Phần mềm kế toán cần đảm bảo được yêu cầu về cung cấp các báo cáo vốn bằng tiền cho người sử dụng thông qua quá trình nhập liệu đã diễn ra. Báo cáo
57
kế toán cần được thiết kế sao cho giúp người sử dụng có thể sửa mẫu, bổ sung, sửa đổi, loại bỏ cột không cần trên báo cáo, hoặc lọc và xem theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp kế toán cung cấp số liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Báo cáo liên quan đến kế toán vốn bằng tiền tại bất kỳ phần mềm kế toán nào cũng phải bao gồm báo cáo tiền mặt và báo cáo tiền gửi.
Tại phần mềm kế toán Misa, báo cáo kế toán vốn bằng tiền bao gồm:
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
Để xem được báo cáo này, người dùng vào phân hệ Quỹ, chọn tab Sổ chi tiết
tiền mặt (hoặc vào Báo cáo\Quỹ chọn báo cáo cần xem).
Nhấn <<Chọn tham số>>, sau đó khai báo các tham số báo cáo như: tài khoản in, loại tiền, khoảng thời gian:
Xem báo cáo:
58
Tại phân hệ Ngân hàng, chọn tab Báo cáo phân tích (hoặc vào Báo
cáo\Ngân hàng chọn báo cáo cần xem), sau đó nhấn <<Chọn tham số>>.
Chọn báo cáo cần xem, sau đó khai báo các tham số báo cáo như: khoảng thời gian, tài khoản in, loại tiền, tài khoản ngân hàng...:
59
Câu hỏi ôn tập chương 3
Lý thuyết:
1. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước như thế nào?
2. Hãy trình bày mô hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi trên phần mềm kế toán?
3. Các danh mục cần phải khai báo trên phần mềm khi hạch toán các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi?
4. Thực hành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền trên phần mềm kế toán Misa.
5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi?
Bài tập:
Tại Công ty TNHH Kiến Vàng có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến
tiền mặt như sau:
- Ngày 08/01/2017, công ty TNHH Tân Hòa thanh toán nợ kỳ trước, số tiền: 60.510.000 VND theo giấy báo Có của ngân hàng Công thương.
- Ngày 12/01/2017, chuyển tiền nộp thuế GTGT tháng 12/2017 bằng Ủy nhiệm chi, số tiền: 12.834.091 theo giấy báo Nợ của Ngân hàng BIDV.
- Ngày 15/01/2017, chi tiền tạm ứng công tác phí cho nhân viên Nguyễn Văn Nam,
số tiền: 1.500.000 VND.
- Ngày 16/01/2017, chuyển tiền gửi ngân hàng BIDV trả tiền còn nợ cho công ty Hồng Hà 11.000.000 VND.
- Ngày 19/01/2017, chi tiếp khách tại nhà hàng Sunflower số tiền 2.100.000 VND.
- Ngày 24/01/2017, Phạm Văn Minh thanh toán tiền điện tháng 01/2017 (tính vào
chi phí quản lý doanh nghiệp), Số tiền chưa thuế là 1.500.000 VND (VAT 10%).
- Hóa đơn tiền điện mẫu số 01GTKT2/001 số 0051245, ký hiệu AA/15P, ngày 22/01/2017.
- Ngày 25/01/2017, thu nợ của công ty cổ phần Huệ Hoa, số tiền: 15.486.250 VND.
- Ngày 25/01/2017, chuyển tiền gửi ngân hàng Công thương trả tiền vay ngắn hạn Vietcombank, số tiền: 60.000.000 VND (đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng).
60
- Ngày 26/01/2017, Nguyễn Thị Lan chi thanh toán tiền nước tháng 01/2017 (tính
vào chi phí quản lý doanh nghiệp), Số tiền chưa thuế là 1.000.000 VND (VAT 5%). Hóa đơn mẫu số 01GTKT2/001 số 0032471, ký hiệu AB/15P, ngày 24/01/2017.
- Ngày 27/01/2017, Nguyễn Thị Lan chi mua văn phòng phẩm (tính vào chi phí
quản lý doanh nghiệp), Số tiền chưa thuế là 2.000.000 VND (VAT 10%). Hóa đơn mẫu số 01GTKT3/001 số 0021689, ký hiệu AA/15P, ngày 27/01/2017. - Ngày 29/01/2017, chuyển tiền gửi ngân hàng Công thương sang ngân hàng BIDV, số tiền: 12.000.000 VND (Đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng Công thương, chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng BIDV).
