Lavie
4.2,1 Hoàn thiện xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhãn lực
Đe đảm bảo cho công tác ĐTNNL thì cán bộ phòng hành chính - nhân sự và các phòng ban có liên quan phải dựa vào những yêu cầu công việc đế xác định chính xác nhu cầu đào tạo, cần phải tiến hành phân tích công việc và đánh giá thực
hiện công việc của cán bộ công nhân viên đê từ đó tính toán được nhu câu đào tạo và xác định phương pháp đào tạo thích hợp.
Việc phân tích công việc này cũng giúp công ty phát hiện ra những khoảng trống giữa trình độ nhân sự và công việc, khoảng cách giữa trình độ, kỹ năng của người đang thực hiên công việc và yêu cầu cần có đế thực hiện công việc đó. Việc phân tích này chính sẽ là cơ sở cho việc đưa ra kế hoạch đào tạo NNL sao cho phù hợp với thực tế hiện tại của công ty .
Để đảm bảo việc xác định cầu đào tạo của cả hệ thống chính xác đòi hởi việc xác định nhu cầu đào tạo, đối tượng đào tạo tại các bộ phận phải thực hiện • ♦ • 7 ♦ • JL • JL • • nghiêm túc. Các trưởng bộ phận, trưởng đơn vị có thể thực hiện theo quy trình sau để đánh giá nhu cầu đào tạo tại đơn vị chính xác hơn. Học viên gợi ý bảng quy trình xác định nhu cầu đào tạo như sau :
XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÀO TẠO TẠI LA VIE B2:Phân tích nhu cầu từ nhân viên B3: Tổng hợp thông tin Bl:Phân tích công việc B4: Xác định nhu câu thực tê ĩ
Kê hoạch đào tạo
Mục tiêu đào tạo
Xác định thứ tự ưu tiên Xác định nguyên nhân
khoảng cách đó
Lên danh sách nhu câu đào
Nhu câu đào tạo từ nhân viên
Kiếm tra tính chính xác của thông tin
Chiến lược phát triển của Lavie trong thời gian tới
Kết quả thực hiện công việc của nhân viên
Khoảng trông giữa công việc và
mục tiêu
Tồng hợp thông tin theo mục tiêu
Hình 4.1: 4 bước xác định• nhu câu đào tạo• ♦tại Lavie
\ ỉ ỉ
( Nguôn: tác giả tự thiêt kê )
Bước 1 ( Phân tích mục tiêu công việc )
Trước khi xác định nhu cầu đào tạo, cán bộ HCNS cần biết được kế hoạch phát triển kinh doanh trong thời gian tới của Lavie là gì? Đe từ đó đưa ra được những thông tin cho việc xác định nhu cầu đào tạo là cơ sở cho việc lập ra chiến
lược đào tạo, mục tiêu đào tạo và những gợi mở cho việc tổ chức hoạt động đào tạo NNL hiệu quả
Việc phân tích công việc này sẽ giúp công ty thấy rõ được các nhu cầu dự kiến có việc đào tạo và mục tiêu cần đào tạo là gì . Chúng ta có thể xây dựng 2 bảng sau để thấy rõ hơn tác dụng của việc phân tích này :
Bảng 1
Bảng 4.1: Yêu cầu về kiến thức và kĩ năng cần có cho công việc
TT Kiên thức, kỹ năngr Yêu cầu (Thực tế) Điểm 1 2 3 4 5 1 Kiến thức 1.1 Trình độ chuyên môn 1.2 Kiến thức về sản phẩm 1.3 Kiến thức ngoại ngữ 2 Kỹ năng
2.1 Kỳ năng giao tiếp
2.2 Kỹ năng giải quyết vấn đề
2.3 Kỹ năng lập kế hoạch, báo cáo 2.4 Kỹ năng tin học
2.5 Kỷ năng lãnh đạo
2.6 Kĩ năng làm việc nhóm
Kĩ năng quản lý thời gian
“— V--- - ---“--- — / —ỵ—"
( Nguôn: tác giá tự thiêt kê )
Sau khi cho điêm cho các tiêu chí giữa kiên thức và kĩ năng sẽ cho ta bảng chênh lệch về kiến thức và kĩ năng.
