Phần mềm kế toán phải đảm bảo khả năng cập nhật thường xuyên để đáp ứng: (1) Sự thay đổi của văn bản pháp luật, chế độ kế toán mới; (2) nâng cao tiện ích của phần mềm. Vì vậy, khi xây dựng phần mềm kế toán, các công ty cung cấp phần mềm cần chú ý đến khả năng cập nhật linh hoạt của phần mềm.
Với phần mềm kế toán máy Misa 2017, sẽ cho phép tự động cập nhật các phiên bản mới nhất của MISA SME.NET 2017 mà không cần cài đặt lại từ đĩa DVD hay download bộ cài về. Tuy nhiên tính năng này đòi hỏi máy tính phải được kết nối internet.
Cách thực hiện.
37
Nhấn Cập nhật, hệ thống sẽ cập nhật phiên bản mới:
Sau khi cập nhật thành công, xuất hiện giao diện thông báo phiên bản mới nhất vừa cập nhật:
39
Câu hỏi ôn tập Chương 2 Lý thuyết:
1. Trình bày các nội dung của hoạt động mở sổ kế toán trên phần mềm kế toán. Thực hành trên phần mềm Misa.
2. Nhập số dư ban đầu trên phần mềm được thực hiện như thế nào?
3. Trình bày phân công vai trò và quyền hạn người dùng trên phần mềm kế toán. Thực hành trên phần mềm Misa.
4. Lưu trữ và bảo quản sổ trên phần mềm kế toán được thực hiện như thế nào? Thực hành trên phần mềm kế toán Misa.
40
Bài tập chương 2
Công ty TNHH Kiến Vàng (đây là một công ty ví dụ, không phải là số liệu cụ thể của bất kỳ công ty nào) bắt đầu sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2017 từ ngày 01/01/2017 có các thông tin sau:
Ngày bắt đầu hạch toán 01/01/2017
Tháng đầu tiên của năm tài chính Tháng 01
Đồng tiền hạch toán VNĐ
Chế độ kế toán Áp dụng theo TT200/2014/TT-
BTC
Lĩnh vực hoạt động Sản xuất; thương mại, dịch vụ
Chế độ ghi sổ Cất đồng thời ghi sổ
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân cuối kỳ
Phương pháp tính thuế
GTGT Phương pháp khấu trừ
Giám đốc công ty Nguyễn Mạnh Hùng
Số đăng ký kinh doanh 0125256893
Chi cục thuế quản lý Chi cục thuế Cầu Giấy
STT Số tài khoản Tên ngân hàng
1 0540111197032 Ngân hàng BIDV
2 711A16175235 Ngân hàng Công thương Việt Nam
STT Mã KH Tên đơn vị Địa chỉ
1 TIENDAT Công ty TNHH Tiến Đạt 1756 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 2 TANHOA Công ty TNHH Tân Hòa 2689 Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội 3 TRAANH Công ty TNHH Trà Anh 7533 Cầu Giấy, Hà Nội
4 PHUTHE Công ty TNHH Phú Thế 5211 Cầu Đuống, Hà Nội
5 HOAANH Công ty Cổ phần Hòa Anh 1798 Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội 6 HUEHOA Công ty Cổ phần Huệ Hoa 1399 Lê Lai, Hà Nội
7 HOANAM Công ty Cổ phần Hoa Nam 831 Kim Ngưu, Hà Nội 8 THAILAN Công ty Cổ phần Thái Lan 599 Thanh Nhàn, Hà Nội
ST
T Mã NCC Tên nhà cung cấp Địa chỉ
1 LANTAN Công ty TNHH Lan Tân 1633 Lê Lai, Ba Đình, Hà Nội 2 HALIEN Công ty TNHH Hà Liên 513 Gò Vấp, Hà Nội
