” thì “công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng”.
Thứ ba, văn bản công chứng là những văn bản phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội
Sự phù hợp của nội dung văn bản công chứng với pháp luật, đạo đức xã hội là điều kiện cơ bản, quan trọng để văn bản công chứng đó có giá trị pháp lý. Khi thực hiện việc công chứng, công chứng viên có trách nhiệm xem xét các nội dung của hợp đồng, giao dịch có phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành về đạo đức xã hội hay không. Khoản 6 Điều 40 Luật công chứng 2014 quy định:Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch;
nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
Thứ tư, văn bản công chứng là văn bản tuân thủ đúng về mặt hình thức
Văn bản công chứng phải đáp ứng các điều kiện của pháp luật về hình thức để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản công chứng (ví dụ: vợ chồng thỏa thuận chia tài sản chung thì hình thức văn bản bắt buộc phải là văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung của vợ, chồng trong thời kỳ hôn nhân mà không phải là một văn bản nào khác). Ngoài ra, văn bản công chứng cũng phải tuân thủ các quy định về chữ viết, ghi số tờ, số trang trong văn bản, ký tên hoặc điểm chỉ …
+ Yêu cầu về ngôn ngữ hay chữ viết trong văn bản công chứng: Văn bản công chứng chỉ được lập bằng ngôn ngữ chính thức của nước đó. Tại Việt Nam Điều 6 Luật Công chứng 2014 quy định chữ viết trong công chứng là Tiếng Việt, khoản 1 Điều 45 Luật Công chứng 2014 thì chữ viết văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xóa, không được để trống; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
+ Yêu cầu về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng đó là phải bảo đảm chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch đó. Chính vì vậy, người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên. Đối với các tổ chức đặc biệt là các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khi yêu cầu công chứng thì người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có
thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
+ Yêu cầu về việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng để bảo đảm văn bản công chứng không bị thay trang, thay tờ làm ảnh hưởng đến nội dung văn bản, phòng ngừa các hành vi gian dối, vi phạm pháp luật, Luật Công chứng quy định trong trường hợp văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự; nếu văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Thứ năm, văn bản công chứng là văn bản tuân thủ các nguyên tắc, thủ tục công chứng
Luật công chứng đã có các quy định về các nguyên tắc, trình tự, thủ tục công chứng. Và công chứng viên là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng nên việc tuân thủ các nguyên tắc, thủ tục này đem lại sự an toàn pháp lý cho công chứng viên đồng thời bảo đảm tính pháp lý cho văn bản mà công chứng viên chứng nhận, tránh được các tranh chấp có thể xảy ra. Luật Công chứng quy định “công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác...”; hay nói cách khác, công chứng viên là chủ thể thực hiện công chứng, là người xem xét và bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp cho các hợp đồng, giao dịch được giao kết hoặc xác lập và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng đó. Phòng công chứng, Văn phòng công chứng chỉ là hình thức tổ chức hành nghề của công chứng viên, không phải là chủ thể thực hiện công chứng.