6. Bố cục của đề tài
2.3.3. Xác định mục tiêu về hoạch định nhu cầu nguyên vật
gian tới
Để công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu diễn ra được tốt hơn đòi hỏi xí nghiệp phải lập ra cho mình một hệ thống các mục tiêu trước mắt, lâu dài trong hoạch định và đề ra cách thức, hướng đi để đạt được mục tiêu đó. Thông qua việc nghiên cứu trong nội bộ xí nghiệp và nghiên cứu tình hình biến động của môi trường bên ngoài ban giám đốc xí nghiệp đã đề ra các mục tiêu về hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cần phải đạt được trong thời gian tới.
2.3.3.1. Mục tiêu trước mắt
Để công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có hiệu quả, trước mắt đòi hỏi xí nghiệp phải đặt ra và giải quyết các mục tiêu:
- Phải luôn đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu luôn lớn hơn hoặc bằng với nhu cầu cần thiết về nguyên vật liệu trong thời gian tới.
- Xây dựng bộ máy quản lý được tiêu chuẩn hoá, giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu diễn ra dễ dàng hơn.
- Đưa ra các nội quy, quy tắc trong việc sử dụng nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm một cách tối đa lượng nguyên vật liệu xuất dùng.
- Công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu luôn luôn phải đi trước một bước.
2.3.3.2. Mục tiêu lâu dài
Bên cạnh những mục tiêu trước mắt thì xí nghiệp cần phải xác định các mục tiêu lâu dài, mang tính chất chiến lược góp phần phát triển xí nghiệp trong tương lai. Những mục tiêu lâu dài của xí nghiệp được ban lãnh đạo xí nghiệp xác định:
- Đào tạo đội ngũ quản lý có năng lực chuyên môn thực sự, có thể đảm đương tốt công tác quản lý nguyên vật liệu cho xí nghiệp.
- Đào tạo đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ quản lí giỏi, bên cạnh đó chú trọng nâng cao ý thức của công nhân viên trong công tác tiết kiệm nguyên vật liệu.
- Đảm bảo lâu dài về mặt cung ứng nguyên vật liệu cho xí nghiệp.
- Xây dựng một chiến lược hoàn chỉnh về công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho xí nghiệp.
2.3.4. Vận dụng ma trận SWOT để định hướng chến lược hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho xí nghiệp
Ma trận SWOT là một ma trận phân tích các yếu tố từ môi trường hoạt động của doanh nghiệp, tìm ra điểm mạnh (S: Strengths), điểm yếu (W: Weaknesses), cơ hội (O: Opportunities), thách thức (T: Threats) của doanh nghiệp và xây dựng chiến lược phù hợp trên cơ sở kết hợp các yếu tố trên. (môi trường hoạt động của doanh nghiệp bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Nghiên cứu môi trường bên ngoài giúp doanh nghiệp tìm ra cơ hội và thách thức, nghiên cứu môi trường bên trong giúp doanh nghiệp tìm ra những điểm mạnh điểm yếu).
Sơ đồ 2.4: Mô hình ma trận SWOT
MTBN
MTBT Cơ hội(O) Thách thức(T) Điểm
mạnh (S)
SO: Là nhóm chiến lược sử dụng
điểm mạnh để tận dụng cơ hội
ST: Là nhóm chiến lược sử dụng
điểm mạnh để hạn chế thách thức
Điểm yếu (W)
WO: Là nhóm chiến lược
tận dụng cơ hội để hạn chế các điểm yếu
WT: là nhóm chiến lược
nhận biết điểm yếu để hạn chế thách thức
Ta có thể sử dụng ma trận SWOT để hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho xí nghiệp như sau:
Bước 1: Từ việc nghiên cứu môi trường bên trong và môi trường bên ngoài, nhà quản lý sẽ xác định được những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức có tính chất then chốt mà xí nghiệp sẽ phải đối mặt trong thời gian tới.
Nghiên cứu môi trường bên trong Nghiên cứu môi trường bên ngoài Điểm mạnh (S) Điểm yếu (W) Cơ hội (O) Thách thức (T) - Chu kì sống của đa số NVL nhành xây dựng thường dài. - Phần đa NVL ít chịu sự tác động của điều kiện ngoại cảnh
- Số lượng nhập lớn nên có thể chiết khấu giá - Nhiều đối tác là bạn hàng cung cấp NVL. _ Đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ giỏi. - Khối lượng NVL lớn nên tốn nhiều chi phí vận chuyển - NVL nhập về tại chân công trình gây khó khăn cho việc bảo quản cất trữ.