Bảng 2
__ r r A r
Bảng 4.2: Khoảng trông giữa kiên thức , kĩ năng giữa yêu câu và thực tê công việc
A ĩ r
TT Kiến thức, kỹ năng Yêu cầu Thưc tế• Chênh lêch•
1 Kiến thức
1.1 Trình độ chuyên môn 1.2 Kiến thức về sản phẩm
1.3 Kiến thức ngoại ngữ
2 Kỹ năng
2.1 Kỹ năng giao tiếp
2.2 Kỹ năng giải quyết vấn đề
2.3 Kỹ năng lập kế hoạch, báo cáo 2.4 Kỹ năng tin học
2.5 Kỹ năng lãnh đạo
2.6 Kĩ năng làm việc nhóm
2.7 Kĩ năng quản lý thời gian
Nguôn: tác giá tự thiêt kê
Đây cũng chính là cơ sở để bộ phận đào tạo nhân sự đưa ra nhu cầu đào tạo dựa trên từng tiêu chí và yêu cầu cấp thiết của nó. Từ đó sẽ đưa ra phương án đào tạo thực tế và tối ưu nhất.
Bước 2 ( Phân tích nhu câu tù’ nhân viên ) :
Sau khi đã có thông tin phân tích về công việc phòng đào tạo đã có những cơ sở nhất định để xác định nhu cầu đào tạo . Tuy nhiên, để có thể xác định một cách khách quan hơn thì chúng ta cần phải làm thêm động tác đó chính là phân tích nhu cầu từ chính nhân viên đang làm trực tiếp.
Việc thu thập này sẽ đưa ra cho phòng đào tạo những cơ sở thực tê vê nhu câu cần và thiếu từ phía nhân viên về những kĩ năng hay phương pháp trực tiếp từ những người làm chính những công việc hiện tại và việc khảo sát này sẽ đưa ra những cơ sở thêm cho việc đào tạo phát triển NNL tại công ty.
Việc này thường được thực hiện thông qua khảo sát điều trà, bảng hởi và phòng vấn trực tiếp cá nhân.
Nội dung câu hỏi phòng vấn để xác định nhu cầu đào tạo, học viên có thể đề xuất ngắn gọn như sau :
__ __ F
Bảng 4.3: Bảng câu hõi phỏng vân nhu câu đào tạo từ nhân viên
\--- 7--- T
STT Nội dung câu hỏi
1 Anh/chị đang đảm trách công việc gì ở Lavie t?
2 Anh/ chị có đang gặp khó khăn gì khi thực hiện công việc không? 3 Anh/ chị có mong muốn được đào tạo gì cho bản thân không ?
4 Những khoá đào tạo trước anh/chị tham dự anh chị có thấy hiệu quả không ? anh/ chị có góp ý gì không ?
5 Việc đào tạo hiện tại của công ty anh/chị thấy là nhiều, đủ hay ít ?
. ( Nguôn: tác giả tự thiêt kê)
Từ việc phân tích này chúng ta sẽ nắm được những thông tin về nhừng khoảng trống giữa việc thực hiện công việc và mong muốn của công ty. Nó giúp phòng đào tạo nắm được những nhu cầu cần thiết của các nhân sự đối với các công việc họ đang thực hiện. Và từ đó đưa ra những giải pháp phù họp để nâng cao hiệu xuất
• /\ • /K
công việc của nhân viên
Với thực trạng hiện tại của công ty La vie thì việc này hâu như chưa được thực hiện và kết quả đánh giá và đưa ra nhu cầu đào tạo thường là từ cấp quản lý trực tiếp và lãnh đạo. Vì thế nó mang tính chủ quan rất nhiều dẫn đến việc nhân viên khi tham dự đào tạo khá hình thức vì những nội dung đào tạo hay phương pháp đào tạo đôi khi khá xa rời thực tế và mang tính lý thuyết khá nhiều. Việc hiệu chỉnh phương pháp tiếp nhận thông tin cũng như nắm được nhu cầu thực tế từ chính những nhân viên thực hiện trực tiếp công việc còn đưa thêm thông tin về việc nhân viên đó có
hài lòng với công việc không cũng như năm ró được nguyên nhân dân đên việc khoảng cách giữa hiện thực làm việc và mục tiêu công việc mong muốn là do nguyên nhân gì : Do nhân viên thiếu kĩ năng , không biết làm hay là do họ không muốn làm hay là do phân công công việc không hợp lý.