3 HONGHA Công ty TNHH Hồng Hà 9241 Nguyễn Văn Cừ, Hà Nội 4 HATHANH Công ty Cổ phần Hà Thành 7212 Trần Cung, Từ Liêm, Hà Nội. 5 TANVAN Công ty Cổ phần Tân Văn 9556 Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội 6 PHUTHAI Công ty Cổ phần Phú Thái 8935 Hoàng Mai, Hà Nội
7 NUOC Công ty nước sạch Hà Nội 1256 Phạm Hùng, Hà Nội 8 DIENLUC Công ty điện lực Hà Nội 3689 Xuân Thủy, Hà Nội
41 TT Mã VT, HH Tên VT, HH Tính chất VT, HH VA T Đơn vị ngầm định Kho kho TK
1 KAKI 1,5 Vải kaki khổ
1,5m Vật tư hàng hóa 10 m 152 152
2 KAKI 1,4 Vải kaki khổ
1,4m Vật tư hàng hóa 10 m 152 152
3 LON_TRANG Vải lon trắng Vật tư hàng hóa 10 m 152 152 4 LON_KE Vải lon kẻ Vật tư hàng hóa 10 m 152 152 5 KHOA Khóa 20 cm Vật tư hàng hóa 10 Cái 152 152 6 CUC Cúc hộp 500 Vật tư hàng hóa 10 Hộp 152 152 7 CHI Chỉ khâu 500m Vật tư hàng hóa 10 Cuộn 152 152
8 QUAN_NAM Quần nam Thành phẩm 10 Cái 155 155
9 QUAN_NU Quần nữ Thành phẩm 10 Cái 155 155
10 SOMI_NAM Áo sơ mi nam Thành phẩm 10 Cái 155 155 11 SOMI_NU Áo sơ mi nữ Thành phẩm 10 Cái 155 155
STT Mã đơn vị Tên đơn vị Cấp tổ chức
1 PGĐ Phòng Giám đốc Phòng ban
2 PKT Phòng Kế toán Phòng ban
3 PHC Phòng Hành chính Phòng ban 4 PKD Phòng kinh doanh Phòng ban
5 PX1 Phân xưởng 1 Phân xưởng
6 PX2 Phân xưởng 2 Phân xưởng
STT Mã Đối tượng tập hợp chi phí
Tên Đối tượng tập hợp
chi phí
Tên thành phẩm
1 PX1 Phân xưởng 1 Quần nam
Quần nữ
2 PX2 Phân xưởng 2 Áo sơ mi nam
Áo sơ mi nữ Mã TSCĐ Tên TSCĐ Phòng ban Ngày tính khấu hao Thời gian sử dụng (năm) Nguyên giá HMLK NX1 Nhà xưởng 1 PX1 01/01/2012 15 450.000.000 150.000.000 NX2 Nhà xưởng 2 PX2 01/01/2012 10 200.000.000 100.000.000 MM1 Máy may 1 PX1 01/01/2015 3 30.000.000 20.000.000 MM2 Máy may 2 PX2 01/01/2016 4 40.000.000 10.000.000 MM3 Máy may 3 PX1 01/01/2016 4 40.000.000 10.000.000 MM4 Máy may 4 PX2 01/01/2016 4 40.000.000 10.000.000 Tổng cộng 800.000.00 300.000.000
42
STT Mã nhân
viên Họ và tên Phòng ban Lương Số người
phụ thuộc
1 NMHUNG Nguyễn Mạnh Hùng Giám đốc 25.000.000 2
2 TNPHUONG Tạ Nguyệt Phương P.Giám đốc 22.000.000 2
3 NVNAM Nguyễn Văn Nam Kinh doanh 10.000.000 1
4 LMDUYEN Lê Mỹ Duyên Kinh doanh 12.000.000 1
5 TDCHI Trần Đức Chi Phân xưởng 1 5.000.000
6 NVBINH Nguyễn Văn Bình Phân xưởng 2 6.000.000
7 PVMINH Phạm Văn Minh Kế toán 7.000.000
8 NTLAN Nguyễn Thị Lan Kế toán 9.000.000 1
Số hiệu Tài
khoản Tên Tài khoản
Đầu kỳ
Cấp Cấp 2 Nợ Có
111 Tiền mặt 36.000.000
1111 Tiền Việt Nam 36.000.000
112 Tiền gửi NH 500.000.000
1121 Tiền Việt Nam 500.000.000
Chi tiết Tại Ngân hàng BIDV 100.000.000
Tại Ngân hàng Công
thương 400.000.000
131 Phải thu của khách hàng 145.000.000
Chi tiết Công ty TNHH Tân Hòa 60.000.000
Công ty Cổ phần Huệ
Hoa 85.000.000