Yêu cầu:
Khai báo thêm danh mục (nếu cần).
Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm.
61
Tài liệu tham khảo chương 3
1. Công ty phần mềm Misa, Giáo trình kế toán Máy, 2017 2. Công ty phần mềm Misa, bài tập Kế toán Máy, 2017
3. Thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về Chế độ kế toán doanh nghiệp và Thông tư 133/2016/QĐ-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính về Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa
62
CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN VẬT TƯ 4.1 Yêu cầu của phần mềm kế toán đối với kế toán vật tư
Về nguyên lý, kế toán vật tư, sản phẩm (thành phẩm) hàng hóa không chỉ theo dõi chi tiết về giá trị mà phải theo dõi cá mặt hiện vật của hàng hóa tồn kho. Trong kế toán hàng tồn kho, tuy thuộc và mức độ tổng hợp và thông tin mà kế toán cung cấp về tình hình biến động của hàng tồn kho, kế toán chia thành kế toán chi tiết và kế toán tổn hợp. Trong đó, kế toán chi tiết hàng tồn kho được hiểu là sử phối hợp giữa kho và phòng kế toán để theo dõi, ghi chép, phản ánh chi tiết về sự biến động của hàng tồn kho cả về mặt hiện và giá trị. Việc phối hợp dể theo dõi chi tiết về hiện vật và giá trị được thực hiện ở kho và phòng kế toán hình thành các phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho.Theo đó có 3 phương pháp sử dụng là:
Phương pháp ghi sổ song song
Phương pháp ghi sổ số dư
Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Mỗi phương pháp có đặc điểm riêng trong việc phối hợp quản lý về mặt hiện vật và giá trị sử dụng các loại sổ kế toán chi tiết có kết cấu khác nhau. Về kiểm tra đối chiếu giữa kho với kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
Trong điều kiện tổ chức kế toán thủ công thì thủ kho về kế toán chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa đsẽ phối hợp để theo dõi và quản lý về hiện vật giá trị, từ đó đảm bảo hiệu quả của chức năng kiểm tra kế toán. Tuy nhiên, trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác ké toán, thì kế toán hàng tồn khốc những đặc điểm khác biệt như:
Chẳng hạn, trong các doanh nghiệp nếu có xây dựng mạng nôi bộ thì giữa kho và phòng kế toán có thể kết nối mạng và thông tin về sự biến động của hàng tồn kho về mặt lượng được thủ kho cập nhật và truyển dữ liệu về nguồn Trong thực tế, nếu cần phải quản trị hàng tồn kho về số.
4.2 Mô hình hoá hoạt động nhập, xuất kho vật tư trên phần mềm kế toán
4.2.1 Mô hình hóa hoạt động nhập kho
63
Hình 4-1 - Mô hình hóa hoạt động nhập kho
Nguồn: Phần mềm Misa
4.2.1.2 Mô hình kế toán tăng công cụ dụng cụ
Hình 6-2 - Mô hình kế toán tăng CCDC
Nguồn: Phần mềm Misa
4.2.2 Mô hình hóa hoạt động xuất kho
64
Hình 4-3 - Mô hình hóa hoạt động xuất kho
Nguồn: Phần mềm Misa
4.2.2.2 Mô hình kế toán giảm CCDC
Hình 6-4 - Mô hình kế toán giảm CCDC
Nguồn: Phần mềm Misa
65
4.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT
Hình 4-5 – Quy trình xử lý kế toán vật tư trên phần mềm kế toán
Nguồn: Phần mềm Misa
4.3.2 Khai báo danh mục liên quan
Các danh mục cần khai báo đối với kế toán vật tư là: - Danh mục kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm
- Danh mục vật tư - Danh mục hàng hóa - Danh mục thành phẩm
4.3.3 Thao tác nghiệp vụ nhập kho
Phần mềm kế toán bất kỳ đều cần có chức năng tạo phiếu nhập kho. Thông qua các bước tác nghiệp nhập kho trên phần mềm, phần mềm sẽ chiết xuất phiếu nhập kho cho người dùng.
