Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền/chi tiền mặt, kế toán tiền mặt cần phải lập các phiếu thu/phiếu chi, đồng thời hạch toán các bút toán liên quan và lên sổ kế toán tiền mặt. Vì vậy, phần mềm kế toán nói chung phải tạo lập được các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt theo quy định của Bộ Tài chính, đồng thời thỏa mãn các quy định về lập và luân chuyển chứng từ.
Để kế toán tiền mặt thực hiện các công việc này, phần mềm kế toán MISA SME.NET 2017 hỗ trợ kế toán lập Phiếu thu/Phiếu chi và sẽ tự động lên sổ sách, báo cáo có liên quan.
Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ công tác thu/chi, kiểm soát tiền tại quỹ của thủ quỹ, thông qua việc tự động lấy các phiếu thu/chi đã được kế toán lập sang các sổ sách, báo cáo liên quan của thủ quỹ.
Minh họa thao tác nghiệp vụ tiền mặt tại Qũy trên phần mềm kế toán Misa:
Nhập chứng từ trên phần mềm
Với vai trò kế toán tiền mặt
Bước 1: Chọn đến phân hệ Qũy.
Bước 2: Chọn loại chứng từ cần lập: Phiếu thu hoặc Phiếu chi.
51
Phần mềm Misa phân loại phiếu thu thành: (i) phiếu thu; (ii) phiếu thu tiền khách hàng; (iii) phiếu thu tiền khách hàng hàng loạt. Người sử dụng tùy thuộc vào nhu cầu lập phiếu thu mà lựa chọn loại phiếu thu phù hợp.
Mẫu chứng từ phiếu thu dùng trong mọi trường hợp của phần mềm Misa:
Mẫu phiếu thu tiền khách hàng:
52
Phiếu chi:
Phiếu chi trong phần mềm Misa 2017 được phân loại thành: (i) Phiếu chi; (ii) Phiếu chi trả tiền nhà cung cấp; (iii) Phiếu chi nộp bảo hiểm; (iv) Phiếu chi nộp thuế; (v) Phiếu chi tiền lương.
53
Mẫu phiếu chi trả tiền nhà cung cấp:
Mẫu phiếu chi trả lương:
Bước 3: Lập chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Một số thông tin chung cho các nghiệp vụ:
54
• Lý do thu/chi: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
• Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong năm làm việc hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán trước. • Ngày hạch toán: Là ngày ghi sổ chứng từ => thông thường, ngày hạch toán trùng với ngày chứng từ.
• Số chứng từ: Do NSD tự đặt, thông thường số chứng từ thường gắn với loại chứng từ (Ví dụ: Phiếu thu - PT000…, Phiếu chi - PC000…). Trong phần mềm số chứng từ thường được đánh tăng dần căn cứ vào số chứng từ đặt đầu tiên. Tuy nhiên, NSD vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu muốn.
Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh, với những đối tượng không có trong các danh mục khai báo trước đó, phần mềm MISA SME.NET 2017 sẽ cho phép NSD thêm nhanh các đối tượng này ngay trên màn hình nhập liệu chứng từ tại tất cả các phân hệ như: thêm mới nhân viên; thêm mới khách hàng, nhà cung cấp; thêm mới vật tư; tài sản cố định;… bằng cách kích chuột vào biểu tượng thêm nhanh ở ngay ô đối tượng.
Với vai trò thủ quỹ
Bước 1: Chọn đến phân hệ Thủ quỹ.
Bước 2: Sau khi thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền thì tiến hành ghi sổ chứng từ thu/chi tiền mặt. Phần mềm sẽ cho phép thủ quỹ xem được số tồn tại quỹ trên sổ sách và đối chiếu với số tồn thực tế.