- Nhiều nguyên liệu sau khi pha chế thì chu kì sống ngắn lại, như bê tông, sơn, bả,.. - Tính cạnh tranh - Ý thức tiết kiệm NVL của công nhân Xí nghiệp. - Nguồn NVL dồi dào nên xí nghiệp có cơ hội lựa chọn
- Phương tiện vận tải tiên tiến, cước phí rẻ cơ hội tiết kiệm chi phí - Cơ chế mở cửa, cơ hội đầu tư ra nước ngoài
- Nguồn lao động trong nước dồi dào.
- Bài toán tiết kiệm chi phí - Nguồn cung NVL phục vụ cho hoạt động SXKD của xí nghiệp. - Hoạch định chính xác nhu cầu NVL cho các công trình. - Giá NVL cao - Đảm bảo chất lượng NVL. - cạnh tranh về nguồn NVL, nhân lực - NVL đa dạng, khó quản lý
Bước 2: Đưa ra kết hợp các yếu tố một cách lôgic(có trong mô hình ma trận). Bước 3: phân nhóm chiến lược.
Qua nghiên cứu ta có thể đưa ra những phương án phân nhóm chiến lược như sau:
- Về chiến lược SO là nhóm chiến lược sử dụng điểm mạnh để tận dụng cơ hội. Trong này ta có thể đưa ra một số chiến lược sau
Thứ nhất: Sử dụng điểm mạnh về chu kỳ sống của các nguyên vật liệu thường dài, ít chịu tác động của các yếu tố ngoại cảnh để tận dụng cơ hội về phương tiện vận tải hiện đại, cước phí vận tải rẻ mà xí nghiệp nhập về lượng nguyên vật liệu nhiều hơn. Nhằm tiết kiệm chi phí khi phải nhập nguyên vật liệu về nhiều lần.
Thứ hai: Sử dụng điểm mạnh của xí nghiệp là xí nghiệp có nhiều đối tác cung ứng nguyên vật liệu để tận dụng cơ hội lựa chọn những loại nguyên vật liệu tốt nhất, nhằm mục đích lâu dài là có một công trình chất lượng.
- Nhóm chiến lược ST là nhóm chiến lược sử dụng điểm mạnh để hạn chế những thách thức. Ta có thể đưa ra các chiến lược sau:
Thứ nhất: Sử dụng điểm mạnh về đội ngũ công nhân lành nghề và đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, được đào tạo chính quy để hạn chế những thách thức về những bài toán tiết kiệm chi phí và thách thức về tính đa dạng, khó quản lý của xí nghiệp.
Thứ hai: Sử dụng điểm mạnh về giá được chiết khấu cao khi nhập về với khối lượng lớn để hạn chế thách thức về sự biến động tăng giá của nguyên vật liệu. - Nhóm chiến lược WO là nhóm chiến lược sử dụng cơ hội để hạn chế những điểm yếu. Ta có thể đưa ra các chiến lược sau:
Thứ nhất: Sử dụng cơ hội về cước phí vận chuyển rẻ để hạn chế điểm yếu về khối lượng nguyên vật liệu lớn, tốn nhiều chi phí vận chuyển.
Thứ hai: Sử dụng cơ hội về nguồn lao động dồi dào, cơ chế kinh tế mở tạo cơ hôi đầu tư nước ngoài để hạn chế những điểm yếu về cạnh tranh nguồn nguyên vật liệu, nhân lực.
- Nhóm chiến lược WT là nhóm chiến lược nhận biết điểm yếu để hạn chế thách thức. Ta có thể đưa ra các chiến lược sau:
Thứ nhất: Nhận biết điểm yếu về đặc tính của nhiều nguyên vật liệu sau khi pha chế thì chu kỳ sống rút ngắn lại như bê tông, sơn, bả,… để hạn chế những thách thức về công tác hoạch định chính xá nhu cầu nguyên vật liệu của xí nghiệp.
Thứ hai: Nhận biết những điểm yếu về đặc thù ngành như nguyên vật liệu sản xuất nhập về ngay tại chân các công trình gây khó khăn cho việc bảo quản cất trữ để hạn chế những thách thức về mặt đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu cho xí nghiệp.