152 Nguyên liệu, vật liệu 404.500.000
154 154 Chi phí SXKD dở dang 57.500.000 211 Tài sản cố định 800.000.000 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 650.000.000 2112 Máy móc, thiết bị 150.000.000 214 Hao mòn TSCĐ 300.000.000 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 300.000.000 242 Chi phí trả trước (ngắn hạn) 60.800.000 331 Phải trả cho người bán 181.100.000
Chi tiết Công ty TNHH Hồng Hà 100.200.000
Công ty TNHH Hà
Liên 80.900.000
3411 Các khoản đi vay (ngắn hạn) 320.000.000 333 Thuế và các khoản phải nộp 2.700.000
33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 2.700.000
411 Nguồn vốn kinh doanh 1.200.000.000
4111 Vốn đầu tư của CSH 1.200.000.000
STT Mã VT, HH Tên VT, HH Số hiệu TK Đơn vị Số lượng Thành tiền
43 khổ 1,5 m
2 KAKI1.4 Vải Kaki
khổ 1,4 m 152 m 1.000 60.000.000
3 LON_TRAN Vải lon
trắng 152 m 3.600 108.000.000
4 LON_KE Vải lon kẻ 152 m 3.500 122.500.000
5 KHOA Khóa 20 cm 152 Cái 500 1.500.000 6 CUC Cúc hộp 500 152 Hộp 20 5.000.000 7 CHI Chỉ khâu 500m 152 Cuộn 500 10.000.000 Cộng 404.500.000
Tên Đối tượng tập hợp chi
phí Giá trị
Phân xưởng 1 27.500.000
Phân xưởng 2 30.000.000
Cộng 57.500.000
Tạo cơ sở dữ liệu cho Công ty Kiến Vàng theo những thông tin đã có.
Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, đối tượng tập hợp chi phí, nhân viên, cơ cấu tổ chức.
44
Tài liệu tham khảo chương 2
1. Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 24/11/2005 về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán”
2. Công ty phần mềm Misa, Giáo trình kế toán Máy, 2017 3. Công ty phần mềm Misa, bài tập Kế toán Máy, 2017
4. Thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về Chế độ kế toán doanh nghiệp
45
CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 3.1 Yêu cầu của phần mềm kế toán đối với kế toán vốn bằng tiền
3.1.1 Về tài khoản sử dụng trong phần mềm
- Phần mềm kế toán cần đảm bảo tổ chức tài khoản kế toán theo những thông tư mới nhất của Bộ Tài chính về Vốn bằng tiền, theo đó đáp ứng sự phân loại vốn bằng tiền bao gồm: (i) tiền mặt; (ii) tiền gửi ngân hàng; (iii) tiền đang chuyển.
- Các tài khoản vốn bằng tiền phải được lập trình để có thể mở thêm các tài khoản chi tiết đáp ứng đặc thù và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
3.1.2 Về chứng từ sử dụng trong phần mềm kế toán
- Các chứng từ về vốn bằng tiền được thiết kế trong phần mềm kế toán cần tuân thủ các quy định, hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Chứng từ vốn bằng tiền trong phần mềm kế toán cần bao gồm các chứng từ thu tiền mặt, tiền gửi và chi tiền mặt, tiền gửi, biên bản kiểm kê tiền mặt tại quỹ, sổ tổng hợp, sổ chi tiết kế toán vốn bằng tiền.