Vì nhiều khi với quan điểm chủ quan rằng kết qua công việc chưa đạt được mức mong muốn là do nhân viên kém không đủ kĩ năng thực hiện công việc. Nhưng thực tế có rất nhiều trường hợp không đạt không phải do nhân viên thiếu kĩ năng mà là do động lưcj làm việc của họ rất thấp, có thể do phân bổ công việc không hợp lý, hya là do chính sách lương thưởng còn chưa khuyến khích động viên được nhân viên. Hay việc khen thưởng cũng như các chế tài phạt chưa được áp dụng hiệu quả. Vì với nguyên nhân này thì việc đào tạo không phải giải pháp mà đó là điều chỉnh lại chính sách hay phân bổ nhân sự một cách hợp lý
Bưóc 3 ( Tổng họp thông tin ) :
Bước này giúp phòng đào tạo tồng hợp lại các thông tin từ việc phân tích công việc nhân viên. Từ các mẫu thông tin thu thập được sẽ dựa trên các tiêu chí đà lựa chọn để có được các thông tin cần thiết và xác định được các nhu cầu cấp thiết về công tác đào tạo cũng như các thông tin cơ sở thêm về các chinh sách hay phương pháp tổ chức công việc của tổ chức.
Và cũng từ việc tống hợp thông tin này thì cũng cần chú ý đến việc chính xác của thông tin thu thập vì việc thông tin thu được từ nhiều nhân sự không tâm huyết hay đang có nhừng tâm lý không tốt từ quản lý hay các bộ phận khác có thề sẽ dẫn đến sự sai lệch của thông tin. Vì vậy, việc tống hợp thông tin cần chú ý đến tíh minh bạch và độ chính xác của thông tin.
Bước 4 ( Xác đinh nhu cầu thực tế )
Bước cuối là việc xác định nhu cầu thực tế để từ đó có kế hoạch cho việc đào tạo. Bước này sẽ là cơ sở để Phòng đào tạo đưa ra :
- Thứ tự ưu tiên cho các nhu cầu đào tạo và lựa chọn đúng nhu cầu cần đào tạo để lập kế hoạch.
- Đưa ra danh sách nhu câu đào tạo dựa trên thực tê của công việc mong muôn theo đúng chiến lược của công ty
Việc này vô cùng quan trọng vì nó đáp ứng được những nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và độ cần thiết cùa nó để từ đó có nhừng kế hoạch huấn luyện đào tạo hợp lý theo từng giai đoạn kinh doanh của công ty. Và từ đây sẽ đưa ra sự lựa chọn những nhân sự nào cần phải đào tạo ngay hoặc một thời gian nữa mới đào tạo. Việc này sể giảm đáng kể chi phí đào tạo cũng như không làm ảnh hường đến thời gian
làm việc của bộ phận.
4.2.2 Xác đinh• • • mục tiêu đào tạo
Dựa trên chiến lược phát triến kinh doanh của Lavie trong giai đoạn 2020- 2025, công ty chú trọng phát triền mạnh kinh doanh dựa trên cơ sở phát triền mạnh về việc bao phủ thị trường tỉnh và việc tung ra thị trường các sản phẩm mới để tạo ra nhu cầu về sản phẩm nước khoáng và các sản phẩm dựa trên nước khoáng đáp ứng cho nhu cầu mọi tầng lớp lứa tuổi ... Việc nâng cao chất lương sản phẩm dịch vụ cũng như việc quan tâm đến chính sách bán hàng, logictic. Việc này sẽ đòi hỏi tăng thêm lực lượng nhân sự mới về công nhân, nhân viên kinh doanh, giao nhận - bán hang. Song song đó thì với tình hình dịch bệnh ngày càng phức tạp chưa biết đên bao giờ mới kết thúc sẽ còn ảnh hưởng không nhở đến sự biến đọng nhân sự của công ty .
Vì vậy, việc xác định mục tiêu đào tạo cần chú ý đến việc xác định được nội• > • • • • J • dung chương trình và phương pháp đào tạo sao cho phù hợp với thực tế xã hội, công ty và nhân viên ...