Để tạo ra phiếu nhập kho hoàn thiện, phần mềm kế toán cần yêu cầu người dùng khai báo các thông tin về đặc thù nhập kho, thời gian nhập kho, thông tin đối tượng liên quan đến hoạt động nhập kho, và các thông tin về chủng loại, số lượng, giá trị vật tư, hàng hóa, thành phẩm nhập kho, thông tin về hạch toán hàng nhập kho …
Minh họa thao tác nghiệp vụ nhập kho trên phần mềm kế toán Misa
Tại phân hệ Kho, chọn chức năng Nhập kho (hoặc trên tab Nhập, xuất kho
66 Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ nhập kho vừa nhập.
Phần mềm kế toán cần được xây dựng để giúp người dùng có thể xử lý được nghiệp vụ ghi tăng Công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi phần mềm kế toán có các chức năng về tạo mã CCDC, phòng ban, người được bàn giao CCDC. Ngoài ra phần mềm kế toán cũng cần phải có chức năng để phân bổ chi phí công cụ dụng cụ hàng kỳ.
Mô tả nghiệp vụ tăng CCDC trên phần mềm Misa:
Bước 1: Tại phân hệ Kho, tạo phiếu xuất kho CCDC và tiến hành ghi đầy đủ thông tin:
67
Bước 2: Tại phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn chức năng Ghi tăng (hoặc trên
tab Ghi tăng chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
Khai báo các thông tin về CCDC tại phần Thông tin chung:
68 Khai báo tỷ lệ phân bổ CCDC cho các đối tượng phân bổ (như: công trình,
đối tượng tập hợp chi phí, đơn vị, đơn hàng, hợp đồng) trên tab Thiết lập
phân bổ:
Khai báo các bộ phận chi tiết cấu thành nên CCDC (nếu có) trên tab Mô tả chi tiết.
Chọn chứng từ hạch toán phát sinh liên quan đến CCDC đang khai báo trên
69
Sau khi khai báo xong, nhấn <<Ghi tăng>> để lưu chứng từ vừa nhập.
NSD cần thực hiện tính giá xuất kho trước khi thực hiện chức năng chọn chứng từ liên quan trên tab Nguồn gốc hình thành
Nghiệp vụ phân bổ chi phí công cụ dụng cụ:
- Tại phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn chức năng Phân bổ chi phí (hoặc trên
tab Phân bổ chi phí chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi
tiết:
- Nhấn <<Đồng ý>>, phần mềm tự động sinh ra chứng từ phân bổ CCDC:
Tab Xác định mức chi phí: phần mềm tự động tính ra số tiền phân bổ cho
70
Tab Phân bổ: liệt kê chi phí sẽ được phân bổ cho các đối tượng nào, theo tỷ
lệ phân bổ đã được thiết lập khi ghi tăng CCDC:
Tab Hạch toán: liệt kê các bút toán hạch toán nghiệp vụ phân bổ chi phí
71
- Kiểm tra thông tin phân bổ CCDC, sau đó nhấn <<Cất>>.
4.3.4 Thao tác nghiệp vụ xuất kho
Đối với nghiệp vụ xuất kho, phần mềm kế toán cần có chức năng tạo phiếu xuất kho. Thông tin trên phiếu xuất kho được lập phải tuân thủ theo quy định, hướng dẫn của Bộ Tài chính, có đầy đủ các thông tin về đối tượng xuất kho, tên, số lượng, giá trị, đơn vị tính của hàng hóa, thành phẩm, vật tư xuất kho, thông tin về hạch toán hàng xuất …
Phần mềm kế toán cũng cần xử lý được đặc thù của 02 loại xuất kho là xuất kho không ghi nhận doanh thu và xuất kho ghi nhận doanh thu.
Minh họa thao tác nghiệp vụ xuất kho trên phần mềm kế toán Misa.
Tại phân hệ Kho, chọn chức năng Xuất kho (hoặc trên tab Nhập, xuất kho
72
Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ nhập kho vừa nhập.