- Chứng từ kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm kế toán cần được phân loại theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
- Phần mềm kế toán cần được lập trình để cho phép in chứng từ vốn bằng tiền trực tiếp từ chương trình ra máy in. Việc này sẽ giúp cho thông tin luôn kịp thời và giảm thiểu các sai sót. Ngoài ra, để đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định về luân chuyển và sử dụng chứng từ, chứng từ tại mỗi phân hệ kế toán trong phần mềm được thiết kế đúng với vai trò của mỗi phân hệ kế toán đó theo luồng đi của chứng từ. Bên cạnh đó, chương trình cần có chế độ cài đặt sẵn các mẫu chứng từ và phương án cho phép người dùng tự thiết kế các chứng từ vốn bằng tiền đặc thù theo yêu cầu của doanh nghiệp, hay cần có chức năng hỗ trợ đánh số chứng từ thông qua việc cho phép người sử dụng có thể tự đánh số khi lập chứng từ bằng cách nhập số của chứng từ.
3.1.3 Về nguyên tắc hạch toán Kế toán vốn bằng tiền trong phần mềm Kế toán
- Phần mềm kế toán cần thiết kế giúp người dùng có thể hạch toán chính xác về kế toán Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Với hoạt động chi tiền, bên Nợ trong chứng từ hạch toán trên phần mềm cần liệt kê danh sách các tài khoản liên quan, bên Có bao gồm các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc tiền đang chuyển. Tương tự, với hoạt động thu tiền, bên Nợ được thiết kế bao gồm các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển; bên Có là những tài khoản liên quan.
- Phần mềm kế toán phải được lập trình để có các chế độ lựa chọn về đồng tiền sử dụng khi hạch toán và chức năng điều chỉnh ngoại tệ theo tỷ giá.
46
3.1.4 Về chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong phần mềm kế toán
Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể 02 chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán nợ có trùng nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp:
+ Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng
+ Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ: có giấy báo nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền mặt.
+ Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: có giấy báo nợ của ngân hàng A và giấy báo có của ngân hàng B.
+ Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt: có phiếu chi tiền mặt và phiếu nhập vật tư, hàng hoá.
+ Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: có hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt
Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền
mặt và tiền gửi ngân hàng
Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ - phiếu chi hoặc chứng từ ngoại tệ
Trong trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thì chỉ cập nhật một trong 02 chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy theo trình tự ưu tiên như sau:
- Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ.
- Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng.
- Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu).
Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang chuyển
Nếu ta muốn nhập cả 2 chứng từ thì phải hạch toán qua tài khoản trung gian - 113 - tiền đang chuyển.
Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư,
hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
Phương án 1: Hạch toán qua tài khoản công nợ
Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán như trường hợp mua bán trả chậm. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ thu chi và vật tư đều được cập nhật.
Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch toán sẽ không biết là mua bán trả chậm hay thanh toán ngay.
Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi tiền
47
Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền
tạm ứng mua vật tư
Phương án : Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật giấy đề nghịthanh toán tiền tạm ứng
Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch
vụ thu tiền ngay
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch...) sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt.
Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian Phải thu của khách hàng
Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản tiền mặt
Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra.
Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán.
3.2 Mô hình hoá hoạt động thu, chi tiền trên phần mềm kế toán
3.2.1 Mô hình hóa hoạt động thu, chi tiền mặt trên phần mềm kế toán
3.2.1.1 Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt trên phần mềm kế toán
Hình 3-1 - Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt trên PMKT
48
3.2.1.2 Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt trên phần mềm kế toán
Hình 3-2 - Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt trên PMKT
Nguồn: Phần mềm Misa
3.2.2 Mô hình hóa hoạt động thu, chi tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán
3.2.2.1 Mô hình hóa hoạt động thu tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán
Hình 3-3-Mô hình hóa hoạt động thu tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán
49
3.2.2.2 Mô hình hóa hoạt động chi tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán
Hình 3-4 - Mô hình hóa hoạt động chi tiền gửi NH trên PMKT
Nguồn: Phần mềm Misa
3.3 Thao tác phần hành kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm kế toán
3.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT
Hình 3-5 - Quy trình xử lý phần hành Vốn bằng tiền trên PMKT
Nguồn: Phần mềm Misa
50
3.3.2 Khai báo danh mục liên quan
Trong trường hợp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán vốn bằng tiền mới tại doanh nghiệp mà có liên quan đến các đối tượng kế toán mới, kế toán cần tiến hành khai báo bổ sung thêm danh mục trong data danh mục ban đầu.
Các danh mục liên quan cần được khai báo trên phần hành kế toán vốn bằng