Thứ ba: Nhận biết điểm yếu về ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu của công nhân trong xí nghiệp để hạn chế thách thức về bài toán tiết kiện chi phí nguyên vật liệu.
Đáng lưu ý là mục đích của ma trận SWOT là giúp các nhà hoạch định chiến lược đề ra những biện pháp, chiến lược khả thi có thể chọn lựa chứ không giúp lựa chọn hay quyết định lựa chọn chiến lược nào là tốt nhất.
Tuy nhiên phân tích ma trận SWOT vẫn có một số điểm hạn chế là không chỉ ra được cách để đạt được lợi thế cạnh tranh, các phân tích là tĩnh tại một thời điểm nhất định, có thể dẫn đến việc quá nhấn mạnh vào một hay vài
yếu tố nội tại hoặc ngoại tác để xác lập các chiến lược. Vì vậy ta có thể đưa ra các chiến lược tổng hợp trong công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho xí nghiệp.
Trước hết ta phải hiểu chiến lược tổng hợp (hay tổng quát) là gì: Chiến lược tổng hợp là chiến lược liên quan đến các vấn đề mang tính quan trọng nhất, bao trùm nhất, có ý nghĩa lâu dài quyết định đến sự tồn tại và phát huy hiệu quả của công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu của xí nghiệp như phương hướng hoạch định, mục tiêu của công tác hoạch định, nguồn lực, phân bổ nguồn lực, các chỉ tiêu kế hoạch.
Để có được một chiến lược tổng quát phù hợp, cần phân tích các yếu tố bên trong và các yếu tố bên ngoài xí nghiệp tác động đến công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu của xí nghiệp, tìm ra các điểm mạnh, điểm yếu, từ đó kết hợp chúng lại với nhau và đánh giá xem nên thực hiện như thế nào cho hiệu quả, từ đó lựa chọn và triển khai chiến lược. Muốn vậy các nhà xây dựng chiến lược cần phải xác định những phương hướng của công tác hoạch định, mục tiêu, các nguồn lực cần thiết và từ đó đưa ra phương án phân bổ nguồn lực sao cho hợp lí, đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho xí nghiệp.
2.4. Một số kiến nghị về công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệuNVL tại xí nghiệp NVL tại xí nghiệp
2.4.1. Đối với ban lãnh đạo xí nghiệp
- Phối kết hợp hơn nữa chức năng giữa các phòng ban trong xí nghiệp. Đây chính là một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định hoạt động của doanh nghiệp có tốt hay không. Đối với xí nghiệp đã có sự liên hệ khá chặt chẽ giữa các bộ phận, nhưng cụ thể hơn: phòng kế toán tổng hợp phải thường xuyên truyền số liệu, báo cáo tình hình nguyên vật liệu … cho phòng kế hoạch một cách kịp thời, đầy đủ.
Phòng tổng hợp và hành chính với chức năng chủ yếu là nắm rõ ràng, cụ thể tình hình hoạt động của xí nghiệp mọi mặt. Cần bố trí, tổ chức nhiều cuộc họp giao ban, mở rộng toàn xí nghiệp, qua đó thấy được ưu nhược điểm trong quá trình hoạt động của xí nghiệp qua từng giai đoạn, thấy được nhu cầu, đời sống của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Phòng kỹ thuật điều độ sản xuất phải thường xuyên theo dõi, giám sát hoạt động của các phân xưởng, thấy được khả năng, ưu nhược điểm hoạt động của hệ thống máy móc. Phù hợp với loại nguyên vật liệu nào? sản xuất bao nhiêu sảm phẩm trong
thời gian bao nhiêu thì phù hợp. Từ đó kết hợp với phòng kế hoạch có kế hoạch cụ thể cho việc sản xuất.
- Chủ động tạo nguồn cung ứng trên cơ sở luôn luôn hoạch định trước một bước nhu cầu nguyên vật liệu. Đây là hoạt động cần thiết, không thể thiếu mà bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng phải chủ động thực hiện, tuy nhiên cách thực hiện và khả năng thực hiện lại khác nhau.
Đối với xí nghiệp, nhu cầu sản xuất cung ứng diễn ra hàng ngày. Đòi hỏi đội ngũ cán bộ các phòng ban cần chủ động trong công tác hoạch định. - Hoàn thiện công tác kho bãi, nhằm đẩy mạnh khả năng cung ứng.