Với thực tể tại công ty Lavie thì cơ bản việc đào tạo cũng đã xác định được mục tiêu đào tạo nhân viên khá rõ ràng, tuy nhiên vẫn còn các chương trình đào tạo khá chung chung mang tính hình thức. Vì thế, đế cải thiện tình hình này công ty Cần xác định thật rõ các mục tiêu đào tạo sao cho :
Mục tiêu phải cụ thể cho từng đối tượng đào tạo, từng khóa đào tạo và phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh cụ thể của Công ty trong từng giai đoạn
hoạt động. Các mục tiêu này phải rõ ràng, cụ thê, đo lường được và dựa trên nhu cầu đào tạo đã xác định. Học viên gợi ý các mục tiêu sau :
Đối với nhân viên quản lý :
- 100% nắm vững kiến thức chuyên môn, kĩ năng quản lý lãnh đạo, nâng cao việc sử dụng các công cụ tin học trong quá trình hoạt đoong kinh doanh ( Sử dụng thành thạo phần mềm làm việc trực tuyến và các công cụ report khác )
E>ơz’ với nhân viên :
- Nâng cao kiến thức bán hàng, kĩ năng vượt qua phản đối của khách hàng, kĩ năng sử lí các tình huống phát sinh, về kiến thức sản phẩm thì 100% đại diện bán hàng phải được đào tạo bài bản chính quy.
- Đối với các khóa đào tạo nâng cao trinh độ chuyên môn thì đảm bảo 100% nhân viên tham gia đào tao phải đạt mức thấp nhất là loại khá.
- Đối với đào tạo chuyên môn công nhân: Đảm bảo 100% đối tượng được tham gia đào tạo và thi đầy đủ. 100% học viên thi đỗ phải đạt được kết quả tốt đảm bảo khi vận hành sản xuất sản phẩm phải trơn tru và thông suốt
- Đối với đào tạo, kèm cặp: Đảm bảo sau thời gian kèm cặp, đào tạo học viên phải nâng cao được trình độ, chuyên môn, có thêm kinh nghiệm thực hiện công việc, hiểu biết cụ thề và chấp hành nội quy lao động, nội quy an toàn lao động. Kết thúc khóa học học viên phải có báo cáo cụ thế và đánh giá của người phụ trách về công việc được đào tạo, kèm cặp.
- Với khóa đào tạo an toàn lao động: Đảm bảo 100% công nhân tham gia đào tạo hiểu và nắm chắc nội quy lao động, hạn chế tối đa tai nạn lao động trong khi làm việc, cuối khóa phải viết bài thu hoạch về công tác an toàn lao động đã được đào tạo.
về mục tiêu đào tạo dài hạn công ty có thể tham khảo các mục tiêu sau : - 100% đội ngũ quản lý phải sử dụng thành thạo ngoại ngữ
- 100% Lực lượng bán hàng phải sử dụng được tin học văn phòng
- Tât cả nhân viên không đúng chuyên ngành có cơ hội tham gia các khoá học ngắn hạn hoặc dài hạn tuỳ theo mức độ hoàn thiện nhiệm vụ để thực hiện công việc• •• ••• • hiệu quả hơn
Với việc xác định rõ ràng các mục tiêu này sẽ giúp bộ phận đào tạo sè có những định hướng cụ thể cho các chương trình đào tạo và có những cơ sở để đánh giá. Và từ đó cũng đưa ra được nhưng đề nghị hay dự đoán ngân sách để để có thể đưa việc đào tạo hiệu quả hơn ( Công ty có thể tạo thêm các phần thưởng hay quà tặng cho người tham dự để họ có thể nhiệt tình hơn )
4.2.3 Lựa• chọn đối• tượng• O đào tạo•
Lựa chọn đối tượng đào tạo là việc lựa chọn những đối tượng nhân sự dựa trên những ưu tiên và nhu cầu cúa mục tiêu đào tạo. Dựa trên những yêu cầu cấp thiết của các bộ phận công việc đang tạo ra những khoảng trống trong việc phối hợp bộ phận và nếu không có sự điểu chỉnh thỉ rất có thể sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Và nhừng đối tượng này đã được liệt kế trong phần mục tiêu đào tạo.
Tại Lavie hiện tại chưa thực hiện triệt để việc lựa chọn này. Chủ yếu vẫn là• • • ••• • • • J những khoá đào tạo được tổ chức với đối tượng chung và ghép bộ phận. Việc lựa chọn đối tượng đào tạo đều do các quản lý trực tiếp hay lãnh đạo bàn bạc và tổ chức. Nên nhiều khi việc này không mang tính khách quan vi đôi lúc người thực sự cần được cử đi đào tạo lại không được đề xuất trong khi đó người được đi đào tạo thì lại là hình thức nên việc tham dự đào tạo không hiệu quả và gây ra lãng phí ngân sách. Vì thế, để có thể đảm bảo tính cần thiết và thực tế trong việc lựa chọn đối tượng đào tạo học viên đưa ra các gợi ý sau :