Tổ chức tốt bộ máy kế toán sẽ mang lại hiệu quả lớn trong quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán thực chất là tổ chức nhân sự thực hiện công tác kế toán. Trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, thực hành kế toán đã giảm bớt khá nhiều khối lượng công việc. Tuy nhiên, để phát huy được hiệu quả của bộ máy kế toán, mỗi đơn vị cần thực hiện phân công nhân viên kế toán một cách hợp lý. Đối với việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán, yêu cầu phân công công tác kế toán một cách hợp lý là yếu tố tiên quyết có tính quyết định đến hiệu quả. Trong các chương trình kế toán, việc tổ chức phân công công tác kế toán được thực hiện bởi chức năng “Quản trị người dùng”.
Chức năng “Quản trị người dùng” cho phép thiết lập danh sách người sử dụng được làm việc, khai thác thông tin kế toán trong chương trình kế toán. Đây là tính năng ưu việt và là khía cạnh rất quan trọng khi tổ chức công tác kế
33
toán trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, giúp cho đơn vị kế toán bảo mật được dữ liệu và thông tin kế toán.
Chức năng quản trị người dùng trong phần mềm kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp trên khía cạnh sau:
Có thể phân công công việc chuyên môn hóa nhập liệu, phân quyền nhập dữ liệu, quyền in sổ sách báo cáo, nâng cao trách nhiệm của nhân viên kế toán trong quá trình nhập dữ liệu.
Khi chạy trên mạng, hệ thống phân chia quyền nhập liệu cũng như quyền khai thác thông tin rất phong phú và bảo mật giúp đơn vị phân công công tác kế toán một cách hợp lý, cho phép tăng cường kiểm tra kế toán, theo dõi được công việc của từng nhân viên kế toán tương ứng với phần việc họ được phân công, theo dõi việc nhập dữ liệ, khai thác dữ liệu … Qua đó tăng cường công tác quản lý nhân viên kế toán một cách có hiệu quả.
Để phát huy được tính ưu việt của chức năng quản trị người dùng của chương trình kế toán, cần xây dựng và phân công công việc cho từng nhân viên kế toán hợp lý tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của đơn vị. Theo đó, người phụ trách kế toán của đơn vị (kế toán trưởng) sẽ tạo danh sách các người dùng có thể khai thác và làm việc với chương trình kế toán, tạo quyền khai thác (thêm, bớt) của người dùng, chẳng hạn:
Quyền làm việc với các chức năng của chương trình
Quyền được nhập dữ liệu với một số loại chứng từ nhất định
Quyền được thêm, sửa, hủy các mục trong danh mục
Quyền được in một số sổ sách, báo cáo nào đó (khai thác thông tin)
Quyền chỉ được nhập liệu cho một số phần hành kế toán nhất định … Mỗi người dùng sẽ có một tài khoản và mật khẩu sử dụng. Người dùng có quyền cao nhất là kế toán trưởng được đặt quyền nhóm cho những người dùng khác, được xem mọi dữ liệu có trong chương trình. Các chương trình kế toán về cơ bản đều thiết lập chức năng này, tuy kỹ thuật làm việc với chức năng quản trị người dùng có khác biệt.
Minh họa trên phần mềm Misa:
Với phần mềm Misa 2017, cách thực hiện như sau: - Vào Hệ thống Vai trò và quyền hạn:
34
- Khai báo các vai trò trong doanh nghiệp - Chọn vai trò cần phân quyền
- Kích chuột phải chọn Phân quyền hoặc kích chuột vào biểu tượng “Phân
quyền” trên thanh công cụ, xuất hiện hộp hội thoại:
35
Khái niệm Giải thích
Chức năng
Hiển thị tất cả các chức năng, nghiệp vụ trên phần mềm và thể hiện quyền truy cập hiện tại tới các chức năng đó.
Hoạt động
Là danh sách các thao tác tương ứng với từng chức năng được chọn trên cây chức năng. Mỗi vai trò có thể có quyền sử dụng một hoặc nhiều trong các hoạt động sử dụng, thêm, sửa, xóa, in hoặc kết hợp nhiều chức năng hay tất cả các chức năng tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp • Trên cây chức năng, kích chọn chức năng cần phân quyền.
• Trong danh sách hoạt động, tích chọn những hoạt động cho phép thực hiện. • Nhấn Đồng ý áp dụng việc phân quyền.