Hiện tại xí nghiệp có 2 kho nguyên vật liệu với khả năng chưa tương đối lớn, tuy nhiên xưởng vật liệu xây dựng cơ khí Quang Trung - Thanh Xuân còn hạn chế về một số yếu tố: điều kiện vận chuyển tới kho, chức hạn chế vật liệu gang thô do điều kiện nhiệt độ …
Như vậy cần tập trung hoàn thiện kho này của xí nghiệp, tăng sức chứa điều kiện tốt hơn … mới đáp ứng được yêu cầu sản xuất cung ứng ngày càng nhiều của xí nghiệp.
- Công ty nên hoàn thiện hơn nữa trong việc phân loại và lập sổ doanh điểm vật liệu . Việc phân loại nguyên vật liệu có tính khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu được thuận tiện .
Từ thực tế cho thấy công ty cần hoàn thiện việc phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở sau:
+ Tất cả những nguyên vật liệu cùng công dụng , vai trò được xếp vào một loại .
+ Nguyên vật liệu chính . phụ . phụ tùng thay thế mỗi loại phải có sổ sách theo dõi riêng , chi tiết trên sổ kế toán .
+ Trong mỗi loại căn cứ vào tính chất lý, hoá của vật liệu mà đưa ra các nhóm và ký hiệu từng thứ vật liệu trong nhóm đó phù hợp. Đồng thời để phục vụ công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty cần thiết mở sổ danh điểm vật liệu để phục vụ cho nhu cầu quản lý mguyên vật liệu của công ty. Trong việc đó mã hoá vật liệu theo thứ tự trên danh điểm là rất quan trọng .
Bảng 2.3: Sổ danh điểm nguyên vật liệu.
Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách NVL
Đơn
vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 101 1521 15211 1521101 1521102 Nguyên vật liệu chính Gạch Gạch đặc EG5 Gạch hai lỗ B 102 152102 1521021 1521022 Nguyên vật liệu phụ Phụ gia Chất xúc tác 103 152103 Xăng dầu
- Về lâu dài do sự biến động về giá cả nguyên vật liệu là tương đối lớn vì vậy công ty nên tìm nhà cung cấp ổn định( kể cả trong và ngoài nước ) nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đầu vào.
Ngoài ra nên tìm biện pháp làm giảm mức biến động giá mua nguyên vật liệu.
+ Tìm nguồn cung cấp vật liệu ổn định, tìm kiếm bạn hàng tin cậy.
+ Cập nhật các thông tin về tỷ giá đổi ra ngoại tệ việt nam đồng nhằm tạo điều kiện nắm băt được cơ hội, tình hình thực tế để có nguồn nguyên vật liệu đầu vào với giá trị nguyên vật liệu hợp lý mà chất lương vẫn cao, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên trong thực tế cho thấy công ty chưa lập riêng một phòng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu . Do thực tế trên em thấy công ty cần phải có một đội ngũ cán bộ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu . Khi nguyên vật liệu về đến công ty sẽ được kiểm tra về chủng loại các chỉ tiêu kĩ thuật của nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu của thi công.
2.4.2. Đối với nhà nước
Qua thời gian thực tập tai công ty với lượng kiến thức mà em đã được tìm hiểu em có một số kiến nghị với cơ quan nhà nước nhằm xem xét và đi sâu tìm hiểu tạo điều kiện cho doanh nghiệp hơn nữa.
- Về phía trước mắt: các cấp cơ quan nhà nước cần quan tâm hơn nữa tới công việc sản xuất kinh doanh, kiểm tra đôn đốc thực hiện những kế hoạch mà công ty đã đề ra nhưng chưa đạt yêu cầu...
- Nhà nước cần quan tâm nhiều hơn nữa đến nguyện vọng của toàn bộ công nhân viên trong xí nghiệp, từ đó tìm cách quan tâm đáp ứng nhu cầu của họ, tạo động lực làm việc, nâng cao năng suất lao động, từ đó góp phần phát triển nền kinh tế quốc dân.
- Nhà nước cần phải quan tâm nhiều hơn nữa trong công tác kiểm tra, giám sát của các chất lượng công trình, tránh lãng phí và thất thoát nguồn tài chính của nhà nước, nhất là những công trình cấp quốc gia đặc biệt quan trọng.
- Về lâu dài: Các cấp cơ quan nhà nước nếu nhận thấy công việc sản xuất kinh doanh là tốt nên tăng cường đầu tư tạo điều kiện cho công ty ngày