Nghiệp vụ báo hỏng, mất CCDC:
- Đầu tiên tiến hành kiểm kê CCDC => Tại phân hệ Công cụ, dụng cụ, chọn chức năng Kiểm kê (hoặc trên tab Kiểm kê chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
Chọn thời điểm kiểm kê đến ngày,nhấn <<Đồng ý>>, phần mềm tự động lập bảng kiêm kê kho:
73 Nhấn <<Cất>> để lưu thông tin bảng kiểm kê CCDC vừa lập.
Tiếp theo thực hiện ghi giảm CCDC bị hỏng => Tại bảng kiểm kê CCDC chọn chức năng Ghi giảm trên thanh công cụ (hoặc trên tab Ghi giảm chức năng
Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
74
- Cuối cùng thực hiện ghi nhận giá trị được thu hồi => Tại phân hệ Quỹ, chọn chức năng Thu tiền (hoặc trên tab Thu, chi tiền chức năng Thêm\Thu tiền), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
Nhấn <<Cất>> để lưu phiếu thu vừa nhập.
Với những CCDC khi ghi giảm vẫn còn giá trị chưa phân bổ hết, NSD sẽ thực hiện phân bổ 1 lần vào tháng sau.
4.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan
Phần mềm kế toán cần có chức năng tạo các báo cáo liên quan đến hoạt động nhập, xuất kho. Với chức năng này, người dùng sẽ có thông tin để quản lý tốt hơn các hoạt động liên quan đến kho. Các báo cáo về kế toán vật tư, hàng hóa, thành phẩm mà phần mềm kế toán cần tạo ra là các báo cáo liên quan đến các vấn đề sau:
Báo cáo tình hình nhập kho
Báo cáo tình hình xuất kho
Báo cáo tình hình tồn kho
Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
Sổ theo dõi CCDC
Bảng phân bổ chi phí CCDC
Bảng tổng hợp giảm CCDC …
Minh họa trên phần mềm kế toán Misa:
75
Tại phân hệ Kho, chọn tab Báo cáo phân tích (hoặc vào Báo cáo\Kho chọn báo cáo cần xem), sau đó nhấn <<Chọn tham số>>. Chọn báo cáo là Tổng hợp tồn kho, sau đó khai báo tham số báo cáo như: thời gian, đơn vị tính, nhóm VTHH, kho:
76
Sổ chi tiết vật tư hàng hóa
Tại phân hệ Kho, chọn tab Báo cáo phân tích (hoặc vào Báo cáo\Kho chọn báo cáo cần xem), sau đó nhấn <<Chọn tham số>>. Chọn báo cáo là Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá, sau đó khai báo tham số báo cáo như: thời gian, kho, đơn vị tính, nhóm VTHH, VTHH:
Xem báo cáo:
77
Tại phân hệ Công cụ dụng cụ, chọn tab Báo cáo phân tích (hoặc vào Báo
cáo\Công cụ dụng cụ chọn báo cáo cần xem), sau đó nhấn <<Chọn
thamsố>>.
Chọn báo cáo là Sổ theo dõi công cụ dụng cụ, sau đó khai báo tham số báo cáo như: thời gian, loại CCDC:
Xem báo cáo:
Ngoài ra, phần mềm Misa cũng cung cấp các báo cáo về Công cụ dụng cụ như bảng phân bổ chi phí công cụ dụng cụ, báo cáo chi tiết giảm CCDC, sổ theo dõi CCDC theo đơn vị … Để chiết xuất được các báo cáo này, người dùng có thể chọn Menu/Báo cáo/ Công cụ dụng cụ/ Loại báo cáo CCDC.
78
Câu hỏi ôn tập chương 4
Lý thuyết:
1. Yêu cầu của kế toán vật tư đối với phần mềm kế toán là gì?
2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán vật tư trên phần mềm Misa?
3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho?
4. Các danh mục cần phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến vật tư, CCDC?
5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vật tư, CCDC?
Bài tập:
1. Ngày 07/01/2017, xuất công cụ dụng cụ sử dụng cho sản xuất ở phân xưởng 1, phân bổ trong 3 kỳ:
Kéo SL: 5
Kim SL: 10
2. Ngày 10/01/2017, xuất công cụ dụng cụ sử dụng cho sản xuất ở phân xưởng 2, phân bổ trong 3 kỳ:
Kéo SL: 4
Kim SL: 8
3. Ngày 20/01/2017 phát hiện thấy 02 kéo sử dụng ở phân xưởng 2 có dấu